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公文处理基础知识 为什么要学习和加强公文处理知识 做好公文处理是依法行政的重要保证 做好公文处理是加强机关建设的必然要求 做好公文处理是每个国家公务人员应该掌握的基本技能和应尽的职责 目前公文处理工作存在的问题比较多 第一讲公文的一般知识第二讲公文的基本格式和常见问题第三讲公文的行文规则和常见问题第四讲公文处理的基本知识第五讲常用文种写作 第一讲公文概述 一 公文的基本含义 公文即公务文书 是党和国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的文件材料 是办理公务的重要工具 一 公文的基本含义公文的基本含义可以从四个方面理解 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 公文形成的条件是行使职权和实施管理 公文是具有法定效用与规范格式的文件材料 公文是办理公务重要工具之一 一 公文的基本含义 行政公文是应用文的重要组成部分 不仅在国家各级行政机关通用 而且还通用于各类企业 事业单位和群众团体 使用范围非常广泛 行政公文是一种法定公文 它的种类 格式 行文规则 办理及管理 都有明确的要求 国家行政机关公文处理办法 国家行政机关公文格式 二 公文的作用 一 发布政令 传达决策 二 指导工作 推动工作 三 工作依据 检查凭证 四 沟通信息 联系公务 五 宣传教育 统一思想 三 公文的特点 1 公文有法定的作者 2 公文有法定的权威 3 公文有特定的效用 4 公文有规范的体式 5 公文有规定的处理程序 四 公文的分类 1 按使用范围划分 专用公文 由具有专门职能的机关 根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文 如外交领域的国书 照会 条约等 司法机关的起诉书 判决书 卫生监督执法文书 此外 军务公文 经济公文 教育公文等 通用公文 是通行于各机关 团体 企事业单位的公文 如通知 请示 报告等 四 公文的分类 2 按作用划分知照性公文 成务性公文 3 按行文方向划分上行文 下行文 平行文 1 上行性公文 下级向上级呈送的公文 文种 请示报告意见行文方式 逐级行文越级行文 2 下行性公文 上级向下级递送的公文 文种 命令决定通报批复会议纪要行文方式 逐级行文多级行文越级行文 3 平行性公文 同级或不相隶属的机关 团体和单位之间的行文 文种 函公告 四 公文的分类 五 公文的标准化 行政机关公文处理的目标 规范化 制度化 科学化规范化 是指公文处理的每项程序 操作都要遵循一定的规程 方式和要求 完成结果要达到一定标准 规格 制度化 是规范化在一定程度上上升为法制化 或纪律化 在公文处理中建立并执行一整套的处理制度 科学化 是指公文处理的规范 制度应当建立在科学的基础上 符合公文处理运行的规律和实际 对于科学化的含义进一步延伸 还应当包括公文处理中运用现代科学技术 采用现代化的办公手段 五 公文的标准化 八十年代前 专项的 零散的 没有形成完整的制度 1981年2月 国务院办公厅 国家行政机关公文处理暂行办法 1987年2月 国务院办公厅 国家行政机关公文处理办法 1993年国务院办公厅再次修订 国家行政机关公文处理办法 2000年8月 国务院 国家行政机关公文处理办法 六 公文处理的原则和基本要求 1 政治性 2 实事求是 3 精简 准确 4 及时 高效 5 安全 保密 七 行政公文文种简介 现行党委机关常用公文14种 决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要现行国家行政机关常用公文13种 命令 令 决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要 七 行政公文文种简介 一 命令 令 是国家高层权力机关及其主要负责人为处理重大或紧急事项而颁发的一种强制性公文 适用于发布法规 宣布重大行动和举措 嘉奖有关人员等 注意 个人发布命令时 必须代表组织 因此必须冠以职务名称 党内不发命令 七 行政公文文种简介 二 决定适用于对重大事项或重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项 四 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项 七 行政公文文种简介 五 通知在一定系统内或个别范围内告知事项的一种公文 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关或不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 七 行政公文文种简介 六 通报适用于表彰先进 批判错误 传达重要精神或情况 七 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会常务委员会提请审议事项 八 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 九 请示适用于向上级机关请求指示 批准 七 行政公文文种简介 十 批复适用于答复下级机关的请示事项 十一 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 十二 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 向有关部门请求批准和答复审批事项 十三 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 现行国家行政机关的常用公文13种 命令 令 决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要 第二讲公文格式及常见问题 一 公文用纸要求 2001年1月1日实施的 国家行政机关公文处理办法 规定 我国行政机关公文用纸一律采用长297毫米 宽210毫米的国际标准A4型 中国共产党机关公文处理条例 规定 党委公文可用16K 也可用A4 目前 实际使用的均是16K 国家行政机关公文格式 规定 凡未作特殊说明 公文中图文的颜色均为黑色 二 公文图文的颜色 三 公文的排版规格与印刷装订要求 1 排版规格公文标题居中排一行或数行 用2号标宋体 正文用3号仿宋体 一般每面排22行 每行28个字 从左至右横写横排 2 印刷要求双面印刷 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 页码套正 两面误差不得超过2mm 3 装订要求左侧装订 订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l 4处 允许误差 4mm 四 各要素标识规则及常见问题 党政机关正式公文基本要素16个 版头 秘级 紧急程度 发文字号 签发人 横隔线 标题 主送机关 正文 附件 发文机关署名 成文日期 印章 主题词 抄送机关 印制版记 根据位置 将这些要素划分为眉首 主体 版记三部分 眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称训眉首 主体置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 版记置于主题词以下的各要素统称版记 主体 四 各要素标识规则及常见问题 一 眉首又称文头 发文机关标识 国家行政机关正式公文的眉首一般由版头 秘级 紧急程度 发文字号 签发人组成 份号 秘密等级和保密期限 空一字 版头 发文字号 一 眉首 1 版头 由发文机关全称或规范简称加上 文件 二字组成 置于公文首页上部居中 用庄重 醒目的字体套红印刷 红头文件 文件的首页上端 印有 文件 字样的红色大字 白头文件 即不用版头的文件 一般用于印发领导人的讲话等文字材料 一 眉首 2 密级 公文的秘密等级 秘密等级依次分为 秘密 机密 绝密 三种 有保密要求的公文应确定具体密级 3 紧急程度 对于事关重大 需要紧急传递和办理的公文 应标明紧急程度 以便跟一般公文区分开来 不是事关重大 需要紧急办理的公文 不得标注此项 秘密等级 紧急程度应视文件内容需要标注 党委文件规定标左上角 政府文件标右上角 一 眉首 4 发文字号由发文机关代字 发文年度和发文顺序号三部分组成 位于文件名称之下 横隔线之上的正中位置 固定模式为 机关代字 年份 顺序号 一 眉首 4 发文字号 机关代字 年份 顺序号 机关代字 发文机关名称的极度简缩 一经确定 不得随意改动 如 商发商政发 商政卫发 陕政字商政字商政卫字商政函商政卫函上行文一律用 字 下行文一律用 发 平行文一律用 函 年份 发文当年的年度 用阿拉伯数字写全 不得缩写 如把1999年减缩为 99 年份加六角括号 不得用圆括号或别的括号 序号 是机关发文的流水号 当年所发的第一份公文是1号 以后依次顺排即可 序号前不加 第 字 数字前面也不加 0 如 商政卫发 2007 33号 机关代字 年份 序号 六角括号 一 眉首 5 签发人上报公文应在发文字号同一行的右侧标注 签发人 签发人 后面标注签发人姓名 签发人 一项的具体位置 行政公文跟党的公文一样 都规定标在 红头 下方右侧 也就是发文字号右边 平行排列于发文字号右侧签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 居左空1字 居右空1字 主办单位签发人姓名置于第一行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 一 眉首 6 横隔线隔开公文版头部分与公文主体部分的红色横线党委机关一般为中间带有实心五角星的红色横线政府机关一般为一条完整的红色横线横隔线位于发文字号下方 二 主体 主体也称正文 一般包括标题 主送机关 正文 发文机关 成文日期 印章 附件7个部分 二 主体 1 标题公文标题的作用 一是提示内容 点明主题 使人一目了然 二是给公文定名 便于收文机关登记管理 便于查找询问 公文标题位于间隔横线下方 居中排列 字号大于正文 应准确 简要地概括公文主要内容 一般由发文机关名称 公文主要内容和文种三部分组成 发文机关 关于 事由 的 文种例如 国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知 商洛市卫生局关于组织开展年度目标责任督查活动的通知 二 主体 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不加标点符号 不能以引用文件字号代替内容提要 公文标题方面存在的问题 要素不全 随意省略发文机关 标题内容不精炼 不明确 不规范 A 不明确 例如 关于尽快修复三号公路的请示 B 不简炼 例如 县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告 C 不规范 例如 呈报扩建校舍由 转发监察部监发 2004 2号文件的通知 文种使用不当 主要是请示报告不分 报告夹带请示事项 甚至自造文种 如 关于xxx问题的请示报告 关于xxx问题的汇报 等等 标题过多使用标点符号 二 主体 2 主送机关主送机关就是受理公文的机关 俗称 抬头 主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称 位于公文标题下方 正文上方 顶格排印 与标题之间上下空一行距离 向上级机关行文 特别是上行文中的请示 一般只能写一个主送机关 如需其他相关的上级机关阅知 可以抄送 二 主体 3 正文公文的主体 即公文的具体内容 是公文的核心部分 用来表述公文的内容 正文的写法从内容上讲 要把事情交待清楚 什么事 什么问题 准确无误 观点要鲜明 需要受文单位做什么 解决什么问题 准确明白 从形式上讲 条理层次清楚 文字简练确切 标点符号准确无误 篇幅力求短 较长的公文一般由开头 主体 结尾三部分组成 正文书写时需注意 首先 需要使用序数符号标明层次时 一般第一层用 一 第二层用 一 第三层用 1 第四层用 1 其次 排印正文时 标点符号应尾随文后 即点号不能打头 标号不要拆开 数字 年份也不能拆开回行 第三 公文中的数字 除成文时间 部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 年份一律使用公历年份的全称 如1978年 2003年不能略为78年 03年 同一文件中同类数量的表示方法应前后一致 第四 引文表述要准确 2020 3 15 47 可编辑 二 主体 4 附件附件是对公文正文的说明 补充或参考材料 公文如有附件 应当在正文之后 机关署名或成文时间之前标识 附件的格式为 附件 序号 标题 件数 二 主体 5 发文机关 落款 指正文之后 附件之下所署发文机关名称 党的机关公文要求署名 署名用全称或规范化简称 位于正文下方偏右 行政公文不要求一定署名 根据情况 可署可不署 如有署名 位置同党的公文 如不署名 公章盖在成文日期上 二 主体 6 成文日期公文制成的时间 成文日期应写明年 月 日 位于发文机关署名下方 政府公文用汉字 党的公文用阿拉伯数字 成文日期是文件生效和查阅的重要依据 要准确 完备 具体 不能忽视 二 主体 7 印章印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证 公文除会议纪要外 都应加盖发文机关印章 用印位置居成文日期中间偏上 总的要求是 上不压正文 下骑年盖月 用印要端正 清晰 上不压正文 下不离日期 骑年盖月 上距正文l行之内 也就是不到一行的空白 三 版记 版记部分包括主题词 抄送机关 印制版记3项 版记中各要素下均加一条反线 版记的位置在公文最后一页 版记的最后一个要素置于最后一行 版记部分 三 版记 1 主题词公文主题词是为适应办公自动化的需要 在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组 主题词要能反映公文的主要内容和文种 所有的公文都要标注主题词 上报的公文要求更严格 要按上级机关的要求和公文主题词表标注 商洛市政府机关目前使用的是市政府办公室2002年印发的 公文主题词表 主题词标于文尾部分抄送栏之上 数量一般3 5个 以先内容 后形式的顺序排列 标注主题词应准确 规范 三 版记 2 抄送机关抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级 下级和不相隶属机关 抄送机关名称标注于主题词下方 印制版记 印发机关和时间 份数 上方 抄送机关的名称用全称或规范化简称 三 版记 标注抄送机关需注意 抄送机关不能滥抄滥送 也不能漏抄漏送 如 抄送领导个人抄送机关内部科室 抄报 档 二 等 请示公文不得同时抄送下级机关 向下级机关的重要行文要抄送直接上级机关 向下转发上级机关的文件 不要再抄送上级机关 三 版记 3 印制版记由公文印发机关名称 印发日期 印制份数组成 位于公文末页下端 抄送栏之下 左端标注公文印发机关名称 右端标注印发日期 印发机关 一般是发文机关的办公机构 如市政府文件的印发机关统一为市政府办公室 市卫生局文件的印发机关统一为市卫生局办公室 印发日期 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 是实际印制的日期 与公文的成文日期意义不同 印制份数 标注在印发机关与印发日期栏之下右侧 标注有 共印XXX份 第三讲行文规则及常见问题 一 行文规则的含义行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则 它对行文关系有决定性的影响 规定着公文传递的基本方向 根据公文授受机关的工作关系不同 可以将公文划分为上行文 下行文和平行文 二 行文方式行文方式是根据行文关系 行文方向以及公文性质 效力范围等多种因素而确定的公文发布 传递的方式 行文方式从不同角度可以有不同的分类 一 按公文性质不同 有行文与正式行文两种提法 二 按发布 传递范围不同 有内部公文和外发公文两种提法 三 按公文递送途径不同 有直接行文和间接行文两种形式 二 行文方式 四 按机关隶属关系和公文的发送 效力范围不同 有以下四种形式1 逐级行文 2 多级行文 3 公开发布 4 越级行文 三 行文方面常见的不规范行为 一 文种使用不规范1 请示报告不分请示应当一文一事 报告不得夹带请示事项 2 不相隶属机关之间使用上行文种无隶属关系机关或部门之间一律以函行文 不得使用上行文种或下行文种 3 滥用文种非法律 法规规定可用使用命令 令 的机关 一律不得使用命令 令 非重要事项或法定事项不得使用公告 二 行文主体不规范1 越权行文 部门内设机构行文 业务主管部门向没有隶属关系的下级机关发布指示性文件 2 非同级机关联合行文 三 主送 抄送机关不规范 关于主送 行文应当根据公文的内容及发文 收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关 上行文应当坚持一个主送机关的作法 不能多头主送 多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾 抵触 反而不利于尽快解决问题 确定上行文主送机关的规范是 请示 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 受双重领导的机关向上级机关行文 应当根据公文内容 即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 三 主送 抄送机关不规范 关于抄送 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 抄送范得当 有助于公文处理 否则将贻误沟通或造成人力 物力的浪费 应当抄送的情况 1 除主送机关外 需要执行或知晓公文的其他机关 应列为抄送机关 2 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 3 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一个上级机关 4 下级因特殊情况必须越级请示时 应抄送被越过的上级机关 5 上级越级向下级行文时 可以抄送受文机关的直接上级机关 不应当抄送的情况 1 请示不得抄送其下级机关 2 接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄 转送 3 凡与公文办理无关的单位一律不予抄送 三 主送 抄送机关方面的不规范行为 1 多头主送 主送个人 2 越级行文 3 抄送过滥 四 行文的基本规则 1 按机关隶属关系和职责范围行文的规则2 授权行文的规则3 联合行文的规则4 一般情况下不越级行文的规则5 不越权行文的规则6 请示 不直接报送领导者个人的规则7 请示 应一文一事 只主送一个机关 不抄送下级机关的规则8 报告 中不得夹带请示事项的规则9 公文由文秘机构统一处理的规则 公文写作常见问题实例分析 关于邀请x校长 x书记参加 10356211 工程奠基仪式并致辞的请示报告校长办公室 党委办公室并呈x校长 x书记 根据 校长办公会议决 我院成立了专门的 10356211 工程指挥小组 在校领导的指导和指挥小组的努力下 前期准备工作已经就绪 现定于十月二十一日举行工程奠基仪式 届时想请x校长 x书记参加仪式并致辞 请校长办公室提供方便 热切盼望x校长 x书记的到来 此致敬礼 附件一 讲话稿 附件二 议程 资环学院2005年10月5日 第四讲公文办理 一 发文办理 发文办理 即制发公文的过程 包括 拟稿 审核 签发 复核 编号登记 缮印 校对 用印 封发等程序 主办人拟稿 科长审核 办公室主任核稿 领导签发 办公室室复核 编号登记 主办科室送印 校对 办公室用印 主办科室封发 一 公文拟稿 拟稿应注意以下事项 1 符合国家的法律 法规及其它有关规定 2 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 3 公文的文种应当根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 4 起草公文时正文一律打印 使用3号仿宋体字 每页不超过22行 每行不超过28个字 5 人名 地名 数字 引文准确 6 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 7 应当使用国家法定计量单位 8 公文中的数字 除必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 二 公文审核 公文的核稿 作为公文制作中的重要环节 要求公文核稿人员以高度负责的态度 对文稿从内容 文种 格式到会签手续等方面严格衡量 逐字逐句审核 严格把关 杜绝不准确 不规范的文件印发 三 公文签发 1 单位重大事项的决定和报送上级机关的请示 意见和报告 由单位主要领导签发 单位主要领导外出时 由授权主持日常工作的副职领导签发 2 单位内部的下行文可由分管领导签发 3 依据会议决定或者例行手续的下行文 经领导授权 可由办公室主任签发 但需在审签意见中予以说明 4 领导签发后的文稿 原则上不得再作改动 确需修改时 应在修改后再送签发人审签 四 公文的复核 打印 校对 打印的文件由拟稿人负责校对 一般需经过三人共同校稿 通过看稿 读稿 核稿三道程序 每个程序都应签字 落实责任 保证校对质量 经校对后的清样 交核稿人核对后 在终稿清样上签字后付印 校对符号严格按国家标准标注 严格控制文件印刷数量 主办科处室应按文件的发送范围计算印刷份数 避免浪费 五 公文用印 公文由单位机要人员负责用印 审批手续不完备或不符合办文要求的不予用印 六 公文封发 承办科室负责文件的装封 寄发 封发文件前应核对文件正文和附件是否齐全 有无缺页 重页 页码顺序是否正确 发送单位的地址是否书写正确 有无漏发的单位 信封是否粘牢等 二 收文办理 收文办理 指对收到公文的办理过程 包括 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 常规处理职责分工是 签收 登记 审核 办公室机要文书分办 拟办 办公室批办 单位领导承办 科室 三 公文归档 公文办结后 应按 档案法 及有关规定 及时将公文定稿 正本和有关材料整理立卷 公文立卷应以本机关形成的公文为主 根据公文形成的特征 相互联系和保存价值进行分类 整理 立卷 正确反映公文形成的全过程 完整地反映本机关的主要工作情况 以便于查找和利用 公文归档注意事项 单位负责人外出参加会议收到的应归档的公文等材料 使用后交办公室档案工作人员或由陪同参加会议的人员整理 每年3月份为立卷 归档月 5月底前 各科室须将上年度应整理归档的公文移交办公室并办理交接