中石化合同管理系统使用情况.ppt

合同管理系统介绍 2011年3月 用户名 admin 密码 chjoapass 培训内容 合同整体介绍合同订立审批承办人员操作审批人员操作专职合同管理员操作合同支付审批承办人员操作审批人员操作财务人员操作 培训内容 合同销号承办人员操作专职合同管理员操作合同查询合同统计 培训内容 系统使用前做的准备合同小工具 在使用合同管理系统之前 首先登陆催化剂分公司OA系统 在系统首页的 企业策划部 栏目中下载该工具 下载后点击运行即可 如下图合同文本打印的工具 只适用专职合同管理员 由机关专职合同管理员给各个分 子 公司专职合同管理员进行分发 获取到该工具后双击安装即可 文件名 indidocx exe 合同整体介绍 合同整体介绍合同系统登陆系统首页待办事宜委托办理合同文本合同档案合同信息查看合同流程 合同整体介绍 合同系统登陆在浏览器输入进入合同管理系统 用户名 密码同催化剂分公司办公自动化系统 系统整体介绍 系统首页 系统整体介绍 待办事宜待办事宜查看的两种方式 首页面查看和业务办公区查看 首页面查看 单击红色框中的待办事宜相应的文件查看 查看全部待办文件 单击紫色框中的倒三角 系统整体介绍 待办事宜第二种方式是进入业务办公区单击左侧导航 我的工作 待办事宜 单击 更多 查看所有 合同整体介绍 委托办理在合同管理系统中 审批人员由于其他原因不能办理事务 可以委托其他人员进行办理 具体操作是进入业务办公区左侧导航 我的工作 委托办理 单击 新建 选择被委托人 合同整体介绍 委托办理在委托办理时可以把个人事务全部委托或者部分委托 具体操作是 输入委托条件即可 比如 流程名称 包含 采购合同 可以把个人事务根据具体条件委托给多个人进行处理 合同整体介绍 合同文本合同文本中按照类别储存合同示范文本 用户可根据合同文本名称查询合同文本 在起草合同时从合同文本目录列表中选择相应合同文本 合同整体介绍 合同文本在合同文本列表中点击可进入示范文本查看具体内容 合同整体介绍 合同档案合同档案存放归档后的合同信息 包括合同订立审批 支付及销号信息 系统默认在原合同管理数据库保留1年 归档后需要在合同档案库进行查看 由合同档案管理员对履行完成的合同进行 归档操作 单击左侧导航的 合同档案 合同档案库 进入合同档案库 点击左侧档案树可以按照类别进行查看 单击相应要借阅的档案 进入借阅界面 合同整体介绍 合同档案点击 借阅 按钮 填写借阅天数系统自动生成应还日期 保存后 借阅单提交到管理员处 合同整体介绍 合同档案管理员审批通过后 在 借到档案 可以看到已经借阅到的合同档案 进入后单击相应的档案进行查看 合同整体介绍 合同档案如果查看完文件可以对已经借到的档案进行归还 在 借阅单 中 进入已借档案 点击 归还 按钮 档案文件归还到管理员处 如果不归还 在归还时间系统会自动将阅读权限收回 合同整体介绍 合同信息查看合同审批通过后 会生成一条合同的记录 记录合同的执行的状态 可通过点击合同审批 合同信息查看 合同整体介绍 合同流程图 如非示范文本权限内合同流程图 可以通过点击页面中的 流程图 进行查看当前审批流程 培训内容 二 合同订立审批1 承办人员操作 1 承办人员操作 合同订立审批 合同订立审批流程图 采购合同 示范文本 1 承办人员操作 合同订立审批 合同订立审批流程图 采购合同 非示范文本 1 承办人员操作 合同订立审批 合同订立首先以承办人员身份登陆合同管理系统 点左边导航的 合同订立 再点 起草合同 承办人员按照规定的条目起草合同 在合同起草时首先选择是否采用标准文本 选择对应的合同类别 示范合同文本和审批流程 1 承办人员操作 合同订立审批 合同订立进入合同审批表后 填写表内相关信息 点击 获取编号 获取合同编号 1 承办人员操作 合同订立审批 合同订立如果是采购类的合同 需要到ERP中获取数据 这是需要点击 获取PO采购订单 按钮 获取ERP中采购订单相关信息 1 承办人员操作 合同订立审批 合同订立在弹出对话框中 显示的是您所在公司下的采购订单列表 在当前列表中选择一个采购订单 确定后ERP中的PO采购订单信息自动带入合同审批表中 1 承办人员操作 合同订立审批 点击 确定 后PO采购订单数据自动传输到合同审批表中 如下图 1 承办人员操作 合同订立审批 合同订立如果是示范文本 填写好信息后 点击左上方 用示范文本创建 按钮 系统自动将审批单中填写好的要素传入文本中 1 承办人员操作 合同订立审批 合同订立如果是非示范文本 把电子版合同文本或扫描件通过附件上传方式把合同文本上传到合同审批表中 1 承办人员操作 合同订立审批 合同订立确认无误后 点击 提交 系统按照事先定制好的流程发送给下一处理人 也可以点 保存退出 保存当前合同信息 不进行提交操作 1 承办人员操作 合同订立审批 合同修改合同被审批人员驳回后 承办人员根据修改意见进行修改 修改完成后重新进行提交操作 1 承办人员操作 合同订立审批 合同废弃如果在审批过程中审批人将合同的审批驳回到合同承办人处 并且标明合同应该废弃 那么承办人应点击 废弃 按钮 将该文件废弃 培训内容 二 合同订立审批2 审批人员操作 2 审批人员操作 合同订立审批 合同审批审批有如下步骤进入待审批文件处理正文 附件确认审查要素填写审批意见驳回提交下一环节审批人说明 审批人员包括以下人员专 兼职合同管理员 承办部门负责人 合同管理部门负责人 财务部门负责人 会签人员 分管领导 经理 2 审批人员操作 合同订立审批 进入待审批文件点击左侧我的工作 待办事宜 显示所有需要办理的信息 点击后即可进入需办理的文件 点击 更多 可以查看所有需要办理的文件 2 审批人员操作 合同订立审批 处理正文 附件在待办事宜中进入合同审批单查合同的相关信息 点击附件 查看附件的具体内容 2 审批人员操作 合同订立审批 合同审批确认审查要素在审批单中确认自己对应的审查要素 指定某个环节审查要素 职责清晰 指定某个环节审查要素 职责清晰 分屏显示审查要素和合同正文 2 审批人员操作 合同订立审批 合同审批填写审批意见处理完毕后 点击审批意见 进入批示意见页面 输入您的审批意见 2 审批人员操作 合同订立审批 合同审批驳回如果觉得合同有问题 需要重新修改 点击 驳回 按钮 驳回到起草人处 2 审批人员操作 合同订立审批 合同审批提交下一环节审批人如果各项都处理完毕后 单击页面右上方的 提交 按钮 进入下一环节确认页面 点击 确定 系统自动提交给下一环节的审批人 至此审批过程结束 培训内容 二 合同订立审批3 专职合同管理员操作专职合同管理员负责非示范文本合同的审核 负责合同文本的清稿 固化 打印 完成PO采购订单的审批 3 专职合同管理员 合同订立审批 清稿在 专职合同管理员打印 这一环节 需要对流转审批的文件进行清稿 将正文中的痕迹进行清除 生成正式的合同正文 由专职合同管理员点击控件中的 清稿 按钮 进行操作 清稿后 系统将保留带痕迹的文件 3 专职合同管理员 合同订立审批 合同固化清稿后 点击 合同固化 按钮 进行合同的固化 并将固化的文件传入到服务器中 3 专职合同管理员 合同订立审批 标红合同正文为了合同正文的安全 只有将合同正文标红 才能进行水印文件的打印 选中清稿后的合同正文 点击 标红 按钮 将合同正文标红 3 专职合同管理员 合同订立审批 打印水印合同文本双击已标红的附件 即可看到水印 使用word打印功能打印含水印的合同 带有水印的文件不能上传到系统中 3 专职合同管理员 合同订立审批 PO采购合同审批如果是采购类的合同 在专职合同管理员打印环节 需要点击 PO采购合同审批 按钮 将审批状态写入ERP中 用来标识合同审批已经通过 3 专职合同管理员 合同订立审批 合同委托书在 专职合同管理员打印环节 可以进行合同委托书的打印 点击 打印委托书 在弹出页面可以对事先发布的委托书进行打印 说明 每份合同对应一份合同委托书 培训内容 三 合同支付审批1 承办人员操作 1 承办人员操作 合同支付 合同支付流程图 采购合同支付 1 承办人员操作 合同支付 点击左侧导航栏 合同支付 的 办理中 点击右上方 新建 按钮 出现 合同支付单创建首选项 选择合同编号 确定 1 承办人员操作 合同支付 在具体合同支付申请单中 单击 获取编号 按钮 系统自动将合同信息带入合同支付单 1 承办人员操作 合同支付 进入合同履行与结算申请表后 填写合同的资金申请 培训内容 三 合同支付审批2 审批人员操作 2 审批人员操作 合同支付 进入待审批文件点击左侧我的工作 待办事宜 显示所有需要办理的信息 点击后即可进入需办理的文件 点击 更多 可以查看所有需要办理的文件 2 审批人员操作 合同支付 处理正文 附件在待办事宜中进入合同支付审批单查合同的相关信息 查看附件的具体内容 2 审批人员操作 合同支付 填写审批意见处理完毕后 点击审批意见 进入批示意见页面 输入您的审批意见 2 审批人员操作 合同支付 驳回如果觉得合同支付有问题 需要重新修改 点击右上方 驳回 按钮 驳回到起草人处 2 审批人员操作 合同支付 提交下一环节审批人如果各项都处理完毕后 单击页面右上方的 提交 按钮 进入下一环节确认页面 点击 确定 系统自动提交给下一环节的审批人 至此审批过程结束 培训内容 三 合同支付审批3 财务人员操作说明 财务人员指具有应付会计角色的人员 3 财务人员操作 合同支付 合同支付申请单审批完成后 承办人员打印合同支付申请单 与其他原始票据一同交给财务人员 财务人员进入ERP系统进行付款凭证制作 在制作凭证的摘要中填写合同支付单号 3 财务人员操作 合同支付 财务人员在ERP完成支付后 进入待办事宜 打开合同支付单 根据领导审批意见 输入每笔合同的实际支付金额 具体操作步骤是 首先财务人员在ERP系统应付帐款模块进行实际支付 ERP完成操作后 进入合同管理系统 根据ERP中的合同支付单号找到要进行操作的合同支付单 打开后选择 支付方式 单击 支付确认 输入实际支付金额 单击确定 完成合同支付后点击 提交 按钮 到下一环节 培训内容 四 合同销号1 承办人员操作合同销号流程图 1 承办人员操作 合同销号 合同全部履行完毕后 应该对合同进行销号 点击合同销号 办理中 点击 新建 填写合同销号申请 1 承办人员操作 合同销号 在弹出窗口 选择要销号的合同编号 确定后 进入销号审批环节 1 承办人员操作 合同销号 在合同销号申请单中 选择审查要素 添加附件 确认无误后点击 提交 按钮 按照事先定义好的流程进入到下一环节审批人处 说明 在提交之前首先上传合同销号所需要审查材料附件 目前审查材料只对采购合同有效 2 专职合同管理员操作 合同销号 四 合同销号2 合同管理员操作说明 示范文本由 兼职合同管理员 进行销号 非示范文本由 专职合同管理员 进行销号 单击 同意销号 按钮 再单击 提交 直至流程结束 培训内容 五 合同查询系统可根据以下条件查询 合同编号 承办人 承办部门 合同创建日期 合同签约期 合同名称 办理状态 合同状态 合同金额进行查询 查询时可以以上条件单独查询 也可以以上条件若干组合查询 培训内容 六 合同统计用户可统计自己经办 审批或权限范围内可查询到的所有合同 合同统计分为合同台帐统计和合同统计表统计 合同统计 点击 统计 按钮 在统计选项中选择要统计的起止时间和单位 点击 提交