公民教育活动资助计划.doc

公民教育活动资助计划 xx-11?公民教育活動資助計劃使用撥款守則目?1.使用撥款守則2.附件I活動計劃內容/收支預算修改申請表3.附件II邀請委員出席獲資助活動表格4.附件III?加者意?調查問卷5.附件IV?加者意?調查綜合報告6.附件V活動報告7.附件VI收支報告8.附件VII收支報告樣本9.附件VIII報價紀?表10.附件IX單據樣本11.附件X公布獲資助活動計劃的收支報告xx-11?公民教育活動資助計劃使用撥款守則1.引言1.1.公民教育委員會（下稱委員會）推?公民教育活動資助計劃的目的，是鼓?社區組織舉辦活動，推廣公民教育。 於xx-11?，委員會撥款資助以確?積極人生共建健康家庭為主題的活動。 此外，委員會亦預?部分資源，撥款資助以推廣社會核心價值的活動，包括 (一)國民教育或推廣基本法、 (二)維護法治精神及社會公義、 (三)人權教育、 (四)道德教育，或其他與公民教育有關的一貫重要課題。 1.2.除?委員會的資助外，是項計劃亦獲華人永遠墳場管?委員會的慈善捐款資助。 1.3.團體如接納委員會xx-11?公民教育活動資助計劃的撥款，必須遵守本守則內的各項規定，並簽署保證人承?書及撥款接納書。 團體於簽署撥款接納書時，可同時申請總撥款額百分之五十作為活動計劃的預支撥款。 1.4.保證人承?書應由團體負責人簽署。 團體負責人負責監管活動計劃的推?，一般應為下?人士(a)如團體根據法?的第151章社團條?註冊，團體負責人一般應為社團的幹事(?社團條?第5條)；(b)如團體根據法?的第32章公司條?註冊，團體負責人應為公司董事；(c)如團體根據法?的第279章教育條?註冊，團體負責人應為學校的校長。 1.5.撥款接納書應由活動負責人簽署。 活動負責人負責推?活動計劃，及填寫有關活動的各項報告，並為秘書處與團體之間的?絡人，團體只可委派一位職員擔任活動負責人，以避免混?。 -22.活動計劃2.1.活動計劃內獲資助的活動項目必須於xx?4月至xx?1月期間進?及完成。 2.2.活動計劃須為非牟?性質，並在本港進?，亦?可作政治、宗教、商業、或個人宣傳用途或作為團體的籌款活動。 2.3.活動計劃?能是純為個別學校學生舉辦的校內活動。 但如有家長?與，或由多間學校合作或惠及其他市民的活動，則可予資助。 如屬?校活動，須於活動報告內?明?與學校的名稱，供委員會?考。 2.4.活動計劃內容須保持客觀，並且符合事實。 撥款必須以符合經濟原則的方法妥為運用，以求達至最高成本效益。 2.5.團體如擬與其他機構合辦/協辦活動計劃，或接受其他機構/商品贊助，必須事先知會委員會，否則委員會有權撤銷撥款。 但無?在任何情況下，團體均?得接受煙草公司或?酒公司贊助。 2.6.在一般情況下，團體在舉辦獲委員會資助的活動項目時，?宜一併舉辦其他活動。 如有需要一併進?，團體必須事先以書面徵求委員會同意。 2.7.因應獲資助活動而出版刊物或/及影音製作，?可作販賣用途。 團體亦必須確保製作內容並無侵犯他人版權或知?產權。 ?製作擬包含或使用屬於他人版權的素材，團體必須事先徵求版權擁有人的許可。 2.8.因應個別活動計劃的撥款?源（詳?委員會致團體的撥款通知書），團體必須在活動的所有宣傳品/刊物，註明鳴謝贊助字樣及委員會標誌，並應放在宣傳品/刊物的顯眼位置（如撥款?源為公民教育委員會，鳴謝字樣為公民教育委員會贊助，如撥款?源為華人永遠墳場管?委員會，鳴謝字樣則為華人永遠墳場管?委員會贊助及鳴謝公民教育委員會）。 團體可登入委員會網頁.cpce.hk/cpscheme.htm，下載公民教育委-3員會標誌使用。 至於華人永遠墳場管?委員會標誌，則可發電郵至donationbmcpc.hk?取。 如因場地所限未能顯示宣傳品，團體亦應在活動開始時向?加者?明活動是透過公民教育活動資助計劃獲得資助，以及撥款?源為公民教育委員會或華人永遠墳場管?委員會。 2.9.團體必須在活動的所有宣傳品/刊物/展覽中，註明或聲明本宣傳品/刊物/展覽僅代表主辦機構之?場。 2.10.如活動項目涉及製作食品，團體必須確保食品質素及衞生，就食品的製作過程、運送及貯存作出適當的安排。 2.11.委員會?會為獲資助活動計劃引致的?償、要求及法?責任承擔任何責任，團體應就所舉辦活動購買公眾責任保險。 3.?改活動計劃內容3.1.團體應按照申請本資助計劃時遞交的計劃書內容，推?獲資助的活動計劃，活動的支出亦應按照計劃書的收支預算（包括件?及單價）申?撥款。 3.2.團體如擬修改活動計劃內容，包括修改活動形式、舉?日期、增加或刪減某部分活動項目、修改活動收支預算等，必須事先以書面徵求委員會同意，並解釋原因，否則委員會有權撤銷撥款。 有關申請須由活動負責人簽署及團體蓋章核實，並以傳真送交委員會秘書處審閱。 團體亦可?用附件I的活動計劃內容/收支預算修改申請表，提交有關申請。 3.3.團體如在活動籌辦期間決定終止活動計劃或活動計劃個別項目，必須盡快以書面通知委員會，並解釋原因。 除非委員會接受所提供的?由，否則?會發還團體在籌辦有關活動時已支付的費用。 如委員會認為活動終止是因團體疏忽所致，委員會將?會發還任何款項。 3.4.活動負責人或團體負責人如有變?，團體須以書面通知委員會。 -4原負責人有責任向接任之負責人交代一?收支帳項及已完成或未完成的各項活動詳情。 接任之團體負責人必須重新簽署保證人承?書。 團體可登入委員會網頁，下載保證人承?書。 4.委員會委員出席活動的安排4.1.委員出席獲資助活動的目的，是?解活動的進?情況，並就活動安排給予意?，獲資助團體必須按下?程序邀請委員出席活動。 4.2.委員會將在獲資助活動項目中，揀選出席一項或多項活動。 秘書處將另函通知各團體有關詳情。 4.3.團體必須在委員會已揀選的活動項目舉?星期前，填妥邀請委員出席獲資助活動表格（附件II），並以傳真方式送交委員會秘書處以作安排。 4.4.在時間許可的情況下，委員將出席活動，以評估活動成效，並就活動安排提供意?。 如委員答允出席，委員會秘書處將提供該委員的?絡資?予團體，以?作出細節上的安排。 無?委員是否出席活動，秘書處均會於活動舉?前以書面通知團體有關結果。 4.5.如有關活動項目的舉?日期、時間或地點等有所?改，團體必須盡早通知秘書處或已答允出席該項目的委員。 4.6.因應?政公署的建議，除?委員將出席獲資助活動外，民政事務局亦會委派職員實地視察活動的舉?情況，而?另?通知，以加強監察。 5.?加者意?調查5.1.團體必須將委員會擬備之?加者意?調查問卷（附件III）複印足夠?（可用環保紙及縮印），於活動舉?期間派發予?加者填寫及收回。 如活動計劃包含多個?同項目及對象，團體應在個別項目舉?期間，分別派發問卷予?加者填寫及收回。 -55.2.根據收回之問卷，團體須填寫一份?加者意?調查綜合報告（附件IV），交回委員會秘書處。 團體如因特殊?由未能將問卷派發予?加者填寫，請在綜合報告上?明。 5.3.團體請保?所有收回的問卷，直至委員會秘書處完成審核活動報告/發放剩餘撥款。 如有需要，委員會將要求團體提交所有收回的問卷查閱。 6.活動分享會6.1.活動完成後，委員會或會?絡獲資助團體，邀請活動?加者出席本資助計劃的分享會，分享會內容包括活動籌備工作、內容簡介、?加者感受及得着。 7.活動報告7.1.活動完成後，活動負責人須填寫活動報告（附件V），詳盡報告活動的舉?情況及評估其成效。 7.2.活動報告必須夾附各個活動項目的實況記?，如相片、?影帶或視像光碟，以及有關的宣傳物品如海報及刊物等。 活動相片須貼在A4紙上，亦可以相簿或電腦光碟儲存，並必須加上附註?明相片內容。 7.3.團體如未能提供活動項目的實況記?，因而?委員會無法核實活動的確實舉?情況，委員會有權撤銷對該項目的撥款。 7.4.活動報告將存放於公民教育資源中心，供公眾人士?閱。 請團體確定活動報告及其附件均無敏感性內容，可供市民?閱。 8.收支報告8.1.活動完成後，活動負責人亦須填寫收支報告（附件VI），詳?活動預算及實際支出，收支報告樣本?附件VII。 團體?勿自製或修-6改收支報告的格式。 8.2.活動支出須按照獲准撥款的預算分?實報實銷。 8.3.經填妥的收支報告，如有任何修改，活動負責人應在旁簽署確認。 8.4.經委員會議決並於撥款通知書附上的收支預算中註明?獲資助或調低資助額的項目，或在資助計劃章程已有訂明資助上限的個別支出項目，?能作出?改，團體亦?能使用其他項目的餘款，投放在這些項目。 委員會保?撤回存疑項目款額的權?。 8.5.於xx?4月1日之前或xx?1月31日之後的活動支出（依單據日期），?能申?撥款。 ?過，在非常特殊及無可避免的情況下，撥款可用於資助團體為租用場地而在xx?4月1日前支付的按?，但租用場地的日期必須在xx?4月1日至xx?1月31日期間。 8.6.用於購置器材、傢具、嘉賓紀?品、?加者制服及支付經常性開支（如員工薪酬等項目），?能申?撥款。 因應上文第2.2項規定活動計劃須為非牟?性質，團體在使用內部資源籌辦活動時，亦應注意下?事項(a)如活動的導師由主辦團體的員工擔任，有關支出一般會視為員工薪酬；及(b)活動如在主辦團體的服務中心或辦事處舉?，一般?應涉及場地租用支出。 如團體使用同一機構下另一單位的場地舉?活動，並需給予場地租用費，則團體需提供該單位發出的場租收據。 8.7.如個別活動項目的程序物資/活動物資/雜項獲委員會資助，只應用作支付舉辦該活動項目的合?直接開支。 在一般情況下，購買小食或?點（適?飲品除外）?能視作為程序物資/活動物資/雜項，雜項亦?可包括已於活動計劃書中?出的支出項目。 8.8.所有日營、宿營或訓?營的營費及膳食費均只會獲委員會資助預算開支或實際開支的50%，以較低者為準，?子如下申請書預算支出10,000元委員會撥款5,000元(50%)-7?子一實際支出較預算支出為低實際支出4,800元獲委員會資助額4,800元*50%=2,400元5,000元8.9.團體如採購大額物品或服務，必須按照下?指引?取報價，否則，團體須提供書面解釋(a)凡單項採購價值超過1,500元的物品或超過9,000元的服務，在?實可?的情況下，活動負責人員應邀請至少?名服務供應商提交報價，並提交有關邀請證明；(b)凡單項採購的物品或服務價值超過15,000元者，須邀請至少五名服務供應商提交書面報價，並提交有關邀請證明；(c)單項採購表示購買一項或一張單據購買多項物品或服務；(d)一般應接納最低的報價；(e)團體應把所有報價記?在報價紀?表（附件VIII），於申?撥款時?同該項採購有關的報價單正本及支出收據提交委員會秘書處，以供審核；(f)團體如未能遵照規定，又或者在?正常情況下短時間內重複採購採辦相同或相?物品服務，應在報價紀?表作出解釋。 倘委員會認為?由?充分，將拒絕支付有關費用；(g)如負責採購物品或服務的人士或活動負責人與供應商或承辦商有任何?益關係，必須申報並須在報價紀?表的備註?內註明。 8.10.所有獲資助項目的支出須附收據正本，單據樣本?附件IX，並請注意下?事項(a)有關收據必須依次貼在A4紙上(可用環保紙)，並加編號。 如活動有?項，收據編號應為1.1，1.2，1.3.；2.1，2.2，2.3.，如此?推；-8(b)如收據為感熱紙單據，請先?把單據影印，並把單據正副本一併交回；(c)每張收據須由活動負責人簽署及團體蓋章核實；(d)收據必須?明供應貨品或提供服務的公司名稱、支出用途、日期（包括?、月、日）及?額等。 如收據上的字體過於潦草，請以正楷註明；(e)如收據只?出?額（?如超級市場發出之收據）或發票號碼，請旁?支出項目及用途，並?同發票一併呈交；(f)支出必須以港幣為計算單位，如個別開支是以其他貨幣支付，請附上兌換貨幣的匯?單據，否則，有關支出的港幣?額將按政府庫務署所提供的匯?計算；(g)發貨單、報價單、銀?戶口存款單/月結單或發票均?被接納為申報發放撥款的證明文件；如供應商未能提供收據，請在單據上註明該公司並無其他收據，此單為正式收據，並由團體負責人加簽作實；(h)沒有正式收據的支出，?如義工津貼或導師費，請用白紙詳?支出項目、?額、日期及用途，並附上收款人簽收款項證明；(i)所有?費支出必須註明日期、?程及用途；(j)所有影印費的單據必須註明影印的物品及?。 如影印?超過50份，請同時遞交有關物品的樣本。 (k)團體如未能按照上述守則遞交收支報告及單據，延誤秘書處的處?程序，委員會將撤銷有關細項的撥款。 9.遞交報告期限9.1.團體必須於活動完成後一個月內或xx?1月31日或之前（以較早者為準），遞交下?報告及文件予委員會秘書處(a)活動報告一式?份（附件V）(b)活動相片及宣傳品樣本(c)收支報告一式?份（附件VI）(d)活動單據、報價單及報價紀?表（附件VIII）(e)?加者意?調查綜合報告（附件IV）所有附件可於委員會網頁下載。 -99.2.團體如擬在xx?1月份舉辦獲資助活動項目，有關報告亦必須在xx?1月31日或之前交抵秘書處。 上述限期將?會延遲，請團體在訂定活動日期及編排工作時多加注意。 9.3.團體如未能於指定日期前提交上述資?，或未有按上述守則填報活動報告及收支報告，延誤委員會秘書處之處?程序，委員會將會撤銷撥款。 在此情況下，團體須將已收取的預支撥款悉?歸還。 9.4.團體所遞交的各項報告及收據概?發還，請預先影印副本存檔。 10.申請發放剩餘撥款/退還未用的預支撥款10.1.委員會秘書處於審閱團體提交的各項報告，以及核實團體舉辦活動及使用撥款均符合本守則的各項規則後，會安排發放活動的剩餘撥款。 10.2.如活動的實際支出較團體已收取的預支撥款為少，團體應退還未用的款額。 因應個別活動計劃的撥款?源，該筆款項須以註明香港特別?政區政府或華人永遠墳場管?委員會為抬頭人的劃線支票或銀?本票，在委員會秘書處完成審核收支報告及確實退款?額後十四天內遞交。 11.向外發布獲資助活動計劃的收支報告11.1.因應?政公署的建議，團體須就獲委員會資助5萬元或以上的活動計劃，向外公布該活動計劃的收支報告。 11.2.團體須於秘書處完成審核收支報告後的?個月內，填妥附件X的公布獲資助活動計劃的收支報告，並透過團體的布告板、網頁、定期通訊、辦公室或其他可供一般公眾查閱的地點向外公布，為期最少一個月。 11.3.團體須提交向外公布收支報告的證明（如相片、網站地址或通訊副本