应用文写作教案龚慧兰护理.doc

衢州职业技术学院教案授课学期：20142015学年第一学期课程名称：应用文写作课程编号：所用教材：新编应用文写作教程参考资料：专 业：13会计班 级：1、2班任课教师：龚慧兰所在部门：经济管理学院教 研 室：文秘教研室衢州职业技术学院教务处制课题（项目）第一章 应用文基础知识课时2授课地点阶西1-3授课时间教学目标方法手段知识目标：掌握应用文的特点、作用、分类以及历史沿革。掌握应用文写作的基本要素。掌握应用文写作的意义和方法。培养学生具有良好的职业道德品质教学方法：案例分析法、讲授法教学手段：多媒体重点难点教学重点：应用文写作的基本要素教学难点：在实际生活中规范的运用应用文教学过程与内容会计 一、应用文人们通常把实用型文章的写作称为应用写作，而实用型文章是同欣赏型文章相对而言的，是指为解决实际问题而撰写的各类文章，是在社会生活中有着特定的用途的文章。应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人。许多人可以一辈子不写小说、剧本、诗歌、散文，但他在工作、生活、学习中却免不了要写应用文，小到写张请假条，大到计划、总结、论文等。正如叶圣陶先生所说的那样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。” 可以这么说，应用文使用的广泛，已经到了无所不在的程度。今天在中国特色的社会主义市场经济条件下，应用文是任何企事业单位和个人日常工作、生活中不可缺少的一个重要工具。 综上所述，应用文是国家机关、企事业单位、社会团体或个人在处理各项公务和日常事务中为解决实际问题时所使用的具有惯用格式的实用性文章的总称。我国应用文写作已有3 500余年的历史，可谓历史悠久，源远流长。殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎铭文，周易中的卦辞、爻辞等，都可以看作是应用文的原始形态。所以，如果说，神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则是应用文的“祖先”了。 从殷墟甲骨文中可以发现，其多数是生活、生产中某些事项的记载，主要内容是占卜记录(占卜的时间、原因、应验之类)，这可以算是我国最早的实用文。尚书序中说：“古者伏栖氏之王天下也，即画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉。”“书契”即文字，“文籍”就是指“实用文”。由此可见，实用文是随着文字产生而产生的，实用文的诞生结束了人类结绳记事的历史。尚书历来被认为是我国第一部散文总集，但同时也可以说是我国最早的应用文专集。书中记载了虞、夏、商、周四个朝代属于应用文体例的祝辞、誓词、诰言、法令等文书，还有反映各诸侯国之间关系的盟约文书等。可以说，从有文字开始，就有了应用文写作。 秦汉时期，公文文体分类和公文格式已基本形成，皇帝制作的公文“命曰制,令曰诏”，有了上行文和下行文的区别，臣下向皇上的文书有：章、表、奏，议，其作用是“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情。议以执异”（刘勰文心雕龙章表），皇上向臣的“圣旨”有：制、诏、策、戒。秦始皇时期对公文格式作了许多具体规定，例如上行文开头用“臣言”，结尾用“臣诚惶诚恐，顿首顿首，死罪死罪”；遇有“皇帝”字样时，另起一行，顶格书写，称之为“抬头”。这些有明显等级观念的公文格式，被后来历代王朝沿用。 汉以后的魏晋南北朝时期，公文无论从写作实践上还是从理论上看，都有明显的发展进步，主要代表人物首推曹操、曹丕父子。曹操亲自动手写过不少公文，代表作有让县自明本志令、求贤令等。曹丕的典论论文，把文章分为4类8种：“奏议宜雅，书论宜理，铭诛尚实，诗赋欲丽。”这4类8种，多属应用文体。南朝梁人刘勰的文心雕龙中，把文章分为33类，其中属于应用文的就有2l类之多。萧统编的昭明文选，选文37类，其中属于应用文的有二十多类。这些都对应用文写作理论研究做出了突出贡献，成为后人研究文体的的重要理论依据。 唐宋以后，文学创作日趋发展，不少文人致力于诗、词、曲、小说的创作，但应用文写作仍处在“政事之先务”的主导地位上。著名的唐宋八大散文家就有不少可称为“应用文”的闻名作品。 明清时期，文体分类日趋详细、繁杂。清代学者刘熙载正式提出“应用文”这一 名称。他在艺概文概中说：辞命体，推知即可为一切应用文字。应用文有上行、有平行、有下行。重其辞乃所以重其实也。 纵观古代应用文写作，佳作如林。如西汉时期邹阳的狱中上梁王书，晁错的论贵粟疏，司马迁的报任安书；三国时期曹操的让县自明本志令，诸葛亮的前、后出师表，嵇康的与山巨源绝交书；西晋时期李密的陈情表，张载的剑阁铭；唐代韩愈的祭十二郎文，刘禹锡的陋室铭，魏征的谏太宗十思疏；宋代欧阳修的答吴充秀才书，王安石的答司马谏议书，李清照的金石录后序，文天祥指南录后序；明代宗臣的报刘一丈书；清代林觉民的与妻书等，都是古代应用文写作中的奇花异葩，至今仍煜煜生辉。 1911年爆发的辛亥革命，推翻了清王朝结束了长达两千年的封建制度，中国进入了一个新的历史阶段。巨大的社会变革，必然也推动了应用文新的发展。 1912年，南京临时政府正式宣布废止几千年的体制，并颁布了新公文程式，规定政府公文为令、谕、咨、呈、示、公布、状等；并取消了“老爷”、“大人”等称呼，代之以“先生”或以职务相称。1916年7月26日，北洋政府公布了新公文程式类增至13种，并明确规定：“凡处理公事之文件为公文”，对公文概念作出了明确界定。 新中国成立后，我国的应用文更是有了长足的发展并逐步建立起现代应用文体制。从1951年到1981年的30年中，党和政府先后发布了十多个关于机关公文写作的文件，使我国公文写作逐步走上了规范化、科学化、系统化的道路。1987年，国务院办公厅公布了国家行政机关公文处理办法，1993年11月对此又作了修订，规定国家行政机关的公文为12类13种，这是对建国后四十多年公文写作系统的全面的总结。1996年5月3日，中共中央办公厅颁布了(中国共产党机关公文处理条例)，规定了党的机关公文共14种；国务院于2000年8月24日发布国家行政机关公文处理办法，规定了行政机关公文13种，标志着我国应用文写作进入了一个崭新的阶段。二、应用文的特点 应用文同别的文体比较，有共性，也有个性。共性是他们都是对客观事物的反映，都要谋篇布局、用词造句、使用标点符号，讲究条理性、逻辑性，但同时必须体现其个性特征。具体表现在以下几方面： （一）实用性（二）真实性。（三）简明性。 （四）时效性。（五）规范性。三、应用文的作用（一）宣传教育作用。（二）权威规范作用。（三）沟通协调作用。（四）依据和凭证作用。 四、应用文的分类 目前通用的分法是按应用文的适用范围，将其分为公务文书和私务文书。公务文书分为通用文书和专用文书。 通用文书是指人们在日常的各种生活、学习、工作和生产活动中普遍使用的应用文。通用文书则又分为法定公文和事务文书。法定公文，即国家行政机关公文处理办法规定的13种公文文种；事务文书，如计划、总结、调查报告、简报等。专用类是指具有一定专业性的应用文。它包括传播类，如新闻、广告、演讲稿等；财经类，如经济合同、市场预测报告、经济活动分析报告等；科技类，如学术论文、科学实验报告、毕业论文等；司法类，如诉状、答辩词、公证书等。第二节 应用写作的基本要素写作包含主题、材料、结构、表达方式、语言、修辞等基本要素，而应用文写作是写作学的重要组成部分，它也有内容和形式两方面的基本要素。一内容要素：应用文的内容要素是指其所具有的主题和材料（一）主题。尽管应用的主题随文种的不同，有不同的要求，但对所有的应有共同的要求，即正确、鲜明、深刻、集中。应用文的主旨在表达上应该采取直截了当的方式，开门见山、直奔主题。它要求单一、正确。意多则文乱，应用文应集中表述一个事件，围绕一个主题，否则将不知所云（二）材料。应用文材料是指写进文章的事实、依据以及相关背景资料， 材料是构成文章内容，形成、支撑并表达主旨的各种事实与理论。善于从材料出发，注意让材料说话，才能言之有据，言之有物，写出内容充实、丰富，有较强的说服力的文章。 二形式要素形式要素是指结构、语言、表达方式等要素。（一）结构。应用文的结构，是根据表达观点的需要，对材料进行处理安排。应用文体常见的层次安排有总分式、并列式、递进式三种。应用文常用的开头方式：原因目的式。根据式。引述式。提问式结论式。概述式。应用文常见的结尾方式有：总结式。运用简洁明了的语言，概括全文内容，或得出结论，进一步加深读者印象。 要求式。向受文者发出指示，提出要求和希望。 祈请式。请求有关部门的批准、支持或协助。 号召式。发出希望和号召，指明方向，激励读者（二）语言。应用文的语言，明显不同于文学作品的语言。应用文的语言强调准确、简明、朴实和庄重。（三）表达方式。文章的表达方式有记叙、描写、抒情、说明、议论五种，应用文通常使用的是记叙、说明和议论，抒情和描写除了在一些通讯报道、广告语中使用外，其他应用文基本不用或很少使用。在应用文写作中，议论是叙述和说明的补充手段，处于从属地位，往往只是点到即止。 在实际写作中，论证经常要使用下列方法： （1）例证法：运用具体事例或统计数字作为论据证明论点的方法。（2）引证法：（3）对比法：（4）反证法：（5）喻证法：（6）因果法：（7）归谬法：第三节 学习应用文写作的意义及方法一、学习应用文写作的意义：现代社会，应用写作更是成了信息生产、储蓄、传递、实现交往必不可少的重要工具。应用写作这种突出的工具性质，决定了不管什么专业的学生都要学好应用文，写好应用文。二、学习应用文写作的方法：（一）大量阅读应用文范文，积累感性认识（二）学习应用写作理论，掌握基本模式。（三）坚持多写多练，在实践中提高。作业怎样理解应用文的实用性和真实性？教学小结理论介绍过于单调抽象，学生兴趣不高，有待改进课题（项目）第二章行政公文概述课时14授课地点授课时间教学目标方法手段知识目标：（1）掌握行政公文的概念和格式，了解公文的特点（2）掌握行政公文的分类、行文规则，各文种的适用范围（3）熟悉各文种的结构和写作要求技能目标：在实际工作生活中运用行政公文素质目标：培养学生撰写行政公文的能力教学方法：采用课堂教学与讨论相结合的方式教学手段：多媒体重点难点教学重点：行政公文的概念和格式教学难点：各文种的结构和写作要求教学过程与内容第一节 行政公文概述一、行政公文的概念2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）第二条给行政公文的定义：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、行政公文的特点 （一） 公文的制发具有程序性。（二）公文格式具有规范性。（三）公文由法定作者制发。（四）法定权力的制约性。三、行政公文的种类（一）依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。 上行文是指具有隶属关系的下级机关或业务部门呈报给上级领导机关或业务主管部门的公文。下行文是具有隶属关系的上级领导机关或业务主管部门发给下级机关或业务部门的公文。平行文是指同系统内的平级机关或者不相隶属的机关、部门之间来往的公文。（二）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种。 “特急”件应在接到来文后1天内办理完毕，“急件”应在3天内办理完毕，普通公文不作时间上的严格要求，但也要尽快办理，以提高文件处理效率。 （三）按照有无保密要求、秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类。保密文件又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类。 绝密文件指涉及党和国家最核心机密的文书；机密文件指涉及党和国家最重要机密的文书；秘密文件指涉及党和国家最一般机密的文书。所有这些保密文件，一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受损害，必须严肃对待，严格管理。 （四）按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、执照性公文、联系性公文、实录性公文六大类。 （五）按适用范围分，根据办法规定，我国行政机关现行的公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 四、行政公文的行文规则（一）下行文规则1.政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。2.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。4.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 （二）上行文规则1.“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 2.“报告”不得夹带请示事项。3.一般不得越级请示和报告。4.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 5.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。（三）联合行文规则1.同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。2.政府与同级党委和军队机关可以联合行文。3.政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。4.政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。（四）其他行文规则1.属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。 2.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 五、行政公文的格式 （一）行政公文书面格式按国家质量技术监督局1999年12月发布的国家行政机关公文格式规定,组成公文的要素有眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首；置于红色线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。1.眉首眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六个部分组成。（1）公文份数序号。是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。一般用七位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。在行政公文中，份号只适用于密级较高的或需要如数收回的公文。（2）秘密等级和保密期限。秘密等级是指公文秘密程度的等级。国家规定保密文件，分为秘密、机密、绝密三级。保密期限是指公文保密的时间期限。（3）紧急程度。是对公文送达和办理的时间要求。紧急公文根据紧急程度分为“特急”、“急件”两种。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”等字样。（4）发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。 （5）发文字号。发文字号是发文机关编排的文件序号，便于公文登记、分类、保存和查询。它由发文机关代字、年份和序号组成。用3号仿宋体居中排布。机关代字，用1到3个汉字表示发文 的机关。如“国办发20083号”中，“国办发”表示由国务院办公厅制发；2008用六角括号括入，表示文件是2008年制发的，“3号”表示该文是当年所发的第3号文件。机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“沪商委”是上海市商业管理委员会的机关代字；陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川政字”，根据代字可以看出发文的是什么机关。年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，例如：1999。不得用圆括号或别的括号。发文字号是引用和查找公文时的重要依据，正规公文一般都要有发文字号，其组合方式也要按办法和条例的规定执行。本章中有些例文为了简便，省略了发文字号。（6）签发人。即代表机关最后审核并批准公文生效的领导人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。2.主体 主体是公文的主要写作部分，由公文标题、主送机关、正文、附件、落款、印章、附注等几个部分组成。 （1）公文标题。公文标题应当准确简要地概括行政公文的主要内容并标明公文种类。一般由发文机关、事由和文种三要素组成。如：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （2）主送机关。指公文的主要受理机关，即负责承办、贯彻执行、答复的收文机关。主送机关要求使用全称或规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格，最后一个主送机关后加冒号。公文的主送机关一般有以下两种情况：第一、上级机关制发的下行公文，如是普发的，主送机关可以是多个，但必须是同一级别。第二、下级机关发送的上行文，一般只有一个主送机关，不可多头主送，以免责任不明，互相推诿，贻误工作。如需同时报送另一上级机关，可采取抄送形式。 （3）正文。正文是公文的核心部分，反映公文的具体内容，表明制发机关的行文意图。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。不同文种的公文正文写法、要求不同。正文结构一般包括导语、正文主体和结尾三部分。导语用来表明制发公文的依据、目的或原因。主体是公文的核心部分，安排结构要有逻辑性、条理性。结尾，各种公文一般有与文种相适应的习惯用语作结束语。（4）附件。只适用于有附件的公文，用于说明附属在公文正件之后的有关文字材料的名称、件数和顺序号等。公文如有附件说明，在正文下空1行，左空2字标识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。（5）落款。包括公文制发单位和成文日期。成文日期用于表明公文开始正式发挥效用的时间。成文日期以机关负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准；经过会议通过的，以会议通过日期为准。成文日期必须用汉字将年、月、日标全，“零”写成“”。（6）印章与签署。印章是发文机关对公文生效负责的标志。公文除“会议纪要”或以电报形式发出以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。印章上不压正文，下压成文时间。当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，2个印章均压成文时间。当需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。印章之间互不相交相切。 签署。以国家领导人名义发布的公文还需有领导人署名。（7）附注。指与文件有关的简要说明。应加括号标志，标识在成文日期下一行。3.版记 包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。（1）主题词。指标识公文主题、文件类别的，并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须从有关主题词表中选用，如国务院主题词表、教育类公文主题词表等。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间有1个字的间距。（2）抄送单位（抄送机关）。指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。（3）印发机关和印发日期。印发机关指负责印制、发送公文的机关，通常是发文机关的办公厅（室）。印发日期指文件印制完成的时间，一般比成文时间晚。这两项位于“抄送”之下（无“抄送”时，则标识在“主题词”之下）占一行位置：用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。 （二）公文排版规格与印制装订要求。 排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL.100，红色油墨应达到色谱所标Y80、M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 公文用纸：采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm297mm，尺寸的允许偏差见GBT148。装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，两页页码之间误差不超过4mm。PPT展示结构示意图 第二节 公告 通告 一、公告 （一）公告的概念、特点及种类 1.公告的概念公告是“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公文。 2.公告的特点 属于公开宣布的告晓性公文，它与其他告晓一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。 3.公告种类 发布性公告、告知性公告、关涉国内外有关方面事项的公告。 （二）公告的格式与写法：包括标题、正文、落款和成文日期等。1.标题发文机关加事由加文种，如“中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告”；发文机关名称加文种，如“中华人民共和国国务院公告”；事由加文种，前加“关于”；只写“公告”。2.正文 直述公告缘由，宣布事项。内容必须是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出执行要求。3.落款 写明公告发布机关全称和发文日期。公告标题系发文机关名称加文种的，也可不写公告发布机关名称。 （三）公告的写作要求 1.公告的作者是国家领导机关，地方机关、基层单位、群众团体不制发公告。 2.公告是向国内外“宣布”事项，有的公告事项要求公众执行，有的仅为使大众周知，所以公告重在事项写作，要求明确而具体，事由可简明或不写。 3.一件公告只公布一项专门事件或事项。 4.语言要准确、通俗和简明。【例文2.1】公告 中华人民共和国最高人民法院公告最高人民法院关于如何处理农村五保对象遗产问题的批复已于 2006年6月30日由最高人民法院审判委员会第1121次会议通过。现予公布，自2006年8月3日起施行。 二六年七月二十五日 简析：这是一则知照性公告。告知“处理农村五保对象遗产问题的批复”通过的时间和施行的日期。二、 通告 （一）通告的概念和种类及特点 1.通告的概念 通告是“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”的公文。 2.通告的种类 周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。 执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。 3.通告的特点 （1）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。 （2）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。 （3）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。 （4）通告无主送单位。 （二）通告的格式和写法 通告由标题、发文字号、正文、落款三部分组成。1.标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。 2.正文 由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。 3.落款 正文后签署发布通告的机关名称和日期。 （三）通告的写作要求1.通告的撰稿者，要有政策观念，以政策衡量通告的事项，确保其不与现行政策抵牾，不搞不符合法律程序的“土政策”。2.因为通告可以用来处理带有一定专业性的公务，所以写有关专业性的内容时，难免会使用一些术语，但要注意尽量选择大多数人熟悉的行业用语。同时，也要求撰稿者有一定的专业知识。3.通告的内容一定要突出，才能给人以深刻的印象。4.通告一般可以张贴，见报，也可以文件形式下达PPT【例文2.2】通告第三节 通知 一、通知 （一）通知的概念、特点及种类 1.通知的概念通知是知照性公文，“适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知传达或者执行的事项，任免人员”的公文。 2.通知的特点 （1）知照性。通知的主要功能在于知照。 （2）广泛性。通知的广泛性表现在多方面。 （3）时效性。通知有一定的时效要求。 3.通知的分类 根据内容的不同，通知大体可以分为四类。 （1）批转、转发、颁发性通知。 即颁布（颁发）与批转公文时使用的通知。颁布（颁发）本机关制定的行政法规与规章、决定等公文使用。例如国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。转发公文时使用。例如国务院办公厅转发水利部关于加强长江近期防洪建设若干意见的通知。 （2）指示性通知。用于布置下级机关工作事项，指示工作方法、步骤。例如国务院关于切实加强艾滋病防治工作的通知。（3）会议通知。是组织会议的单位制发的公文。例如泉州经贸学院关于召开继续教育教学工作会议的通知。 （4）任免人员的通知。用于任免干部。 （二）通知的格式与写法 通知的格式，包括标题、主送机关、正文、落款。 1.标题 由制发机关、事由、文种三部分组成。 2.主送机关 写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。) 3.正文 另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和做法。 4.落款署名和日期。 写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。三）通知的写作要求 1.指示性通知：须写明提出指示的根据与指示事项，内容要求明确具体。 2.颁布或转发性通知:要求在正文中简短地说明所颁布或转发的公文的制发机关、制发（批准、生效）日期与公文标题以及颁发或转发的目的、意义与要求等。被颁布或转发的公文均为通知的附件，须注明附件的序号与标题、件数。 3.任免人员的通知：要求写明批准的机关、日期与被任免人员的职务、姓名。 4.会议通知：要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、对参加会议人员的要求（如准备发言、文件、论文、生活用品等）、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、电报挂号、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开。【例文2.3】批转性通知第三节 通报 二、通报 （一）通报的概念、特点及种类 1.通报的概念通报是“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”的 行政公文。 2.通报的特点 （1）典型性。通报的事实，不论是表彰性的、批评性的，还是通报情况的，都要求有典型意义。典型就是具有普遍性、代表性，事实越典型，其警示和借鉴意义越大，只有个性没有普遍意义的题材，缺乏广泛的指导价值。 （2）指导性。通报的内容，其价值往往并不单纯在于发布动态信息、宣布事件处理结果，而是要激励先进、督促后进，树立学习榜样，或者提供反面典型，使读者能够总结经验、吸取教训，得到有益的启示和警示。（3）时效性。上级机关应该适时发布通报，通报的事实较为具体，对发生的时间、地点等要素都要进行交代，这就要求通报及时发布。通报的内容总是跟特定时期背景有着紧密的联系，通报得过于迟缓，就失去其沟通情况、宣传教育的目的。因此，通报的制发应该迅速及时，以免事过境迁，失去其积极的作用。 3.通报的种类 （1）表彰通报。表彰通报是用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型经验的，是从高层机关到基层单位都广泛采用的常用公文类型。 （2）批评通报。批评通报是对工作中发生、出现的重大事故、重大失误、错误倾向、不良风气提出批评使用的公文文种，重在以儆效尤，有针砭、警示、纠正的作用。批评通报可以针对个人所犯的错误制发，也可以针对某一部门、单位的不良现象制发，还可以针对普遍存在的某种问题制发。 （3）情况通报。用来传达重要精神、沟通重要情况的通报是情况通报。为了让下级单位对一些重要事件或全局状况有所了解，上级机关应该适时发布这样的通报。常见的工作情况通报内容主要有工作进展情况、落实情况、评比检查结果等。（二）通报的格式与写法 通报由标题、发文字号、主送机关、正文、落款构成。 1通报的标题：发文机关、主要内容、文种。 2通报的正文 （1）表彰及批评通报 介绍事实与现象 介绍先进人物或集体的行动及其影响，要写清时间、地点、人物、基本事件过程。如果对个人的错误进行处理，要写明违纪人员的基本情况，然后对错误事实的叙述，要写得简明、清晰。如果是针对某一普遍存在的问题进行通报，要选择出一些有代表性的事实进行综合叙述。表达时应概括叙述，只要将事实讲清即可，篇幅不宜过长。 揭示事实的性质、意义 对先进人物、典型事迹，应表明其代表的积极的倾向，指出其意义，以便激励先进、督促后进；对于单一错误事实，要对错误的性质、危害进行分析，一般都写得比较简短；对于综合性的不良现象或问题，分析要系统。主要采用议论的写法，要注意文字的精炼。措辞要有分寸感，不能出现过誉或贬低的现象。做出表彰或处理决定 这部分写什么会议或什么机构决定，给予表彰对象以什么样的表彰和奖励，或者给与批评对象什么样的处分和惩罚。这部分在表达上要注意的主要是清晰、简洁，用词精当。 提出希望和要求 结尾部分用来提出希望、发出号召。这部分表述的是发文的目的，是整篇的思想落脚点，应该写得有针对性，具有教育意义，以使受文单位对通报高度重视、认清性质、采取措施。 （2）情况通报 缘由和目的 开头首先叙述基本事实，包括阐明发布通报的根据、原因、目的等。开头文字不宜过长，应该综合归纳、要言不繁。 情况和信息 主体部分主要叙述情况、传达信息，通常内容较多，篇幅稍长，要注意梳理归类，对结构进行合理安排。 希望和要求 在明确情况的基础上，对受文单位提出一些希望和要求。这部分是全文思想的归结之处，写法因文而异，总的原则是抓住要点，切实可行，简练明白。 （三）通报的写作要求 1.通报一般不提出具体工作要求。在实践中，一部分传达上级指示精神的公文既可用通知也可以用通报。在内容上通报不同于通知的特点是一般不提出工作上的具体要求以及需要具体组织实施的事项。 2.通报文风要朴实。文字表述要简洁明快，言之有据，切忌夸张渲染。无论是表扬还是批评，都要以实事求是的态度对事实认真核查，一定不要拔高或扭曲。 3.通报观点要鲜明，提倡什么，反对什么，要是非分明，忌含糊其词。在行文篇幅上要详略得当，切忌把把表彰通报写成报告文学，把批评通报写成情况纪实。一般地讲，即使长一点的通报，也要以不超过两千字为宜。 PPT展示【例文2.8】表扬性通报市人民政府关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报 作业：按照课后练习提供材料写一则通报第四节 报告 请示 一、 报告 （一） 报告的概念、特点和种类 1.报告的概念 报告是“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复报告属上行公文，应用相当广泛。它可以用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本部门、本单位贯彻执行各项方针、政策、批示的情况，反映实际工作中遇到的问题，为上级机关制定方针、政策或者做出决策、发指示提供依据；也可以用来向上级机关陈述意见，提出建议，如针对本地区、本单位、本部门带有普遍意义或倾向性的问题，提示解决的途径，为上级机关当好参谋；还可以用于答复上级机关的询问。按内容划分的几种报告： （1）工作报告。是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。如国务院总理朱镕基2001年3月5日在九届人大四次会议上所作政府工作报告，在省会议上所作的计划生育工作报告。 （2）情况报告。是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级和机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。 （3）答复报告。是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。 （4）递送报告。是以报告的形式，向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。（二）报告的结构和写法 报告一般由标题、主送机关、正文和落款组成 PPT展示【例文2.11】情况报告 关于清理“六二三”彩色冲印部特大火灾现场和受毁楼房装顶加固的情况报告二、请示 （一）请示的概念、特点和种类 1.请示的概念 请示是“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。 2.请示的特点 （1）针对性只有本机关无权决定或无力解决而又必须解决的事项，才可以用“请示”行文。请求上级机关给予指示、决断或答复、批准,因而请示有很强的针对性。 （2）超前性 请示必须在办理事项之前行文。 （3）单一性 请示要一事一请示，且主送机关只能有一个。 （4）呈批性 请示的目的是针对某一事项取得上级的指示或批准，上级机关对呈报的请求事项无论是否同意，都必须给予明确的“批复”，属于双向行文。 （5）隶属性 发文单位只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示3.请示的种类按照内容和性质的不同，可将请示分为请求指示性请示和请求批准性请示。的问题，遇到的新情况和难以解决的问题，把握不准或无章可循的事项，情况特殊、有意见分歧，无法办理，需请示上级机关指示意见时所写的请示。 （2）请求批准性请示。用于本单位职权范围内不能解决的问题，或要做某项工作而需要或缺少一定的财力、物力、人力，要向上级予以帮助时所写的请示。 （3）请求批转的请示。请求上级机关对本部门就全局性或普遍性问题提出的解决办法予批转各单位执行。 （二）请示的结构与写法 请示由标题、主送机关、正文、落款组成。 1.标题 一般由请示单位、事由、文种或事由和文种组成。 2.主送机关 为直属上级机关，即一般只报一个主管的领导机关。 3.正文 正文一般由三个部分组成： （1）请示缘由：提出请示的原因和理由。 （2）请示事项：提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交（3）请示要求：应明确提出要求解决问题的方法或途径，常用“是否妥当，请批示”、“妥否，请批示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”，等等。 4.落款 （三）请示的写作要求 1.一事一请示。 2.单头请示。一般只主送一个上级领导机关或主管部门，不多处主送，如果需要，可以抄送有关机关。这就可以避免出现推诿、扯皮的现象。不送领导个人；按隶属关系逐级请示，在一般情况下不越级请示；请示上报的同时不抄送下级机关与同级机关。请示与报告不能混用，不能将请示写成报告，即不写“请示报告”。 3.不越级请示。这一点，请示与其他行政公文是一样的。如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。除个别领导直接交办的事项外，请示一般不直接送领导个人。 4.不抄送下级机关。请示是上行公文，行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。(四)请示和报告的区别 1.请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，供上级了解情况，为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批复。 2.请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。请示起因、事项和结语缺一不可；报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。 3.请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；报告涉及事项大多已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。请示时间性要求强，报告时间性要求一般较差。 4.批准性请示，上级未做出答复前，成文单位无权安排和办理；批转性报告在上级未作答复前，成文单位即可进行安排和部署。PPT展示【例文2.13】请示市人民政府关于建立市体育学校的请示【例文2.14】请示 关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示作业：省农业厅以为旱灾向省政府行文，申请拨款第五节批复 函（一）函的概念特点和种类1.函的概念 函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项” 的公文。函为平行文。2.函的特点 （1）使用范围的广泛性。函没有机关单位的使用权限的限制，而且涉及的内容比较广泛。 （2）写作的灵活简便性。函的写法灵活简便，篇幅短小，制作程序、手续一般也较为简易。函是公文中最轻型的一个文种。 3.函的种类 （1）商洽函：不相隶属机关之间商洽工作的函。 （2）询问函：向有关机关询问情况的函。 （3）答复函：针对询问函而制发的函。 （二）函的格式与写法 函由标题、发文字号、主送机关、正文和落款三部分组成。 1.标题公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如“山东省人民政府关于济南新机场名称的函”，另一种是由事由和文种构成，如“关于商请派车接送学生的函”。 2.发文字号 与其他公文的发文字号相似，只须要在机关、单位代字中加上“函”字。如“川政函字199808号”，表示四川省人民政府1998年第8号函件。 3.主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 4.正文 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 （1）开头 主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。 （2）主体 这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。 （3）结尾 一般用礼貌性语言向对方提