EXCEL技能运用操作-课件.ppt

人力资源部2014年10月 EXCEL入门教程 准备工作 1 一台电脑 2 office2007软件 目录 一 如何快速选定到最后一列 行 二 删除区域内的重复项 三 给每个项目加上相同的表头 四 数据打乱顺序后 如何恢复 五 保护工作表 不让别人动你的表格 六 EXCEL表格中如何做出斜线框 七 Word里的上标下标 八 化繁为简 数据透视表 九 常用函数 十 选择性粘贴 十一 数据合并 十二 自定义排序 十三 数据有效性 一 如何快速选定到最后一列 行 当EXCEL表格中 行数 列数较多时 要想将内容全部选取 是一件很痛苦的事情 需要点着鼠标拖很久 用Ctrl Shit 方向键可以快速选取所有内容 组合键 Ctrl Shit 方向键快速选取至最后一行Ctrl Shit 方向键快速选取至最后一列 二 删除区域内的重复项 区域内有很多重复项目 我们只需要其中单独的项目 可以通过 数据 数据工具 删除重复项 来完成 三 给每个项目加相同的表头 想要这样的 实际上是这样的 打开文件 示例 每行插入标题 操作方法 1 在最左边插入一列 名称为序号 下拉 2 选取所有序号 复制 粘贴 3 选取所有的表头 复制 在新的序号第一行粘贴 下拉 每个序号后面都有表头 4 根据序号排序 完成后将序号列删除 四 数据打乱顺序后 如何恢复 有一列数据 需要打乱顺序进行操作 但是在操作完成后 你想恢复原来的顺序 该怎么操作 操作方法 1 在数据前插入一列序号 1 N 2 按照你的要求 进行其他操作 3 按照序号排序 就恢复了原来的顺序 我做了一个表格 统一格式 只有其中的一部分需要别人填写 但是别人填完以后发回给我 发现什么都变了 同一个模板发下去 却收回来十几种不同样式文件 该怎么办 五 保护工作表 让别人不能动你的表格 例 下面的表格中 只需要请别人填写部门 别的都不能动 打开 审阅 文件 能选取 但不能改 1 选中允许更改的区域 右键 设置单元格格式 保护 锁定前的 去掉 2 审阅 保护工作表 设定密码 不能选取 也不能改 1 选中允许更改的区域 右键 设置单元格格式 保护 锁定前的 去掉 2 审阅 保护工作表 设定密码 将选定锁定单元格前的 去掉 六 EXCEL表格中如何做出斜线框 单斜线框步骤 1 选取单元格 右键 设置单元格格式 边框 2 选取斜线和外边框 3 在单元格中输入文字 适当的加入几个空格 左半部分文字下标 右半部分文字上标 双斜线框步骤 1 插入 线条 画线 2 文字 插入文本框 七 Word里的上标下标 怎么实现 操作方法 输入m2 选中2 右键 字体 上标 输入Ma 选中a 右键 字体 下标 1 输入Mab a与b之间插入一个空格 2 选中ab 点击段落模块中的中文版式标签 在下拉列表中选取双行合一 八 化繁为简 数据透视表 根据右边工作表的数据 分别统计各专业的男 女生人数 真诚欢迎大家加入和勤大家庭 1 插入 数据透视表 2 根据要求 将相应项目拖入到行 列标签 数值等框格内 操作方法 九 常用函数 EXCEL工作表包含有很多函数 正确的使用函数 能给我们的工作带来极大的便利 今天主要介绍几种比较常用的公式 1 IF Logical test Value if true Value if false 2 SUMIF Range Criteria Sum range 3 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup 1 IF函数 参数说明 Logical代表逻辑判断表达式 Value if true表示当判断条件为逻辑 真 TRUE 时的显示内容 如果忽略返回 TRUE Value if false表示当判断条件为逻辑 假 FALSE 时的显示内容 如果忽略返回 FALSE IF Logical Value if true Value if false 中文解释 IF 判断条件 符合条件时返回的值 不符合条件时返回的值 功能 判断目标单元格是否符合设定条件 符合返回某个值 不符1合返回另外的值说明 函数IF可以嵌套七层 如果超过七层 可以用 连接 例 个人所得税计算公式 根据税率表换算成公式 个税的计算公式 IF N5 3500 0 IF N5 5000 N5 3500 0 03 IF N5 8500 N5 3500 0 1 105 IF N5 12500 N5 3500 0 2 555 IF N5 38500 N5 3500 0 3 1005 请检查 其中N5是税前工资所在的单元格 很少有员工的月工资超过38500元 因此如果税前工资超过38500元 则返回 请检查 2 SUMIF函数 SUMIF range criteria sum range 第一个参数 Range为条件区域 用于条件判断的单元格区域 第二个参数 Criteria是求和条件 由数字 逻辑表达式等组成的判定条件 第三个参数 Sum range为实际求和区域 需要求和的单元格 区域或引用 功能 计算符合指定条件的单元格区域内的数值和 日常用处 1 两列内容对比 找出差异的值 2 根据目标区域的内容 返回对应的值 应用举例 1 打开 sumif练习 文件2 打开 sumif vlookup练习 文件 3 vlookup函数 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup 主要功能 在表格或数值数组的首列查找指定的数值 并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值 日常用处 将目标区域与基准区域对比 对符合条件的项 返回数值或文字 注意事项 1 输入公式的单元格格式不能为文本 选择常规 2 参与对比的各项值必须为唯一 如有重复项目 则返回符合条件的第一个值 3 要查找区域内的第一列 是与要查找的值对比的项目 应用举例 打开sumif vlookup公式练习 公式一般格式 vlookup A A B D 2 0 第四项 0表示精确匹配 1表示模糊匹配 一般用0 十 选择性粘贴 1 选择性粘贴 数值 只粘贴复制单元格中的数值 将所有的格式去除 包括其中所含公式 2 选择性粘贴 转置 将行的内容 以列的形式粘贴 或将列的内容 以行的形式粘贴 3 选择性粘贴 跳过空单元格跳过粘贴区域中某些有数值的单元格 在对应的空的单元格中粘贴入内容 4 选择性粘贴 运算对两个区域中的数值 按照设定的运算方法进行计算 并在粘贴的区域中显示结果 十一 数据合并 1 不需要添加符号 将两行的数据合并 使用 例如 A1 B1将A1和B1中的值合并 A1的值在前 2 加符号或其他内容合并使用函数 CONCATENATE text1 text2 text1为必须要连接的第一个文本项 text2 可选 其他的文本项 最多为255项 项与项之间必须用逗号隔开 如果需要在两项中间插入符号 需要加 例 将A3与B3中的项用 和勤 连接 十二 自定义排序 对某个区域的内容 按照关键字进行升序或降序的排序 大家应该都会用 但是如果想按照自己制定的规则 比如总经理 副总经理 部门经理 主管 专员 普通员工这样来排序 该怎么操作呢 这时 我们就要用到自定义排序 操作方法 1 复制粘贴职位所在的列 通过删除重复项确定有几种职位 2 office按钮 EXCEL选项 3 EXCEL选项 常用 编辑自定义列表 4 选中需要导入的单元格区域 导入 完成添加自定义序列 5 选中需要排序的区域 点击排序按钮 在次序中选择所需要的自定