2013年体系有效运行策划思路.docx

2013年体系有效运行策划思路质量/环境/职业及那块安全管理体系运行中存在的主要问题a) 岗位说明书职责权限模糊，与实际执行有出入；b) 目标管理意识淡薄，目标系统不完善，有些部门/岗位的目标不明确； c) 缺乏文件执行的严肃性；有些文件本身的可操作性不强；多数情况下凭感觉操作，或是按口头布置执行，以至于偏离规定的要求； d) 没有建立起有效的监控系统，有些问题不能及时发现和纠正；e) “数据分析”的意识很薄弱，不能充分利用分析所得到的信息进行改进； f) 人员流动性较大，审核员队伍年轻，体系管理经验不足，起不到很好的推进作用； g) 成本意识淡薄，内外部质量成本损失核算、相关信息传递、原因分析和措施等方面的工作均欠缺。关于2013年体系策划的要求和思路针对体系管理工作存在的问题，确保体系能够充分有效运行，应对2013年体系有效运行进行周密的策划。管理者代表应指明2013年公司及各职能部门体系策划的总体思路，明确体系策划的主要内容：a) 建立健全目标系统体系的有效运行首要是目标管理，目标的建立非常关键，目标是确保体系有效运行的第一步(有了目标，才会导致控制要求，最终实现改进)，目标应体现：追求的目的、努力的方向。目标不合理企业就没有动力、缺少激情。我们推进了这么多年的体系看不到体系运行的所期望的效果，不能循序渐进而是原地踏步的主要原因就是目标不明确/或是不合理。以质量体系的目标为例进行了讲解，目标过高失去信心，如同虚设，目标低于现状没有意义，应制定通过努力能够实现的目标至关重要。质量目标的内容应包括：产品目标、顾客满意的目标（满意度和满意率分别定、投诉方面的有关目标控制要求）、过程目标（过程目标意识比较淡薄，要好好策划，还要包括子过程的目标），如：人力资源管理（过程）的目标是否明确？子过程：最高管理者是否确保了公司的职责权限得到规定和沟通，职责权限分配时是否有遗漏/重叠？各职能部门职责权限的规定和沟通？岗位能力的要求是否明确？满足岗位能力要求的措施以及实现情况等等都是实现人力资源管理过程的子过程。适当考虑子过程的目标，不一定每一个子过程都有目标，但是应确保主过程目标的实现。任何过程均始于目标，终于目标。目标层层建立的要求：首先应该设立公司2013年的总目标，依据公司的目标，将其分解到各职能部门，部门将目标适当分解到相关的岗位；目标分解到哪一层次，应依据具体情况确定，不一定横到边、纵到底；目标进一步量化就形成了指标。环境体系围绕遵纪守法、节能减排，职业健康安全体系围绕遵纪守法、确保健康和安全方面的内容制定；尤其是常规方法和措施不能确保环境要素/危险源得到有效控制的均应适当考虑目标/指标/方案的建立。目标的管理要求：定期检查完成情况，实施动态管理；各级管理者及最高管理者通过日常工作报表掌握方针与目标的实施情况；日常监控或内审时，对目标进行符合性和实现情况的审核，其结果就是管理评审的输入；管理评审时对目标的适宜性、充分性、有效性进行评审；目标在年初制定（一般情况下）（质量目标的内容与符合性的判定标准是非常重要的）设定目标应遵循的原则：目标必须反映控制的意图，大的范围应包括顾客的、员工的、社会的、企业所有者的要求；目标要和管理基础相适应，要做现状分析，关注“基于事实的决策方法”；目标还要遵循循序渐进的原则；做到“循序渐进”，是通过努力能够实现的；目标要尽可能的量化；一时不能量化的可以制定定性的目标；应将成本管理纳入到目标系统，目前普遍存在成本意识淡薄的现象（直接计算经济损失，并传递到员工，使其认识到任何的浪费都是企业的纯利润，会直接影响个人收入的，绝不是和自己无关）；目标不是单一的，要体现体系的充分性和系统性，制定出能够实现的目标。目标要进行考核，体系管理部门和人力资源部门要策划如何进行考核。b) 人力资源的管理目的是保证公司各个岗位人员的能力满足规定的要求公司级的，各部门是否定岗定编了，每个岗位是否建立了有效的岗位说明书；年度培训计划，应包括本公司要组织的，各部门组织的，建议股份公司组织的，考核/分析各岗位能力的差距，根据差距理性的识别培训需求，制定培训计划。培训计划应包括三个体系方面的培训内容要求（必须重点考虑特殊岗位的培训需求），各公司的人力资源部负责策划完成2013年年度培训计划；职责分配时必须切记：职责权限不能遗漏，不能重叠，注意职责之间的接口；体系管理部门监督检查岗位交接情况，要书面交接。c) 年度审核方案的策划：审核方案的内容要体现审核目的、范围、审核员的培养、审核所需的相关资源、审核的时间安排等（编制审核方案时除安排集中式审核，还应包括日常对关键过程或关键部门审核的安排、二方三方审核的准备等）。d) 策划本年度要采取的主要纠正预防措施本年度要采取的纠正措施/预防措施，结合当前存在的问题以及要进行改进的项目去考虑，可从以下几个方面制定（不限于这些内容）：文件的管理：文件生效的严肃性？文件的传递（所有的文件要传递到文件的执行人员），是否能确保文件的内容能够被执行，并能够依据文件的要求去监控；文件是规范行为的，文件是否具有可操作的指导性；电子版文件的管控存在的问题；多版本文件同时存在的问题等；外来文件的管控问题；记录，归档的问题，电子版的记录归档，哪些性质的记录多长时间归档；对记录汇总分析的要求；记录的作用是否充分体现；设备：从申请、验收、资料归档、维护保养、设备检定等方面考虑；如何降低设备维修后的返工率；如何降低设备维修成本等；产品的设计开发/产品实现的策划存在的问题以及改进的要求；销售：产品有关要求的识别-与产品有关要求的评审传递交付交付后，按时交付的意识比较单薄，客户反馈方面如何降低/如何确保同类问题不重复发生等问题要重点考虑；如何做好顾客满意度/满意率的调查汇总分析；交付流程是否存在问题；采购：在采购过程中存在哪些问题？采购过程的接口关系；流程是否合理，职责是否明确，采购不合格品是否得到控制并及时有效处置；评价采购成本、供货的及时性、供货能力、供方及产品带来的风险；在产品验收准则中对抽样方法、频次等做出规定时，考虑评价成本和验收成本的关系；生产过程，按照人机料法环测6个方面进行策划和控制，生产过程的管控存在什么样的问题，应该进行哪些改进，现场管理，深度检查（5S推进后成本是否降低；产品合格率是否提高；环境改变了人的心情是否好了，各类不安全的隐患是否得到有效控制，安全事故减少了，我们关注的是效果，而不仅仅限于在5S管理中做了什么？重点关注所做的事起到什么作用）；过程的监视和测量；产品的监视和测量；顾客满意测量；内审等方面应采取的改进措施。e) 建立健全监控系统策划并编制年度三体系的监控计划（质量体系和环境职业健康安全体系分别编制），形成完整有效的监控系统，监控的目的是要实现所策划的目标，监控计划要包括不同层次的监控要求，其内容包括监控的对象、内容、方法、职责、频次等，能否确保通过监控达到各项工作的预期目的）编制：公司级的、各职能部门级的监控计划参考表样1附后f) 数据分析/信息沟通数据分析了解“数据分析”和“统计技术”的区别，数据分析是一个过程，统计技术是一种方法，任何过程均要实现增值，任何一个过程要有充分准确的输入、明确的输出、充分开展各项活动完成输入到输出的转换；数据分析也是一个过程，通过数据分析达到增值的目的，数据分析的输入是标准8.2监视和测量的内容（包括：顾客满意，内审，过程监视和测量，产品监视和测量的结果），数据分析的输出为实现8.5的改进和管理评审提供信息和数据。各级管理部门应列出今年重点要收集的数据，比如合格率、一次交验合格率、顾客满意度/满意率/顾客反馈/退货统计、采购产品的按时交付率/合格率、内外质量成本损失、纠正预防措施的实施效果等。参考表样2：附后信息沟通信息沟通要做好沟通及时、信息内容：准确、完成。当前存在的普遍问题是，不符合或潜在不符合的事实描述的不准确、不全面；原因分析找不到问题产生的根源，措施不到位，造成同类问题重复发生。因此信息传递的及时、准确、完整尤为重要，应建立起有效的沟通渠道、明确职责和时限等，建立健全信息反馈系统。 年度体系运行的策划可以从上述几个方面考虑，为全年体系有效运行奠定一个良好的基础。附参考表样1（关于监控计划的编制）对象内容方法职责频次/时间备注例：项目管理策划方案（质量计划）目标/职责/资源需求分析；阶段划分；评审、验证、确定活动的安排；能否按照质量计划实施以及实施的效果等特殊过程控制如：直拉、区熔、线切对特殊过程评审的准则；人、机、料、法、环、监测的确认证据；再