【精品】计划营销操作指南.doc

【精品】计划营销操作指南 操操操作作作指指指引引引市场部年月编制目录 一、正常发票付款3- 91、需要录入市场费用合同的单据3- 82、不需要录入市场费用合同的单据8-9 二、预付款的录入10- 141、第一种预付操作流程(需要经过市场费用合同的预付)10- 132、第二种预付操作流程(不需要经过市场费用合同的预付).13-14 三、冲预付的录入14- 161、第一种冲预付操作流程(需要经过市场费用合同的冲预付) 152、第二种冲预付操作流程(不需要经过市场费用合同的冲预付)16 四、修改单据内容（如金额，单位名称等）17 五、市场部客户维护18 六、促销品入库指引19- 221、正常促销品入库流程19- 202、促销品入库预付款操作流程 213、促销品入库冲预付操作流程 227、系统操作流程图22- 241、正常付款操作流程图 232、预付款操作流程图 243、冲预付操作流程图25 一、正常发票付款（含转货款，不含预付） 1、需要录入市场费用合同的单据需要录入市场费用合同的广告小类电视、报纸、电台、户外广告、公交车、横幅、布幔、物料制作、售点制作、促销品非入库（小礼品）步骤一批文行录入点击“广告费用”“执行维护”“批文合同管理（行）”，进入批文文档管理（行），如下图 1、选择批文头表，点击“”查询出要录入批文行的批文头，在批文行表中录入广告大类、广告小类、金额、预付类型、预付金额； 2、保存后,点击“”（鼠标停留在“”上数秒，在鼠标旁边显示“”）提交批文；注上图右手有关周期的很多信息，请中心操作人员学会阅读。 步骤二市场费用合同的录入点击“广告费用”“执行维护”“市场费用合同”，进入行金额，中心可自行修改，原则是不超批文头金额和已录合同金额市场费用合同录入，如下图 1、点击“”，选择合同版本，开始录入一条新的记录，录入营销中心、供应商、银行信息、区域和付款方式； 2、合同行的录入录完合同头后，点击下面表格，点击“”，分别录入单据类型、批文编码、广告小类、单价、数量、附件费用、金额、预付金额； 3、合同的版本是固定的，如果固定版本上没有你所需要的条款，请在备注中添加； 4、合同审核送审时会弹出窗口提示是否真的要送审，如果是，才送审，送审后就不能进行修改； 5、转执行单按转执行单按钮后，系统会在执行单维护生成所转的记录； 6、按“打印机”图标，可直接打印合同； 7、合同查询可按批文号进行查询，也可按按录入日期等条件查询；提醒在行与头的录入过程中，无经验判断其信息是否录入完整时，请点击“保存”按钮，系统将提示保存成功，或有缺失信息还需要填充，请按系统提示来继续操作即可。 步骤三执行单维护点击“广告费用”“执行维护”“执行登记维护”，进入执行登记维护，如下图 1、在市场费用合同界面成功转为执行单后，进入执行单维护界面，按条件筛选择，可查询到系统自动生成执行单，对执行单进行审核后，便可生成发票。 2、需要扣款的单据，可在生成发票后，按“扣款”按钮，输入扣款金额和选择原因后，系统会自动生成相对应的扣款金额和发票号；提醒在执行单维护中查询需要审核的单据时，最好是一转执行单后，马上到执行单维护处，以日期查询最为方便快捷。 如果是分期付款，可按合同金额查询。 需要打入多个账户的报账，可以从执行单据为银行信息步骤四发票匹配（新增模块）在“执行单管理”中切换至“发票匹配”界面，如下图 1、此功能用于将系统发票号与实际发票号进行匹配，点击“”，输入实际发票编码，实际发票金额、中心编码，供应商编码后保存 2、点击“刷新”按钮，系统自动调出系统发票号，选出所需要匹配的发票号，输入匹配金额，点击“匹配”，完成发票的匹配操作。 需要匹配的金额需要填写到现匹配栏里步骤五单据打包（需要在财务包里打包）在“执行单管理”中切换至“单据打包”界面，如下图切换到“发票匹配”页面 1、生成单据包点击“”，选择营销中心和包生成日期后保存，系统自动生成新的单据包号，保存后可按“添加发票”按钮，添加新的发票，添加发票要求将扣款的发票号与原合同转执行单的发票并列打在同一包里。 “清除发票”按钮的作用是将已添加进包的单据，从包中清除并可重新添加到其它包中。 2、调出单据包对已定义的单据包，要查询其所添加的发票，则按调出单据包。 提醒在选择营销中心时，请注意所要打包单据的批文出处，如批文由片区资源出费用，营销中心应选择“*片区”，而不是“*中心”，否则无法找到你所要添加的发票。 步骤六打印付款单点击“广告费用”-“费用报表”-“付款单打印”，如下图切换到“单据打包”页面 1、点击“”，选择付款方式、营销中心、所要付款的供应商后保存。 2、点击“选择单据”，选择需要打印的发票号，选择“打印单据”，系统自动调出所要打印的付款申请单，付款单中还将显示出发票明细，明细信息包括合同编号，批文编号，执行单号，发票号，数量，单价，其它费用，金额，包号。 2、不需要录入市场费用合同步骤一批文行的录入与正常付款中批文行的录入一致步骤二执行单维护在录完批文行后，直接进入“广告费用”“执行维护”“执行登记维护（新）”，点击“”，填入相应信息，保存后提交审核，生成发票即可。 步骤三发票匹配（新增模块）与第1种方式发票匹配操作一致步骤四单据打包与第1种方式发票单据打包操作一致步骤五打印付款单与第1种方式付款单打印操作一致 二、预付款录入预付款分两种情况第一种是经过市场费用合同录入的预付款，第二种是不经过市场费用合同录入的预付款。 除推广备用金和个人借款走第二种流程外，其他的预付款申请走第一种流程。 1、第一种预付款操作流程步骤一批文行的录入录入方式与正常发票付款批文行录入操作相同，须要注意的是需要办预付款的单据，须在批文头和批文行中对预付款金额进行录入。 如下图步骤二市场费用合同录入录入方式与正常发票付款合同录入一样，只是增加录入预付金额。 对预付金额不是100%的单据，在合同具体内容录入中要分行录请输入预付金额入，如按50%、30%、20%付款，在合同行中分别录入50%、30%、20%三个金额，即三条批文行；合同审核转执行单通过后，需要预付的单据系统会自动生成两条记录，一条是预付申请单，一条是冲预付申请单；步骤三预付申请维护点击“广告费用”“执行维护”“预付申请维护（新）”，进入预付申请维护（新），如下图 1、进入该界面后，选择按批文号或金额筛选出上一环节需要的预付单据；（注意不用重新录单，只需选择） 2、点击“审核”按钮完成审核后，再按“生成单据”按钮，生成预付单号。 步骤四单据打包操作与正常发票付款单据操作基本一样，有一点区别是在按“添加发票”前，须按页面切换到“付款单”页面后，再按“添加发票”步骤五打印付款单操作步骤与正常付款单打印基本一致，只是进入付款单打印管理后，在预付合并打印界面中操作。 切换到“付款单”页面后再按“添加发票” 12、第二种预付款操作流程步骤一批文行的录入录入方式与正常发票付款批文行录入操作相同，须要注意的是需要办预付款的单据，须在批文头和批文行中对预付款金额进行录入。 步骤二预付单申请维护点击“广告费用”“执行维护”“预付申请维护（新）”，进入预付申请维护（新），如下图预付款打印请点击“预付合并打印“ 1、预付款基本信息录入、点击“”，录入付款单类型、营销中心、选择批文行号（批文必须要已经审核），选定批文号后自动带出批文编号、广告类型、周期、可预付金额（批文文档管理中录入），录入供应商号、选择付款条件、付款周期、付款方法、付款日期、申请金额、银行账号等信息，并保存。 2、点击“”审核；审核后不能再做修改。 点击“”，系统自动生成财务单；步骤三单据包与第一种预付操作流程一致步骤四打印付款单与第一种预付操作流程一致 三、冲预付单操作 1、第一种预付冲预付操作流程步骤一进入执行单维护 1、进入执行单维护处界面，按筛选出需要冲预付的单据后，选择付款单号信息； 2、按“”键，点击“”，系统自动生成执行发票。 提醒付款单信息，系统会显示付款单号、可冲金额及可执行金额。 图片演示步骤二单据打包操作与正常付款单据操作一致。 步骤三打印支出申报单与打印正常付款申请单操作方式相同，只需选择支出申报单页面付款单号凭证类型是“发票冲预付 2、第二种预付冲预付操作流程步骤一进入执行单维护 1、点击“”新建一条记录，发票类型选择“发票冲预付”，付款单号信息也需要选择，其它数据按正常录入，未录入信息在存盘时，系统会提示要求录入，如下图 2、按“”键，点击“”，系统自动生成执行发票。 步骤二发票匹配与正常付款发票匹配操作一样。 步骤三单据打包操作与正常付款单据操作一致。 步骤四打印支出申报单操作与第一种冲预付方式一致。 凭证类型请选择发票冲预付 四、修改单据内容（如金额、单位名称等）步骤一发票取消点击“财会管理”“应付”“单据包”中的大拇指按钮，如下图 1、当单据内容录入错误，需要取消发票时，请按键筛选所需取消发票的包名称，点击小拇指按扭，再选择单据和取消原因后，完成发票取消，单据回归到执行单已审核状态。 2、回到执行单推护处，筛选需要修改内容的单据号，按取消审核按钮，如单据从合同中转执行生成，此时需删除执行单，回到合同处取消审核后，方可修改合同内容，重新审核和转执行单。 如单据是直接在执行单中录入的，便可在取消审核后，直接在执行单维护界面修改。 步骤二进入执行单维护筛选出需要修改的单据，取消审核，取消执行单；步骤三进入市场费用合同录入筛选出需要修改的单据，取消送审，后便可修改合同录入内容；发票取消按钮 五、市场部客户维护（新建或修改银行信息）点击客户管理图标，进入市场部客户维护界面，如下图 1、点击“”键，新建一条记录，在“客户群”页面中录入客户编码、客户名称、所在地区、供应商、经营主体后，按保存键； 2、在“供应商”页面选择“广告商”。 3、在“银行信息页面”录入开户行和名称。 4、供应商编码规则g+营销中心编号+广告类型编码+4位流水号广告类型编码01代表电视，02代表报纸，03代表广告公司，04代表经销商，05代表个人。 （按顺序往下编写） 5、中心推广备用金户的建立规则g+营销中心编码+05+4位流水号，并请选择供应商类型为广告商选择供应商选择广告商 六、促销品入库指引: 1、正常促销品入库流程步骤一批文行录入与正常付款中批文行的录入一致步骤二采购订单录入先切换职责和主体，职责切换为“S.中心促销品管理”，如下图进入系统后，进入“库存管理”界面，如下图点击“采购订单录入”图标，如下图 1、点击“”，分别录入单据类型、营销中心、收货仓库、供应商、价格列表、批文号、广告大类、广告小类、规格尺寸、制作材料等信息并保存；行的录入，点击“”，分别录入商品编码、描述、单位、价格、数量等信息并保存，未录入信息存盘时，系统会提示要求录入； 2、送审订单，送审时会弹出窗口提示是否真的要送审，如果是，才送审，送审后就不能进行修改，由总部片区财务审核后，系统将自动转成执行单。 步骤三执行单登记维护职责更换回“S.市场费用总部主管(特批)”，主体更换回“营销公司（主体）”。 进入执行单登记维护界面，按条件筛选，可查询到系统自动生成的执行单，对执行单进行审核后，便可生成发票。 步骤四发票匹配与正常付款发票匹配操作一样。 步骤五单据打包操作与正常付款单据操作一致。 2、促销品入库预付款流程步骤一批文行录入录入方式与正常发票付款批文行录入操作相同，须要注意的是需要办预付款的单据，须在批文头和批文行中对预付款金额进行录入。 步骤二采购订单录入与正常促销品入库录入一样，只是增加录入预付金额。 送审订单，经总部片区财务审核后，系统自动转执行单，需要预付的单据系统会自动生成两条记录，一条是预付申请单，一条是冲预付申请单。 步骤三预付申请维护进入预付申请维护界面，按条件筛选，可查询到系统自动生成的执行单，对执行单进行审核后，便可生成单据，生成