公文写作-会议纪要.ppt

2020 3 15 1 2020 3 15 2 2020 3 15 2 历史发展 会议纪要作为公文文种 民国时期未见 建国以后 常用会议纪要这种形式通报会议情况 或知照有关人士 或作为指导工作的依据 党的机关1989年将其列入法定公文 行政机关1987年将其列入法定公文 2020 3 15 3 要掌握的内容 一 会议纪要的概念二 会议纪要的作用三 会议纪要的种类四 会议纪要的特点五 会议纪要的格式六 撰写的注意事项 2020 3 15 4 会议纪要的概念 国家行政机关公文处理办法 规定 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项 概括的说 会议纪要是记载和传达会议基本情况或主要精神 议定事项等内容的规定性公文 是在对会议讨论的事项加以归纳 整理的基础上 将其反映出来的一种实录性公文文种 会议纪要是行政公文和党的机关公文中的主要公文文种 2020 3 15 5 从中可以得知 并非所有的会议都要形成会议纪要 通常只有中型或比较重要的会议 才要求写会议纪要 特别是尚未形成正式决定 而讨论事项又要求有关人员了解的会议 则需要写会议纪要了 2020 3 15 6 会议纪要的作用 会议纪要的主要作用就是通报会议精神 1 上报上级机关的会议纪要 具有反映情况 汇报工作的作用 2 下发下级机关的会议纪要 具有统一认识 指导工作的作用 3 抄送平行机关或互不隶属机关的会议纪要 具有交流信息 沟通情况 知照事项的作用 7 种类 1 2 3 8 日常办公会会议纪要 是机关 团体 事业单位召开例行会议决定一些具体事宜后使用的一种会议纪要 主要用来记载日常办公会议定的事项 例如 县财政局2009年第三次常务会议纪要 9 指示性会议纪要 是根据重要会议或重要工作会议内容整理的会议纪要 这类会议纪要的制发目的是要求与会单位和有关方面周知 备查和必须遵守 共同执行 10 座谈会会议纪要 主要是为了研究 解决重要问题 实践课题等研讨座谈会议而使用的一种纪要 例如 全市镇级财政收入500万元以下镇长座谈会纪要 11 会议纪要的特点三个特点 纪实性 慨括性 指导性 1 纪实性会议纪要是对会议基本情况的纪实 会议纪要的撰写者不能改动会议议定的事项 不能对会议内容进行评论 要准确表述会议上达成的共识和形成的决定 会议纪要的纪实性特点 使得它具有凭证作用和资料文献价值 特别是一些重要的会议纪要 多年后还会作为人们确认那段历史的依据 12 2 概括性会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来 它要有所综合 有所概括 有所选择 有所强调 会议纪要重点说明会议的基本议程 与会者的主要观点 最后达成了什么共识 形成了什么决定或决议 不必事无巨细一律照录 会议纪要需要在会议后通过概括整理 不能像会议记录那样随会议的进行自然而然地产生 13 3 指导性多数会议纪要具有指导工作的作用 它传达会议精神 会议情况 要求与会单位和相关部门以此为依据开展工作 落实会议的议定事项 14 会议纪要的格式 会议纪要一般由标题 成文日期 正文 落款四部分组成 一 标题格式一制发机关 会议名称 文种如 罗湖区人事局局长办公会议纪要 格式二会议名称 文种如 全国普通高校艺术教育工作研讨会纪要 格式三主副标题如 抓住机遇扩大开放 沿长江五市对外开放研讨会议纪要 15 二 成文日期会议纪要的成文日期一般加括号写在标题之下正中的位置 以会议通过时间或领导签发日期为准 成文日期也可以出现在正文之后 2020 3 15 16 三 正文 会议基本情况 会议主要精神 结尾 2020 3 15 17 基本情况 包括会议召开的目的 指导思想或依据 会议时间 地点 会议名称 支持单位 与会代表 主要议程 主要收获及对会议的总评价 2020 3 15 18 例 根据中央书记处和国务院的指示 康世恩同志于 月 日至 月 日 召集山西省 铁道部 国家经委和北京 太原铁路局的负责同志开会 对改革北京 太原铁路局管理体制 保证山西煤炭运输问题 认真作了研究 关于改革北京 太原铁路局管理体制的会议纪要 例 年 月 日 省第 届人大常委会在 地举行了第 次会议 圆满地完成了将要召开的 会议的准备工作 例 现将 年 月 日在 地举行的 会议纪要如下 2020 3 15 19 会议主要精神 一般写会议研究的问题 讨论的意见 作出的决定等 常见的写法有 种 A 条项式写法即把讨论的问题和决定的事项 分条分项写出 会议讨论了几个问题 纪要就以几个问题各成一点写出 工作会议纪要多用这种写法 2020 3 15 20 B 综合式写法即把会议内容 按性质综合为若干部分 然后逐一写出 工作经验交流会纪要 学术问题研讨会纪要 一般采用这种写法 这种写法在文中常用 会议认为 会议指出 会议强调 会议决定 会议讨论了 会议通过了 会议希望 会议要求 等词语开头 2020 3 15 21 C 摘录式写法 即摘要直记会上发言内容 按发言顺序或按内容性质归类写出 这种写法 通过摘录发言人的话 反映发言人的观点 使人觉得客观 真实 这种写法 先写发言者的姓名 再记其发言 记发言者的第一次发言时 在姓名后可注明单位 职务 2020 3 15 22 3 结尾 会议希望 有的纪要在最后提出要求和希望 或发出号召 有的纪要没有这部分 有的将它放在会议主要精神部分 2020 3 15 23 四 落款 公开在报刊上发表的会议纪要 署名和日期写在标题之下 居中排列 日期在上 加圆括弧 署名在下 2020 3 15 24 1 做好会议材料积累 主要是做好会议记录 2 把握会议主要精神和核心内容 突出会议纪要的纪实性 概括性特点 既要反映会议精神 领导讲话要义 又必须提炼概括 不能成为会议记录的 副本 3 会议纪要的写作要有条理 逻辑性要强 观点要要鲜明 概括要完整 表达要准确精练 2020 3 15 25 可编辑 2020 3 15 26 4 会议纪要实际上是传达与会者的共识 可以用 与会代表认为 代表们指出 也可以用拟人写法 会议认为 会议听取了 等 5 通常把出席会议的人员名单放在结尾处 以便减轻纪要开头部分篇幅的压力 6 会议纪要一般不加盖印章 7 不要把会议纪要写成会议记录或会议决议 2020 3 15 27 2020 3 15 27 说明 1 格式一用于各级常务会议 办公会议 专题会议 党政联席会议等 属于法定公文 2 发文机关标识 会议纪要 上边缘至版心上边缘为25mm 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 但是最大不能等于或大于22mm 15mm 3 出席人可移至开头会议名称之后叙述 4 一二段之间承上启下的习惯用语 还可写成 现将会议议定事项纪要如下 现纪要如下 会议议定事项如下 等 5 会议精神和议定事项 部分 要写明传达的会议 或文件 精神 讨论的问题 作出的决议 或决定 提出的任务 确定的措施等 6 结尾 缺席要注明原因 出席和列席有时要注明职务 7 不加盖印章 8 分送 上下的黑色反线可省略 2020 3 15 28 2020 3 15 29 2020 3 15 29 会议纪要的格式 二 说明 1 用于年会 学术会议 研讨会议 座谈会议等 属于非法定公文 标题还可写成 关于 的会议纪要 3 会议情况 部分 要写明召开会议的目的 根据 时间 地点 主持人 出席人 议题等 可加承上启下的习惯用语 同格式一 4 会议精神和议定事项 部分 要写明传达的会议 文件 精神 讨论的问题 作出的决议 决定 提出的任务 确定的措施等 5 结语 部分 或发出希望号召 或交代有关事项 或向有关单位和人员表示谢意 有时可省略 6 落款可省略 成文日期移至标题之下 2020 3 15 30 会议记录 时间 地点 主持人 出席人 缺席人 记录人 会议议题 会议讲话 会议讨论 会议决议 会议遗留问题 注意 一是要如实反映会议的精神和议程 二是对会议的决定 决议 遗留问题必须详细记录 三是讨论中的发言要按发言顺序逐个记录 允许摘其要点记 2020 3 15 31 会议记录与会议纪要的区别和联系 联系 会议纪要是在会议记录的基础上产生的 它是对会议记录的归纳和概括 因而它虽然来源于会议记录 却又明显不同于会议记录 2020 3 15 32 区别 会议记录不是公文 只是一种事务文书 是会议情况的原始记录 是拟写公文的原始参考材料 因此 一定要按会议的实际进程详细地记录开会的情况和每位发言人的发言 真实地反映发言人对每个议题的看法和意见 不能随意增删 尤其是会议在某一问题上出现分歧的时候 更要准确详细地将分歧意见完整地记录下来 以体现会议的实际面貌 会议纪要是一种正式的公文 它记载的是会议的要点 与会各方所达成的共识 诸如会场的气氛 会上的分歧 每个发言人的详细发言等过于细致的情况在纪要中是不可能得到完整全面的反映的 因此 拟写会议纪要时一定要本着 记录要点 的宗旨 概括地传达会议的精神和要求 不能缺少必要的归纳 否则就将会议纪要写成会议记录了 条理化 理论化是会议纪要与会议记录的根本区别 2020 3 15 33 会议纪要和会议记录的比较1 使用范围不同 会议记录适用于任何正式会议 会议纪要则限于较重要的会议使用 2 文体性质不同 会议记录一般被视为资料 它不能作为文件分发 而会议纪要则属于正式公文 3 会议记录是从头到尾把会议情况全部照录 强调完整性 会议纪要则是综合概括会议基本情况和基本精神 强调概括性 2020 3 15 34 例文 县人民政府第六次常务会议纪要时间 年 月 日上午八点半至十二点地点 县政府常务会议室主持 县长 出席 副县长 办公室主任 请假 出差 列席 记录 现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下 一 会议听取了副县长 关于召开经济工作会议准备的情况汇报 讨论了扩大县属企业自主权的十条规定 会议同意县经济工作会准备情况汇报 并决定于 月 日召开全县经济工作会议 今年各项经济工作指标 要以市经委下达的为准 不再调整县原各公司的主要经济指标 在县经济工作会议上 由县经委与县原各公司签订经济责任书 二 会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见 三 会议同意将县政府办公室提出的转交机关工作作风的规定意见 讨论方案 印发各部门 广泛征求意见 作进一步修改后 以县政府文件印发 县人民政府办公室 年 月 日 2020 3 15 35 例文 全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要 年 月 日 年 月 日至 日 国家体政委在 省 市召开了全国城市经济体制改革试点工作座谈会 三十一个省 自治区 直辖市体政委 办 的负责同志 五十八个试点城市的负责同志 以及中央 国务院有关部门的负责同志共二百多人参加了会议 会上传达学习了中央领导同志最近的重要讲话 交流了试点城市改革的情况和经验 研究了在新形势要积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作 一 统一认识 明确今年改革的方针和主要任务 略 二 进一步简政政权 政企分开 搞活企业 略 三 充分发挥社会主义市场经济 理顺经济关系 略 四 精心指导 保证改革健康发展 略 与会同志一致表示 当前改革进入攻坚阶段 我们要坚定地贯彻党中央和国务院的布署 精心组织 精心指导 搞好调查研究 把城市经济体制改革引向深入 为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献 2020 3 15 36 请阅读下文 分析其毛病 并写出修改稿 学会会议纪要 时间 年 月 日参加人员 常务副会长 副会长 办公室主任 副主任 活动中心主任 会议内容 一 确定了学会的办公地点 根据 年 月 日会议决定 同志对学会办公地点进行了考察 经过比较 认为XX大学办公条件优越 适合作学会的办公地点 会议决定 从即日起 学会迁到 大学 挂牌办公 通信地址 市 区 路 号 联系电话 二 学会与 大学商定 由 大学给学会提供办公室 办公桌椅 电话和必要的办公费用 利用 大学的教学条件 双方共同组织举办秘书培训班等 三 增补了学会副会长 为便于开展工作 建议增补 为学会副会长 负责学会的后勤保障和日常管理 先开展工作 以后提请 月份常务理事会确认 四 制定了今年的活动计划 略 学会 年 月 日 2020 3 15 37 答案这篇会议纪要的主要毛病如下 标题不能加书名号 标题中缺会议主题 导言不合规范 缺写会议主持人 以 会议内容 作过渡句也不规范 第三条 增补了学会副会长 的表述与后文不一致 或不清楚 增补 副会长 需经常务理事会确认 本文第一 三 四条均采用段旨句领起表述法 开门见山 继而展开阐述 脉络分明 独第二条采用了直接叙述方式 有损于行文的整体和谐 不便于读根据前文形成的阅读惯性及时把握该条内容 最好能改为也用段旨句领起的写法 语言不够准确 精炼 2020 3 15 38 修改稿 学会办公会议纪要 年 月 日下午 会长 在学会办公室主持召开了办公会议 参加会议的人员有 常务副会长 副会长 办公室主任 副主任 活动中心主任 现将会议议定事项纪要如下 2020 3 15 39 一 确定了学会的办公新址 根据 年 月 日会议决定 同志对学会办公地点进行了考察 经过比较 认为 大学办公条件优越 适合作学会的办公地点 会议决定 从即日起 学会迁到 大学办公 二 讨论了有关单位对学会的支持和合作事项 学会与 大学商定 由 大学给学会提供办公室 办公桌椅 电话和必要的办公费用 利用 大学的教学条件 共同举办秘书培训班等 2020 3 15 40 三 讨论了增补学会副会长事宜 为便于开展工作 建议增补 为学会副会长 负责学会的后勤保障和日常管理 先开展工作 待 月再提请份常务理事会确认 四 制定了今年的活动计划 略 学会 年 月 日 2020 3 15 41 会议记录范文 时间 1995年4月8日上午地点 管委会会议室主持人 李 管委会主任 出席者 杨 管委会副主任 周 管委会副主任管城建 李 市建委副主任 肖 市工商局副局长 陈 市建委城建科科长 及建委 工商局有关科室宣传人员 街道居委会负责人 列席者 管委会全体干部记录 邹 管委会办公室秘书 2020 3 15 42 讨论议题 1 如何整顿城市市场秩序 2 如何制止违章建筑 维护市容市貌 杨主任报告城市现状 我区过去在开发区党委领导下 各职能单位同心协力 齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩 讨论发言 按发言顺序记录 肖 个体商贩不按规定到指定市场经营 管理不得力 处理不坚决 我们有责任 2020 3 15 43 与会人员经过充分讨论 协商 一致决定 1 由工商局牵头 居委会和其他部门配合 第一周宣传 第二周行动 监督实施 做到坐商归店 摊贩归点 农贸归市 彻底改变市场紊乱状况 2 由管委会牵头 城建委等单位配合对全区建筑工地进行一次检查 然后召开一次施工单位会议 对违章建筑 违章工场限期改正 一个月内改变面貌 过时不改者 坚决照章处理 散会 主持人 签名 记录人 签名 2020 3 15 44 温州市人民政府专题会议纪要 2004 116号温州市人民政府办公室二 四年十月二十六日 10月24日 刘奇市长在市农科院主持召开市人民政府专题会议 就温州科技职业学院申报有关问题进行研究协调 参加会议的有钱成良 冯志礼副市长 李金寿秘书长 陈光元副秘书长 市教育局林卫平 谢树华 财政局朱定钧 顾新华 规划局肖健雄 国土资源局刘允南 计委刘世安 农业局周辉 科技局王北铰 袁青怀 农科院徐和昆 褚建成 王阳 林时进 瓯海区政府胡剑谨等 现将会议讨论决定