材料系统培训-采购.ppt

1 主讲 雷宇 时间 2012年03月05日 雅居乐材料供应链全流程信息化管理系统用户培训 目录 培训课程安排 2012年03月05日 基础数据设置 40分钟核心业务模块讲解 120分钟交流 答疑 20分钟 客户端环境要求WindowsXPSP2操作系统 有最新更新包浏览器 IE6 0以上版本浏览器 注意 1 暂不支持其他类型和版本的浏览器2 关闭IE中 加载项 和弹出窗口阻止 在浏览器输入登录网练习登陆地址 121练习账号 cg001 cg006 密码 erp123 如何登陆ERP系统 练习登陆地址 121 在公司的房地产开发业务板块中 部分 生产性物料 内部称为 甲供材 是由材料部负责按生产计划 一般情况下由项目工程部提出申请 统筹采购与下单订货 然后由财务中心管理的仓库组负责收货 进仓与出仓给使用部门而所谓的 非生产性物料 如 办公用品 电脑 营销推广用品等 也是由材料部按类似以上流程负责采购管理目前材料部在整个供应链过程中主要以手工流程运营管理 随着公司规模的快速扩展 已不能高效地满足公司管理 管控上的需求 并带来较多运营上的问题 详情请参见明源公司在2010年年底调研后出具 材料供应链管理业务解决方案 初稿 背景与目标 背景与目标 经集团领导研究决定 于2011年第二季度立项 希望在公司第二代ERP平台上 通过明源公司开发 材料供应链全流程信息化管理系统 以达到以下目标 统一 规范化房地产开发过程中自行采购物料的管理 包括但不限于编码 属性 价格 供应商 物料的引进等 提升材料 含甲供材与非生产性物料 申请 申购 采购 含协议价与询价 订货 仓库管理 付款管理等流程的效率 效益提升材料供应链流程与其它业务流程 如 工程合同 甲供材类 管理 计划管理 成本管理 财务支付流程等 的整合程度 材料供应链管理系统 V1 0 已于2011年9月于华南区域中山分公司试运行至今 并希望于2012年3 5月推广至所有在建 新开发的组团 材料管理业务模型 材料管理系统业务导航 材料管理系统业务导航 1 点击 我的工作台 按钮 1 点击 我的工作台 按钮 链接地址 材料 材料 html 点击保存完成导航配置 材料管理系统业务导航 材料管理系统业务导航 目录 目录 材料的编码与属性是材料供应链管理内最基础 关键的管控维度 建议必须统一化 规范化材料部与仓库组的编码体系 并取代所有现行在各项目材料部 仓库组不划一 不完整的编码方法 统一 标准化后的材料完整编码为纯数字流水号 唯一的 不重用 不复位的四级制标签 01 01 001 00001 编码由 材料类别编码 材料明细流水号 2部分构成 下面分别说明 材料类别编码 第一级 材料大类 必填的二位数字 即最多100项 目前共收集9类 甲供 01建材 02设备 03电器 04家私 05绿化 06清洁 07五金 09精品类 98定制类 2类 非生产性 08办公用品 99其它 第二级 材料细类 必填的二位数字 即最多100项 第三级及第四级 可选材料细类 视乎一 二级材料类别的复杂程度 三位数字 即最多1 000项 材料明细流水号 5位数字 以顺序号流水编码 即最多100 000项 材料编码体系 材料编码体系 供货周期 预估申购审批天数 采购订货天数 出入库天数 由材料部负责维护此类别材料的属性值 用于提醒材料使用部门提前申购时间 材料编码体系 除编码外 每项公司需采购的材料还需配置以下基础属性 一 材料名称 末级编码材料项的名称 必填 最长40字元 半角 全集团统一 符合MECE原则 相互独立 完全穷尽 一项对多个编码的关系型号 末级编码材料项的型号 甲供材必填 最长50字元 半角 要求对应供应商叫法 存在一项对一项材料名称的关系规格 末级编码材料项的规格 甲供材必填 定制类不填 最长100字元 半角 参考对应供应商提供规格 由集团材料部决定公司内部适用的规格摘录 规格描述要求包含单位 统一中文写法 存在一项对一项材料名称的关系品牌 厂家 末级编码材料项的品牌简称 甲供材必填 最长50字元 半角 存在一项对一项材料名称的关系 如该项材料并没有品牌 则以供货厂家的简称替补 不含材料名称 材料编码体系 除编码外 每项公司需采购的末级材料还需配置以下基础属性 二 参考单价 该末级编码材料项采购参考价格 在材料编码新增时录入 并以最后一次采购成交的单价自动更新协议价 该材料所有历史和当前的协议价 系统自动反填 信息包括 协议价材料供应商 有效项目范围 协议单价 有效期 其他说明最高库存 最低库存 用于监控重点材料的仓库存量 用户可通过报表 视图查询分析存量到达预警条件的材料明细 以提醒用户采取措施补仓或者盘活库存产品图库 用于上传该材料图片 只允许上传1张JPG BMP GIF格式的图片 后期由材料部根据业务需要 制订材料图片上传管理规范并执行 产品相关文档 用于上传与该材料相关的一些资料文档 例如 技术说明 质量标准 施工流程 工艺等 后期由材料部根据业务需要 梳理关键材料的相关文档上传系统 材料编码体系 截止2012年1月底 项目实施小组已在新系统上初步搭建集团当前的 材料档案库 要求推广前再对目前数据清洗与完善 并对接各仓库不一致的历史数据材料档案库的维护 新增 更名 停用 材料部在年度协议时引进的新材料 或当业务部门做材料申请时在现有材料库中查找不到相关材料记录 材料名称 型号 规格 品牌的混合组合 由相关部门 材料部 工程管理部 室内设计部 产品研发部等 发起 材料档案申请 流程 审批通过后由系统自动更新材料档案库当发生品牌或规格变更 或某末级材料需停用时均需发起 材料档案申请 流程 需本期上线后优化 审批通过后由系统自动更新材料档案库由集团信息中心或材料部定期 每季度 导出最新的末级材料清单给材料部负责人确认 材料编码体系 1 产品分类涵盖现使用的所有材料类型 2 可按材料类别设置材料的采购周期 系统可依据采购周期和使用日期推算采购时间 甲供材料设置 甲供材料设置 与系统内已有材料名称相同的 系统内把名称相同的和包含此名称的材料以红色字体显示出来 产品类别选择完成后 产品编码自动生成 甲供材料设置 甲供材料设置 上传 查看材料图片 材料档案申请 主题 需手工录入 编辑完成可直接发起审批 材料档案申请 材料档案申请 注 审批通过 在 甲供材料设置 可以查找到新增材料及有关明细 材料档案申请 均需按规范要求必填 目录 在材料部现行的采购审批流程里 询价与核价是关键控制点 协议价 为了减轻每单申购 采购时的询价工作量 材料部按制度与常用供应商签定年度采购协议 条款包括合约有效期内通用的材料 协议单价 有协议价的末级材料项采购时则无需提供 货比三家 的 核价表 在发起采购时 系统自动根据协议价有效期 生效项目范围提取协议价 无需走招标采购审批程序 可直接 快速向该供应商订货非协议价 适用于没有年度采购协议和协议单价的物料 采购此类末级材料项时需提供 货比三家 的 核价表 作为审批时的重要依据 走招标审批程序 过程中各投标供应商的报价历史需作记录 所谓的 产品报价 参考单价 该材料最近一次采购该物料的实际单价 在建立相关末级材料项档案时需提供以供其它子流程 定标等 审批时的参考 在发生相关物料采购业务时系统将自动更新此价格为最近一次采购的实际价格产品报价 用于自动记录各供应商对此材料的投标价 也可手工记录市场信息价 未来可对接网上接口 让供应商自行网上报价 供采购参考 价格管理体系 价格管理体系 材料供应链管理系统 提供了以下价格管理功能 单个末级物料项的协议价管理模块 在协议价合同下记录材料 协议价 有效期 适用项目 2012年度的所有材料协议价尚未进入系统 自动记入材料档案中 并在后续采购订货环节引用 有协议价就可以直接发订货单 无需再走询价 招标 签约流程 价格管理体系 材料供应链管理系统V1 0 提供了以下价格管理功能 无协议价材料管理 需进行供应商资格预审 发标 回标核价 定标审批流程 然后才可以订货使用 所有供应商参与投标的价格自动记录到材料基础档案中 为后续价格分析提供参考数据 价格管理体系 自动取最近一次入库价 用于自动记录各供应商对此材料的投标价 也可手工记录市场信息价 未来可对接网上接口 让供应商自行网上报价 记录该材料协议价适用项目 有效期 供应商等重要信息 确定后续采购订货的流程 协议价管理 合同细类为 甲供材合同 才会在合同列表中显示 协议价管理 编辑 协议价 生效 失效日期 协议价管理 注意 例如2012年12月31日这一天 协议价材料在该天有效 则应该将失效日期填写为 2013年1月1日 协议价只有在选择的适用项目下才生效 协议价管理 协议价管理 协议价管理 批量导入协议价材料后 选择全选框 点击 设置适用项目 按钮 对导入的协议价材料 适用项目 进行批量设置 协议价管理 目录 参照ERP2中 工程管理中心对施工单位的管理规范 建立对材料供应商的管理体系 包括但不限于新供应商引进 过程评估 事后评估等流程机制供应商管理包括供应商的基础数据维护 等级的评定 年度或半年度的供应商考核供应商新增及等级调整需要审批流程 严格供应商的准入制度 由于供应商的联系人等信息会经常发生变更 系统开放联系人 联系电话 地址等信息的修改和维护权限给各采购人员 以上的管理优化暂不包含在本次推广范围中 预期于下半年开始实施推广 届时再细化方案 供应商管理体系 供应商管理 2 供应商在这里 3 供应商在这里 4 供应商在这里 1 供应商所有类别 录入供应商 供应商管理 1 供应商名输入后自动查询已有供应商 第一步中填写的供应商名称自动填写在供应商简称字段内 供应商管理 编写供应商资料 所属公司 的选择会影响查询供应商的功能 例如 所属公司 无中山区域 那么在中山区域公司下查找不到此供应商信息 因此也无法对供应商信息进行维护 可承建雅居乐开发公司范围 字段的内容会影响采购合同的审批 例如 可承建雅居乐开发公司范围 无雅建公司 那么在雅建开发公司下的项目订立的采购合同无法发起审批 供应商管理 供应商管理 员工资料 员工资料要尽可能的填写完整 订货单页面供应商 联系人 联系电话 传真 取自此处的信息 订货单中供应商联系人的相关信息之取主联系人的相关信息 目录 材料采购的业务类型 协议价材料采购 雅居乐协议价采购 直接编制采购订货单 发起审批非协议价材料采购 雅居乐非协议价采购 编制采购计划 对非协议价的材料进行采购招投标 完成整个采购招投标的过程 编制采购订货单 发起审批角色岗位 采购主管 采购员核心模块 1 材料采购 采购任务 我的采购代办2 采购过程管理3 采购订货 材料采购 材料使用部门发出的 材料申请单 电子审批流结束归档后 会自动为材料采购部门生成 采购任务 在 采购任务 中 系统会自动 需预设采购责任人规则 或者由主管手工进行内部采购员间的任务指派 并在 我的采购待办 中提醒相关采购员有待办的采购任务在 我的采购待办 中 系统判断材料是否存在有效的协议价 对于已有协议价的材料 采购员可以直接根据此协议价 编制协议价订货单 直接向供应商订货对于无协议价的材料 需采购员 编制非协议价采购计划 走招标采购流程 包括 供应商资格预审 发出采购招标 邀标 回标报价 发起核价定标审批 根据审批结果 确定供应商 发订货单 签订采购合同订货单通过与电子传真系统的接口 可直接发送电子传真到供应商 全面实现采购业务管理的无纸化办公注意 采购过程管理需在 材料采购 虚拟公司 中进行 采购管理体系 功能简介 材料组主任主管对工程部审核通过的工程计划表中需要采购的材料 指定由哪个采购员采购去完成材料的采购 系统中可以根据材料的类别设定对应的采购责任人 当再次有此类别材料的采购任务时 系统会自动指定给设定好的采购员 减少材料组主任主管的工作量 采购任务 选择采购的材料指定采购责任人 视图可以查看不同阶段的采购任务 选择对应的项目 产看对应的采购任务 也可查看真个项目的采购任务 设置采购责任人规则 点击 更多选择 按钮 选择设置采购责任人规则 选择材料的类别 项目名称 点击 设置责任人 按钮 大的类别设置责任人后 下一级的类别任人系统会自动更新 提示 设置采购责任人规则 操作步骤 第一步 点击 更多操作 选择 作废 第二步 填写作废原因 第三步 点击 确定 完成作废操作 注意 采购任务需要变更时 采购的材料停产等 对此采购任务进行作废操作 采购任务作废 作废的采购任务 采购的材料对应的材料申请 材料计划所显示的状态都为作废 采购任务作废 材料计划 材料申请 采购管理 协议价采购 订货单中 填写相关信息 发起审批 1 协议价材料供应单位 材料协议价合同的乙方单位 2 联系人 联系电话 传真都是供应商单位主联系人的联系方式的信息3 收货人 联系电话为项目下仓库管理员的名称和电话 1 交货日期 发票抬头 送货方式 交付条件 订货单传送方式 其它事项字段需要手动填写 协议价采购 订货单 协议价采购 订货单中 填写相关信息 发起审批 协议价采购 订货单 协议价采购 增加经办人 经办人联系电话 经办人所在部门 材料申请单号 具有超链接功能 可以查看相应的申请单 协议价采购 订货单审批流表单 在发起前进行核对数据 发现有误的信息时第一步 先点击 修改业务数据 回到订货单页面修改相关信息第二步 点击 同步表单 按钮 进行数据同步第三步 发起审批 协议价采购 订货单审批流表单 协议价采购 订货单审批流表单 协议号 使用部位 订货经手人 订货经手人联系电话 字段需要手工填写 填写完成之后 发起审批 协议价采购 订货单审批流表单 在发起前进行核对数据 发现有误的信息时第一步 先点击 修改业务数据 回到订货单页面修改相关信息第二步 点击 同步表单 按钮 进行数据同步第三步 发起审批 协议价采购 订货单审批流程 采购管理 非协议价采购 操作流程 非协议价采购 项目采购员在对某些非协议价材料进行采购时 需集团采购员对其非协议价材料进行核价 那么此时项目的采购员要进行跟换责任人的操作 非协议价采购 替换采购责任人 1 选择新责任人存在采购负责人指派采购任务时 指派错误的情况 那么此时 采购员将采购责任人指定给采购负责人 采购负责人重新指派采购员2 转交集团核价项目采购员采购的非协议价材料 需集团采购员进行核价 集团采购员核价完成之后 项目采购员根据核价结果进行采购订货 非协议价采购 我的采购待办中选中协议价为 0 00 的采购任务 点击 编制非协议价采购计划 按钮 对需要核价的材料编制采购计划 完成非协议价采购的第一步 非协议价采购 采购计划 1 点击 后 要在 采购招标管理 采购管理 采购计划管理 对相应的材料计划进行审核 2 也可以在此直接审核 采购方式为 雅居乐非协议价采购 采购过程 资格预审 发标 回标 定标 此责任人默认为被指定的采购责任人 即当前登录用户 也可以重新选择责任人 非协议价采购 采购计划 非协议价采购计划 采购类型字段根据用户所属的不同的材料组 选择不同的采购类型进行 非协议价采购 采购计划 非协议价采购 采购计划管理 1 未开始进行核价的材料进行核价操作2 修改 删除采购计划内容 核价的过程在 采购招投标管理 系统中 采购管理 模块中进行 材料供应商资格预审 第一步 选择供应商 可选多个第二步 对供应商进行资格预审 选择预审状态 第三步 资格审核第四步 完成预审 第二步 填写发表信息 点击按钮 在 投标单位列表 出现按钮 点击此按钮生成询价单 完成发标操作 发标 将核价的材料生成电子询价单发给供应商 供应商填写对应材料的报价信息 回标 第二步 主要材料与设备列表 有按钮 点击此按钮导入询价单 填写完成回标信息 完成回标操作 将供应商提供的材料的报价等信息录入系统 作为供应商对此次发标能够中标的依据 定标 1 确定供应商的定标情况2 发起定标审批 定标 定标维护页面 所有回标的供应商回标的信息的对比表 根据回标的信息来确定供应商中标的情况 来完成定标的操作 最后发起审批完成核价的操作 供应商选择说明 用户必须填写相关的内容 点击 业务模块 按钮 查看供应商中标的具体明细 定标 定标审批表单 定标 定标维护页面 点击此按钮 跳转到定标页面去编制订货到哪 采购订货 编制采购订单 填写完整订货单 发起审批 已生成的订货单点击生成订货单按钮时系统会提示用户 此采购过程已有订货单 双击订货单列表信息 系统会弹出对应的订货单 供用户进行查看 如有多次发标 系统会对以往的定标数据保存 成为历史数据 供参考作用 定标 重新发标 第一步 查找到用户编制的订货单对应的采购方式为 雅居乐协议价采购 的采购计划 非协议价采购 采购计划管理 非协议价采购 采购计划管理 第二步 点击 锁定 按钮 选择 解锁 提示 已进行核价操作的采购加护 同样可以进行 解锁 的操作 非协议价采购 采购计划管理 第三步 点击 审核 按钮 选择 取消审核 注意 此步骤只适合没有进行核价操作的采购计划如果采购计划已进行核价操作 仍要删除采购计划 那么无需进行 取消审核 的操作 非协议价采购 采购计划管理 第四步 点击 更多操作 按钮 选择 删除 完成删除 协议价采购 的采购计划 提示 如果编制的采购计划已经在核价操作中 那么此步骤就要选择 作废 作废完成之后 还是在 更多操作 中选择 删除 完成对要删除的采购计划的操作 目录 根据材料采购部门业务管理的需要 系统设置 材料采购 虚拟公司 管理材料部的核心业务 包括不限