档案鉴定及应注意的几点问题.doc

档案鉴定及应注意的几点问题归档鉴定是文件转为档案的鉴定。归档鉴定工作主要解决以下问题：鉴别文件材料有无保存价值，从而确定文件材料的取舍，剔出无保存价值的文件材料；判定文件材料价值的大小，据以确定保管期限的长短，对每个归档的保管单位划出保管期限。把归档鉴定工作作为档案鉴定工作的重要组成部分，已成为国际档案界共同关注的问题和面临的首要任务。纵观世界，进入20世纪以来，世界各国的文件数量成几何级猛增，给档案管理机构带来了巨大的压力，于是，档案鉴定工作逐渐引起普遍关注并继而成为焦点。美国档案学者莫斯曾指出：“鉴定是档案工作整个系列中第一个关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能。鉴定的重要性居第一。” 1992年在加拿大召开的第十二届国际档案大会上，“档案保管期限表”成了有关研讨会的中心议题，在香港召开的国际档案理事会东亚分会的第四次全体会员大会上，也将“档案鉴定”作为主要专题，进行研讨。我国档案法第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”第十五条规定“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。”档案法实施办法在第五章罚则部分规定：“违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。”要对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法追究相应的法律责任。如确需扩大或者缩小接收范围的，必须报经本级人民政府和上级档案行政管理部门批准。实际工作中，确定好文件的归档范围，做好鉴定工作，不仅从源头上保证了档案的质量，把档案优化问题解决在萌芽状态，使档案资源得以优化，而且减轻了以后存毁鉴定的负担，有利于减轻日后档案的整理、保管、利用等一系列工作的压力，提高工作效率，有利于档案科学规范化、现代化管理水平的提高，使档案工作更加健康地发展。归档鉴定的原则有两方面：一是思想原则：“从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案价值。”这条原则指明了在文件材料的归档鉴定过程中在思想、观点方面所要追循的准则。二是工作原则：即效用原则。文件材料的归档鉴定实践活动围绕以下问题进行：文件是否有用？有效使用时间有多长？效用有多大？在什么范围内使用？“效用”是确定文件取舍的准绳，也是划定档案保管期限的依据。因此是归档鉴定的“工作原则”。这个原则指明了归档鉴定过程的总要求；反映本机关主要职能活动、中心工作和基本情况的比反映日常工作和一般情况的重要；反映全面问题与典型问题的比反映局部问题和一般问题的重要。2、年龄标准。档案年龄越高，即反映的内容越久远。早在1901年，德国普鲁士机密国家档案馆馆长迈斯奈尔曾提出 “高龄档案应当受到尊重”。他的这一论断被称为“年龄鉴定论”，在世界范围内产生了广泛而深远的影响。因为年代越久，保存下来的档案数量就越少，即使内容并不很重要，也可以起到再现历史片断的作用，而且有些年代久远的文件作为档案同时还具有重要的文物价值，应永久保存。3、职能标准。即以机构职能划定归档范围和进馆范围，以职能的重要性认定保存价值。波兰档案学家卡林斯基在20世纪2030年代提出的档案鉴定标准认为：文件材料应否永久保存以及保存时间的长短可取决于产生机关的职能：最高职能机关的档案文件应永久保存，低级职能机关的档案文件可相对短期保存或不存。4、效益标准。文件之所以要保存，是因为其对将来的社会发展有用处。与此同时，保存档案需要投入人力、物力和财力。美国档案学家谢伦伯格在50年代就曾提出，任何一份档案在将来的某个场合都有应用的可能和需要，但我们不可能把它们全部保存下来，因为社会用于保存档案的能力和资源毕竟有限。美国档案学家弗兰克博列斯和米莉亚杨对谢伦伯格的上述思想进一步发展，提出了自己的一整套鉴定理论原则。这一鉴定理论明确提出了保管费用应作为文件鉴定标准之一的论断。保存档案需要库房、设备、装具、管理人员、信息存储、复制、修复等各项费用，保管期限越长的档案所需费用越高。但任何一个国家、任何一个社会所能提供的档案保存能力都是有限的，因此在归档鉴定工作中必须确保要转为档案的文件其价值大于保存它所消耗的费用。这里所说的效益包括经济效益和社会效益，它不是一个完全可以量化的概念，而是鉴定档案价值时应具有的一种观念和指导思想。 5、文件名称标准。文件的不同名称具有特定的性质和用途，可以在一定程度上反映出文件的价值。此鉴定标准相对简单明确且具有可操作性，是档案人员在鉴定时往往采用的最直观的方法。通常是命令、指示、决定等比通知、通报、函等的价值大，因为其往往用于反映方针政策、重大事件和主要业务活动，具有权威性和重要性，有很强的约束力，是下级开展各项工作的依据，而后者往往不具有强制性和规定性；总结、决议比规划、计划、预算重要，因为其是执行的结果，可作为重要的凭证，而后者只是预期的目的，凭证作用小。但是有些文种的使用范围较宽，有的机关行文时使用文种不一定准确，因此不能用文件名称作为判定文件价值的主要依据，必须结合文件的内容加以评价。 上述标准都是偏重于理论分析和一般原则，具体应用于归档文件材料的价值鉴定时，还需要对文件进行具体研究分析。不能孤立、机械地照搬某一标准，必须根据每份文件的具体情况，从文件的内容入手，综合分析文件的来源、时间、名称等各因素，全面判定其档案价值。由于我国鉴定标准研究的起步较晚。作为国家级鉴定标准，主要体现在档案行政管理机构颁发的各类“文件归档范围”和“保管期限表”。它们构成了自上而下的鉴定标准体系，是我国各类归档文件材料价值鉴定的直接依据。但在实践中，明显出现涵盖面不够广泛、全面，较难逐项鉴定文件的证据价值、情报价值等问题，因而也就无法保证进馆档案的正确性与短期、长期、永久档案区分的科学性和准确性。归档鉴定标准应该随着社会的发展和档案工作出现的新情况而不断地发展和完善。二、归档鉴定过程中要注意的问题为了最大限度地符合客观实际，保证归档鉴定工作的质量，必须在遵循鉴定原则与标准的基础上具体问题具体分析，在实际归档鉴定过程中还应注意以下几个问题：1、制定本部门切实可行的归档范围。应由领导、文书人员、专业人员共同划定归档范围。各部门文书人员熟悉本部门业务工作情况，是文件材料的经手人，熟悉整个办文过程，他们最清楚每份文件的价值。因此档案人员在确定归档范围之前，应首先深入本单位各部门，请各部门文书人员将本部门工作活动中形成的各类文件材料就其性质、种类、载体等列出清单，然后，档案人员同部门领导、文书人员和业务人员共同研究确定本部门归档范围。这样确定的归档范围条款更细、更具体、更明确，操作性更强，更适合各部门实际情况，能够有效避免各部门之间的重复归档。2、选择本单位形成的文件材料作为归档重点。本单位形成的文件材料，直接反映本单位职能活动，只有把本单位重要文件、有查考利用价值的文件材料收集齐全、完整，才能全面反映本部门的历史全貌和活动规律，有利于日后利用，为以后的工作查考与借鉴服务。但目前机关实际工作中，往往只注意到留存有正式编号的“红头”文件，对于一些没有经过登记编号的“账外”文件及内部文件不注意留存，如领导在各种会议上的讲话稿、各种会议记录、重要的专题调查材料、统计报表等文件材料。而这些往往正是反映本部门主要职能活动和历史面貌的主要文件，是应当重点保存的。否则一旦在归档时被剔除以外，无法从其它途径弥补，将会影响本单位档案的完整性，影响利用工作。3、充分考虑社会需求对文件价值的影响。档案的使用价值是由档案的内容及其满足利用者需要的程度所决定的，文件归档鉴定是否正确、科学，最终要由档案利用实践来验证。对档案借阅登记和利用效果记录进行统计和分析，研究利用情况，有利于了解哪些文件具有保存价值应归档，从而准确制定归档范围。但利用率低的档案不一定就没有价值，对利用率还应作具体分析，可以参考档案借阅登记和利用效果记录。4、要克服 “多多益善”的思想，保存确有永久保存价值的档案。据调查，我国有的单位永久保存的档案利用率极低，有的甚至几十年没人查阅过，却依旧按例进入档案馆。这样我国现存“永久档案”数量越来越多，势必造成人力、物力、财力的浪费，同时也使有价值的珍贵档案混杂于无价值的档案中，无法实现对珍贵档案的重点保存。档案鉴定销毁制度1、档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。2、鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定，对保管期限已满但仍有保存价值的，应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。3、销毁档案必须编制档案销毁册，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。4、销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售。公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档