商家电子订货系统EOS介绍P8.docx

电子订货系统 (EOS)介绍基本数据电子订货系统 (EOS) 即藉由电子传递方式，取代传统人工书写、输入、传送的订货方式，也就是将订货数据转为电子数据交换 (EDI) 方式，藉由计算机与通讯传送取代传统商业下单/接单动作的自动化订货系统。其方法是在零售业的店铺内所发生的订购数据，就在该发生地点自动的输入，并透过通讯线路，联机传送到零售业总公司、批发商或商品制造商之系统中。传统的订货工作，都在电话或单据中进行，难免会有听错的事情发生，因此常会有送错货品或送错数量的事情发生。在店铺日常发生的事务处理作业中，补充订购、进货业务占了很大的比重。为了排除库存过剩及防止断货的现象，管理者要在短时间内正确处理，需要有相当有经验的人员负责，因此透过电子订货系统可协助零售业、总公司、配送中心达到收发订单电子化、搜集情报迅速化且正确化的目的。面临今日高消费的成熟社会，为了迎合消费者多样化、个性化的购买趋势，便利商店卖场必须面临有限陈列空间，提供消费者更多样选择的经营挑战。最直接的方式莫过于减少单品陈列空间、降低库存，以扩大商品线，于是少量多样的订购、安全库存的抑制、缩短订货前置时间、简化订货验货拣货 (Picking) 作业等，便成为图谋改善的重要关键。经营者一方面寄望高商品周转率来提升销售、降低库存；另方面则力求避免因补货不良，而造成缺货的机会损失。电子订货系统的观念和要求，恰是解决上述问题的答案。电子订货系统的实现，不管对商店或供货商，确有其相辅相成的效益贡献。电子订货的作法可分为三种：(1) 订货人员携带订货簿及掌上型终端机巡视货架，若发现商品缺货则用扫描仪扫描订货簿或货架上的商品标签、再输入订货数量，当所有订货数据皆输入完毕后，利用调制解调器 (Modem) 将订货数据传给供货商或总公司。(2) 利用销售点管理系统 (POP System)收款机在商品库存档里设定安全存量，每当销售一笔商品数据时，计算机自动扣除该商品库存，当库存低于安全存量时，即自动产生订货数据，将此订货数据确认后即可透过电网络传给总公司或供货商进行下单。(3) 透过因特网 (Internet) 来订货。一般而言，透过计算机直接联机的方式最快也最准确，而藉邮寄、电话或销售员携回的方式较慢。由于订单传递时间是订货前置时间内的一个因素，其可经由存货水平的调整来影响客户服务及存货成本，因而传递速度快、可靠性及正确性高的订单处理方式，不仅可大富提升客户服务水平，对于存货相关的成本费用亦能有效地缩减。库存管理无论是制造或配销业均有库存管理需求，其目的在适时适量的满足其对现有及预期库存的需求，同时避免过多无需求库存的产生以免资金积压进而影响资金调度的灵活性。基本存货管理就是存货的异动，这些异动包括了：出货、进货、退货、转拨等。只要管理好存货的数量即可，但事实上，大至一个国家的治理，小至如同人事管理一般，不可能只注意到人的流动量而已，人有许多属性需要被记录(如：基本数据、教育程度、所属单位、薪资等级等)，存货的管理亦然，它也会随下列各项变量之复杂度高低而有变化：1. 组织业务性质(零售、制造)2. 扩编、跨组织(Local/Global)3. 会计制度(成本/利润中心制)4. 仓库类别(成品仓/原物料仓)5. 存货的特性(危险物料、成品、在制品)6. 与供货商/客户的关系(如：Supply Chain Management)7. 信息系统模块间的链接(采购、制造、订单)因此，存货管理系统是一个相当复杂的系统，而愈复杂的系统，愈需有秩序的管理功能，化繁为简。库存管理系统是许多企业的核心，同时也是个后勤支持、服务性的模块，为计划生产流程的中心点。库存盘点由于库存有内在成本因此企业只应维持能满足现有及近段时间客户需求的最少货量以保持竞争优势。越来越多的企业需要一套软件帮助他们在保证供货的前提下把库存降到最少。库存管理模块可以帮助用户在保持充足货量的同时提高仓库的生产效率。由于再完美的计算机解决方案也不能取代人工点货但如果解决方案设计得妥当它可以提供相当大的帮助。盘点存货功能可让个别项目拥有不同的周期用户可进行抽样盘点。同时在盘点库存期间库存依然可以被动用大大减少管理库存上的问题。库存盘点的数据输入查询批核及记账可提高管理效率。同时全面的差异及例外报告更有助用户严谨地控制整个过程。请购/采购管理无论是制造业或配销业，于整体企业流程中，采购管理均为相当重要的一环，借着良好的采购管理可达到降低采购成本、提升采购质量以及交期控管的目的。采购管理作业所包含的范围如下所述：请购部门开立请购单（或称采购需求单），采购部门接获请购单后进行供货商评估、选择以及询价、议价及核价等程序后开立采购单并发出给供货商。采购部门后续的责任为追踪供货商的交期是否符合采购单的预定交期，采购部门也可能因为请购部门变更希望交期而变更采购单上的预定交期，进而通知厂商。厂商交货时，收货部门需进行初验，若所收料件无需检验，则可直接由仓管人员办理入库，否则需由检验部门检验，合格的料件方入库，不合格的料件一般情况下由采购部门通知厂商取回。当检验合格且已入库的料件发给使用部门（如工厂的生产部门）后，于使用前或使用过程中发现有不良的情况，若可追溯其供应厂商，则可请采购部门和供货商协议重新补货或办理折让。除以上作业外，供货商质量管理亦为采购管理的重点之一，以制造业为例，相关部门会共同拟定供货商质量评核办法，以计分的方式评核供货商的质量以为采购部门选择供货商的依据。业务/订单管理可设定付款方式、贸易条件、包装条件、货运条件以及信用状修改付款条件，满足外销管理的需求。可设定客户信用控制相关数据以为信用额度控管的依据。可设定报价单数据，经客户同意后可将其转成销售订单。执行出货作业时，可将欲出货的销售订单转入。再修改或补登录出货数据。于企业不自行生产的情况下，可将销售订单转成采购订单向供应厂商采购以满足客户的需求；于企业自行生产的情况下，可无需纳入主生产排程，直接将销售订单转成制造命令。物料需求规划于制造业或配销业的计算机化领域中，所谓料件系指纳入计算机化管理作业之一切有形或无形的对象，例如制造业的原、物料、在制品、半成品及成品、设备等属有形的料件，软件或工程建置则属无形料件。无论是有形或无形料件，均可依其个别需求决定是否纳入库存管理。为便于管理，通常依料件的类别及特性予以编码。实务上料件编码人员会依据料件的层次化类别及其所属特性予以编码分段并制定编码原则，当有新料件产生时，编码人员分析该料件的类别并找到其所对应的编码原则并据此进行料件编码作业。料件的品名为其层次化类别的分段说明，规格则为其特性的分段描述，品名分段说明和规格分段描述和料件编码分段有其对应关系，于制定时需注意其和料件编号的一致性。料件有多单位的问题，同一料件于采购、库存、发料、生产、销售及成本作业时所使用的单位可能不相同，这些单位可为同一类别（例如公斤和磅即属同一类别）或不同类别（例如公斤和公尺即属不同类别），相同类别之单位转换直接依换算比率换算，不同类别之单位转换则依各料件或料件类别所设定的换算比率换算之。料件数据的设定为后续采购、库存、销售、产品结构、制程以及生产管理作业计算机化的基础。例如：于采购管理作业中，所请购的料件数据需先行设定方可建立请购单数据；于库存管理作业中，入出库以及盘点的料件数据需先行设定方可建立入口出库单以及盘点卷标数据；于销售管理作业中，所销售的料件数据需先行设定方可建立销售订单数据；于产品结构管理作业中，父料件及子料件数据需分别先行设定方可建立产品结构；于制程管理作业中，料件数据需先行设定方可建立该料件的制程数据；于生产管理作业中，所生产的料件数据需先行设定方可建立生产时所开立的制令数据。产能规划根据MRP计划及已发放之制念，产生MPS主生产排程计划，计算不同工作中心机台的产能与负荷；同时可利用不同类型的排程法，对已开未交及计算性订单进行排程，计算过程可汇总负荷，可比较工作中心机器，可用产能下已排定及已计划的工单负荷，每段时间内过高过低负荷与累积过高过低负荷，以便快速调整生产排程，以掌握未来长程计划于重要或瓶颈资源上之负荷，做为产销协调之参考依据。生产管理针对工厂所需之流程控制与管理模式，从可控制及管理的订单计划到完成的整个制程过程，因此从派工管理，发料与补料计划，制程过程，重工与制程外包都可含括在内。而这些功能全借助于：1.订单计划：生产依订单型态分成两种：按订单生产及生产存量，提供最佳批量、报废率，并对工程设计进行覆查。2.生产排程：用有限或无限产能，进行各工作站进度排程，视需要再前后调整，根据限制理论找出生产途径中对产能限制最大的特定制程，从此步骤再前后调整，另外也进行订单仿真，以订单交期反推至各工作站，该站产能比对，若超出产能限制，视状况发出外包申请。3.制程工单：列出生产工作途程，及优先次序，零件及特定工作途径指令，无数及规格及统计过程控制(SPC)数据。4.追踪并收集资料：可实时查询订单制程状况，并收集在现场上的生产数据，包括废料及不良品数量与原因，用料状况，生产数量及作业成本上所用之劳务及产量数据。现场管理1. 建立模具、工具、具等辅助性生产设备之完整数据，强化辅助工具之管理机能，避免因辅助设备上的不良及管理上之疏失，造成生产管理之困扰，进而影响到生产线之产能。2.在系统上会协助建立编号规则，提供请购、采购、验收管理上之机能，与应付、应收帐款相整合，也将这些设备管理信息提供相关人员参考。3.利用工单制程计算标准与实际之差异、人员效率及机器利用率。4.可与薪资结合，可以工时卡输入之数据，来计算薪资。质量管理分为在线SPC品管系统及制程统计品管系统，所谓在线SPC品管是将生产线各点收集之不良数、不良原因，做实时统计，以SPC品管图题示，若发现超过设定值则发出警讯，严重时还整个制程紧急叫停；制程统计则是将进料检验，在线检验及成品检所收集到之质量数据，利用统计分析的方式，制成SPC品管图，以便分析质量，改善质量。另外也根据厂商进料及外包质量数据，提供评核等级，做为厂商管理之依据。总账会计收集销售、采购、应收应付帐款、库存等。所有与财务有关之交易事项，将其汇之，并提供更正与期末调整之功能，另外主要是用来编制资产负债表、损益表与预算表通常表现出目前公司的财务状况。1. 建立会计科目，输入该科目之期初余额。2.删除子系统中前期已存在未过账之交易。3.将期初余额过账，再删除多余之未过账交易。4.打印财务报表并做检查。5.另外也可输入预算数据。应付帐款/票据与应收帐款有许多相似之外，从收料、发票至付款作业，甚至到后端进项媒体申报作业，都是所涵盖之范围。另外要注意到采购行为，预付款及退货、折让与总账间的相关作业，另外付款数据确定后，透过支票、汇款等方式去实际执行支付、作废及兑现的动作。作废也就是所谓的付款循环。1.首先要先建立相关会计科目、税别、付款条件、供货商相关资料、银行汇率.等。2.从旧系统中印出AP帐龄分析表。3.将未结案发票明细或期初余额输入新系统中。4.从新系统中印制AP帐龄分析表核对数据。5.若已使用采购系统，请删除已收到发票未结案之收料单，因已包含在期初余额中。应收帐款/票据应收帐款是指从产生发票，过到应收帐款，付款之处理，同时也牵涉到业务员佣金、运费、税额、预付款及信用管理等，所谓信用管理是指信用额度管制，用来防止呆账的发生，当客户超过所设定之额度时会实时将P/O管制或提出警讯。整个模块最主要的目的，主要是提供应收帐款的管理与期他系统之凭证转账接口与冲账管理。1. 建立基本数据：包括相关会计科目、税别、税率、信用条件、付款条件、客户资料、银行汇率等。2.从目前旧系统中印出AR帐龄分析表。3.输入未结发票及退回与折让明细，或者只输入期初余额。4.利用新系统印制AR帐龄分析表，核对并更正错误。固定资产固定资产：指其供营业使用会超过一年以上之有形资产，利用折旧的程序（即成本分摊的程序），允许资产之成本分摊到其使用年限中，因此折旧对税务和财务报告两者皆有影响。1.租税而言：折旧可于资产使用年限中逐年摊提，折旧费用可减少课税收益，故采加速折旧法，实租税计入上的效应需去管制。2.财务会计：一般分类账是以使用年限逐年摊提，假若仅是偶发性之使用资产，例如：以使用机器为唯一理由，折旧可被计算基于单位生产数量，或机器于营业中实际使用期限来计提折旧。3.生命周期4.折旧计算公式：(1).直线法(Straight-Line)：平均分摊至使用年限中，公式为：取得成本残值-使用年限年数(2)余额递减法(Declining-Balance)：加速折旧法，在使用年限中较早年数中提列最大税赋金额。(3)使用年数合计法(Sum-of-the-Years-Digits)：在资产使用较早年数里增加租税保留金额，但仍然于使用年的每年均提列折旧，公式为：剩余年年数（取得成本残值）-n分母为资产使用年限中所有年数之合计数目。(4)单位生产量法(Units of Production)：一般折旧是假设资产以单一不变的方式使用，而此法是基于资产或行驶里程数等等），故每单位生产量折旧成本残值-预估单位生产量成本管理成本管理：1.成本方法：根据实务或税法公司会选择性地使用适合自己的成本结账基准，决定成本方法是导入系统的第一步，一经设定开始运作后，就无法更改。(1).标准成本法(Standard Costs)：设定原物料合理的成本价位，原则上每年或半年改一次并非经常修改，实际成本可与标准成本比较，以差异来表示。(2).平均成本法(Average Costs)：简单移动平均成本法，材料与人工成本会在每次以移动平均成本来计算及更新系统，但间接费用还是用标准成本来运用。(3).期间成本结算法(Periodic Inventory Costs)：以期初库存加上当期买入或加工成本减掉当期之销售成本，因此系统不会立即更新各种成本及总账。(4).实际成本(Actual Costs)记录及使