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高级办公软件 市场营销系EMail xznu001 BBS 202 195 79 80 bbs 打造职场核心竞争力 职业竞争力的巧妙提升高效办公的秘密武器 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 第06讲书稿排版技巧 市场营销系EMail xznu001 BBS 202 195 79 80 bbs 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 3 本讲内容 一 学习目标二 应用技能 一 预留装订线区域设置 二 设置节和页眉页脚 三 添加不同类型的页码 四 双面打印设置三 小结 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 4 一 学习目标 把一个专业的分析报告 做成杂志 书刊 的效果 还要正式出版印刷 杂志 书刊 的编排主要特点有 正反面打印或印刷如果杂志或书比较厚 每页的左侧会留出一些空白 以便装订后不会遮挡文字奇数页总是位于翻开的书的右侧页上 偶数页总是位于左侧页上 如图1所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 5 对于书而言 每一章的首页总是位于右侧页 奇数页 如图1所示中的目录和第1章首页 如果某章的前一页没有内容 会保留空白页 空白页总是位于左侧页 偶数页 如图1所示中的目录左侧的页和第1章首页左侧的页 奇偶页的页眉一般不同 一般偶数页显示文章或书名 奇数页显示本章标题 如图1所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 6 每一章的首页没有页眉 如图1所示目录和正文部分采用不同的页码格式 例如目录用罗马数字 正文用阿拉伯数字 并且都从1开始编号 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 7 图1 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 8 要设计这样的文档 必须抓住以下几个关键 1 页面设置决定了页面布局 节的起始位置 奇偶页页眉和首页页眉2 分节时 每一节可以从奇数页或偶数页开始 而不一定是从下一页开始3 域可以帮助自动填写某些内容 例如目录 页眉文字 4 打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 9 二 应用技能 一 预留装订线区域设置 二 设置节和页眉页脚 三 添加不同类型的页码 四 双面打印设置 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 10 一 预留装订线区域设置 为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字 可以预留出装订线区域 从菜单中选择 文件 页面设置 命令 显示 页面设置 对话框 选择 页边距 选项卡 如图2所示 在 页码范围 中 设置 多页 为 对称页边距 在 页边距 中 设置 装订线 为 2厘米 并可预览效果 在 预览 中设置 应用于 为 整篇文档 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 11 图2 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 12 二 设置节和页眉页脚 对文章的不同部分分节文章的不同部分通常会另起一页开始 很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页 这是一种错误的做法 会导致修改时的重复排版 降低工作效率 另一种做法是插入分页符分页 如果希望采用不同的页眉和页脚 这种做法就无法实现了 正确的做法是插入分节符 将不同的部分分成不同的节 这样就能分别针对不同的节进行设置 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 13 1 word页面设置和节的使用 1 Word中节的作用在建立新文档时 Word将整篇文档视为一节 为了便于对文档进行格式化 可以将文档分割成任意数量的节 然后就可以根据需要分别为每节设置不同的格式 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 14 在编排一本书时 书前面的目录需要用 I II III 作为页码 而文中要用 1 2 3 作为页码 而有的用户此时就要将目录存为一个单独的文件 再设置不同的页码格式 但是 书的前面还有扉页 前言等 这样的页一般不需设置页码 如果再把它们都分为不同的文件 管理起来就不太方便了 特别是在批量打印时就非常被动 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 15 例如 在编排某些文档时 经常需要为每个节设置各自的页码 如果整篇文档采用统一的格式 则不需要进行分节如果想在文档的某一部分中间采用不用的格式设置 就必须创建一个节节可小至一个段落 大至整篇文档 节用分节符标识 在普通视图中 分节符是两条横向平行的虚线 Word将当前节的文本边距 纸型 方向以及该节所有的格式化信息存储于分节符中 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 16 当要改变部分文档中的某些元素时 就可以创建一新节 如 号及其显示行号的间隔 起始行号 垂直对齐文本的方式 页码的格式和位置 报版样式的栏数 页眉与页脚的文本 位置和格式 页边距 纸型 页面方向 背景 主题等 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 17 2 分节符的使用 分节符类型有几种类型 如表1所示 表1分节符的类型 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 18 插入分节符 单击需要插入分节符的位置 单击 插入 菜单中的 分隔符 命令 单击 分节符类型 下的分节符类型的选项按钮 如图3所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 19 图3分节符对话框 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 20 单击需要修改的节 单击 文件 菜单中的 页面设置 命令 然后单击 版式 选项卡 会出现 页面设置 对话框 单击 节的起始位置 列表框 从右面的列表框中选择所需选项 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 21 分节后的页面设置 分节后 可以根据需要 为只应用于该节的页面进行设置 由于在没有分节前 Word自动将整篇文档视为一节 故文档中的节的页面设置与在整篇文档中的页面设置相同 只是注意要将 应用于 后面的列表框中选择为 本节 即可 如图4所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 22 图4页面设置对话框 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 23 分节与页码编号 分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式 还可以为该节的页码重新编号 具体步骤如下 把光标移到要添加页码的节中 选择 插入 菜单中的 页码 命令 出现如图5所示的 页码 对话框 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 24 图5 页码 对话框 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 25 在 位置 下面的下拉列表框中指定页码出现的位置 具体有 页面顶端 页眉 页面底端 页脚 页面纵向中心 纵向内侧和纵向外侧 在 对齐方式 下面的下拉列表框中设置页码的对齐格式 如果选中 首页显示页码 复选框 表示从第一页开始就出现页码 如果该节的第一页为标题页 不需要插入页码 可以清除该复选框 但第二页的页码仍然是从2开始 单击 格式 按钮 将 页码格式 对话框 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 26 在 数字格式 列表框中可以选择一种页码格式 如 1 2 3 A B C 等 如果页码编号续前一节 就可以在 页码编排 选项组选中 续前节 如果重新编号 就选中 起始页码 然后在后面的文本框中输入起始的页码号即可 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 27 分节后文档的页眉与页脚的设置方法 分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚 而不影响文档中其他部分的页眉和页脚 为某节设置页面或者页脚的步骤如下 把光标移到该节中 选择 视图 菜单中的 页眉和页脚 命令 弹出如图6所示的 页眉和页脚 工具栏 单击 页眉和页脚 中的 同前 按钮 让它不处于凹下去的状态 即让它的页眉或者页脚不同上一节 然后重新设置自己的页眉和页脚即可 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 28 图6为某节设置新的页眉和页脚 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 29 2 页眉页脚设置 在文档中已经用 插入 分隔符 分节符类型 下一页 的方式为不同的章分节之后 现在需要将节和页眉页脚进一步设置 在 页面设置 对话框中选择 版式 选项卡 如图7所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 30 图7 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 31 在 节 中选择 节的起始位置 为 奇数页 这样可以让每一节都从奇数页开始 从而让每章的首页位于奇数页 在 页眉和页脚 中选中 奇偶页不同 和 首页不同 这样可以分别添加奇数页 偶数页和每一节的首页的页眉和页脚 并使其内容不同 在 预览 中选择 应用于 为 整篇文档 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 32 如果此时打印预览 会看到在目录前和第1章前等位置出现空白页 这是因为每一节都从奇数页开始的缘故 当上一节的文字在奇数页就结束时 为了让本节从奇数页开始 就会自动加入空白页 特别要注意 这个空白页只有打印预览时才可看到 在编辑状态下无法看到 不要误以为没有加入空白页 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 33 三 添加不同类型的页码 在添加页眉时 只要充分理解了分节的作用 就能快速设置出复杂的页眉 设置页眉和页脚时 从文档开始位置设置不容易出错 按 Ctrl Home 快捷键定位到文档开始位置 从菜单选择 视图 页眉和页脚 命令 进入页眉和页脚编辑状态 如图8所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 34 首先会显示第1节的首页页眉 这是封面的页眉 无需设置 在 页眉和页脚 工具栏单击 显示下一项 按钮 显示第2节的首页页眉 如图9所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 35 第2节的首页页眉右侧显示 与上一节相同 表示与上一节的首页页眉相同 目录同样无需设置页眉 在 页眉和页脚 工具栏单击 显示下一项 按钮 显示第3节的首页页眉 如图10所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 36 第3节的首页页眉右侧显示 与上一节相同 表示与上一节的首页页眉相同 每一章的首页同样无需设置页眉在 页眉和页脚 工具栏单击 显示下一项 按钮 显示第3节的偶数页页眉 如图11所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 37 在本文档中 这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容 如果文档的前面部分也有偶数页页眉 例如目录比较长时 就有可能在目录节首先出现偶数页页眉 就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同 在 页眉和页脚 工具栏单击 同前 按钮 使 与上一节相同 消失 在页眉处输入本文档的大标题 一般是杂志名或书名 并使其左对齐 如图9所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 38 在 页眉和页脚 工具栏单击 显示下一项 按钮 显示第3节的奇数页页眉 如图10所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 39 在本文档中 这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容 如果文档的前面部分也有奇数页页眉 例如目录比较长时 就有可能在目录节首先出现奇数页页眉 就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同 在 页眉和页脚 工具栏单击 同前 按钮 使 与上一节相同 消失 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 40 奇数页的页眉要显示每章的标题 如果按照常用方法 可以录入标题内容 但是 必须在以后的每一节录入不同的标题 比较麻烦 利用插入域的方法 可以一次性设置好所有奇数页的标题 并使标题自动采用该节的标题 注意到每一章的标题都采用了 标题一 样式 可以用一个域引用 标题一 样式 这样就能自动根据当前节的 标题一 样式显示它所对应的文字内容 无需反复录入 定位到页眉中 从菜单选择 插入 域 命令 显示 域 对话框 如图11所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 41 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 42 在 类别 中选 链接和引用 在 域名 中选择 StyleRef 域 并在 样式名 中选择 标题一 样式 表示引用 标题一 样式中的文字 单击 确定 按钮后 即可将本节 标题一 样式对应的文字插入页眉 设置页眉右对齐后 得到如图12所示的效果 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 43 在 页眉和页脚 工具栏连续单击 显示下一项 按钮 显示其他节的首页 偶数页和奇数页页眉 此时都保持默认设置即可 让每个页眉都与上节相同 其中奇数页页眉会根据当前节的 标题一 样式所对应的文字的变化自动改变 在 页眉和页脚 工具栏单击 关闭 按钮 退出页眉和页脚编辑状态 去除页眉中多余的水平线在文档的首页页眉中会注意到 虽然没有文字 却保留了一条水平线 可以去除这条多余的水平线 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 44 按 Ctrl Home 键定位到文档开始位置 在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态 要成功去除页眉中的水平线 必须先选中页眉中的段落标记 如图13所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 45 从菜单选择 格式 边框和底纹 命令 显示 边框和底纹 对话框 如图14所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 46 在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线 页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的 在左侧的 设置 中选择 无 即可去除段落边框 从而使页眉中的水平线消失 由于是在第1节的首页去除水平线 后续其他节的首页设置均为 与上一节相同 因此后续节首页的水平线也会消失 不必再进行设置了 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 47 三 添加不同类型的页码 在杂志和书中 目录和章节可以分别采用不同类型的页码 例如 目录的页码用罗马数字I II III IV等 章节的页码用阿拉伯数字1 2 3等 要实现这样的页码编排 同样要借助分节来实现 按 Ctrl Home 快捷键定位到文档开始位置 从菜单选择 视图 页眉和页脚 命令 进入页眉和页脚编辑状态 在 页眉和页脚 工具栏单击 在页眉和页脚间切换 按钮 切换到页脚 显示第1节首页页脚 如图14所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 48 第1节是封面 不需要添加页码 在 页眉和页脚 工具栏单击 显示下一项 按钮 显示第2节的首页页脚 如图15所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 49 第2节是目录 需要添加罗马数字的页码 在第2节首页页脚的右上方显示 与上一节相同 表示与第1节首页相同 显然 需要断开和第1节之间的链接 在 页眉和页脚 工具栏单击 链接到前一个 按钮 与上一节相同 提示文字消失 从菜单选择 插入 页码 命令 显示 页码 对话框 如图16所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 50 选择 对齐方式 为 外侧 并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果 选中 首页显示页码 有些书籍在每章的首页不显示页码 如果是这种情况 也可以不选中此选项 单击 格式 按钮 显示 页码格式 对话框 可设置页码的格式和起始编号 如图17所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 51 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 52 在 数字格式 中选择罗马数字格式 I II III 在 页码编排 中选择 起始页码 为 I 单击 确定 按钮结束设置 注意第2节的页脚提示文字变为 奇数页页脚 第2节 并且没有出现预期的页码 如图18所示 这是由于在如图16所示的对话框中 选择了 首页显示页码 从而使原来的 首页不同 功能失效 自动转变为奇数页页脚 并且会显示 与上一节相同 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 53 如果切换到页眉 还会看到自动添加了一条水平线 这是因为此节已经变为奇数页页眉 从而与上一节的首页页眉格式不再一样了 可以在完成所有的页码设置后 按照前面 去除页眉中多余的水平线 的方法去除水平线 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 54 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 55 重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码 在 页眉和页脚 工具栏单击 链接到前一个 按钮 与上一节相同 提示文字消失 从菜单选择 插入 页码 命令 显示 页码 对话框 如图19所示 此时的页码格式已经自动采用了上次的设置 因此只需单击 确定 按钮即可 现在可以看到罗马数字页码出现在第2节奇数页右侧 如图20所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 56 如果目录较长 在目录的第2页会显示偶数页页脚 其中将自动采用罗马数字格式 无需再进行设置 在 页眉和页脚 工具栏单击 显示下一项 按钮 显示第3节的首页页脚 如图21所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 57 第3节的首页页脚会显示 与上一节相同 提示文字 在 页眉和页脚 工具栏单击 链接到前一个 按钮 与上一节相同 提示文字消失 在 页眉和页脚 工具栏单击 设置页码格式 按钮 显示 页码格式 对话框 如图22所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 58 在 数字格式 中选择 1 2 3 在 页码编排 中选择 起始页码 为 1 设置完毕 后面的所有节都会延续页码的设置和编号 至此 整篇文档的页码格式和编号设置完毕 最后 按照前面 去除页眉中多余的水平线 的方法去除第2节 目录 页眉中的水平线即可完成所有的设置 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 59 四 双面打印设置 文档需要双面打印时 可以有多种设置和打印方法 手动双面打印从菜单选择 文件 打印 命令 显示 打印 对话框 如图23所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 60 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 61 选中 手动双面打印 其他设置保持默认值 当开始打印时 打印机会在打印完一面后提示换纸 将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容 每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面 手动双面打印的方法比较麻烦 适合打印纸张很少的情况 分别打印奇数页和偶数页如果先打印所有的奇数页 再在所有奇数页的背面打印偶数页 就能比较快速地完成双面打印 从菜单选择 文件 打印 命令 显示 打印 对话框 如图24所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 62 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 63 在 打印 中选择 奇数页 并单击 确定 按钮开始打印 打印时 通常会将纸匣中最上面的纸先送入打印机 打印完毕 会得到按1 3 5 顺序排列的所有奇数页 将这些奇数页重新放入纸匣 一般应将背面未打印的部分朝向正面 注意如果开始打印 第1张送入打印机的纸不是第1页 而是页码最大的纸 还需要注意纸张方向 不要使背面在打印出来后文字颠倒 此外 打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印 需要注意Word文档中最后一页的页号 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 64 如果最后一页的页号为偶数 直接将所有的奇数页放入纸匣 如果最后一页的页号为奇数 应取出已打印好的最后一页纸 并将余下的奇数页放入纸匣 否则将会出现偶数页打印错位 例如 最后一页为99页时 如果把所有的奇数页放入纸匣 第98页会打印在第99页背面 正确的应该是打印在第97页背面 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 65 在 打印 对话框的 打印 中选择 偶数页 并单击 选项 按钮 显示对话框 如图25所示 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 66 选中 打印选项 中的 逆页序打印 将会从最后一页开始逆序打印 如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第97页 则背面将会打印第98页 并按照96 94 92 的顺序打印其他页 从而实现双面打印 分别打印奇数页和偶数页效率较高 但如果出现卡纸等问题 就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页 全自动双面打印全自动双面打印需要采用具备双面打印功能的打印机 利用打印机的设置 就能在打印完一张奇数页后 自动将纸重新卷回并打印背面的偶数页 具体用法可参见双面打印机的使用说明 在打印设置中通常采用默认设置即可 2020 3 14 徐州师范大学管理学院 67 三 小结 无论多么复杂的排版 只要用好了分节 样式 页面设置和页眉页脚设置 就能轻松快捷地制作出专业水准的文档 域是提高效率 自动生成文本内容的工具 Word的打印功能极其强大 可以满足各种打印需求 一 模板使用小结 一 关于Normal dot 新建用户模板和文档之间的关系启动Word新建空白文档 点击 格式 样式 可看到 所有样式都是Word内置样式 也就是放在Normal dot中的样式 接下来建立一个新的 段落样式 一个相应的快捷键 以及一个宏和一个自定义工具栏 后者匀允许选择保存地点 我们选择文档内 图1 把上述文档保存为A doc 并另存为B dot 模板文件 接下来将A doc拷贝一份为C doc 此时 C doc拥有A doc的所有设置 即包括样式 快捷键 宏和自定义工具栏 下面以据B dot模板新建一文档D doc 这份文档也有先前的所有设置 即包括样式 快捷键 宏和自定义工具栏 现在将C doc和D doc拷贝到另一台电脑 但 不拷贝B dot 则会发现C doc仍然拥有所有的设置 包括样式 快捷键 宏和自定义工具栏 但D doc则只剩下了样式 至于快捷键 宏和自定义工具栏全部丢掉了 如果将B dot也拷贝到新电脑 D doc的一切设置也获得了恢复 这说明 储存于文档中的设置 随着文档走的 那当然 如果以模板为依据生成的新文档 则只有 样式 会下放到文档内 随文档而走 其余都保留在模板内 但会对文档产生影响 这时如果模板未与文档共同存在 文档将失去快捷键 宏和自定义工具栏 注意 关于自动图集的保存位置新建的图文集词条 只能保存在模板中 不能保存在文档中 如果是通过按快捷键 Alt F3 组合键或者通过选择菜单 则新建的自动图文集默认保存在Normal dot模板中 如果想把新建的图文集保存在用户模板中 则应通过菜单 插入 自动图文集 自动图文集 命令 快捷键 Alt I A X 图2 图2 二 关于Normal dot模板位置Normal dot模板是Word中所有文档 模板