待办事项清单TO DO LIST这样用才对.doc

TO DO LIST 這樣用才對！整理撰文 / 謝明彧 編輯 / 齊立文如果有人說你不會用To-Do List（待辦清單），你可能會在心裡立刻反駁說，不就是把要做的事情都列出來嗎？怎麼可能不會！然後轉頭看著自己的待辦清單（不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內），嗯今天還有12件工作要做，希望在下班前能處理完。不過，你的這個希望通常不會實現，很有可能你撐到晚上9點才離開辦公室，卻還剩4件沒完成，只好移到明日再戰。於是日復一日，清單上的待辦事項不斷累積、拉長，不知從哪一天起，每天早上你都必須先深吸一口氣，才有勇氣打開那張清單，因為光是看到還有幾十件事情等著要做，就讓你倍感壓力，我怎麼可能做得完！甚至，你到後來乾脆不打開你的待辦清單了，只做想到的、眼前的工作，眼不見為淨待辦清單根本就是在提醒我還有一堆事情沒完成嘛！對於幫我提高效率根本沒用！或許，你曾經不只一次這樣在心裡抱怨。但是這很有可能是因為你一直都用錯的方法來使用待辦清單；或者說，你一直都用錯的方法，來整理與管理你在工作上的下一步行動（Next Action）。待辦清單不是備忘錄，是清晰列出下一步行動我們學習各種時間管理與工作排程系統，無非是希望提高自己的成效、更快地做完工作，然後每天心情輕鬆地下班。由美國時間管理大師大衛艾倫（Dacid Allen）所提出的經典時間管理系統GTD，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無壓）一起兼得的方法。GTD是Getting Things Done（意即把事情通通完成）的縮寫，不只在全球有數千萬人奉為工作排程處理的圭臬，Google搜尋更可以找到高達500萬筆相關討論與應用。透過GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多，依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度，享受掌控一切的安心感。PCuSER主編黃鐘毅表示，幾乎在當前所有To-Do List軟體內的清單分類功能設計，都有受到GTD理論的影響。GTD的第一個觀念，就是明確化你的下一步行動。這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因，因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的項目，而不是明確的行動。例如，你的待辦清單第一條是：完成新產品提案企畫，下周三要提報，你預計在早上912點完成。實際動筆時，你很快就會發現，這其實只是一個粗略的項目，其中還會涉及許多行動：上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室，這些你一眼看到就知道該做什麼的明確、可執行的行動，才是真正應該寫在待辦清單上的內容。把所有事情移出腦袋，讓自己心無旁騖做事缺乏詳細的行動規畫，執行起來就容易掛一漏萬，陷入忙碌、焦躁的狀態。當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時，就會帶來不良影響。艾倫強調，其實你的潛意識內，很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。只要你沒有把所有未完之事釐清，心有懸念會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到沒有壓力。因此，GTD的第二個重要觀念，就是把所有事情移出腦袋。艾倫表示，要讓自己無壓又有效率，首要任務就是把所有未完之事傾倒出來，不管大小、公私、清楚或只是個概念，全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當你知道自己已經掌握了所有事情，就會感到安心，也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。傳統時間管理系統強調由上而下，先找出大目標，再規畫中目標，最後落實為不同的細部行動。GTD則強調由下而上，不管大事、瑣事通通拋出來，不必按照輕重緩急安排程序，目的就是好好清理掉它們，以免事情變成懸念，干擾你的專注力，到最後沒一件事做好。這就是GTD最大的優點，也是GTD五大流程蒐集處理組織回顧行動設計的原理：首先，先把事情移出腦袋，不管大小全部放進工作籃中，讓自己不再心有所繫。再來，針對這些事務，判斷能兩分鐘內當下完成或無法兩分鐘內完成，把立即可以處理的處理掉，把無法立即處理的再區分為不做委派他人或自行處理。最後才針對需要自行處理的事務，逐一拆解成具體的下一步行動，放入待辦清單與行事曆所組合而成的提醒系統中，讓自己知道什麼時候該做什麼事。GTD的基本思維，可以歸納為筆記女王的手帳活用術作者林佩玲所說的一句話：把想到的事情寫下來，把寫下來的事情做完。不依靠大腦記憶，只透過清楚的外部系統，讓自己在面對龐雜的事務時，從不斷動腦變成只要動手，照著待辦事項清單一項一項來