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中国铁塔信息技术研究院2016年8月 合同管理系统用户培训 场租管理改造功能 提纲 本次合同管理系统场租管理改造 是按照公司领导要求以及总部财务部下发的 场租管理办法 以强化站址相关成本费用支出的刚性管理为目的 实现从源头 合同系统 录入站址 增值税 租金 电费单价等信息 且通过合同审批提升关键信息录入及变更的准确性 减少人为操作带来的数据偏差 主要改造点包括 合同起草时需要选择对方开具增值税专票情况 关联站址信息 并按照站址填写租金 电费单价 付款计划 审批流增加物业管理员节点 站址信息更正审批 代持合同录入合同系统等 本次改造内容中 除合同类型调整全国适用以外 表单及流程等改造仅涉及地市公司站址相关的租赁 物业 用电 租电一体合同 对于总部 省公司 合同表单和流程保持不变 场租改造概述 财务信息 是否固定金额 能否开具增值税专用发票 价税金额 合同总金额等 站址信息 站址编号 名称 租金单价 电费单价 单站价税金额等 付款条款 按站址填写租金付款计划 基本信息 合同名称 类型 对方主体 签订依据 对方资质 合同有效期 正文附件 承办人信息等 提纲 从财务角度 按照包含的费用类型对站址相关的合同类型进行调整 支出类 站址服务类合同 下 原 站址租赁类 改为 站址场地 房屋租赁类 新增 站址物业管理类 原 站址电费类 改为 站址用电类 去掉 室内分布服务类 系统中现有的 室内分布服务类 合同并入 站址租电一体类 新建合同 导入合同均不可再使用此类型 合同类型调整 物业系统不接收不在本次改造范围内 只有 这四类合同会在签订盖章后 即进入 履行中 推送物业系统 其他类型的合同不推送 提纲 1 基本信息 本次改造涉及的地市公司站址相关合同起草表单 基本信息 部分如右图所示 1 基本信息 续 注 下划线为新增字段 由于代持合同的选择关系到物业系统的财务处理 请承办人和审核人务必确认选准 一旦错选物业系统无法恢复 2 财务信息 站址租赁类 物业管理类 能开专票 站址场地 房屋租赁类 站址物业管理类 是否固定金额 默认为 是 不可修改 含租金或物业费的合同 需要用户选择对方能否开具增值税专用发票 对方能开具增值税专用发票的情况下 需要分别录入 不含增值税租金 和 增值税进项税额 合同总金额 取两者之和 年租金 默认取 不含增值税租金 合同有效期 天 365 鉴于系统自动计算结果可能与合同文本约定存在小幅偏差 计算结果允许用户微调 若合同中存在多个站址 则 年租金 是所有站址的年租金之和 在 站址信息 中再按站址分拆 注 上述 租金 也适用于 物业费 2 财务信息 站址租赁类 物业管理类 不能开专票 对方不能开具增值税专用发票的情况下 需要选择合同中约定的租金模式 含税金额固定 即业主包税 不含税金额固定 即业主净得固定 我方包税 不含税金额固定 即业主净得固定 时 合同总金额 还需要拆分为 不含税租金 业主净得 和 税金预估 年租金 默认取 合同总金额 合同有效期 天 365 鉴于系统自动计算结果可能与合同文本约定存在小幅偏差 计算结果允许用户微调 若合同存在多个站址 则 年租金 是所有站址的年租金之和 在 站址信息 中再按站址分拆 注 上述 租金 也适用于 物业费 2 财务信息 站址用电类 站址用电类合同 是否固定金额 默认为 否 不可修改 用电合同暂时不必填写专票开具情况 电费合同的 合同预估金额 默认为 0 00元 视为无法预估金额 用户也可根据实际情况调整 财务信息 处只维护合同总金额 对于电费单价 在下面的 站址信息 处按站址填写 2 财务信息 租电一体类 站址租电一体类合同的 财务信息 是上述 租金 物业费 和 电费 的组合 租金 物业费 只可选其一 选择 租金 或 物业费 之后 表单填写与上文相同 电费 部分必填 合同总金额 默认取 租金总金额 或 物业费总金额 电费总金额 不能修改 2 站址信息 站址信息 中包含本合同所约定站址的名称 编码 经纬度等信息 并需要把 财务信息 中填写的租金 物业费 电费按站址进行拆分 若此合同转签自代持合同 则会自动带出代持合同的站址 并且不可删除此站址信息 用电合同 租电一体合同要按站填写电费单价 保留4位小数 租赁 物业管理 租电一体合同要按站填写年租金 能开专票时不含增值税 按站填写总租金或总物业费 含税总金额 对方能开具增值税专票时 要将单站总租金 或总物业费 分拆成不含增值税总租金 或总物业费 增值税额两部分 站址基本信息 站址财务信息 3 付款条款 付款条款 分为 租金 物业费 电费 等多个页签 不同的合同类型展示的页签不同 具体对应关系如下表所示 3 付款条款 站址租赁类 物业管理类 租电一体类 对于 租金 或 物业费 页签 需要按站填写付款条款 基本信息 财务信息 站址信息 填写完整以后 点击 自动生成 按钮 系统将自动默认出付款条款 默认规则 按合同有效期默认付款行数 即默认按年支付 不是整年的向上取整 计划付款日期默认为空 由用户选择日期 按站址数量默认填写列数 即每次付款金额要拆分到站址 最后一列默认展示该日期付款总额 不可修改 单站每次付款金额取 站址信息 中填写的 单站总租金 物业费 含税 按合同有效期除 不是整年的按时长比例拆分 3 付款条款 租电一体类 站址用电类 付款条款 中的 电费 页签 不必按照站址录入 电费付款条款默认展示如下图所示 用户可根据实际情况修改 注意电费 计划付款金额 总和必须等于在 财务信息 中填写的电费总金额 对站址用电类也即 合同总金额 提纲 合同审批流程 地市公司站址场地 房屋租赁类 站址物业管理类 站址用电类 站址租电一体类合同 审批流程改造说明 暂不考虑金额大小 均走地市内部审批流程 不提交至省 增加2 0建维部物业管理员审核环节 可提交承办部门 即建维部领导 或直接退回承办人 合同均可由地市公司副总审批结束 当然副总也可视情况提交地市总经理审批 建维部 承办部门 财务部 财务审核 综合部 法务审核 公司领导 分管建维 提纲 合同审签单 站址相关四类合同的审签单 将显示更加详细的信息以方便审批人了解合同 主要新增的信息包括 站址信息 编码 名称 是否开具增值税专票 可开具时显示增值税进项税额 年租金 物业费单价 多个站址时展示第一个站的单价 等多个 电费单价 多个站址时展示第一个站的单价 等多个 提纲 站址合同变更补充 基本信息 变更补充合同可以选择线上审批合同 含有条件转名 无条件转名 历史合同 代持合同不走变更补充 有问题删除重新导入并审批 支持此四类合同之间的类型变更 类型更改后表单自动更新 1 原合同有效期默认显示 不能更改 2 本次变更的生效期 失效期 用户根据实际情况选择 3 此合同变更前后完整的有效期 默认上述两个日期取并集 可修改 举例 a 如合同履行中业主涨价 不涉及有效期调整 则3与1相同 2是1或3的子集 b 如原合同中1录错了 变更时将2修改为正确的合同有效期 则3不是1和2的并集 需要用户手工调整为与2一致 举例 a 如原合同是租赁合同 后业主可供电 则可单独签一份转供电合同 如果选择走原合同的变更 则可修改合同类型为租电一体类 b 如原合同选错类型 可调整为新类型 签订盖章环节 承办人需要再次确认这三个字段 站址合同变更补充 财务信息 变更补充合同 财务信息 的填写 均以变更生效后的待支付金额为准 由此 变更补充合同的 付款条款 也是以变更后待支付金额为准填写的 变更补充合同进入履行中之后 会将变更补充后的合同信息推送物业系统 物业系统将据此更新 1 变更生效后还需要支付的金额 是上述租金 或物业费 电费之和 2 合同的全部金额 包括已履行和待支付的金额 提纲 站址合同终止解除 终止解除合同可以选择线上审批合同 含有条件转名 无条件转名 历史合同 代持合同不可新建终止解除合同 有问题可走删除审批 审批后状态也置为 已终止解除 站址合同终止时填写的信息比较简单 无需关联站址 不是填写终止后尚未支付的金额 而是终止合同本身是否涉及金额 如违约金等 不涉及填0 终止合同自何日生效 不必填写终止日期 提纲 无条件转名合同 代持合同的录入 系统中现有的无条件转名合同导入功能基本保持不变 对于本次改造涉及的四类合同 合同表单信息与改造后新建合同保持一致 即需要录入站址信息 增值税专票情况等字段 代持合同原来在物业系统录入 改造后在合同系统中录入 录入方式与无条件转名合同一致 此外 为提升数据准确性 本次改造的四类合同在录入后需要提交审批 审批通过后方可给物业系统推送 原无条件转名合同菜单改造 一级菜单更名为 无条件转名及代持合同 去掉了合同管理员 已确认合同信息修改 功能菜单 审批通过后 无条件转名合同改动需要走新建变更补充 代持合同可删除审批后重新导入 合同基本信息导入及确认 导入前 各地市公司应先分配合同编号的号段 如按区县分配号段 保证不同承办人导入的合同编号不冲突 无条件转名合同的编号规则不变 CTC 地市缩写字母 ZM 6位流水号 代持合同编号规则 CTC 地市缩写字母 DC 6位流水号 自物业系统录入的代持合同保持原编号 请勿与之冲突 用户使用第一个菜单导入合同基本信息 改造后的导入模板可区分无条件转名合同和代持合同 需用户选择并分别录入6位合同流水号 导入系统后自动按上述编号规则补全 导入成功后可在第二个菜单中明确业主或删除合同 对方主体有重名的 系统默认取第一个同名主体 并将此字段标黄 用户点击标黄字段后弹出对方主体选择框 须用户确认一个 证件号码区分 确定后标黄消失 注意不确认则一直标黄 若直接确认则取默认对方主体 注 若存在多个对方 先导入并确认一个 在下一菜单中补充详细信息时可多选 合同信息补充 提交审批 导入模板并确认信息之后 合同进入 合同信息补充及审批 菜单 状态标记为 未补全信息 对于本次改造涉及的四类合同 补充合同信息页面与新建合同基本一致 需要填写财务信息 站址信息 付款条款 并上传正文附件 所有合同信息补全后 保存合同 状态变为 可提交审批 此状态的合同可批量提交审批 审批人收到一条待办 每次最多勾选50个 提交审批后 合同状态标记为 审批中 若退回承办人后承办人取消审批 则合同状态变为 退回修改 审批通过后合同标记为 审批通过 并可在最后一个菜单中查询 无条件转名合同 代持合同的审批 审批流程相对新建合同较为简洁 只包含建维部内部审批 财务部审批两大环节 审批通过后 改造涉及的四类合同会同步给物业系统 且审批通过后的代持合同才可被新建合同 包括有条件转名合同 无条件转名合同所关联 建维部 承办部门 财务部 财务审核 审批通过合同的查询及代持合同删除 审批通过后 合同可在最后一个菜单 审批通过合同查询维护 中查到 通过物业系统初始化至合同系统的代持合同 也一并在本菜单查看 对于代持合同录入错误的情况 系统提供删除功能 提交删除审批并通过后 会通知物业系统原代持合同废止 如有需要可重新导入 但已删除的代持合同编号不可重复使用 对于有问题的无条件转名合同 可使用变更补充 或终止解除后重新录入 数据状态选择 可提交删除 会列出审批通过且未被其他合同关联的代持合同 这些合同是可以提交删除审批的 删除审批流程与录入后的审批一致 删除审批通过后 合同置为 已终止解除 提纲 其他功能 站址信息更正 鉴于站址信息量庞大可能造成的用户误选且各环节审批人未发现的情况 目前系统提供修改合同站址信息功能 同时更新付款条款的站址 合同的其他任何信息均不允许修改 如有误选请新建变更补充合同 注意 站址的更正只能替换 不可删除或增加 即站址数量不可变 审批中的合同 站址信息是不可替换的 需要审批人退给承办人修改 审批完成后可更正 处于变更补充 终止解除中的合同 不允许做站址更正 反之 处于站址信息更正审批中的合同 也不可以做变更补充或终止解除 合同承办人打开 合同起草 合同信息更正 菜单 可勾选待更正站址的合同 点击 合同信息更正 弹框点击 确定 其他功能 站址信息更正表单 站址信息更正表单分为三部分 首先是站址信息更正区 承办人可点选一个站址 点击 更正 选择替换为另一个站址 中部是更正历史区 替换站址后会新增一条更正记录 最后是更正审批记录 承办人更正完成后点击 提交 进入审批流程 查看合同详情 按钮会展示合同详情 只读 更正站址信息只可1对1替换 站址信息 中的租金 电费单价 增值税等其他信息均不会改变 付款条款 的站址也会相应替换 其他功能 站址信息更正审批流程 建维部 承办部门 财务部 财务审核 站址信息更正的流程与无条件转名合同 代持合同审批是一致的 只是不可批量提交 财务人员审批通过后 合同详细信息表单中的 站址信息 中的站址基本信息 不含金额信息 和 付款条款 中的站址编号均更新为更正后的站址 已进入履行中的合同 站址更正的结果会推送给物业系统 若合同尚未进入履行中 会在进入履行中后将更正后的站址随合同信息一并推送 提纲 系统上线前数据初始化工作 代持合同初始化物业系统已有代持合同在上线时点封版 初始化进合同系统 上线后由合同系统单点新增或修改并推送物业系统 站址信息初始化站址信息上线时点初始化至合同系统 后续自动同步站址更新 物业系统与合同系统的合同比对上线时点双方封版 将物业系统所有合同 除代持 合同系统站址相关合同进行比对 合同系统履行中状态的场租合同应全数存在于物业系统 合同站址信息初始化物业系统已有的合同 代持合同在第1点已