万达宝ERP培训教材(系统管理部分).ppt

1 万达宝ERP培训教材 系统管理部分 2 本节内容 一 如何打开系统二 系统基本介绍三 创建公司四 设置用户五 整体管理工具六 系统其他基础设置 3 一 如何打开系统 可以通过两种方式运行系统 1 通过快捷方式使用程序 适合局域网内的用户使用 映射服务器上的共享目录到本地机器 直接运行X app ecom mac bat即可打开系统 优点 连接简单 速度快 稳定 不受第三方浏览器的影响 缺点 打开时需要载入大量文件 在局域网内可以忽略此缺点 4 2 通过浏览器登录程序 适合通过互联网使用系统的用户使用 1 通过IE打开http xxx xxx xxx xxx ecomapp login htm 2 单击上面连接 下载Java插件 并运行安装 3 单击下面的连接 下载本地资源使用权授予程序 并运行 5 4 在白色方框内输入xxx xxx xxx xxx ecomapp 其中xxx xxx xxx xxx是贵司ERPserverIP地址 然后单击 授予使用权 5 重新打开http xxx xxx xxx xxx ecomapp login htm输入用户名及密码使用系统 6 通过浏览器使用系统的优缺点 优点 连接方便 只要能上Internet就能随时随地打开ERP系统 缺点 需要安装插件 受第三方游览器的影响严重 而目前针对IE浏览器的各种插件非常多 所以如果浏览器不稳定 会严重影响ERP系统的正常运行 建议 1 在局域网内尽量使用快捷方式执行系统 2 服务器尽量不要安装不必要的软件 以降低风险 7 二 系统基本介绍 两种登录界面 8 成功登录后 将看到如下界面 菜单栏 快捷栏 编辑界面 模块 模块列表 9 操作界面说明 上款 Header 下款 Footer 10 几个小问题 1 系统支持多语言 如何在多语言之间进行切换 2 快捷工具栏中各个按钮都有什么样的功能 3 我常用某几个功能模块 打开他们经常要找很久 有什么便捷方法 4 具体模块操作界面中 下表栏位太多 可不可以像Excel一样 拆分窗格 呢 11 注意事项 1 模块菜单中看到的模块与用户权限有关 2 系统支持与Windows一致的快捷键操作 如Ctrl C是复制 Ctrl V是粘贴 3 具体操作界面中个栏位的位置是可调的 4 具体操作界面中蓝色栏位与黑色栏位有什么区别 蓝色是必输栏位 而黑色不是 12 常用快捷键 13 14 三 创建公司 J3T ERP是一个使用者友好的系统 它允许你创建多个公司 支持最多2个任意字符作为公司编号 可以是英文字母 数字等 可以创建的公司数量非常多 几乎是无限的 在系统什么地方可以创建公司呢 15 创建公司的界面 电话 传真 邮件地址 地址等信息将来会打印在正式文档页眉部分 16 17 创建公司的另外页面 公司标志也可以打印在正式文档的页眉部分 系统只支持JPG GIF两种格式的图片文件 问题 自定义栏位有什么用处呢 特别注意 公司创建后是不允许删除 18 刚刚创建了一家新的公司 仅仅输入了公司的基本信息 那么是不是该对公司进行一些设定呢 对 我们还需要对刚刚新建立的公司进行一些整体性的设置 而且这个设置非常重要 根据设定 以后具体业务功能也会有一些区别 有一些设定是当有交易发生后 就不允许更改了 所以需要慎重对待这个设定哦 19 必须设置本位币 基本的结算币种 公司整体结构设置界面 20 交易冻结期 交易冻结期是一个日期字段 它可以加强对会计数据 如 发票 记账凭证 输入的控制 当你和你的下属审计了某段时间的会计业务后 应该更新这个日期 对会计数据 任何人都不允许修改 删除 插入 交易冻结期 前的数据 非会计资料用的交易冻结期类似 例如 31 12 2001 被设置为交易冻结期后 任何人都不允许修改 删除 插入 31 12 2001 前的数据 在某个日期做完审计后 你可以冻结这个日期之前的数据 把它设置为交易冻结期 防止对数据进一步的操作 例如 2002年的财务报告提交后 你可以把31 03 2002设置为交易冻结期 这样就没有人能修改这些会计记录了 提示 如果你不清楚确切的交易冻结期 可以设置一个较早的日期 交易冻结期处理 21 问题 客户 供应商 产品这三个页面中需要输入的科目有什么作用呢 公司整体结构设置其他界面 22 23 公司贸易参数设置 注意 1 本界面的设置若已经勾选了 发生交易数据后仍可以取消 但是未勾选或取消勾选 一旦有交易单据 则不能再次勾选 2 客户料号是指客户对产品的编号 可能与本公司的产品编号不同 严格料号控制 表示对于同一产品 控制本公司产品编号对应的客户料号只能读取 客户料号表 中设置的料号 不能随意输入 24 公司财务参数设置 注意 1 本界面的设置若已经勾选了 发生交易数据后仍可以取消 但是未勾选或取消勾选 一旦有交易单据 则不能再次勾选 2 凭证科目来源 指能产生会计凭证的单据 其科目是取基础资料中设定的默认值还是需做单时临时手工输入 3 过账语言 指系统自动产生的凭证中 比如发票 过损益账得到的凭证 摘要内容的语言 25 四 设置用户 在万达宝ERP中有两个概念 使用者 用户 职员 大家明白它们的区别吗 使用者 用户 是由系统管理员设置的可以使用系统用户 它需要有自己的密码及系统管理员赋予的权限 职员是指贵司各部门真真实实的员工名称 它由名称及员工个人信息组成 主要用来标示单据的制作人 批核人 那么 如果每一职员都有一个自己专属的用户名 那么是否可以建立使用者与职员间的一一对应的关系呢 26 以上是使用者的基本信息 问题 1 保安组别的意义是什么 2 流程图首页又有什么作用呢 3 如何实现用户与职员的对应关系 设置用户基本资料 27 28 不同公司的用戶ID可以相同 不相同 如 公司用戶ID密碼AAMASTERXXYYZZBBMASTERXXXXXXCCMASTER123456DDMASTERXXYYZZ如果用MASTER 密碼XXXXXX進入時 则只能进入BB公司 如果用MASTER 密碼XXYYZZ進入時 则可以选择是进入AA公司还是DD公司 29 一个使用者的权限由三部分组成 模块权限 具体模块的权限 批核权限 能够批核哪些文档的权限 特别权限 能够发生哪些特殊交易的权限 下面我们先看如何设置模块权限 30 在左边的方框内打勾 表示这个用户能够使用对应模块 但是控制该用户在这个模块内能够做什么事的选项 则在右边 如图所示 则该用户拥有销售订的所有权限 如何给用户授予模块使用权限 31 考一考 按下图设置了用户权限 表示用户拥有哪些权限呢 32 当然 为了方便用户操作 系统提供了快速设置的功能 如何快速设置用户权限 33 请注意 在这个界面选择相应权限后 只会影响模块列表 下面粉色方框 内已经展开的模块 34 用户批核权限的设置 设置该用户能批核哪些文档 只需要选择对应方框就可以了 注意 所有批核权 部分批核权的区别 35 用户特别权利的设置 设置该用户拥有哪些特别权利 只需要选择对应方框就可以了 注意 所有权利 部分权利的区别 36 保安组别用来定义被编辑使用者是否是受限制使用者 在商业提醒中受限用户可以接收的提醒也会有限制 将在商业提醒模块进行详细介绍 37 创建用户是整个ERP上线最基本的工作 也是最重要的工作 ERP中的很多控制都是通过用户权限不同来实现的 希望能够认真对待用户的设置工作 仔细斟酌每一用户权限设置 NOTICE 思考 联系题 如何快速创建一个用户 提示 在系统中逐个授予权限与统一授予后逐个取消权限的工作量哪个大 38 五 整体管理工具 备份管理 审核追踪 在线用户管理 商业智能格式分配 万达宝ERP提供了自动备份功能 保证数据的安全 同时也为系统管理员提供了强大的用户管理和操作追踪的功能 39 点击 系统管理 整体管理工具 管理工作 可打开如下界面 1 备份管理 设置自动备份的时间 自动备份的资料是存放在服务器 如果需在另外的存储器上备份 建议定期手动复制备份 40 点击 系统管理 整体管理工具 审核追踪 可打开如下界面 2 审核追踪 审核追踪 可以精确查询用户在系统中所做的操作 41 点击 系统管理 整体管理工具 在线用户管理 可打开如下界面 3 在线用户管理 在线用户管理 可以对登录系统的用户进行统一管理 更新自动断线时间 超时设定 直接断开在线用户 42 点击 系统管理 整体管理工具 在线用户管理 可打开如下界面 4 商业智能格式分配 商业智能格式分配 将常用格式分配至有关用户 分配前需由管理员或用户先设置常用的商业智能格式 本模块可以方便普通用户使用 43 六 系统其他基础设置 批核设定 特别权利设定 更新版本设定 更新文件编号设定 商业提醒设定 未完成事项提醒设定 44 1 批核设定 J3T ERP是一个非常友好的系统 用户能够自定义哪些文件需要批核 哪些不需要批核 例如 销售订单需要批核 那么当保存销售订单时 系统自动将它标记为未批核 而当日记账处理中的记录不需要批核 当保存日记账处理记录时希望系统自动把它标记为已批核 这种需求就可以在批核设定功能中实现 45 单击 商务管理 文件批核设定 批核设定 就可以打开如下界面 将需要批核的单据勾选 需要批核 授予权限 按钮只有当 需要批核 被选择后才能使用 只直接授予哪些用户可以批核此类文件 这里的授权会更新到用户权限设置中 46 2 特别权利设定 公司日常运作中肯定会因为某些客观原因而存在一些不规范操作 例如 出货数量大于销售订单数量 进货数量大于采购订单数量 客户欠款已经到了最大过期日数 还能和该客户签订订单吗 在ERP系统中完全不允许这些不规范操作存在是不科学的 所以我们允许这种操作存在 但是要对它进行监控 在J3T ERP中 我们需要进行以下设置 以达到这个目的 1 设置哪些操作是不允许随便发生 要对其进行监控的 本节介绍内容 2 指定哪些用户能够执行这些操作 还记得设置用户时的特别权利吗 47 资料种类 表示该权利是用在哪个模块中的 特别权利 是指该权利的名字及说明 授予权利 是一个功能按钮 单击后可以对该特别权利进行授权 即授予某些用户该种特别权利 与 口令及系统控制 种设置特别权利效果一样 这里的授权会更新到用户权限设置中 单击 商务管理 文件批核设定 特别权利设定 就可以打开如下界面 48 3 更新版本设定 J3T ERP系统中的文件具有很高的可追溯性 当更新一条已经存在的交易记录时 你可能需要保留旧的交易记录 同时新纪录使用同样的文档编号 更新版本功能可以满足你的这个需求 然而 如果你只是想保证被编辑文档的安全性或者不需要保留文档的旧版本 你可以取消更新版本设定功能 49 单击 商务管理 交易编号设定 更新版本设定 就可以打开如下界面 对每一种文件的更新版本设定有三个选择 1 存储时选择 保存时系统弹出对话框 问用户是否更新版本 根据用户选择判断是否更新版本 2 需要更新版本 每保存一