NC-M107-项目管理规范和制度.doc

客户 logo 项目编号 xx ERP 0001 项目名称 文档编号 xx ERP JTSH 001 版 本 号 V1 0 Xxxxx 项目 项目管理规范与制度 Xxx 集团公司集团公司用友软件股份有限公司用友软件股份有限公司 项目负责人 项目负责人 签字日期 签字日期 文档控制文档控制 修改记录修改记录 审阅人审阅人 姓名职位审阅签字 存档存档 日期作者版本修改参考号 拷贝号地点备注 目录 1 实施组织保证实施组织保证 4 2 项目例会制度项目例会制度 4 3 项目专项会议项目专项会议 5 4 项目简报项目简报 6 5 沟通机制沟通机制 6 6 周计划管理周计划管理 7 7 成果确认机制成果确认机制 7 8 决策制度决策制度 7 9 激励措施激励措施 8 10 处罚措施处罚措施 9 1 项目管理规范与制度的目的项目管理规范与制度的目的 1 强化 xxx 项目管理工作 2 明确项目组各角色职责及其相互关系 3 明确项目组内部及对外沟通机制 4 明确项目文档管理办法及规范 5 明确项目组时间管理办法 6 明确项目实施方法及其职责分工与协作方式 7 明确项目实施过程中相关规范的运用 2 项目管理办法适用范围 项目管理办法适用范围 xxxx 项目组 本管理办法一经项目团队讨论确认 必须严格执行 3 项目组角色及其责任定义项目组角色及其责任定义 目的 清楚地定义出项目组内各个角色及其职责和相互关系 避免责任不清而出现的推诿 扯皮现象 xxx 项目组主要角色及其责任定义如下 xxxxxxxx 项目项目 xxxxxx 项目组主要角色及其责任定义项目组主要角色及其责任定义 工作协作关系工作协作关系 序号序号角色角色职责职责 范范 围围对对 象象 协作关系描协作关系描 述述 1 项目总监 2 项目经理 3 实施顾问 4 项目组成员角色分配项目组成员角色分配 项目组成员在 xxxx 项目中所担任的具体角色如下 xxxxxxxxxx 项目用友项目组角色分配项目用友项目组角色分配 角色角色 项目成员项目成员 项目总监项目经理实施顾问 5 工作责任分配矩阵工作责任分配矩阵 目的 将项目范围确定的工作落实到项目有关个人 使项目的人员分工一目了然 每个成员都能明确各自的责任 清楚地显示出项目组 成员的角色 职责和相互关系 避免责任不清而出现的推诿 扯皮现象 确保项目 组因岗设人 避免额外资源的占用 责任分配原则 结合项目组成员的工作经验 知识结构 兴趣爱好等特征进行分工 确保适最适当 的人去做最适合的事 从而提高项目管理的效率 显示形式 以表格形式建立项目范围内各项工作与工作所需要的人员的关系 具体分配 xxxxxxxxxxxx 项目用友项目组责任分配矩阵项目用友项目组责任分配矩阵 注 R 代表直接负责 A 代表参与协助 项目成员项目成员 工作内容工作内容 项目管理 RA 分销系统实施 A R 采购系统实施 AR A 生产系统实施 R 财务系统实施 A RAA HR 系统实施 A R 技术支持 R A 6 项目组时间管理项目组时间管理 项目工作日历 xxxx 项目用友项目组工作日历每周工作时间为周一至周五 周六 日为公休日 如 遇法定节假日且项目没有赶工要求 则按国家放假调休日期具体安排执行 上下班时间 由于 xxxxx 公司上下班时间为早 8 00 晚 5 15 且 xxxx 公司每天早晨上班后要 进行 6 的学习 因此根据项目环境的实际情况 项目组规定项目成员必须在 8 30 分前到 xxx 公司指定办公地点开始正常工作 每天工作计划完成时间作为下 班时间 且不能早于 xxxx 公司的下班时间 如遇到疑难问题当天无法完成工作计 划的需得到项目经理批准方可下班 并评估对后置任务的影响程度 异地办公管理 作为 xxxxx 项目正式的实施顾问 在自己承诺投入的时间范围内所作的工作都应该 是与 xxxxx 项目相关的 由于特殊情况在异地办公的应按照当地工作时间按时上下 班 且必须做到每天工作计划日清日结 如遇到疑难问题当天无法完成工作计划的 需告知项目经理 并评估对后置任务的影响程度 7 项目组内部沟通机制项目组内部沟通机制 项目组周例会 本着节时高效的原则 项目组每周五下午开项目组周例会 项目经理总结本周项目 进度 以及主要的问题点 各成员总结个人本周工作情况 以及问题和建议 项目 团队共同探讨问题的应对策略 参与人员 项目团队现场工作人员 输出结果 项目组周例会会议纪要 滚动双周计划 项目经理每周五编写 xxxx 项目滚动双周计划 计划中应详细说明计划任务 用友 方责任人 xxxx 方责任人 任务计划开始时间 已执行任务完成情况 如果必要可 附计划执行所需的相关详细文档资料 并邮件发送给 xxxx 项目相关项目信息需求 者 滚动双周计划原则上应不能违背项目组的实施主计划 如有变动需要通过计划 变更说明并向项目团队成员及相关管理层通报 频度 1 次 周 附 滚动双周计划模版 实施顾问每周五编写在 xxxxx 项目的滚动双周计划 计划中应详细说明工作计划内 容 工作地点 计划完成情况分析 滚动双周计划原则上应与自己所负责的实施范 围的详细实施计划相一致且不能违背项目组的实施主计划 如遇特殊情况需做出计 划变动首先要做出计划变动风险分析 且需通过计划变更说明向项目团队通报 附 实施顾问滚动双周计划模版 实施日志 项目组每位实施顾问无论是否与项目组异地办公 均须每天填写工作日志 并于当 天邮件发送至项目经理邮箱中 实施日志包括 2 部分 工作内容 问题及建议 附 实施日志模版 会议纪要 无论项目团队内部周例会还是与 xxxxx 公司以任何形式组织的讨论会均须通过会议 纪要的形式记录会议内容 会议尚未解决的问题及解决时限等信息 附 会议纪要模版 项目进度分析报告 项目经理每周五向 xxxx 公司项目负责人 管理层提供每周项目进度分析报告 项目经理每周五向公司相关管理层提供每周项目进度分析报告 项目进度分析报告的主要内容包括每周项目进展情况 目前进度偏离最新版本主计 划的程度 存在的问题及其对后续工作的影响程度 下周具体工作计划等信息 频度 1 次 周 附 项目进度分析报告模版 8 项目组与客户方沟通机制项目组与客户方沟通机制 滚动双周计划 项目经理每周五编写 xxxxxx 项目滚动双周计划 计划中应详细说明计划任务 用友 方责任人 xxxx 方责任人 任务计划开始时间 已执行任务完成情况 如果必要可 附计划执行所需的相关详细文档资料 并邮件发送给 xxxx 项目相关项目信息需求 者 滚动双周计划原则上应不能违背项目组的实施主计划 如有变动需要通过计划 变更说明并向项目团队成员及相关管理层通报 频度 1 次 周 附 滚动双周计划模版 项目进度分析报告 项目经理每周五向 xxxx 公司项目负责人 管理层提供每周项目进度分析报告 项目经理每周五向公司相关管理层提供每周项目进度分析报告 项目进度分析报告的主要内容包括每周项目进展情况 目前进度偏离最新版本主计 划的程度 存在的问题及其对后续工作的影响程度 下周具体工作计划等信息 频度 1 次 周 附 项目进度分析报告模版 会议纪要 无论项目团队内部周例会还是与 xxxx 公司以任何形式组织的讨论会均须通过会议 纪要的形式记录会议内容 会议尚未解决的问题及解决时限等信息 附 会议纪要模版 9 项目专项会议项目专项会议 为了保证计划的有效执行和工作的顺利推进 在项目关键阶段召开高层汇报会议 向 XXX 领导小组及各项目小组汇报项目阶段成果和项目进展情况 取得公司高层 部 门负责人的理解和相关资源支持 主持人与召集人主持人与召集人 会议应确定主持人和召集人 由主持人明确会议议题 确定与会人员 策划会议 程序 项目组会议原则上由项目小组负责人召集 1 由召集人发放会议通知 会议通知原则上应以书面 或电子邮件 形式提 前下发到与会人员 包括会议时间 地点 议题 主持人 与会人员 注 意事项等 2 会前项目经理应安排人员做好各种准备工作 如编制会议资料 布置会场 准备会议设备 如投影仪 等 3 会中主持人应注意掌握会议进度 控制会议秩序 引导会议氛围 防止会 议偏离主题 4 会议结束后项目经理应安排相关人员做好会场环境及相关设备 投影仪 的整理 会场纪律会场纪律 1 未经同意不参加会议 一次罚 100 元 不得无故迟到或中途离场 否则每 次扣款 50 元 确因紧急公务需要推迟出席会议或中途离开会场者 应征得 主持人的同意 2 将手机调为震动状态或关机 否则每振铃一次或因振动发出明显声响一次 需捐献项目活动基金 50 元 未经许可严禁在会场中拨叫或接听电话 如确 有急事应离开会场接听手机并尽快结束通话 3 会议实行签到制度 签到表由项目经理负责保管 并将相关人员参与情况 定期向双方项目领导小组进行公布 4 会议参加者要保守会议秘密 在会议决议未正式公布以前 不得私自泄露 会议内容 影响决议实施 5 主持人或召集人因故缺席 应委托他人作为会议主持人或召集人 与会者 因故缺席 应事先向会议召集人请假 10 项目计划管理项目计划管理 为了履行个人应负的职责 计划决定需要做什么 由谁来做 什么时候做 由于 xxxx 项目目前已经处在蓝图规划阶段 因此我们在制定新的计划是需要考虑一下因 素 项目环境分析 我们在哪里 我们如何达到的这里 为什么到达了这里 明确项目目标 这是我们想去的地方吗 我们的目标在哪里 多长时间达到这个目标 后续计划分析 如果我们像以前那样继续会到哪里去 那是我们想去的地方吗 怎么才能到达我们想去的地方 风险分析 想去我们要到达的地方有什么风险 怎么做可以帮助我们更好的到达我们的目的地 详细计划制定 需要做什么 什么时候做 怎么做 谁来做 对计划的监控 我们是否偏离的原计划 为什么 我们要回到原计划需要做什么 赶工 快速跟进 我们能做到按时达到目的吗 进度计划制定原则 项目主计划工作分解的最小工作包满足 80 小时原则 即最小工作包的分 解程度不能大于 40 小时 根据工作责任分配矩阵的分配结果 每位主要责任人制定更详细的进度计 划 工作任务分解必须满足 8 小时原则 且可衡量 计划中工作包或任务的逻辑关系必须明确 一旦发生偏离计划的事件 必 须分析对后置任务的影响 详细进度计划的制定必须与项目组实施主计划一脉相承 不可违背实施主 计划 计划变更 任何层次计划的变更都必须首先进行风险分析 任何层次计划的变更都必须在项目组内通报 主计划的变更需汇报到公司 xxxx 项目相关管理层 并同时向 xxxx 客户方 汇报并形成正式的变更通知单 计划执行 项目经理在每周五对项目实施计划执行情况进行更新 并编写相应的项目 进度分析报告 实施顾问每天更具工作计划的实际执行情况 评估每项任务的具体执行情 况 并填写实施日志 计划监控 项目团队的每一个人都是项目计划执行得监控者 而项目经理是计划监控 的主要责任人 项目团队的每一个人都必须主动地提出项目计划执行的意见 11 项目相关规范项目相关规范 项目团队在制作业务流程图 编写实施文档等项目有关信息资料时 必须统一 格式 做到面向客户的统一 项目经理是相关规范制定责任人 实施顾问是相关规范实施责任人 12 内部评审制度内部评审制度 项目过程中需向客户方提供的项目资料均需先由项目组内部评审 项目组内部 评审通过后方可向客户方提交 内部评审人员 项目团队 13 项目成果管理项目成果管理 项目过程产生的文档资料等实施顾问各自负责自己的文档资料 如有工作交接 情况发生必须保证交接资料的完成性和最新版本 项目团队公用项目文档资料项目经理负责 14 项目问题跟踪管理项目问题跟踪管理 15 成果确认机制成果确认机制 为保证项目实施的顺利推进 项目组完成阶段性交付成果后送达成果确认人 确认 人在收到交付成果 2 日内 安排人员与项目组共同对实施成果进行接受或确认 工作成果的接受程序如下 1 由项目组将一份交付成果的书面文稿提交给成果确认人 确认人负责制作额外 的副本并分发给任何其他复核人员 2 在收到交付成果 2 个工作日内 确认人应接受交付成果或向项目组提供一份要 求修改的书面要求 如果在 2 个工作日内 未收到任何回应 或实际上使用了 此交付成果 则该交付成果均视为被确认和接受 3 项目组如同意成果确认人的修订意见 完成对交付成果的更新 并将更新后的 最终版本重新提交确认人 经签字确认后该交付成果视为被接受 4 不可无理由地拖延接受项目组提交的项目文档或成果 16 决策制度决策制度 项目决策机构由项目领导小组 项目组长 含副组长 各业务小组三级组织构成 项目组长 含副组长 对项目执行中一般问题进行决策 项目领导小组会对项目执行中项目组长 含副组长 不能够决定的 或存在重要分 歧的重大问题进行决策 项目决策的范围项目决策的范围 与项目有关的人员 信息 制度 档案 协调 分歧 问题 计划 风险 质量 机构配备等 皆属于项目决策的范围 项目决策的流程项目决策的流程 项目的决策过程从下而上进行 实现层层解决 最终使需要决策的问题得到妥善处 理 17 激励措施激励措施 为了激发项目人员的积极性和责任感 激励项目人员积极主动的投入到项目中 按计划进度高质量地完成项目实施任务 特制定本激励措施 激励的范围激励的范围 激励的对象 适用于参与项目建设中的项目团队成员 项目涉及的业务部门 激励的因素 在项目建设中 包括在态度上积极响应 在行动上按时完成 在质 量上优质优量 获得项目领导 项目组同事公