公司档案管理制度.doc

公司档案管理制度 档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公 司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定 本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总 和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护 公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料 形成、积累、和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料 由工程项目负责人指定有关人员负责积累、后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范 围，指定有关人员负责积累、后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责，交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条 公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、 财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、 工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。 4、 计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分 析活动中形成的各种文件材料。 5、 劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳 动保护等工作中形成的各种文件材料。 6、 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工 具管理中形成的各种文件材料。 7、 宣传方面：有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种 文件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各 种文件材料等。 8、 其他方面。 第九条 档案级别的划分： 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类 型、及常用程度划分为四个等级。 等级的划分：一级为绝密文件 二级为秘密文件 三级为机密文件 四级为普通文件 1、 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型 发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，划分等级为二级。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要 的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的 档案，为绝密文件，其划分级别为一级。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录 像等。属于秘密文件，其等级为三级。 附表格如下： 第 十 条 归 档 时 间 术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。 2、 各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档 的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。 第十一条 公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。 第十二条 公司文件材料的形成、积累、和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。 第十三条 公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、和归档工作进行指导、监督、检查。 a）档案管理 归档要求： 1、 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件 之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完 整。 3、 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复 印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针 对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料 应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件 公司档案管理制度 一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责 1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必须专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起开始执行。 档案管理制度 为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下： 1.档案管理的范围 2.档案的管理部门 公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。 接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。 3.档案的分类 在切实遵循中国档案分类法前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）财会档案、（D）生产经营管理、（E）技术质量安全管理、（F）基建档案、（G）外来文件、（H）声像档案、（I）实物档案、（J）其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、归档。 实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。 4.归档要求 4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。 4.2归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。 4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。 4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。 4.6文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。 4.7归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件立卷，向公司档案管理部门移交归档。 5.档案的查阅和借阅 5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。 5.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。 5.3原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点： 5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找； 5.3.2按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅； 5.3.3要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人； 5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写； 5.3.5借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚； 5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任； 5.3.7调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 6.档案的移交 档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。 7.档案的保管 档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。 8.档案的销毁 公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销 毁处理意见，报总经理批准后予以销毁 公文管理制度 1.为规范机关及项目部文印管理，提高文印质量，根据有关规定，结合实际，制定本制度。 2.文印工作必须坚持“统一管理，分级负责”的原则，公司综合事务部为本公司文印管理职能部门，主管公司公文处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自的公文处理工作。 3.公司公文必须由公司综合事务部统一收发、分办、传递、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。 4.公司行文程序规定如下： 根据文件性质和内容，由相关职能部门承办拟稿，部门负责人核稿签字，如多部门联合行文，必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，公司综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿(附带二张正文)加盖公章后由档案室存档。 5.各类公文的拟稿、修改和签字必须使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后的底稿，如果稿面较乱，必须由拟 稿人或承办部门清稿后交付签发和打印。 6.上行文的呈办，下行文的执行、检查，均由拟文部门负责。 7.公司设立档案室，统管各类文件。实行文件立卷归档制度。档案管理人员负责并及时地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。 8.凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应及时交档案室统一归档。 9.严格履行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须及时签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。 10.外单位人员需查阅本公司公文案卷，必须持介绍信。查阅一般性公文案卷，由综合 事务部部长审批；查阅重要公文和重要资料须经公司总经理审批。 11.归档公文和资料的复印或复制，必须经分管领导审批，并要在档案管理人员的监督下完成复印或复制工作。 12.严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承办部门或个人不得擅自带出分散保存，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级批准，不允许复制。根据上级机关的要求和安排，文秘人员应按时上交标密文件。 13.有关公文的具体处理办法，按公文处理办法执行。 文档管理制