国美直运业务操作手册v1.6(1).doc

库巴科技（北京）有限公司国美直运业务操作手册v1.6库巴物流部/计划管理部2012-4-15一、采销人员部分1项目概述一期上线时间：4月15日一期上线区域：北京、天津、上海、宁波、苏州、合肥、广州、厦门、重庆、长沙、郑州、哈尔滨2采销人员工作概述采销主要操作流程如下图所示：2.1采销人员角色及相关权限说明2.2具体操作说明：2.2.1大区计划管理部负责人：1) 对大区采购、跟单员进行培训。确保“大电共享国美库存”能够正常流转2) 管理跟单员的权限设置，使所有国美直运订单能正常流转3) 每日在国美系统中导出当地的大电库存（冰洗、彩电、空调、厨卫大电）并分拆给大区对应品类的采购2.2.2大区采购：1) 根据总部采购提供的国美大电商品明细维护各商品在当地的安全库存2) 管理所在区域的商品配置。对本品类的异常订单负责。3) 根据大区计划管理部提供的国美库存，结合各商品的安全库存在ERP中将销售模式配置成“国美直运”步骤如下：a、 打开【采购管理】-【商品销售模式】-【销售模式管理】-【批量设置销售模式】b、 批量设置销售模式注：1、“国美直运”只能在【批量设置销售模式】中修改2、在商品编码输入框中输入商品编码（商品编码之间要以回车键分开）。可以在excel中直接复制编码这一列（可以选中第一个商品编码，按shift+ctrl+选中此列）粘贴到【商品编码】输入框中即可。3、如果要修改成国美直运一定要在供应商类型中选择“国美”。4、配置国美直运时。如果商品所在仓库存不为0，系统不会做限制可以配置成功。但系统会给出相应提示提示。原则上库巴有库存的，要配置成“经销不支持负卖”优先处理库巴库存。2.2.3跟单员1) 处理“国美直运”订单需要申请特定的账号2) 每日用跟单员（国美）账号在ERP【销售分销】-【销售订单审核】-【采购审核】中签收订单。注：当有国美直运订单产生时一定要先签收。3) 签收后在国美金立系统中查询是否有库存。A、金立系统中没有库存，在ERP【采购审核】中审核退回。在备注中注明“国美直运订单，因国美无货无法满足客户。审核退回”B、金立系统中有库存，建档下单。记录对应的金立提货单号。4) 金立建档之后，在ERP【采购审核】中审核通过5) ERP【采购管理】-【采购单管理】-【直运采购单维护】点击对应的直运采购单号，填写直运采购单。注：供应商销售单号必须与金立提货单号一致。6) 确认之后订单会是“待供应商发货”状态。驻仓人员完成与国美的订单交接之后会在【直运采购单维护】中确认供应商发货。重点强调：禁止跟单员点击“确认供应商发货”。3国美金力系统建档操作注意1、采销人员在国美金力系统中建档时需要在收货地址后边加上“（库巴购物）”字样，如下图所示，这样做的目的是：在仓库车队调度处，需要根据地址最后的“库巴购物”字样，来区分是库巴的待派工订单，以便及时将库巴销售订单和派工单捏对。否则会造成未收款签收。2、采销人员在国美金力系统中建档时需要在“备注”一栏填写直运订单号，即销售子订单编号。如下图所示：其中，销售子订单号是在ERP系统“销售订单审核”【采购审核】模块，签收待审核订单时查到并在金力V7建档界面录入的，如下图所示：这样做的目的是：在打印出的“派工单”上，能够同步显示库巴的订单号（在备注一栏）。这样才能与驻仓人员打印出的库巴销售订单配对。二、驻仓人员部分1 驻仓人员基本工作概述驻仓人员隶属库巴，但驻（国美）仓时应遵守国美仓库的行政管理。目的是在没有系统对接的阶段，暂时通过人工操作完成两套系统里的下单、监控、妥投以及退货操作。人为操作的影响较大，相比系统对接后的操作，在保证手工单据明确的情况下更需要对异常情况的灵活处理。所需系统权限如下：l 库巴ERP系统：1、【国美驻站】功能权限，包括直运销售订单和发票的打印；2、【直运采购单查询】功能权限，查看“待供应商发货”状态的直运订单；3、【创建售后单据】功能权限，当客户现场拒收或者收货后要求退货时，创建售后工单，发起退货流程。4、【直运退货单审批】功能权限，售后工单经过二线、售后主管审批后由驻仓人员最后审核并结束退货流程。5、【出库作废发票】功能权限，在拒收后单据回到驻仓人员处，需要将此发票进行作废，并将两联票据保存好。l 国美金力V7系统：查询零售单的“送货区域”，查询货物配送状态。具体工作职责如下表所示：驻仓岗位系统外操作ERP系统金力V7系统TMS系统物流与国美车队调度交接单据打印库巴销售订单查询销售暂无回收单据、POS和现金货款打印发票操作直运订单妥投售后联系客户确认妥投/退货创建ERP售后工单审核ERP退货工单财务当天存放并定期上缴现金货款监控系统内订单付款状态保留所有交易、交接单据本操作流程中的关键点：1、注意实时查看“待确认供应商发货”的直运订单，并及时打印单据。2、将库巴订单、POS机和发票交予车队调度的时候一定要有单据交接单，并要求车队调度接收时签字。3、每当车队返回时，要注意收回库巴销售订单、现金和POS机。并且已收货的要求司机或车队调度在库巴订单签字，客户未收货的要把发票取回来。4、注意与客户联系确认妥投或者拒收。2 业务流程图驻仓人员主要操作流程如下图所示：3 具体业务操作内容按基本操作流程顺序阐述如下：3.1 ERP系统查看国美直运采购单登录库巴ERP系统【直运采购单维护】功能界面，在查询条件中选择采购单状态为“待供应商发货”，即可查询待发货的直运采购单，并准备进行订单和发票的打印操作。如图3-1所示，图3-1 【直运采购单维护】界面需要注意的是：1、直运采购单的查看和维护是有公司和岗位角色限制的。例如，北京分公司的驻仓人员和采销人员只能看到北分负责的采购单。2、有异常的或者非国美直运的订单虽然少，但也有可能在本界面查到，需要通过“供应商销售单号”来区分。例如，北分的驻仓人员在查询时，发现部分“待供应商发货”状态的采购单是没有“供应商销售单号”的，则可以判断这些采购单不是国美直运采购单，驻仓人员不需要对其操作。（备注：采销人员在填写国美直运采购单时，“供应商销售单号”不是必输项，可能会发生漏填的现象，但此时驻仓人员从本界面是区分不出来的。）3、本界面同时可以查到其它状态的国美直运采购单，如“待填写直运采购单”状态、“待供应商发货”状态。其中，“待供应商发货”的采购单，是需要驻仓人员在确认车队带库巴单据出发，并操作发货的（见3.4节）。其它状态的采购单不需要驻仓人员操作。例如，北分驻仓人员查到很多“待填写直运采购单”状态的单子，则不需处理，如长时间状态未改变，可以与大区采销人员沟通。3.2 ERP系统打印直运订单和发票所有国美直运采购单，在填写完毕并确认后，状态会更新为“待供应商发货”。驻仓人员需在库巴ERP系统【直运销售订单打印】界面进行查询并打印单据。如图3-2所示，图3-2 【直运销售订单打印】界面打开本界面时，系统会自动显示出待打印的所有直运订单。需要填写“起始发票号”，手动勾选要打印的订单，并点击“打印单据”按钮。需要注意的是：1、建议驻仓人员在【直运采购单维护】界面先复制国美直运子订单号，再到本界面进行单票查询和打印，以防止误打单据。（备注：是否是国美直运订单通过是否有供应商销售单号来判断，见3.1节）2、注意查看“是否打印发票”字段，显示不打印的，需要勾选“不打印发票”。3、勾选“显示所有时间的订单”指的是，是否显示节假日不送货的订单。建议驻仓人员勾选后再次点击查询，目的是防止查询遗漏。4、已经打印过一次的订单在本界面就查不到了，如果因为卡纸等问题需要补打印直运销售订单可以在【直运销售订单补打】模块再次打印，如图3-3所示，图3-3 【直运销售订单补打】界面这里建议驻仓人员在ERP【直运采购单查询】模块，按“制单时间”筛选当前处理的单据，对比已打印单据，找到打印错误的销售分拆单号，并复制进行单票补打。5、类似的，如果需要补打直运订单发票，在作废出错的发票后（详见3.7.2节），可以在“销售分销”“发票管理”【出库单开票】界面再次打印，如图3-4所示，图3-4 【出库单开票】界面这里点击“开发票”会进入待开票信息显示界面。如图3-5所示，图3-5 待开票信息显示界面勾选相应的商品并点击“确定”后，进入发票抬头填写界面，如下图所示输入新的发票号后，点击“确定”，进入发票打印预览界面，查看无误后点“开始打印”。特别注意的是：1、 驻仓人员能够补打发票的前提是：原发票已作废，并且2联发票实际还在驻仓人员处。也就是说虽然打印出错，但能够将无效的实物发票保存并待上缴至总部财务。如果因为任何原因发票丢失的（实物发票不在了），则驻仓人员不能补打发票，必须上报总部财务的王昊统一处理。2、 备注：保存作废的发票是因为分配给每个驻仓处的发票数是固定的，要么客户妥投取走，要么作废后保存，最终是要按数上报总部财务的。否则差异的发票数会按丢失处罚。有疑问随时请教分仓物流经理或者总部财务税务部。3、 每次收到总部财务寄来的新发票后，要及时通知总部税务部王昊，由他在ERP中操作授权后，发票才能正常使用。4、 打印发票前，一定要检查发票联在打印机中放置是否正确，如正反向、位置偏移、号码是否与ERP中相符等。尤其在连打时，如果有一张错误，后边的就全错了，会造成较高的废票率，财务会考核这块操作。3.3与车队交接单据驻仓人员需要将之前打印好的订单和发票捏对，在国美截单时间（18：00）之前将整理好的单据以及打印出好的订单交接单交予国美车队调度。（备注：有的国美仓库发车批次有多个，按实际情况，在发车前交予车队调度即可。看单量尽量提前，因为匹配派工单还需要时间。）“订单交接单”建议驻仓人员做成Excel或者Word模板，先填写再打印，基本内容如表3-1所示：库巴国美直运订单交接单交接日期：国美提货单号库巴销售单号是否开发票客户姓名应收金额POS机数量： 驻仓人：接收人：表3-1 订单交接单其中，1、国美提货单号与ERP系统直运采购单的“供应商销售单号”一致；（时间允许的前提下可去金力V7系统中核实。）2、库巴销售单号与ERP系统直运采购单中的“销售子订单号”一致；3、是否开发票、客户姓名以及应收金额，照着打印好的销售订单，核对单号并一一手工填写。（备注：表3-1中的内容是必须但不是仅有的内容，驻仓人员可根据实际需要增加。）4、POS机数量指的是本次交接交付给车队调度的库巴POS机的数量。具体数量由车队调度根据所需司机的数量进行确定。（备注：如果不能准确估计司机数量，驻仓人员可一次性提供相对较多的POS机给调度，但必须有交接签字单据，并注明实际交接数量。不要偷懒，定期检查POS终端号，丢了要划分责任并赔偿。）5、在与车队调度交接时，需要双方再次检查交接单的单据数量和单号，并分别在“驻仓人”和“接收人”处签字确认。需要注意的是：驻仓人员应在金力V7系统中查看零售单的“送货区域”和“送货时间”，根据客户的期望送货时间，只将需次日送达的订单的单据交予相应的车队调度。3.4 确认供应商发货在库巴单据交予车队，并且车队取单并离开后，驻仓人员需要与车队调度核实已交付的订单（可以用订单交接单对比未出车的单据来核对）。这时已经出车的订单，就认为是供应商已发货，驻仓人员记录这些单号并去库巴ERP系统【直运采购单维护】模块，查询已发货订单，点击单号超链接进行操作，如图3-6所示，图3-6 点击确认供应商发货3.5 金力V7系统监控配送状态在销售订单、发票和POS机交付车队调度后，驻仓人员即可登录国美金力V7系统中，根据金力提货单号来查询配送状态。在监控过程中发生任何疑问的，建议与车队调度直接沟通。国美金力V7系统【查询配送状态】模块如图3-6和3-7所示，图3-6 国美金力V7配送状态查询界面图3-7 国美金力V7配送状态显示界面3.6回收单据、现金和POS国美车队配送完毕后，需要将库巴销售订单、POS机、现金货款、POS小票以及客户拒收后的发票交予库巴驻仓人员。次日送达的货物，司机需要在24小时内（从出发算起）将单据返回；送往郊县的货物，司机需要在48小时内将单据返回。驻仓人员不见货，有疑问找车队调度或者国美调度查暂存库。下面分不同情况进行说明：3.6.1 客户签收需要车队返回库巴销售订单和POS小票，如果是现金付款的还需要返回现金。1、驻仓人员首先挑出已签收的销售订单，与POS交易小票一一核对。如果是现金卡支付的小票，还需要司机交付现金货款。2、确认单据和现金无误后，驻仓人员和司机在库巴销售订单上下两联分别签字。驻仓人员留存上半联，司机保留下半联。（初期需要在在下半联上手工记录金力销售单号和代收款金额）3、在原订单交接单上手工进行妥投标注。4、收回的现金需要仔细清点并存放在保险柜中，按大区财务要求定期上缴（不超过23天）。5、需要回收POS机，以备第2天截单前交予车队调度。司机也可将POS机统一交予车队调度处，之后驻仓人员一并收回。原则上每次与司机交接时，POS机都要交回，只有配送时间超过1天（偏远地区配送）时可以由司机继续保管。（备注：有国美回执单据打印机的，允许客户在库巴的销售订单上签字。详见第4节补充说明。）3.6.2 客户拒收需要车队返回库巴销售订单和发票。1、司机需将货物拉至国美暂存库，驻仓人员不见货，只核对返回的销售订单和发票，无误后捏对保存。2、邮件通知大区/分公司负责国美直运的采销人员，让其在国美金力系统中建档退货单。（邮件内容至少应包括金力销售单号、库巴销售子订单号、是拒收还是同型号换货；并可通过即时通或者电话沟通再次提醒）3.6.3 同型号换货库巴销售订单、发票和POS仍由车队调度保留，待库巴大区/分公司采销人员在金力系统创建同型号换货单后，再次派车配送。直到客户拒收或者签收后，按3.6.1和3.6.2节所述回收单据。3.7操作妥投和客户拒收退货3.7.1 客户签收在单据整理完毕后，驻仓人员需要在ERP系统“销售分销”“销售订单审核”【客户确认收货】模块操作订单妥投。首先录入库巴销售分拆单号，点击查询，如图3-10所示。图3-10 【客户确认收货】主界面查到待妥投的订单后，点击“分拆单号”超链接，进入收货确认操作界面，如图3-11所示，图3-11 【客户确认收货】操作界面点击左上角“收货确认”按钮，完成订单妥投。需要注意的是：只有状态为“供应商已发货”的直运订单可以操作妥投。（备注：有国美回执单据打印机的，允许客户在库巴的销售订单上签字。详见第4节补充说明。）3.7.2 客户拒收在单据整理完毕后，驻仓人员需要确认货物回仓。（备注：驻仓人员可与国美调度直接沟通确认；或者索要转仓单司机联，司机拿着没什么用）1、首先驻仓人员邮件通知大区/分公司采销人员所有需退货的货物信息（如3.6.2节所述）。2、在库巴ERP系统“售后服务”“售后工单处理”【创建售后单据】界面创建售后工单。查找待退货的订单如图3-12所示。图3-12 查找待退货订单需要注意的是：1、建议先复制待退货的子订单号，再到本界面单票查询并创建售后工单，防止误操作。2、订单状态为“待供应商发货”和“已完成”的直运订单都可以创建售后工单。填写售后工单如图3-13所示。图3-13 售后工单填写界面3、时间允许的情况下应在本界面再次确认订单信息是否正确。4、“锁定工单”是否打勾对操作没有影响，因为直运订单在ERP系统没有出入库的操作。5、“受理记录”中应说明是需要退货，同型号换货的不用创建ERP售后工单。6、“处理意见”中应说明要求操作退货。售后工单填写完毕后点击“发送二线”，由二线客服人员联系客户确认退货。发送二线后，驻仓人员可在“销售分销”“综合查询”【查找售后工单】模块查看已分配的二线人员名称，鼠标停留在“单据编号”超链接上即可，如图3-14所示。图3-14 【查找售后工单】界面需要注意的是：1、这里会发现同一个销售子订单可以创建多个售后工单，并多次发给二线。建议驻仓人员每次发起售后退货后，都在原订单交接单或者回收的销售订单上进行标注和核对，以免重复发起退货。2、已付款的商品退货除二线人员审批外，还需要售后主管审批确认，这里不再赘述。驻仓人员只需要关注库巴ERP系统“售后分销”“直运退换货”【直运退货单审批】界面待审批的退货单。【直运退货单审批】主界面如图3-15所示，图3-15 【直运退货单审批】主界面点击“操作”按钮后，进入审批操作界面，如图3-16所示，图3-16 退货单审批操作界面需要注意的是：1、这里驻仓人员会发现需要录入“供货商销售退货单号”，这个单号是大区或分公司采销人员收到驻仓人员退货明细的邮件后，在国美金力系统创建的退货单单号。需要采销人员在金力系统建负档并回复邮件后才能得到。2、“审核意见”一般填写确认或同意即可。确认了金力退货单号，并在TMS系统查到退货入库（转仓）记录后，驻仓人员就可在【直运退货单审批】界面点击“审核通过”按钮，则销售子订单的状态会变为“作废”，至此客户拒收退货流程需驻仓人员操作的部分结束。需要注意的是：如果条件允许的话，可以要求国美仓库或者车队调度提供（退货入库）转仓单副联，并留存。3.7.3 拒收或者打印出错后作废原发票驻仓人员需要作废发票的情况有：客户拒收、打印发票出错、发票丢失。且在重新开票前或者发票丢失后，都要在ERP系统作废原发票。（PS：发票操作需谨慎，没事就别来这个模块逛了。）登录ERP系统“销售分销”【发票管理】【出库作废发票】功能模块，按销售子订单号查出待作废发票信息。点击“作废”即可，会有成功提示，如下图所示：需要注意的是：当月打印的发票一定要当月作废。3.7.4 同型号换货在送货现场，客户要求同型号换货的：先由车队通知驻仓人员，驻仓人员联系客户确认下次送货后，邮件通知采销人员。（邮件中应包括库巴销售订单号、原金力提货单号、客户姓名、联系方式）由采销人员在国美金力系统中建档同型号换货单。需要注意的是：1、 因为货物实际在国美仓库，不在库巴仓库操作，所以这里不必发起库巴ERP中的换货流程，只需通知到相关采销人员即可。2、 同型号换货业务的，不用作废发票。3.8 客户签收后要求退货签收后的货物客户要求退货的，由客户拨打400联系库巴客服人员。确认所需流程与质检证明后，客服人员创建售后工单，并提交二线，进而二线发起直运退货流程。驻仓人员只需在【直运退货单审批】模块实时查看待审批的退货单（如3.7.2节所述）。与驻仓人员发起的退货流程不同，400发起的退货流程需要驻仓人员在查到待审批的退货单后，再邮件通知采销人员，让其在国美金力系统中建档退货单。需要注意的是：1、这里需要驻仓人员手动记录并能够区分退货单的创建人，以免将400发起的退货流程误认为驻仓发起，致使漏发退货明细邮件，使大区采销人员无法及时在金力系统建档退货单。2、驻仓人员不需再做任何单据，只要在ERP系统中查到退货单对应的金力提货单号，并在TMS系统中进行监控即可。当确认货物回仓后，即可在ERP系统【直运退货单审批】界面中点击“审核通过”。3.9财务结算与国美的财务结算工作主要由大区和国美分部完成，驻仓人员负责单据留存备查：l 保留好每天的订单交接单（应有车队调度签字、标注有妥投、拒收、换货等内容）；l 保留好货物签收后车队返回的销售订单上半联、POS交易小票、现金货款的银行存缴记录；l 保留好货物拒收后车队返回的整张销售订单、发票；l 保留好车队或国美仓库提供的转仓单（入库单）副联。4 补充说明4.1 有国美回执单据打印机的签收流程以天津的实际操作为参考：天津国美给库巴安装了回执单据打印机，也就是说，国美普通门店提供给客户的“回执单”可以由驻仓人员打印（金力V7财务权限）。这种情况下，签收的流程就是：1、 司机带POS