沟通管理学：第三章-如何改善员工的工作习惯..doc

沟通管理学：第三章如何改善员工的工作习惯沟通管理学：第三章如何改善员工的工作习惯课程目的完成这个课程后，你就学会掌握机会，善用所学的技巧来改善员工的工作习惯。按照“重要步骤”及“基本原则”，策划及主持讨论，从而改善员工的工作习惯。适当时候员工的工作习惯出现下列问题时，课程所介绍的技巧就相当有用对员工自己或他人的工作造成不良影响。违反任职机构的政策或工作程序。惹人反感，再不能置之不理。学习原因学习应用这些技巧，可以让你提高工作小组的生产力。取得其他组员的尊重和信赖。在你的支持下，更能 协助员工解决不良工作习惯所引起的问题。提高工作士气和加强团队精神。专注于行为方面如果要成为一位成功的领导者、主管、经理或组长，你需要员工通力合作，群策群力，以求达到共同的目标。每位员工都要各尽本份，紧守自己的岗位，才可以使工作顺利进行。就算只是一位员工的不良工作习惯，也会引起同事之间的摩擦；如果你不采取相应的行动，纠正这些不良的工作习惯，就很可能会损害整体的士气。不良的工作习惯种类很多，其中包括工作中间休息时间过长、违反安全规则、凌乱的工作场所、不适当的衣着、私人电话太多、办公时间闲谈、喜欢与其他员工争执、工作态度散漫、经常请假等等。这些情况都会妨碍工作顺利进行，甚至使其他员工也以为可以违反工作规则，以致不良的风气蔓延，影响整体的工作表现。为了减低个别员工不良工作习惯的影响，你需要一些技巧。去察觉及找出这些不良的工作习惯问题，则所需技巧更高。在与员工讨论他的工作时，一般都会专注在质或量方面的表现，但是在讨论改善员工的工作习惯时，则需要专注在行为方面，即员工怎样做他的工作。我们要面对这个事实：我们一般都不喜欢别人指责我们工作态度散漫，或者私人电话太多。由于这些情况好像是一些各人的私事，因此在讨论改善工作习惯时，就要特别小心处理。判断问题在纠正不良工作习惯之前，你需要先指出问题所在。假如员工的不良工作习惯导致以下四重情况，你就须予纠正：* 影响员工自己的工作表现：这是最常见的情况，而且也是最容易察觉出来的工作习惯问题。例如员工工作中的休息时间过长，以致大量工作，或者工作环境凌乱，以致延误工作进度。* 影响 其他员工的工作表现：一些工作习惯会使人分心，阻碍其他员工工作。这些不良的工作习惯是比较容易察觉得到的，因为当这些情况出现的时候，受影响的员工便会向你投诉。一些经常找同事闲聊的员工，会阻碍其他员工工作。员工下班前没有清理工作场所，也会为下一班在同一地点工作的员工带来不便。* 违反任职机构的政策或工作程序：你任职的机构已经订下一些规则，为员工确立工作的依据和办事的原则，或者午饭休息时间过长，都是不良的工作习惯，违反工作程序。如果你不采取适当的行动，其他员工很快也会沾上这些不良习惯。* 惹人反感，再不能置之不理：在这种情况下，你需要运用各人的判断力和洞悉力，这大概是最难以处理的一重不良工作习惯。由于所造成的问题并不明确，又没有明确违反公司政策，员工便会觉得这些不良工作习惯纯属“各人”的事。有些员工常常喜欢讲一些 ，都会使其他员工感到厌烦。这时侯你便要作出判断，决定是否应该向员工指出问题所在。改善习惯带来好处改正不良的工作习惯，可以为你自己、其他员工、你的工作小组及整个机构带来好处。最重要的就是可以提高工作小组的士气，其他员工不因个别员工的不良工作习惯，而加重自己工作负担。在改正不良的工作习惯后，工作小组便更加精神振奋，工作环境更合意、更舒适、而且更安全。观察情况采取行动要讨论不良工作习惯，对你和下属都不是一件愉快的事情。差不多每个人都有自己特殊习惯或独特工作方式，也许会使你或其他员工感到不满。所以你要预先决定是否值得提出来讨论。一个原则就是问问自己：“如果员工不改善那工作习惯，我是否会采取纪律处分，而这处分又符合公司的政策和程序呢？”如果你的答案是“否定”的话，那就最好不要提出来讨论，尽力去适应员工的这种工作方式好了。维持明确的目的在讨论如何改善员工的工作习惯时，其中一个主要目的，就是要员工明白他必须改正不良的工作习惯。研究报告显示，大部分员工都想把工作做好，而且也希望旁人觉得他能够胜任，尤其是在上司的眼中是这样。当你知道他想把工作做好的。要保持友好 的讨论气氛，这对于讨论的成败十分重要。假如员工是在被迫的情况下去改变工作习惯，他捎候也会把不满的情绪宣出来，这就会更加难以收拾。要清楚明确要使到员工改正不良工作习惯的最佳方法，就是要明确说出为什么引起你关注的原因。例如：“你用这么长的时间吃午饭，对其他组员是很不公平的，这样会影响小组的工作进度，造成其他员工不满。”另一个使员工改正不良工作习惯的方法，就是指出改善工作习惯候所带来的好处。例如：“志明，我知道你对货运组长的职位十分有兴趣，就是因为这样，我才特别留意你午饭上一页 的时间过长的问题。”采纳员工的意见要员工改善自己的工作习惯，其中一个最佳的方法，就是请员工提出意见。就算员工提出的方法并非是你所希望的办法，也不妨试一试，看看是否可行。问题是发生在员工身上，解决方法也应该由员工自己想出来。尽可能采纳员工的提议，因为这显示出你重视他的意见。这样可以加强员工的自信，使他更 投入解决问题。你也应协力员工把提议付诸实行。这表现出你的确是支持员工去改善工作习惯而加强员工的自信心。重要步骤领导有方的管理人员可以察觉出有关工作习惯的问题所在，而且及早解决。以下的重要步骤可以帮助你有效的与员工讨论他们的工作习惯问题：1、清楚说出你所观察到的不良工作习惯。2、指出引起你关注的原因。3、询问原因，并以开放的态度聆听解释。4、强调必须改善工作习惯，并请员工提出解决方法。5、讨论每个提议，并向员工提供协力。6、协定采取具体行动及订下跟进日期。采取重要步骤的原则1、要清楚说出你所观察到的不良的工作习惯要清楚明确对事不对人与员工讨论不良的工作习惯时，很容易会犯下两个错误：（1） 仅根据听来的，或者是一些别人看见，而你自己没有调查清楚的事情，便向员工提出（例如这样说：“我觉得你近来每天上班都迟到”）；（2）以一般性的措辞叙述问题（例如“最近你似乎上班不太准时”）。这类字眼很含糊，不同的员工可以有不同的理解，甚至可能被误认为人身攻击。因此，最重要的是针对有问题的行为，而不是个别员工的性格或态度。要维护员工的自尊，不要对他们苛责或严厉批评。你希望员工清楚知道你在说什么，所以要明确清楚地描述你所看见或已证实地具体行为，例如：“我接到会计部地一些投诉，说你地采购定单字迹潦草。这个星期我亲自看过，发现有五份定单地订货数量和规格看不清楚。”2、指出引起你关注的原因列出对工作小组及员工的影响不良的工作习惯会为你自己、员工、工作小组或机构内的其他带来工作上的问题。心平气和地向员工明确解释为什么这类工作习惯会带来问题，不要使用恐赫的语气，并且避免情绪激动或愤怒。这样做可以维护员工的自尊。要尽量明确清楚地指出，不良的工作习惯会对员工本身或其他员工造成影响（如损害小组士气、减少产量、危及安全等等）。“如果你在工作上不戴保护眼镜，不单违反公司的安全规则，还会危害你自己的眼睛。” 上一页 3、询问原因，并以开放的态度聆听解释避免妄下判断了解事实通常这是你首次与员工讨论问题，他可能有合理的理由，解释为什么会有不良的工作习惯。要给与员工机会，让他解释出现不良工作习惯的原因。；理由可能很多，例如个人问题、交通问题、生病等等。无论是什么原因，都要专心聆听，表示了解对方的感受。如果妄下结论，只会引致更多的问题。你的目的是要了解一切与不良工作习惯有关的事实。4、强调必须改善工作习惯，并请员工提出解决方法表示谅解，保持立场坚定要让员工明白他必须纠正不良的工作习惯，这是势在必行的。最重要的是要员工想出办法，在适当的时机把问题解决。当你解释这一点时，要表示了解对方感受，但也要保持立场坚定。请员工提出改善工作习惯的建议，你会发觉这样会较容易员工 纠正问题。例如可以这样说：“我们怎样才能确保这个问题在下季度检查之前得到改善呢？我希望听听你的意见，你比我更了解这个情况。”专心聆听每个提议，在有需要的时候向员工提问，但要避免妄下结论。5、讨论每个提议，并向员工提供协助讨论各提议的优点和缺点表示愿意提供协助详细讨论每个提议，衡量各提议的优劣之处，并紧记维护员工的自尊。例如可以用这个表达方法：“你提出的 意见很好。让我们逐一谈谈吧。”习惯并不容易改变，向员工表明你知道改变是很困难的，并且给与支持。员工了解到你真的想帮助他，他就会更加努力去改正不良的工作习惯。6、协力采取具体行动及订下跟进日期尽可能采纳员工的提议让员工自己选择最佳方法，纠正不良的工作习惯。这是员工自己的切身问题，应由他自己选择处理的方式。这显示出你对员工充满信心，加强他的自信。主管要尽量让员工用 自己提出其他方法，倘若员工在实行时遇到困难，主管可再跟员工进行讨论，决定采取别的方法，改善工作习惯。在讨论结束前，订下具体的跟进日期，这样可使员工明白你对于改正不良的工作习惯是十分认真的，让他知道你会留意改善工作的进展情况。如有需要，会有进一步的行动。总结采用积极的方法在工作中，我们每个成员必须同心协力，一起达到共同的目标，这是十分重要的。不良的工作习惯会损害你 苦心经营的团队精神；如果让问题继续恶化下去，不良的风气蔓延，甚至会影响整个工作小上一页 组的士气。在这个课程所学到的技巧，可以帮助你成功地与员工讨论如何改正不良的工作习惯。员工也希望改正自己不良的工作习惯，但是如果你用恐赫或威迫的方法来达到目的，只会使员工更加不满，日候产生的问题就更解决。在这个课程中，你学会了应该以积极的态度，跟员