公文写作培训.ppt

公文格式 与 写作规范培训 前言 诗家之景 如蓝天日暖 良玉生烟 可望而不可至于眉睫之前 这是指创作之道难以把握 而公务文书写作与此迥然不同 公文有格式有规范有模式 如果对其中的格式规范模式知之不多 即便是作家 抑或硕士博士也很难写出一篇规范的公文 反之 大专学生甚至中学毕业生 只要掌握了公文的规范模式 亦可以妙笔生花 写出有公务价值的实用文书 大大提高工作效率 培训内容 狭义的公文 广义的公文 指国务院办公厅 国家行政机关公文处理办法 中规定的13种行政公文和中共中央办公厅 中国共产党机关公文处理条例 中规定的14种党的主要公文 就是我们常说的法定党政公文 是党政机关 社会团体 企事业单位在行使管理职权 处理日常工作时使用的 具有法定效力 直接效用和规范体式的文书 文件 规章制度 工作总结 纲要 计划 调查报告 计划 通知 撰拟的专任性 严密程序性 真实性 严格的时间性和特有的时效性 作者与阅者的特定性 策令性 培训内容 1 文件的中心内容是什么2 根据文件内容 准备采用什么文种3 明确文件发送范围和阅读对象4 明确发文的具体要求 落笔起草 拟写正文 收集有关资料 进行调查研究 拟出提纲 安排结构 Step4 Step2 Step3 明确发文主旨 Step1 反复检查 认真修改 Step5 1 收集和阅读有关的文字材料2 到实际当中搜集活材料 主题 观点 材料 结构 语言 标题 发文机关 事由 文种 事由 文种 只有 文种 首行居中 称呼 主送机关 受文领导 第二行顶格 后加冒号 结语 特此通知 等 前空两格 落款 发文机关 正文下两行 居右 盖章 发文时间 落款 下一行 居右 落款处的年 月 日都要用汉字小写数字 不能用阿拉伯数字 分段 段首各空两格 字数 年份不能回行 一般用 号仿宋字 首部 正文 尾部 由发文机关代字 年份和序号组成 发文机关标识下空 行 用 号仿宋体字 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 居右排列 序号不编虚位 既 不编为 不加 第 字 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号左侧 用 号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用 号楷体字标识签发人姓名 由发文机关名称公文主题和文种组成 发文字号下空一行 用 号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 但要注意回行时要词意完整 排列对称 间距恰当 如多行一般为上长下短排列 发文字号 签发人 标题 标题下空 行 左侧顶格用 号仿宋体字标识 最后一个主送机关名称后标全角冒号 在正文下空 行左空 字用 号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第 行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称与正文标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 要用汉字书写 年 月 日要齐全 零要写成 根据单位的公章具体情况 建议距正文末 有附件的距附件末 2至3行写日期 主送机关 附件 成文日期 要在公文末页的底部左右各空 字 用 号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 最后一个抄送机关后标句号 应在成文日期下空一行左空 字用 号仿宋体标识 联系电话阿拉伯数字用半角3号仿宋字体标识 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 第四层 如有抄送机关 联系人 联系电话 结构层次序数 培训内容 下情上达 让上级掌握本单位的情况 了解本单位的工作状况及要求 使上级领导能及时给予支持 为上级机关处理问题 布置工作或作出某一决策提供依据 以摆事实为主 要客观的反映具体情况 不要过多的采用议论和说明 表达方式以概括叙述为主 语气要委婉 谦和 不宜用指令性语言 概述事实 重点突出 中心明确 实事求是 有针对性 汇报性报告 答复性报告 呈报性报告 例行工作报告 目的 要求 种类 1 情况简述 百字上下 成绩做法 主体 经验教训 五分之一篇幅 今后计划 三分之一篇幅 结语常写 特此报告 专此报告 2 3 4 ImageInfo www wizdata co krNotetocustomers ThisimagehasbeenlicensedtobeusedwithinthisPowerPointtemplateonly Youmaynotextracttheimageforanyotheruse 关于 的报告 根据 现将主要情况报告如下 一 二 特此报告 赛格广场市场部二0一0年四月四日 传达上级的指示 要求下级办理或者需要知道的事项 批转下级的公文或转发上级 同级和不相隶属单位的公文 3 正文因内容而异 开会的通知要交待清楚会议名称 主持单位 会议内容 起止时间 参加人员 会议地点 报到地点 携带材料以及其他有关事宜 布置工作的通知 要写清所通知事件的目的 意义以及具体要求和作法 4 通知事项多时 一般采用条款式行文 可以简明扼要 使被通知者能一目了然 便于遵照执行 1 标题最好写上通知的主要内容 2 通知事项简短 内容单一时 可略去称呼 直起正文 通知 的注意事项 关于赛格电子市场安全工作会议的通知 市场部各楼层经理 保安队长 安全主任 为贯彻深圳市政府安全工作会议精神 研究落实我电子市场安全生产事宜 分公司决定召开2010年度安全生产工作会议 现将有关事项通知如下 1 参加会议人员 市场部各楼层经理 保安队长 安全主任 2 会议时间 4月3日 会期1天 3 报到时间 4月1日至4月2日上午8时前 4 报到地点 深圳宾馆301号房间 联系人 赵经理 联系电话 特此通知 深圳赛格电子市场分公司二0一0年三月二十八日 函 即信 公函即公务信件 它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作 询问和答复问题时所使用的文体 函的特点是不受公文规定的严格限制 如不用正式文件头 也可不编文件号 有时还可不拟标题 因此用起来极为简便 1 开头 主要说明发函的缘由 一般要求概括交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用 现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 等过渡语转入下文 复函的缘由部分 一般首先引叙来文的标题 发文字号 然后再交代根据 以说明发文的缘由 2 主体 这是函的核心内容部分 主要说明致函事项 函的事项部分内容单一 一函一事 行文要直陈其事 无论是商洽工作 询问和答复问题 还是向有关主管部门请求批准事项等 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 一般包括三层 简要介绍背景情况 商洽 询问 答复的事项和问题 希望和要求 如 务希研究承复 敬请大力支持为盼 等 如果属于复函 还要注意答复事项的针对性和明确性 3 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望 或请对方协助解决某一问题 或请对方及时复函 或请对方提出意见或请主管部门批准等 4 结语 通常应根据函询 函告或函复的事项 选择运用不同的结束语 如 特此函询 请即复函 特此函告 特此函复 等 有的函也可以不用结束语 如属便函 可以像普通信件一样 使用 此致 敬礼 函的写作 首先要注意行文简洁明确 用语把握分寸 无论是平行机关或者是不相隶属的行文 都要注意语气平和有礼 不要倚势压人或强人所难 也不必逢迎恭维 曲意客套 至于复函 则要注意行文的针对性 答复的明确性 其次 函也有时效性的问题 特别是复函更应该迅速 及时 赛格电子市场关于请归还贵公