办公自动化第8章+常见办公软件的使用.ppt

第8章常见办公软件的使用 8 1电子图书阅读器 电子图书很多种 它们的格式也不同 常见的有 EXE 下载后直接可以运行的格式 TXT 最常见的文本格式 用 记事本 即可打开 DOC文档 用Word打开 HTML 网页格式 支持图片 音乐与动画 可用FrontPage等进行编辑 PDF Adobe公司的文件格式 目前是使用最普及的电子书格式 PDF PortableDocumentFormat 便携式文档文件 像Word文档一样 也可用来保存文本格式和图像信息 PDF文件要使用专用的阅读器程序才能打开 如AdobeReader软件 8 1 1安装AdobeReader AdobeReader是一款免费软件 可以在网上下载 步骤1双击AdobeReader安装程序 如图所示 步骤2处理AdobeReader完成后 启动其安装向导 如左图所示 步骤3单击 下一步 按钮 然后按照向导的提示 一步一步安装下去 最后打开向导的最后一步 安装完成 如右图所示 步骤4单击 完成 按钮 8 1 2利用AdobeReader阅读电子图书 安装了AdobeReader后 就可以随时阅读PDF格式的电子图书了 步骤1打开PDF文档所在的文件夹 此时该类文档的文件图标都变成AdobeReader的程序图标 如左图所示 也可以从 开始 菜单中启动AdobeReader 然后选择 文件 打开 命令来打开PDF文档 此外 第一次启动AdobeReader时 会打开一个 许可协议对话框 如右图所示 然后单击 接受 按钮即可进入AdobeReader程序界面 步骤2单击工具栏上的 打开 按钮 或选择菜单栏上 文件 打开 命令 从 打开 对话框中选择要打开的文件 即可打开PDF文件 步骤3或者直接双击要打开的文档名称 例如图中的001 pdf 也可启动AdobeReader 并打开该文档 整个文档分成两部分 左侧是导览区 右侧是正文区 如图所示 也可以对AdobeReader进行一些相应的设置 方法是选择 编辑 首选项 命令 即可打开 首选项 对话框进行设置 如图所示 AdobeReader只是一个阅读或打印PDF文档的工具 如果要制作 编辑PDF文档 则需要功能更强大的Acrobat程序 8 2英汉互译 金山词霸 金山词霸是目前最流行的翻译工具之一 可以实现中英文互译 单词发声和屏幕取词等多种功能 是用户工作和学习的好帮手 金山词霸是金山公司开发的翻译软件 它是集真人语音和汉黄 英汉 汉语词典于一体的多功能软件 8 2 1金山词霸2008的使用 1 查找单词2 自动取词3 例句功能4 翻译功能 8 2 2金山快译2009的使用 金山快译2009 是北京金山软件有限公司知名软件 它是一款强大的中日英翻译系统 既是广阔的词海 也是灵活准确的翻译家 通过 金山快译2009 一篇篇的英文 日文文章 丰富多彩的英文 日文网页就会被自动翻译成符合国人习惯的汉语 金山快译的主要功能 1 全新的专业词库2 更新AI翻译引擎3 高速准确快速翻译4 全能专业高级翻译5 中日英繁翻译聊天功能6 快速准确的网页翻译7 特色翻译 8 3压缩解压软件 WinRAR WINRAR是目前最好的压缩工具 界面友好 使用方便 在压缩率和速度方面都有很好的表现 是现在压缩率较大 压缩速度较快的格式之一 新增无需解压就可以在压缩文件内查找文件和字符串 压缩文件格式转换功能 8 3 1安装压缩软件 步骤1双击安装文件图标 弹出第一个安装界面 用户通过单击 浏览 按钮选择安装位置 列表框中是该软件的介绍 单击下面的 安装 按钮 如图所示 步骤2安装后出现文件关联界面 勾选 RAR ZIP T ZIP 这些必要文件关联格式 也可以全部勾选 在窗口右侧的界面栏 可按照选择勾选相关选项 同样在外壳整合设置栏中 也可以选择将WinRAR整合到资源管理器中 或层叠右键关联菜单等 如图所示 步骤3在关联菜单界面 解压文件 解压到当前文件夹 解压到 用WinRAR打开 用于自解压文件 添加到压缩文件中 等选项为常用WinRAR选项 建议勾选 如左图所示 步骤4单击 确定 按钮 出现最后的完成界面 这里提示WinRAR需要注册 可单击 完成 按钮安装使用 如右图所示 8 3 2解压文件 步骤1在压缩文件上单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 解压到当前文件夹 命令 这样就把文件解压到了当前的位置 压缩文件中只有一个文件时 这种方法比较快捷易用 如图所示 步骤2在压缩文件上单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 解压到文件夹 X 这样就把文件解压到一个新的文件夹中 文件夹的名称就是压缩文件名 压缩文件中有许多文件时 这种方法易于管理压缩文件夹 如图所示 步骤3在压缩文件上单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 解压文件 A 然后弹出一个对话框 可手动选择解压的位置 然后单击 确定 按钮即可 如图所示 8 3 3压缩文件 步骤1选定要压缩文件 如 办公自动化 单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 添加到 办公自动化 rar 命令 这表示在当前目录下生成 办公自动化 rar 压缩文件 如图所示 步骤2若要将文件存放在其他位置 则选择上图中的 添加到压缩文件 命令 在弹出如左图所示的对话框中 单击 浏览 按钮 步骤3弹出 查找压缩文件 对话框 在 查找范围 选项的下拉列表中选择文件存放位置 如右图所示 步骤4选定文件存放的位置后 单击 打开 按钮 返回 压缩文件名和参数 对话框 再单击 确定 按钮即可完成对文件的压缩操作 8 3 4通过压缩文件为文件加密 步骤1设置 高级 选项对话框 选定要压缩文件 如 办公自动化 单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 添加到压缩文件 命令 在打开的 压缩文件名和参数 对话框中单击 高级 选项卡 在 高级 选项卡对话框中选择 设置密码 选项 如图所示 步骤2输入密码 在打开的 带密码压缩 对话框的 输入密码 文本框中输入密码 如123456 在 再次输入密码以确认 文本框中再次输入密码 如123456以确认 并勾选 加密文件名 复选框 这样 不但可对文件加密 并连被压缩文件的名称都加密不显示 单击 确定 按钮完成加密 如图所示 还可以把某些重要的文件伪装成其它类型的文件来达到加密的目的 例如将一个 成绩表 文本文档伪装成jpg图片文件 具体操作是 步骤1压缩 成绩表 txt 文件 把 成绩表 文本文档先加密码压缩一次 以确保文件的安全性 步骤2设置压缩文件名 同时选中 成绩表 压缩包和一个jpg图片文件 单击鼠标右键 从弹出的快捷菜单中选择 添加到压缩文件 在 压缩文件名和参数 窗口的 常规 选项卡中 把压缩文件名由 成绩表 rar 改为 梅花 jpeg 然后完成压缩 如图所示 压缩后的文件还是jpg文件 双击打开看到的还是图片文件 而 成绩表 压缩包是看不到的 步骤3恢复成绩表 如果要找到 成绩表 压缩包也很简单 鼠标双击任意一个 RAR 格式文件 在弹出的对话框中单击菜单栏上的 文件 打开压缩文件 命令 在 查找压缩文件 对话框中找到 梅花 jpg 文件并打开它 在弹出对话框中就可以看到 成绩表 rar 文件 如图所示 再单击 解压到 图标 就可以在指定目录下恢复成绩表压缩包 再对其解压即可 8 4看图工具 ACDSee 计算机中可储存的文件类型很多 图像就是其中比较重要的一种 并且是以数字方式保存的 最常见的图像格式有BMP GIF JPEG TIFF和PNG等 如果要在计算机中查看图像文件 就需要有一款看图软件了 目前最著名的图像浏览工具有ACDSee 豪杰大眼睛和ComicsViewer等 8 4 1ACDSee的主界面 启动ACDSee10软件后 系统会弹出如图所示的ACDSee9PhotoManager的操作界面 界面的左上角是 文件夹 目录窗口 左下角是图形 预览 窗口 中间为 文件列表 窗口 该窗口上边的下拉列表框中显示的是用户所访问的路径 右边为 管理 窗口 在 文件夹 目录窗口中 将路径切换到要显示的图形文件所在的路径上 在中间 文件列表 窗口中将光标移到要显示的图形文件图标上 程序便会自动在左下角 预览 窗口中显示该图形文件的内容 如图所示 8 4 2图片的基本操作 1 图片显示双击要显示的图片 打开 ACDSee10的图片编辑 对话框 在 图片编辑 对话框上面显示的是查看图片信息 放大 缩小 打印 保存等功能的主工具栏 在窗口的左边为编辑任务工具栏 在图片中央显示当前图片的效果图 底部为当前图片的格式 分辨率等信息 如图所示 2 图形显示界面中的基本操作图形显示界面提供了功能强大的工具 通过单击主工具栏上的按钮 即可对当前图片进行操作 如图所示 8 4 3批量转换图形格式 单个文件转换我们只需打开该文件 选择 文件 另存为 命令 在 另存为 对话框中 保存类型 选项下拉列表中再选择要保存的类型即可 若是多个图形文件需要转换图形格式 按 另存为 命令转换就太麻烦了 因此 对多个图形文件转换图形格式 可以采用 批量转换图形格式 方法 步骤1在程序的系统文件列表窗口中选择需要转换格式的目标文件 然后选择 修改 转换文件格式 菜单命令 进入 批量转换文件格式 设置对话框 在对话框中选择要转换的输出格式 如图所示 步骤2单击 下一步 按钮 弹出 设置输出选项 设置对话框 选择转换后图片的存放路径即可 如图所示 当然 如果选择 把修改的图像放入源文件夹 中 则转换后的图片自动创建到源文件夹 步骤3单击 下一步 按钮 在弹出的 设置多页选项 对话框中 可以选择 普通 分割 或 合并 输出 选择后 单击 开始转换 按钮即可完成转换 如图所示 8 4 4图片编辑 步骤1选择需要进行图片编辑的源图片 进入 图片编辑 对话框 单击左边工具栏中的 亮度 按钮 即可进入 编辑面板 亮度 设置对话框 如图所示 对话框的左边为当前图片效果 右边为进行亮度调节的工具 步骤2通过鼠标对右边的 曝光 对比度 等设置条对应着左边的预览效果进行拖动 即可把当前图片处理成为需要的效果 完成后 单击 应用 按钮即可 如图所示 8 5抓图工具 HyperSnap DX HyperSnap DX是基于Windows操作系统的一款异常优秀的屏幕截图软件 使用它可相当快速地从当前桌面 窗口或指定区域进行截图操作 HyperSnap DX是一款共享软件 用户可以轻易地从网上找到它 其主界面如图所示 步骤2启动HyperSnap DX程序 主要提供了截取整屏 任意窗口与活动窗口3种图像 用户可以通过鼠标点取或快捷键的方式来进行操作 最常见的截图方式是截取全屏画面 截取当前窗口和截取局部画面 按照前面说的方法来设置快捷键 如图所示 单击 关闭 按钮 同时选择 激活快捷键 命令即可 步骤3启动需要捕捉的图形或者程序 例如打开WindowsMediaPlayer程序 可以按照要求来捕捉 只要按下快捷键即可捕捉不同的图形 如果要实现 捕捉活动窗口 功能 而该功能配置的快捷键是 F6 则可以把鼠标放在WindowsMediaPlayer程序 按 F6 键 则该程序图形将捕捉出来 如图所示 步骤4其他的功能也一样 可以一个个地实现 看看相互捕捉出来的图形的区别 这里要说明的是 经常会应用到的捕捉功能是 捕捉选定的区域 快捷键设置为 F5 和 多区域捕捉 快捷键设置为 F9 步骤5图形捕捉后 还可以直接对图像进行添加标注和文字等加工 并把它保存起来 单击 另存为 按钮 出现如图所示的对话框 在其中输入保存的文件名 保存图片的格式 这里推荐采用GIF或者JPEG格式 而如果采用BMP的格式 图片会很大 大概1MB 2MB 而用上面的GIF和JPEG格式 图片会只有几十千字节 而且质量几乎没有变 选择后 单击 保存 按钮即可 除了普通屏幕截图功能之外 HyperSnap DX还能抓取DirectX DfxGlide游戏和视频或DVD屏幕图片 方法 选择 捕捉 启用特殊捕捉 命令进行设置 HyperSnap DX还提供了图像的高级编辑处理功能 可实现剪裁 伽马修正 调整大小 镜像 旋转 像素 灰度的调整等 此外 HyperSnap DX的功能还包括 在所抓的图像中显示鼠标轨迹 滚图截取 自定义热键 自动截图和调色板功能并能设置分辨率等 8 5 2HyperSnap DX抓图技巧 1 抓取滚动窗口单击菜单栏上 捕捉 捕捉设置 命令 打开捕捉设置对话框 在 捕捉 选项中勾选 窗口捕捉时自动滚动窗口 并设置自动滚屏的刷新时间即可 如图所示 此时 将垂直滚动条放置你希望开始自动滚屏抓取的位置 按下窗口捕捉热键Ctrl Alt W 然后在窗口中单击鼠标左键 屏幕会向下移动并自动捕捉画面 2 抓图过程中切换边角形状单击菜单栏上 捕捉 捕捉设置 区域 设置区域捕捉模式 命令 在 设置区域捕捉模式 选项中进行区域形状的调整 有时候抓图的范围不仅仅局限于矩形 因此 在抓图过程中 我们可以利用HyperSnap DX提供热键S来快速切换抓取区域边角形状 首先按下选定区域捕捉热键Ctrl Alt R 用鼠标左键选择捕捉区域的起始点 移动鼠标选择捕捉区域 此时 可以按S键来切换捕捉区域的边角形状 如 矩形 圆形 椭圆形等 HyperSnap DX设定的捕获区域形状默认为矩形 3 快速将捕捉的图像拼贴在一起在HyperSnap DX中 如果需要将抓取的几个画面拼合成一幅图像时 可以通过单击菜单栏上 捕捉 捕捉设置 命令 打开 捕捉设置 窗口 在 查看和编辑 选项卡中进行 将每个新捕捉的图像都粘贴到当前图像上 的设置即可 如图所示 必要时 还可以扩展绘图空间 4 自定义文件名和快速保存图像捕捉到的图像可通过设定HyperSnap DX的 捕捉设置 选项进行快速保存 依次单击菜单栏上 捕捉 捕捉设置 快速保存 命令 勾选 自动将每次捕捉的图像保存到文件中 通常情况下保存在 X ProgramFiles HyperSnap DX 目录下 用户还可对保存图像自定义文件名和设置文件保存位置 点击 更改 按钮 设置文件名 并勾选 文件名依序递增 复选框 如图所示 这样 以后截取的图像就会以用户自定义的文件名自动保存 8 6数据恢复软件 EasyRecovery EasyRecovery是世界著名数据恢复公司Ontrack的技术杰作 它是一个威力非常强大的硬盘数据恢复工具 能够帮助恢复丢失的数据以及重建文件系统 EasyRecovery不会向原始驱动器写入任何数据 它主要是在内存中重建文件分区表使数据能够安全地传输到其他驱动器中 EasyRecovery可以从被病毒破坏或是已经格式化的硬盘中恢复数据 支持长文件名 恢复被破坏的硬盘中像丢失的引导记录 BIOS参数数据块 分区表 FAT表和引导区等 并且能够对ZIP文件以及微软的Office系列文档进行修复 步骤1启动软件进入主界面 启动EasyRecoveryProfessional进入软件主界面 选择数据修复项会出现如图的界面 可以根据自己的需要来选择应用 步骤2数据恢复界面介绍 一般在恢复数据前可用磁盘诊断来诊断硬盘 在主界面左侧选择任何一种数据修复方式都会出现相应的用法提示 高级恢复 是带有高级选项可以自定义的进行恢复 比如设定恢复的起始和结束扇区 文件恢复的类型等等 删除恢复 是针对被删除文件的恢复 格式化恢复 是对误操作格式化分区进行分区或卷的恢复 Raw恢复 是针对分区和文件目录结构受损时拯救分区重要数据的功能 继续恢复 是继续上一次没有进行完毕的恢复事件继续恢复 紧急启动盘 是创建紧急修复软盘 内含恢复工具 在操作系统不能正常启动时候修复 如图所示 步骤3删除恢复 选择 删除恢复 操作 再选择你想要恢复的文件所在驱动器进行扫描 也可以在文件过滤器下直接输入文件名或通配符来快速找到某个或某类文件 如果要对分区执行更彻底的扫描可以勾选 完全扫描 复选框 单击 前进 按钮 如图所示 步骤4勾选要恢复的文件 扫描之后 你