职业素养+—魅力社交商务礼仪提升.ppt

在竞争日趋激烈的今天 越来越多的企业和员工认识到职业形象和商务礼仪对企业形象和个人形象的重要性 提升企业成员个人素质 修养 塑造企业新形象 独特的魅力社交 丰富的人脉就自然掌握在你的手中 职业素养 魅力社交商务礼仪提升 着重介绍形象 举止 语言 人际交往等方面的魅力塑造 让您在复杂的社交活动中 展示自己的社交魅力 自我超越让您赢得竞争优势 获取事业成功 职业素养 魅力社交商务礼仪提升 职场礼仪之 个人基本要素 九段秘书必备办公效率管理信息与档案管理办公室管理人际交往会务管理个人礼仪日常交际礼仪商务礼仪成功人士秘决 会议筹备实操演练 请问 小丽准备会议文件资料的做法有什么不妥之处 假如有三个主管在会前回复说将有事不能参加会议 那么你认为助理小丽需要为这三位主管准备会议文件资料吗 为什么 某公司将于下周举办一次重要的产品技术研讨会 助理小丽负责为该公司各主管准备会议所需要的文件资料 由于资料很多 且会议事务繁忙 因此小丽就仓促地为各位主管准备了一个文件夹 将所有材料放入文件夹 解决方案 1 1应事先整理归类所有的资料 1 2避免因资料而影响会议的进度 2 1为三位可能不能参加会议的主管准备会议文件资料 2 2避免主管因没有资料可看而无法发表意见 发通知 一段600元 二段800元 抓落实 发通知 抓落实 发通知 九段秘书必备 办公效率管理 制定工作计划有效管理时间编写工作日志推进各项目标完成 有效管理时间 在一个空瓶子里装入大石头 小石头和沙子 请说明最佳的装入顺序 试想一下 如果我们再加入水 启示 认识安排工作及管理时间的方法 重要 比较重要 不算重要 有效管理时间 时间利用方面的错误做法迷惑犹豫不决精力分散消极拖延逃避打扰迷惑 1 为什么学习 2 学习 工作 为什么 犹豫不决 我应该做什么 精力分散 精神和体力超负荷 认准一件事做 消极拖延 可以等待明天 开头非常困难 期望发生奇迹 以消极等待来免除做某事的责任 逃避 躲进幻想世界 该做的事不做 却去做其他的事 如 从老鼠身上挤奶 一般 打扰 75 不可控制 时间 四象 限法 紧急 不紧急 重要 不重要 有效管理时间 建立人际关系制订防范措施人员培训 客套的闲聊无聊的邮件上网个人爱好 电话会议不速之客 即将到期的任务客户投诉人事 财务危机 二八法则 在任何特定的群体中 重要的因素通常只占少数 只要能控制关键性的少数因素即能控制全局 即当今管理学界所熟知的 二八法则 有效管理时间 用20 80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做 把最佳的时间用在最重要的事情上 所谓 好钢用在刀刃上 1 有事请立即去做2 现在就去做3 不影响整体利益 用立即行动代替拖延 拖延的坏习惯不仅影响你的办事效率 还影响你的事业发展 工作拖延一分钟 人生就拖延一大步 在竞争激烈的现代社会 要想不被淘汰 就需要培养立即行动 珍惜时间的好习惯 有效管理时间 其他事务实操演练 小惠是某企业人事总监的助理 周二上午小惠接到区政府的电话 通知人事总监周三下午到区政府列席劳动争议的常务会议 可是人事总监正公出在外 小惠非常着急 不知道怎么处理这个电话 如果你是助理小惠 该怎样处理这个电话 1 告诉对方 总监不在 不能参加会议 或者告诉对方如果明天总监回来 就告诉他参加会议 如果不回来就算了 2 如果明天总监不回来 就让一位代理人参加会议 3 马上给总监打电话转达区政府的通知要求 并征询总监的意见 1 不能采取第一种意见 放弃了向政府反映企业自身权益和意愿的机会 将会给企业带来重大的损失 2 第二种意见也不能采纳 因为未经总监同意 擅作主张 会超越助理的权限 3 小惠应采取第三种意见 马上联系总监 并建议他或者赶回来开会 或者委派其他代理人参加会议 解决方案 信息管理收集信息 整理信息 传递信息 利用信息 储存信息 执行反馈信息 开发信息 档案管理收集档案 整理档案 鉴定档案 保管档案 编制检索工具 利用档案 档案销毁 信息与档案管理 档案管理实操演练 请问 负责档案管理工作的小王这时该做什么 公司新的办公大楼已落成 过几天就要乔迁新址 公司各部门在为此忙碌 解决方案1 小王应对超过保存期限的档案进行重新鉴定 销毁没有继续保存价值的档案 对那些有保存价值的 要和其他档案一起转移 2 收缴整理各部门的文件资料 并初步鉴定 凡是有保存价值的 要立卷归档 将没有保存价值的销毁 3 在搬迁的过程中 小王要做好档案的保管工作 按照存档目录统一编号 防止档案丢失 办公室管理 办公环境管理1 布置和美化办公室环境 合理摆放办公室设备 2 以7S为标准 维护责任区整洁的工作环境 办公资源管理1 申购各类合理的办公资源2 做好办公资源库存与使用情况的登记 办公环境设置工作实操演练 助理小梅上班总是匆匆忙忙的 办公室的窗台布满灰尘 办公桌上堆得满满当当 电脑键盘污迹斑斑 领导要的文件总是东查西翻 每日常用的各类表单也总是找不到 也很少参与清理和维护公用区域的卫生 请你给助理小梅提供一些如何布置办公桌和维护办公责任区域的建议 1 应把电话放在办公桌上便于使用的地方 2 参考书籍放在办公桌上面或者伸手可以拿得到的抽屉里 3 在办公桌的右上角放置一个多层的文具用品盒 4 时刻保持办公桌面得干净整洁 5 抽屉里 排列有序地放好订书机 复写纸 涂改液等 解决方案 心情平静最简单的方法 1 呼出 张开嘴巴 呼出空气 2 闭气 缩入腹部 避开毒气 3 吸入 尽量吸呐 清洁空气 4 运气 自然呼吸 反复三次 气血循环 心情平静 平静心情的运动方法 人际交往 人际交往中沟通最重要1 沟通是理念 信息 感受 态度的传递历程 2 简要向对方说明你想与他沟通的动机 理由或感受 3 沟通前先妥善处理自身内心感受 人际交往 人际交往13条秘诀1 付出什么就得到什么 回音效应 2 喜欢你自己 自信的人更有魅力 3 要适当的自我暴露 谁都渴望和别人分享 4 学会寻找共同点 人和人之间一定会有共同点 5 带着你的笑容上路 快乐会传染 6 适当的求助别人 让他感到他对你来说挺重要 7 适度地打点你的仪表 合适的打扮是尊敬别人的外在表现 8 多给他人真诚的赞美 除了业绩 还有一些肯定别人的方式 人际交往13条秘诀9 每天在口袋里装一个笑话 在这个坚硬的世界里 谁会拒绝用笑话来透透气 10 在还不了解他人的情况下 不要轻易评价别人 下结论 人总在不断的变化 轻易下结论是不负责的表现 11 学会接纳他人的缺点 爱其可爱之处 容其可恨之处 12 允许自己与他人不同 世界上没有两片完全相同的叶子 13 和别人同穿一双鞋 站在别人的角度思考问题 理解把杨桃画成五角星的人 他们只是角度不同 人际交往 会务管理 会议筹备准确地拟定会议的名称 议题 时间 地点及与会人员 及时通知与会人员 布置会议现场 准备会议文件 会议沟通与协调做好会议签到和会议服务工作 主持会议的开场白 促进会议决议的尽快形成 会议的结束语 会务管理 会议善后1 检查清理会场和整理会议文件 收拾整理放置在会场中的茶杯 桌椅 烟灰缸 剩余会议文件及会议室设备恢复到备用状态 2 传达会议决议 撰写会议记录 会议结束后第二天完成 接待工作实操演练 1 请问小王在接待过程中 有哪些问题 2 如果你是小王 你如何接待这位客人 小王是某企业业务部经理助理 她负责接待来访的客人 业务部每天来访的客人络绎不绝 因此小王每天的工作都非常繁忙 一天 有一位与业务部经理预约好的客人提前半小时到达了公司 小王立刻通知了业务部经理 而经理正在接待一位重要的客人 所以让小王请对方稍等 小王向客人转告说 经理正在接待一位重要的客人 请您稍等一下 说完小王就匆匆用手指了一下客厅的椅子 说了声 您请 就去做其他事情了 解决方案1 助理人员在接待客人过程中要认识到所有客人都会认为自己是重要的 所以在接待时要随时注意自己的言行 2 小王对客人说经理正在接待一位重要的客人 这暗示了这位客人 是不重要的 另外 小王要对不能及时接待的客人表示歉意 并应恭敬地请他坐下等等 不应该只是 匆匆用手一指 3 助理人员必须给来访的客人以好感 以使客人留下一个良好的印象 发式头发整洁 发型大方 梳理整齐 不留怪异的发型 染夸张的颜色 面容女士应注意面部清洁和美化面容 可适当化妆 但不要过于浓妆艳抹 个人礼仪 仪容仪貌 口腔 保证牙齿洁白 口腔无异味 颈部 颈部平时要注意保养 手部 适度地保护与美化手 香水 应气味芬芳 清淡 领带 长度以到皮带扣处为宜 个人礼仪 仪容仪貌 发式头发整洁 发型大方 梳理整齐 不留怪异的发型 染夸张的颜色 面容女士应注意面部清洁和美化面容 可适当化妆 但不要过于浓妆艳抹 个人礼仪 交谈礼仪 2 交谈的语言a 文明礼貌b 简洁明确3 交谈的内容选择轻松 活跃气氛和自己擅长的内容 回避交谈者忌讳的内容 在日常工作中 大家使用了哪些礼貌语言呢 1 请2 对不起3 麻烦您 4 劳驾5 打扰了6 好的7 是8 清楚9 您10 X先生或小姐11 X经理或主任12 贵公司13 XX的父亲或母亲 称他人父母 14 您好15 欢迎16 请问 17 哪一位18 请稍等 候 19 抱歉 20 没关系21 不客气22 见到您 你 很高兴23 请指教24 有劳您了25 请多关照26 拜托27 非常感谢 谢谢 28 再见 再会 礼貌用语 个人礼仪 举止礼仪 坐姿 个人礼仪 1 行走时挺直胸部 背和腰不能弯曲 全身成一直线 2 不左右摇摆 脚尖向前伸出 两臂自然摆动 姿态自然 举止礼仪 走姿 个人礼仪 举止礼仪 站姿 1 抬头 目视前方 挺胸直腰 肩平 双臂自然下垂 收腹 双腿并拢直立 2 脚尖分呈 字型 身体重心放到两脚中间 1 一脚在前 一脚在后 两腿向下蹲 前脚全着地 2 小腿基本垂直于地面 后脚跟提起 脚掌着地 臀部向下 实操演练 如何拾起地上的钥匙 个人礼仪 举止礼仪 蹲姿 个人礼仪 仪容仪貌 微笑面对他人微笑 必能体现出你的热情 修养和魅力 从而得到他人的信任和尊重 微笑的量化方法 1 目光友善 甜美 亲切 表情自然 2 自然地露出6 8颗牙齿 嘴角微微上翘 3 在距对方三米左右微笑 点头礼与一面之交 交往不深者碰面 点头致意即可 鞠躬礼一般的鞠躬 可以微微一弯 也可以成45度 弯曲度数越大 礼节越重 日常交际礼仪 会面礼仪 日常交际礼仪 会面礼仪 问候礼热情大方 注视对方眼睛握手礼有力 手掌不能有汗 幅度适度 不提倡双手握手 女士如果想握手应出手干脆 大方 日常交际礼仪 介绍礼仪 主方主持介绍 有序原则由职务低的人 或熟悉对方的人 来主持介绍 被介绍方如需要介绍的人多于两人时应从职务高者到职务低者介绍 将职务低者介绍给高者 公司内人员介绍给公司外人员 男士介绍给女士 取名片名片事先准备好 放在易取的地方 递名片应站立 双手递送 名片上端对着递名片者 让自己的名字冲着对方 看名片拿到对方的名片 应认真阅读对方的姓名 职务 机构 再注视一下对方 以示尊重 也能更快认识对方 日常交际礼仪 名片礼仪 放名片同时收到多张名片 应将名片依次叠放在桌上 名片顶端冲着相应的人 字冲着自己 收名片如没有桌子 可将名片收起 放在上衣兜里 提包里 日常交际礼仪 名片礼仪 客人来访时 日常交际礼仪 接待礼仪 客人接待的一般程序 会客室入座的礼仪 您该坐哪个位置 日常交际礼仪 接待礼仪 日常交际礼仪 电话礼仪 打电话 考虑打电话的时间确认对方的电话号码 以避免打错电话准备好所需要用到的资料 文件等讲话的内容要有次序 简洁 明了外界的杂音或私语不能传入电话内避免私人电话 日常交际礼仪 电话礼仪 1 电话使用方法 拨打内线 加 分机号拨打外线 9加电话号码即可抢接电话 拿起话筒 连按两次 号键转移电话 轻按挂断键后 按所转移的分机号码 出行礼仪 出行前为主管准备相关资料及必用品乘车礼仪 位置选择 日常乘车礼仪 乘车礼仪 上下车仪态1 上车时 要侧着身体进入车内 绝对不要头先进去 入座可采用 背入式 坐定后将双腿同时收回 2 下车时应侧身而下 先将左腿踏出车外 立定后再将整个身体移离车外 最后踏出另一只脚 3 上下车次序 应遵循 方便领导 突出领导 的原则 日常交际礼仪 电话礼仪 2 接听电话 左手持听筒 右手拿笔电话铃声响过两声之后接听电话报出公司或部门名称确定来者身份姓氏听清楚来电目的注意声音和表情保持正确姿势复诵来电要点最后道谢让客户先收线 日常交际礼仪 办公礼仪 上班前的准备 提前十分钟做好相关准备 如化妆 办公室清洁 计划当天的工作内容 如有可能发生缺勤 迟到等现象时 应提前跟上级联系 最好提前一天 在办公室 桌面物品摆放整齐 非办公用品不外露 不要私下议论 窃窃私语 有事离开时 应将去处告知同事 离开前将办公台面整理好 椅子放回办公台下 无人时 应关灯 关空调及风扇 下班离开前 关闭所用设备的电源 将台面物品归位 锁好贵重物品和重要文件 日常交际礼仪 办公礼仪 工作时间 在走廊 楼梯间 走路时 要舒展肩背 不要弯腰 驼背 有急事也不要跑步 可快步行走 按照右侧通行的原则 如在反方行走遇到迎面来人时 应主动让路 遇到客人找不到想要去的部门时 应主动为其指路 日常交际礼仪 办公礼仪 工作时间 在洗手间 茶水间上班前 午餐后等人多的时间 要相互礼让 不要忘记关水龙头 以避免浪费 如发现没有关闭的水龙头 应主动关好 保持洗手间 茶水间的清洁 卫生 下班前将第二天待处理的工作记录下来 以便次日跟进 整理办公桌上的物品 文件 离开公司后 穿着工服出去时一定要注意言语举止 每个人都要记住自己是一位黛富妮的员工 代表着黛富妮的企业形象 日常交际礼仪