工程合同管理(10工程合同管理信息系统).ppt

第10章工程合同管理信息系统 返回总目录 概述合同管理信息系统工程合同管理信息系统的分析工程合同管理信息系统的设计复习思考题 本章内容 概述 1 合同信息管理的重要性在工程实施过程中 合同管理主要是对工程承包合同的签订 履行 变更和解除进行监督检查 对合同双方争议进行调解和处理 以保证合同的依法签订和全面履行 合同管理人员首先应对合同各类条款进行仔细认真的分析研究 建立合同网络 在工程实施过程中根据合同进行监督检查 并通过各种反馈信息及时准确地处理工程实际问题 这就要求合同管理人员加强信息管理 对合同管理过程中输出的各种信息进行收集 整理 处理 存储 传递和应用 以便及时 高效地发出各项正确指令 为了提高合同管理的水平 全面 准确 及时地获取工程信息十分重要 这就需要设计一个以合同为核心的信息流结构 包括建立合同目录 编码和档案 建立完整的合同信息管理制度以及包括会议制度在内的科学高效的合同管理信息系统 2 合同信息管理的特点所谓信息管理是指对信息的收集 加工整理 储存 传递与应用等一系列工作的总称 信息管理的目的就是通过有组织的信息流通 使决策者能够及时准确地获取相应的信息 建筑工程合同信息管理既有一般信息管理的特点 也有其特有的特点 概述 1 时效性在工程实施过程中 有大量的信息都是实时信息 而这些信息往往又与工程项目的总体目标是否能够实现休戚相关 如果不能及时得到这些瞬息万变的信息 并将这些信息迅速传递到相关的单位 部门 势必对工程的实施产生重大影响 从而可能会导致项目总体目标不能按时 按质 按量实现 如工程师不能在规定的期限内作出指令就有可能导致工程停工 承包商的索赔不能及时解决可能会影响工程的实施 所以 及时准确地获取工程信息十分必要 2 综合性在工程实施过程中 合同信息往往通过质量 进度和投资方面反映出来 合同既是业主与承包商连接的纽带 也是工程师实施监理的主要依据 但是 工程承包合同的主要条款则是关于双方当事人在质量 进度和投资等方面的权利义务约定 同时 要加强合同管理 也需要通过对大量其他各方面的信息进行分析处理来实现 3 复杂性由于工程项目是一个复杂开放的系统 在所有的信息中既有项目内部信息 如合同的结构 合同管理制度 又有大量外部信息 如国家政策 法律法规等 既有固定信息 又有流动信息 既有现时信息 又有历史信息 既有生产信息 又有技术信息 经济信息 这就给信息管理带来了较大的难度 合同管理信息系统 1 概述管理信息系统是一个由人 计算机等组成的进行信息的收集 传送 储存 加工 维护和使用的系统 管理信息系统引用其他学科中已成熟 先进的成果 集合成为一门综合性学科 如计算机科学提供了计算机及通讯的基础 运筹学提供了以正确的资料作出合理的决策的基础 各种管理的基本职能如组织 协调 控制等都是系统建立的基础等 国外一些工程承包公司已经开发了工程项目管理信息系统 成绩显著 目前 在我国也已经有了这方面的开发研究 出现了一些较为成熟的软件 如工程概预算软件 建设监理软件 工程项目管理软件等 各种软件都有一定的特点 但也有一定的局限性 且多偏重于事务性信息管理 缺乏决策支持及专家系统的帮助 2 合同管理信息系统的主要功能1 数据 资料的收集在工程实施过程中 每天都要产生大量的信息 如各种指令 信件 索赔报告等 必须确定收集什么样的信息 确定信息的结构 收集的方式及手续 考察信息的真伪 并具体落实到责任人 通常由合同工程师负责 秘书 文档管理员等承担此任务 合同管理信息系统 2 数据资料的存储原始数据资料不仅供目前使用 还有许多必须要保存 按照不同的使用和储存要求 数据资料储存于一定的信息载体上 要做到既安全可靠 又使用方便 3 信息的加工即将原始数据资料经过信息加工处理 转变为可供决策使用的信息 处理方法有 1 一般的信息处理方法 如排序 分类 合并 插入 删除等 2 数学处理方法 如数学计算 数值分析 数理统计等 3 逻辑判断方法 如差异诊断 风险分析等 4 信息的传送 调用和输出 即将经过处理的信息流通到需要的地方 以便各决策者作出客观正确的决策 3 合同文档管理文档管理是指对作为信息载体的资料进行有序的收集 加工 分解 编目 存档 并为需要者提供专用和常用的信息的过程 文档系统是管理信息系统的基础 是管理信息系统有效运行的前提条件 合同管理信息系统 合同管理文档系统的内容包括合同文本及附件 合同分析资料 指令 信件 会议纪要 各种原始工程文件 索赔文件 各种技术 经济 财务方面的资料等 以下为建立合同管理文档系统的步骤 1 建立资料特征标识 1 要求 一般合同资料的编码体系有如下要求 统一的 适用于所有资料的编码系统 能够区分资料的种类和特征 有足够的存储空间 对人工处理和计算机处理同样有效 2 资料编码的构成 通常 资料编码由一些字母和数字符号组成 它们被赋予一定的含义 这样编码就能够被识别 合同资料的编码一般由以下几部分构成 有效范围 如属于某子项目 功能或要素 资料的种类 如是属于合同文本 还是属于信件 是属于技术上的 还是属于商务或行政上的 内容和对象 即设计出符合实际要求的文档结构 日期和序号 对于相同有效范围 相同种类 相同对象的资料可通过日期和序号来加以区分 合同管理信息系统 2 索引系统为了使资料的储存和使用方便 必须建立资料的索引系统 它类似于图书馆的书刊索引 可以采取表格的形式 其栏目应能够反映资料的各种特征信息 同时 也要注意索引与文档之间的关系 其对应关系如图10 1所示 图10 1索引和文档的关系 工程合同管理信息系统的分析 要设计开发合同管理信息系统 首先必须对现行合同管理系统进行系统分析 其内容包括 1 合同管理与工程项目其他管理职能的关系工程项目管理包括进度管理 质量管理 成本管理 技术管理 资源管理 合同管理等 而合同管理几乎涉及到项目管理的其他各个领域 与其他职能管理部门 索引文档业主及承包商之间都有着密切的联系 合同管理成功与否 不仅在于合同管理人员 还依赖于其他人员的配合以及管理工作的成效 合同管理信息系统开发成功与否 同样存在着与其他职能管理部门的配合问题 而且 合同信息系统作为工程项目管理信息系统的一个子系统 它的应用深度 也受其他职能管理水平的影响 所以 应与其他系统同时开发 以提高工程项目管理水平 工程合同管理信息系统的分析 2 合同管理组织模式及合同管理工作程序通过对上述合同管理与其他管理职能的关系分析 再结合本工程管理组成机构形式 以确定项目的合同管理模式 由于合同管理的涉及面较广 与其他管理职能部门联系较为密切 因此 可建立在项目经理的统一领导之下 专职合同管理工程师直接负责 各专业负责人积极配合 全员参加的组织管理模式 根据合同管理组织模式 确定从合同签订时起的合同管理工作程序 制定工作流程图 根据 建设工程施工合同 GF 1999 0201 将与合同履行有关的工作程序介绍如下 1 工程质量控制程序 参见图10 2 图中括号内数字代表示范文本条款号 下同 2 工程进度控制程序 参见图10 3 3 工程价款控制程序 参见图10 4 4 工程索赔管理程序 参见图10 5 工程合同管理信息系统的分析 图10 2工程质量控制程序 工程合同管理信息系统的分析 图10 3工程进度控制程序 工程合同管理信息系统的分析 图10 4工程价款控制程序 工程合同管理信息系统的分析 图10 5工程索赔管理程序 工程合同管理信息系统的设计 1 系统总体数据结构模型设计系统总体数据结构模型设计即从合同管理对数据的基本要求出发 对系统中有关数据进行分析与综合 包括对数据及其结构进行分类 分组 一般化和聚合处理等 从而构造出系统总体数据结构模型 系统总体数据结构模型设计包括编码结构设计和系统总体数据结构模型设计 1 编码结构设计 为了对大量数据进行统一有效的处理 充分发挥计算机的优势 提高系统工作效率 必须有适当的编码体系 2 系统总体数据结构模型设计 在对系统进行较为详细的数据调查分析的基础上 采用扩展实体关系模型描述出系统总体数据结构模型 2 系统主要数据库设计合同管理数据库主要可划分为合同管理 进度管理 质量管理 成本管理和文档管理几大部分 根据实际需要 再进行细分并确定各数据库名称 工程合同管理信息系统的设计 3 系统功能子系统划分在系统功能开发时采用结构化设计方法 首先将整个系统从上到下划分为若干个功能子系统 每个子系统再划分为若干个功能模块 自上而下逐步设计 再自下而上层层实现 功能子系统划分应注意以下原则 1 子系统要具有相对独立性 2 各子系统之间数据的依赖性尽可能小 3 子系统划分应当便于全系统的快速实现 在系统总体数据结构模型的基础上 依据上述系统划分的原则 可将合同管理信息系统划分为合同结构模式选用 合同日常管理 合同文档管理 索赔管理 合同管理知识导读和系统维护子系统 4 系统各功能子系统及功能模块设计在合同管理信息系统功能子系统划分确定之后 要将各功能子系统进一步划分为若干个功能模