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行政公文格式 安徽医科大学卫生管理学院叶春根 行政公文格式 行政公文格式含义 作用与分类行政公文一般格式行政公文特定格式 二 行政公文格式的含义 作用与分类 行政公文格式指法定行政公文各组成要素在载体 主要是纸张 上排列的规定及行政公文的外观形式 有些教材称之为文面格式 其内容包括行政公文通用的纸张要求 印制要求 公文中各要素排列顺序和标识规则 行政公文格式的作用 行政公文之所以要有规范的格式 是为了保证公文的完整 准确 庄重 有效 合法 便于公文处理 为立卷 归档提供方便 为办公自动化奠定基础 有利于提高办文效率 进而提高工作效率 行政公文具有规范的格式是行政公文权威性和约束力在形式上的具体表现 国家行政机关公文格式 由中国标准研究中心 国务院办公厅秘书局共同起草 国家质量技术监督局于1999年12月27日批准 2000年1月1日实施的 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 简称 格式 及 国家行政机关公文处理办法 简称 办法 对行政公文格式作了严格规定 我们主要依据 格式 和 办法 结合约定俗成的惯用格式对行政公文格式作详细介绍 行政公文格式分类 1 一般格式 文件式格式 2 特定格式 信函式格式 用于处理日常事务的平行文和下行文 命令格式 用于 命令 和 令 会议纪要格式 用于日常办公会议纪要 三 行政公文一般格式 文件式格式 一 用纸规格 1 公文用纸主要技术指标纸张定量60g m2 80g m2 纸张白度85 90 横向耐折度 15次 不透明度 85 pH值为7 5 9 5 2 用纸幅面尺寸A4型纸 210mm 297mm 张贴的公文用纸大小根据实际需要确定 3 公文用纸版面尺寸天头 37mm 1mm 地脚 35mm 1mm 订口 28mm 1mm 翻口 26mm 1mm 版心 图文区 156mm 225mm 不含页码 二 排版格式 公文文字从左至右横写 横排 标识横向距离的长度单位为 字 标识公文中纵向距离的长度单位为 行 以3号字高度加3号字高度7 8倍的距离为一基准行 公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 三 印装格式 制版要求 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 装订要求 公文应左侧装订 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 四 公文中各要素标识规则 办法 第十条规定 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 格式 将这些要素划分为眉首 主体 版记三部分 1 眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素 含红色反线 统称眉首 眉首又称文件头 即文头部分 位于公文首页上部 约占首页1 3至2 5 眉首包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色反线等要素 1 公文份数序号 标识方法 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行 份号可以编虚位 一般根据公文的份数来决定编几位 但至少应不少于两位 即 1 可编为 01 如果单编 1 会使人以为是误印上去的 阿拉伯数码前不能加 编号 NO 份号 序号 等字样 2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如果公文制发单位能够确定具体的保密期限 需同时标识秘密等级和保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 秘密等级的两字间不空1字 以使该字段不致过长 如 秘密 6个月 机密 1年 绝密 长期 只标秘密等级 不标保密期限时 保密期限按 国家秘密保密期限的规定 中规定的上限执行 3 紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理的时间要求 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 急件 其中电报应分别标明 特提 特急 加急 平急 如需标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 4 发文机关标识 俗称 文件名称 公文名称 红头 发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 平行文和下行文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 上行文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 发文机关标识推荐使用小标宋体字 用红色标识 除国务院文件外 高 宽一般应小22mm 15mm 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 5 发文字号 一份公文只有一个发文字号 联合行文时只标主办机关的发文字号 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 机关代字一般由两个或两个以上层次组成 国发 2004 1号 校人 2006 8号 人干 国办函 校字 标识位置有两种 第一种是在发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 用于平行文和下行文 第二种是居左空1字 右边用来标签发人姓名 用于上报的公文 6 签发人 上行文应当在首页注明签发人 会签人姓名 签发人姓名平行排列于发文字号右侧 右空1字 签发人 三字用3号仿宋体字 后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 7 红色反线 又称 间隔横线 是一条较粗的红色直线 印在发文字号之下4mm处 与版心等宽 2 主体 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 主体即行文部分 包括标题 主送机关 正文 附件说明 成文时间 印章 附注等要素 1 标题 公文标题一般由发文机关全称或规范化简称 事由和文种三要素组成 非特殊情况 发文机关和事由不宜同时省略 标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 联合行文时应将主办机关排列在前 公文标题在红色反线下 空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 题注的字号应小于标题 一般用3号仿宋体字 2 主送机关 主送机关是负责主办或答复的主要受理机关 主送机关应当使用全称或者规范化简称 统称 主送机关在标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 性质或级别相同的机关之间用顿号 性质或级别不同的机关之间用逗号 3 正文 正文是公文的核心部分 表达发文机关的行文目的 意图 意见和要求等 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 在正常一面满排公文正文的情况下 应按照这一规定执行 但如果遇到末页可能出现无正文时 则需要调整前面页面的行数和字数 以保证公文末页有正文内容 4 附件与附件说明 公文如有附件 在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 值得注意的是 随文发布 印发 转发 批转 报送的文件 形式上是附件 实际上是公文的主要内容 主件只起批准 确认 上报或下发等作用 加上公文标题对这些文件已有提示 因此 这些文件不作为附件处理 无附件标识 5 成文时间 或称 成文日期 是公文生效的时间 成文时间以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 会议讨论通过的公文 以通过日期为准 电报以发出的日期为准 法规性文件以批准日期为准 成文时间用小写汉字将年 月 日标全 零 写为 除法规 规章及决定 会议纪要等会议通过的公文成文时间常加括号标注于标题下方外 成文时间一般标注于正文右下方 文后标识位置有三种 随加盖印章情况而定 6 公文生效标识 印章和签署人姓名是公文生效标识 除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 应加盖印章 否则视为无效 联合上报的公文 为简化手续和提高效率 由主办机关加盖印章即可 联合下发的公文 发文机关都应加盖印章 单一机关制发的公文及两个机关联合行文在落款处均不署发文机关名称 只标识成文时间 7 附注 一般是对公文的发送范围 相关事项等加以说明 不是对公文内容 名词术语作出解释或注释 如 此件发至县团级 此件可见报 此件可翻印 等 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行 3 版记 置于主题词以下的各要素 含主题词 统称为版记 版记即文尾部分 位于公文末页下部 包括主题词 抄送机关 印发机关 印发时间等要素 版记中各要素之下均加一条与版心同宽的黑色反线 其目的一是为了显示各要素之间的区别 二是为了设计美观 版记应置于公文最后一页 封四 版记的最后一个要素置于最后一行 以保证公文的完整性 1 主题词 主题词由揭示公文主要内容 表明公文文种的规范化的词或词组构成 其作用是便于计算机检索 查询和管理公文 上行文按照上级机关的要求标注主题词 主题词的标引顺序是先标类别词 再标反映公文内容的类属词 最后标文种 主题词用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 2 抄送机关 抄送机关指除主送机关外需要执行 协助办理或知晓公文的其他机关 如有抄送 在主题词下1行 左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 行文方向不同的抄送机关 按上行 平行 下行顺序排列 行文方向相同的抄送机关 按规定 惯例或按与该项工作的相关程度排列 若只有一个层次 各抄送机关间用逗号隔开 若有两个层次 则性质或级别相同的机关之间用顿号隔开 性质或级别不同的机关之间用逗号隔开 3 印发机关和印发时间 印发机关指公文印制的主管部门 不是指公文的发文机关 印发机关一般是机关的办公厅 室 或文秘部门 有的机关没有专门的办公厅 室 或文秘部门 也可标识发文机关 印发时间是公文的生成时间 但不是生效时间 成文时间才是公文的生效时间 印发时间以公文付印的日期为准 印发机关和印发时间位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 印发机关左空1字 印发时间右空1字 用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识 四 行政公文特定格式 一 信函式格式 信函式格式只标识发文机关名称而不标识 文件 二字 一般用于处理日常事务的平行文和下行文 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm 推荐用小标宋体字 字号由发文机关酌定 发文机关全称下4mm处为一条武文线 距下页边20mm处为一条文武线 两条线长均为170mm 每行居中排28个字 发文机关名称及双线均印红色 两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明 二 命令格式 略 三 会议纪要格式 会议纪要格式主要适用于国家行政机关的办公会议纪要 而工作会议纪要 座谈会议纪要等则采用文件式或信函式格式 会议纪