暨南大学深圳旅游学院之高球精英邀请赛晚宴策划书.doc

深圳旅游学院杯之高球精英邀请赛午宴策划书一、午宴名称: 暨南大学深圳旅游学院之高球精英邀请赛答谢午宴二、午宴时间: 2012年11月25日18：00三、午宴地点: 广东省惠州棕榈岛球场会所内四、午宴对象: 邀请嘉宾,邀请学生及工作人员五、午宴目的: 1、为参赛者补充能量2、营造活泼轻松的氛围答谢嘉宾及学生3、进行高尔夫范俱乐部与华侨城小学高尔夫课程增设合作仪式4、加强嘉宾、学生之间的互动以及实现完成客户满意度后续调查的目标5、加强嘉宾、参赛者对“暨南大学深圳旅游学院杯”高球精英邀请赛的忠诚度十一、活动准备阶段：（10月23日11月23日或11月31日） 1、午宴组安排：工作组工作要求负责总负责 确定主题，尽快跟总负责人确定最终时间 跟进各小组工作的进展，发现问题及时解决 递交需借物品的申请书 确定邀请的嘉宾名单 安排彩排工作梁裕标节目组 完成节目收集、筛选、排练场地的选定及后期的排练、彩排工作 收集音乐，播放音乐，将全部音乐按顺序排好在一个文件夹中，用不同U盘备份 负责节目的编排及晚会全流程的衔接 准备好晚会所需的一切服装道具 主持人及演员服装、化妆，部分由赞助商提供 准备小孩子才艺表演的背景音乐周子健秘书组 负责打印、书写、申请书、节目单、邀请函； 书写、校对主持稿，给交总负责人修改 负责座席牌的制作，嘉宾位的桌布的收集 负责征集关于孩子熟悉的才艺表演并且反映到主持人李敏朝后勤组 负责联系和发邀请函给各位嘉宾； 将节目单和主持稿给主持人 选拔、培训礼仪小姐（6人）（嘉宾席2名，入口处4名） 晚会当日准备好会场服务物品，如水杯、茶叶等，并接待好嘉宾及学生 负责策划奖励有才艺表演的孩子的礼品并且购买周子健主持组 负责主持人的排练 负责引导小孩子做出自己熟悉的才艺表演梁裕标宣传组 利用海报( 包括手绘和喷绘海报) 、横幅、网络等方式开展宣传 设计晚会现场的舞台装饰、幕布设计 购买所需物品（详见物品经费一览表赛事宣传组舞台组 确保舞台的布置 晚会期间舞台灯光设备、红地毯、音箱设备的安装,化妆室、换衣间的选制 负责安排相应的时间给有才艺表演的孩子周子健新闻组 每周在微博至少报道一次相关工作新闻 晚会横幅的制作（经济允许，可租借宣传氢气球） 录制有才艺表演的孩子的视频让家长满意和感到欢乐赛事宣传组会计组 逐一校对登记好已买及仍需购买物品，确保不遗漏 负责管理发票，经费的统计 做好各类所借物品的登记，便于晚会结束的归还工作 签到工作李敏朝赛事公关组 音响、舞台、灯光的租借 主持人、演员化妆的赞助 拉赞助商（初步赞助商为球场，赞助可以经济资助、物品资助方式） 注：重点拉好赞助单位，确定经费赛事公关组机动组 晚会期间，负责会场纪律维持、会场后勤保障以及处理紧急情况 场地的座位的布置周子健2、时间安排表：时间工作组工作要求11月1日前总负责确定主题11月1日前总负责宣布工作表11月10日前节目组收集节目11月10日前（18日25日：晚会筹备及准备期）节目组选拔节目、筛选节目收集音乐完成节目收集、筛选及后期的排练、彩排工作主持组主持人的选择、形象设计及台词审核秘书组书写、校对主持稿，交给总负责人修改将节目单和主持稿给主持人确定2名礼仪小姐、开始培训11月11日晚6：00总负责工作汇报总结会议11月22日晚6：00节目组加紧排练节目，并进行第一次彩排，完成晚会全过程确定(包括节目单确定)，对节目再一次的精益求精赛事宣传组通过微博、网络、书面对晚会的报道赛事公关组密切联系商家，争取商家的赞助总负责对节目的建议，并开会总结11月23日晚6：00节目组紧密排练节目，并且进行第二次彩排，按照晚会的要求对节目进行审核与完善。总负责对节目的建议，并开会总结11月23日前（10日15日：午宴协调及进展期）总负责确定邀请的嘉宾名单（最好提前至少一周通知嘉宾）后勤组负责联系和发邀请函给各位嘉宾；赛事公关组拉赞助商情况的洽谈、总结购买所需物品准备工作的汇总会计组收支汇报11月23日晚6：00总负责工作汇报总结会议（全体小组长必须参加）11月23日前（23日24日:晚会前期工作收尾期）赛事宣传组晚会现场的舞台装饰的购买赛事公关组音响、舞台、灯光的租借演员化妆机构的赞助节目组节目排练的汇报、总结主持组主持人排练的汇报、总结后勤组礼仪小姐排练的汇报、总结11月24日晚6：00总负责工作汇报总结会议十二、活动开展阶段（11月25日或者11月2日）时间负责组工作内容负责人晚会期间布场组 组织嘉宾、学生入场 梁裕标活动组 维持表演现场秩序,不许喧哗，预防人群拥挤； 不得擅自离开座位； 确保嘉宾席与学生席不被占用。保证嘉宾入席与表演人员上下台的过道通畅 按各自的位置站好，维护现场秩序，以免出现混乱状况，不得擅自离开岗位，有事情及时与总负责组联系 周子健节目组 节目期间，负责道具的收放 安排好主持人的休息地方梁裕标 周子健 节目总流程安排 放音员的就位梁裕标周子健后勤组 组织礼仪小姐就位(入口处负责指引，嘉宾席处负责嘉宾的茶水服务)周子健秘书处 节目单的发放 嘉宾席矿泉水的摆放李敏朝赛事公关组 赞助商的接待舞台组 舞台设备的管理周子健机动组 晚会期间，第一时间应付应急时的一切突发事故梁裕标周子健赛事宣传组 晚会摄影，拍照工作备注：1.签到处为固定点，负责人必须签到;2.工作人员自带水；3.晚会结束后，嘉宾与学生在指导下有序退场;4.午宴退场时工作人员要留守岗位，保管好旁边的物品；避免出现混乱时丢失物品的现象； 5.所有嘉宾、学生、演员退场后所有工作人员开始清理现场，归还物品； 十三、后续工作1、 由赛事各组组长对赞助商进行后续接待2、 晚会后，所有成员清理会场3、 会计组统计经费情况4、 赛事宣传组对节目进行后期宣传5、 由节目组负责物品的回收与归还十四、活动宣传1、 自身宣传：a. 赛事宣传部：负责海报，喷画，微博的宣传（最新工作情况每周更新），对午宴进行跟踪宣传;2、 商家宣传（有赞助商的情况下）a、赞助商享有本次活动的冠名权。b、赞助商可以在横幅及宣传板上进行宣传。c、主持人在晚会现场对其鸣谢。d、在学院内媒体进行宣传，扩大其影响力。十五、附表1.清单附表：用途金额 备注 (单位：元)场地租用 元 舞台设计布置 元横幅 元 服装费 元 奖品 元灯光 元音响 元 策划书 元 化妆品 元舞台装饰 元矿泉水 元节目单 元水果 元其它 元总预算： 元人民币。2.资金来源赞助商赞助为主学院申请的批助资金为辅3.应急附表a、停电应急方案：（1 ）若午宴前停电，午宴最多推迟1 小时即19 ：00 举行，此间观众自由处理自己的时间；如果19 ：00 仍没有正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。（2 ）在晚会前半部分之间停电超过10 分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行；在晚会后半部分之间停电超过10 分钟后由主持人宣布晚会闭幕。（3 ）在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作；由礼仪组负责领导及来宾的服务工作；由机动组负责现场秩序的维持；由秘书组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。（ 4）在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后，按 附则 中 会后工作分工细则 清理会场。b、节目应急方案： （ 1 ）上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，前一节目由于各种原因无法按时出演时，下一个节目即时跟进。 （ 2 ）任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织演员重演此节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消。c、其它紧急情况发生时，由机动组负责处理3.时间附表：晚会会前、会中及会后工作细则一览表： 次序工作内容时间控制负责人 1场地申请，与赞助商协商 2两位礼仪到岗 3发放节目单 4会场服务器具 5引领嘉宾和学生进场入座 6搬运舞台器材 7借用所需工具工作 8舞台搭建及灯光安装调试工作 9音箱设备调试工作 10准备好晚会所需伴奏带 11化妆室换衣间搭建工作 12服装道具准备工作 13搬运桌椅及电脑 14赞助商的服务工作 15赞助商接待交流工作 16换衣间服务人员到位 17维持秩序工作人员到位 18舞台道具服务人员到位 19照相及 DV工作人员到位 20电线