办公室系统业务培训文书工作专题发.ppt

总经理办公室文书科 崔京玉 二OO八年十月三十一日 学习 探讨 交流 衷心地希望 能通过我的发言 使大家对文书工作有更深层次的了解 理解 能更加重视文书工作 精益求精 切实将文书工作打造成精品业务 为企业的精细化管理和发展做出应有的贡献 一 精通业务 传统的观念 二传手 只管 收收发发 打排球 随着企业的发展和进步 要适应新形势新任务的要求 文书人员必须转变观念 培养过硬的本领 能进入办公室从事文书工作 都是经过组织和领导精心挑选的 都是具有较高素质和能力的 一 精通业务 如何更好地胜任文书工作 1 除广泛涉猎政治理论 经济 法律 历史 哲学等各方面知识 2 除深入了解本单位一定时期内的工作思路 生产经营指标 重要工作动态 重要会议精神等 3 更重要是精通业务 认真学习与办公室相关的知识以及文书工作方方面面的业务和技能 特别是涉及公文处理方面的各项规章制度 标准 规范 以及现代化的办公技术 熟练掌握各项业务流程 要具有强烈的大局观 责任感和保密意识 能坚持原则 严谨细致 精益求精 只有这样 才能在处理具体工作时得心应手 更好地服务于领导 服务于机关部门 服务于基层单位 那么 我们文书工作到底是干什么的 我想从以下两个方面作简要介绍 与大家共同探讨 一 精通业务 文书是人们在社会实践活动中为了凭证 记载 公布和传递信息的需要 以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录 包括私人文书和公务文书 1 文书的含义 私人文书是指个人或家庭 家族在其活动中形成和使用的文书 内容属于私人性质 例如著作 手稿 传记 日记等 例如 1844年1月 马克思在巴黎完成的 哲学经济学手稿 这份手稿直到1933年才被发现并发表 被称为1844年哲学经济学手稿 一 精通业务 公务文书统称为公文 是党政机关 人民团体和企事业单位在实施管理 处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 沟通信息 交流经验和记录情况的重要工具 根据单位的性质和特点 公文可以分成不同的种类 作为企业 公司 来讲 主要分为 决定 通知 通报 报告 请示 批复 函 意见和会议纪要等9种 与 国家行政机关公文处理办法 规定的13个文种 少了四种 命令 令 公告 通告 议案 1 文书的含义 一 精通业务 实际上 文书 包括了两层意思 1 文书的含义 单位公务活动中所用的文字材料 是一种信息传递的工具 一种物 就是我们日常工作所说的文书工作的主要对象 公文文书 公文 指从事文书起草 处理 管理等的专兼职人员 一种人 一般属于初级秘书 就是我们日常工作所说的文书 文书和秘书不分家 原本从工作职能上讲就是一家 尤其是过去讲秘书工作最最重要 最大量的日常工作也就是文书工作 包括文件的制发 处理和管理 我们今天所讲的文书工作 主要是针对刚才说的9种公文的处理工作 一 精通业务 公文管理就是指文件的公开发布 撤销 废止以及复制 清退等 2 公文处理工作主要的内容 依据 按照 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 规定 公文处理是指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 主要包括收文办理 发文办理 公文归档和公文管理等 发文办理就是指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 印制 校对 用印 登记 分发等程序 收文办理是指对收到公文的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 督办等程序 公文归档就是指对公文的整理立卷 归档利用等 包括对文件的收集 整理 鉴定 保管 统计和提供利用等内容 一 精通业务 任何一项工作都应该有法可依 有章可循 文书工作也不例外 早在20世纪20年代末和30年代初 针对处理文件较多 没有统一规范的处理标准和要求 在周恩来同志的亲自批示下 由瞿秋白同志亲自执笔 党中央就颁布了 文书处置办法 这个办法是我们党内文书处理 档案管理方面第一个比较完整的规范性文件 在文秘和档案工作历史上有着重要的位置 作为现代文书人员 在进行公文处理的日常工作中 一般来讲 主要的依据有 2 公文处理工作主要的内容 依据 国家的有关法律法规和行业标准 中国共产党机关公文处理条例 中办发 1996 14号 对党的机关公文种类 公文格式 行文规则 公文起草 公文校核 公文签发 公文办理和传递 公文管理 公文立卷归档 公文保密等作了规定 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 对行政机关公文种类 公文格式 行文规则 发文办理 收文办理 公文归档和公文管理做出了规定 中华人民共和国保守国家秘密法 及其实施办法 对涉及国家秘密的文件做出了保密要求和明确的规定 国家行政机关公文格式 中华人民共和国标准 对国家行政机关公文通用的纸张要求 印刷要求 公文中各要素排列顺序和标识规则做出了规定 还有出版物上数字用法的规定以及标点符号 校对符号及其用法等等 一 精通业务 2 公文处理工作主要的内容 依据 一 精通业务 上级单位有关公文处理的规定和要求 对公司来说 集团公司 股份公司发布的有关公文处理的规定和办法以及具体处理公文的要求 如2007年12月份油田重组后 集团公司陆续下发了 关于进一步规范集团公司 股份公司 公文运行管理有关问题的通知 厅发 2008 1号 对集团公司 股份公司 和部门公文 会议纪要 明传电报 呈批件等格式模板 以及发文字号 主送和抄送用语 文件密级标注等事项进行了规范 关于重组后托管企业公文运行管理有关规定的通知 对公司上市和未上市企业公文处理工作做出了规定和要求 2 公文处理工作主要的内容 依据 原油田公司和指挥部根据上级部门的规定并结合实际制定的公文处理办法 规定 如原油田公司的公文处理办法 机关公文处理规定 公文格式标准 公文中数字用法的规定以及电子文件系统管理细则等 对规范 科学 制度化处理公文作出了明确规定 一 精通业务 问题 作为我们各单位的文书工作 除了按照国家以及集团公司 股份公司和油田公司的规章制度 标准来处理公文 是否结合单位的实际制定了公文处理的相关规定 有没有公文处理工作的具体流程和要求 从我们目前了解和掌握的情况 好像没有 如果没有 那就有必要结合实际制定本单位的具体规定和标准 将有助于 有利于我们进一步提高文书工作的规范化 制度化和标准化水平 总结 查找问题 以上这些制度和标准 就是文书人员在具体工作中要了解 掌握和执行的规范性文件 也就是我们应该精通的主要业务内容 二 精细操作 细节决定成败细节成就完美 二 精细操作 我们经常讲 办公室工作无小事 要坚持把小事当成大事办 那么 作为办公室重要的一项业务 可以说文书工作 要抓小事 要从小事做起 要脚踏实地干小事 要把小事办好 公文是传达党和国家方针政策的重要工具 是上情下达 下情上报的一种基本手段 具有鲜明的政策性 法定的权威性 严格的规范性和较强的时效性 公文处理是建设服务型机关的基础工作 是企业各项工作高效运转的重要保障 能否做好公文处理工作 事关办公室的工作效率和服务质量 体现的是单位的工作水平和形象 文书人员必须要严格遵守和模范执行公文处理的有关规定 以 细中求精 的办文原则 从 细 字着手 在具体工作中要突出重点 狠抓关键环节 做到 入口 明确 出口 顺畅 使每个细节精准到位 把宏观的要求落实到微观的具体实践中 真正做到及时 准确 安全 规范地处理每一份公文 那么 我们如何精细操作 我想从公文处理的具体流程上应该注意的问题 与大家共同探讨 二 精细操作 1 收文办理 签收 登记 随着信息化技术的发展 不管是公司层面 还是基层各单位 越来越多的收文都是通过自动化系统收到 系统自动对收到的文件进行签收和登记 在进行纸质收文尤其是机要文件的签收 登记时 就要注意审核来文签收本上的相关信息是否与文件本身的信息相符 检查文件编号 密级等信息是否与实际相符 登记时要注意分收文登记 一般我们采用计算机登记 收文处理专用纸和传阅登记单对来文信息进行全面登记 同时要将机要文件与其它文件分开登记 若采用计算机进行操作 机要文件标题只能选取个别关键词 一般流程 演示收文处理稿纸 举误 二 精细操作 审核对于收到基层单位上报的需要办理的公文 文书人员还要从是否由本单位办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规以及本单位有关规定 文种使用 公文格式是否规范等方面进行审核 这项工作也可以在来文登记环节前进行 对收文进行审核 这对文书工作人员提出了较高的要求 文书工作人员对公文文种 格式以及行文规则等要全面掌握和理解 只有这样才能正确的审核公文 正确履行职责 1 收文办理 二 精细操作 1 收文办理 问题 从公司层面讲 目前各单位上报公文中存在的问题主要反映在两个方面 一是公文体例格式的问题 存在党政公文印制版式不分 发文字号 签发人标注不规范 标题繁简失当 党群发文主送单位名称表述不准确 正文格式不规范 附件标识不规范 出现 空白印章 隐患 版记标识不规范等等问题 二是行文规则不清 请示 和 报告 不分 报告中夹带请示事项 将请示和报告直接送领导个人等 办法 规定 除单位负责人直接交办的事项外 不得以单位名义将 请示 意见 报告 等公文直接报送负责人个人 以集团公司有关文件举误 审核 对于存在问题的公文 文书人员要及时退回呈报单位并说明理由 二 精细操作 拟办对符合规范的公文 文书人员要及时转请文秘部门负责人 办公室主任 提出拟办意见 这里需要说明的是 由于公文处理实行归口管理 由文秘部门统一管理 文书人员在对来文进行审核的同时 还要区分行政和党委系统分送拟办 作为提拟办意见的负责人 首先要全面了解来文的内容 准确提出拟办意见 避免因拟办意见不清楚而延误公文的处理 1 收文办理 批办文书人员根据拟办意见将文件转呈单位有关领导批示 审批领导对有具体办理事项的公文应当明确签署意见 涉及几个部门职能 需要共同办理时 审批领导应该明确牵头组织办理的部门 由于领导公务繁忙 加上现在大多是电子公文系统处理文件 在送领导批示文件时 要准确掌握和了解领导动态 根据领导动态灵活处理 这里需要注意的是 对纸质文件领导在签署批示意见时 要注意使用符合存档要求的笔墨 二 精细操作 1 收文办理 二 精细操作 承办就是文书人员根据领导批示意见将公文转相关部门和单位办理 承办部门收到交办的公文后应当及时办理 紧急公文应当按照时限要求办理 确有困难 应该及时予以说明 目前 部门在承办电子公文时存在的主要问题是 对有具体办理事项的公文 部门领导签署办理结果表述不清 文书无法准确了解办理结果 只能再电话询问 如一份参加会议的文件 造成文件来回运行 影响了办理实效 在承办机要文件时还要特别注意 按机要文件管理的有关规定做好传阅和保管 机要文件送领导阅 要及时跟踪 当天没有阅完 要收回锁好 否则 一旦发生机要文件丢失问题 首先是文书的责任 1 收文办理 为了便于领导及时批办公文 我们的做法是 实行紧急和重要文件跟踪办理制度 文书人员首先对文件进行全面了解 对需要办理的文件 将有关要求摘录在收文登记单的备注栏中 如是纸质文件 在文件中具体要求上做出标记 可能的情况下再口头提示 对紧急和需要办理的公文 在转送领导阅批的同时 通过手机短信 电话等多种方式提醒领导 在领导无法批示公文时 将公文内容向领导汇报 并征得领导同意后将公文先转相关部门办理 并随时密切跟踪办理情况 直至办理完毕 二 精细操作 1 收文办理 催办 送单位领导批示或交有关部门办理的公文 由文书人员负责催办 做到紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 催办环节在提高公文运转效率上起着非常重要的作用 二 精细操作 督办督办是公文处理一项非常重要的工作 是保证公司政令畅通 集团公司 股份公司等上级部门来文及时落实的重要手段 从2006年初我们就建立了重点公文督办制度 对需要办理的公文进行督查 落实办理情况 发布督查报告 2008年以来得到了进一步加强 受到了公司领导的肯定和好评 截至目前共发布督查报告表7期 督查文件1300余次 1 收文办理 2020 3 15 23 可编辑 二 精细操作 督办我们的做法是 按月统计收到需要办理的文件 编制收文处理情况督查报告表 与催办公文环节紧密结合 随时将紧急和重要公文办理情况进行登记 对其它一般需要办理的公文于收到次月后进行督查 落实办理情况并及时在督查报告表上登记 保证公司收到的每一份需要办理的公文能及时 按要求落实 在我们每期的督查工作中 得到了机关各部门和有关单位的关注 了解 理解 帮助和支持 在此深表感谢 1 收文办理 二 精细操作 督办 1 收文办理 问题 作为基层单位来说 是否也开展了此项工作 是否对公司以公文形式发布的决策 部署等进行了督促检查和落实 单位的政令是否畅通 公文运转是否高效 对公文督办这个环节可能还没有开展 或者说开展了 但是没有形成制度 机关部门也需要加强内部收文处理情况的督办 尤其是通过电子文件系统处理的文件 传统的纸质收文处理是实实在在的文件摆在面前 只要你在办公室 就能看到文件 而电子收文在OA系统中运行 如果一旦工作忙 开会 半天不用计算机 就可能造成文件积压 不能及时处理 部门信息员 文书 从系统中看 自己的待办中没有需要办理的文件 实际上文件还在部门内部某个具体办理人处 一定要加强内部督办 同时要落实办理结果 在具体办理人员未清晰注明办理意见和结果的情况下 可以将督办的意见综合后标注在备注中 督办是提高执行力 保证企业决策和部署及时落实的有效途径 希望能在文书工作中大力开展 二 精细操作 2 发文办理 一般的流程是草拟 审核 签发 复核 印制 用印 登记 分发等 作为文书人员 发文办理中要特别关注的是即将印制的文稿是否做到了 符合国家法律 行政法规和方针 政策以及上级部门有关规定 情况确实 观点明确 条理清楚 表述准确 结构严谨 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 根据行文目的 发文单位性质 职权和与主送单位的行文关系确定公文文种 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写具体年 月 日 二 精细操作 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 必须使用国家法定计量单位 公文内使用非规范化简称 一般先用全称并注明简称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 公文中的数字 除成文时间 部分结构层次和在词 词组 惯用语 缩略语以及具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 2 发文办理 为什么要说特别关注 因为发文办理不仅涉及文书工作 更多的与秘书工作和职能部门关系紧密 文书更多要注意的是文稿的体例格式 能严格按照公文格式标准组织印制公文 二 精细操作 对这些文书人员关注的问题 应该是拟稿人员在起草文稿中更应注意的 目前也是大多拟稿人员在草拟文稿时经常发生错误的地方 尤其是4 9条涉及体例格式方面的问题 拟稿人员不按规范拟稿 造成核稿人员对不同文稿存在的相同问题反复修改 增加了重复性的核稿量 需要拟稿人引起重视 注意和规范 2 发文办理 举例 发文稿纸填写不规范 或者干脆不填 对发文规则不了解 印发规范性文件没有印发的通知 没有经过法律事务部门审议 还有引用文件不规范等等问题 二 精细操作 2 发文办理 经验 财务资产处有些拟稿人员做得比较好 在校稿时与原稿进行比对 重点了解核稿人员在体例格式上的修改内容 并将排版正确的文稿留存 在第二次起草文稿时对存在的问题加以了解和改正 少犯重复性的错误 大大减少了核稿和复核人员的工作量 更为重要的是提高了拟稿人员的水平 二 精细操作 发文办理中的审核环节至关重要 主要包括三个方面的内容 1 拟稿部门内部对拟发文件的审核 部门领导一定要把好关 现状 2 文秘部门 秘书 的审核 也就是我们常说的核稿 重点是 是否确需行文 是否与有关部门协商 会稿 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 文种使用 文字表述 公文格式等是否符合规定等 这主要是文秘部门核稿秘书要了解和掌握的 3 文秘部门 文书 复核 公文签发后 印制前 应由文秘部门进行二次审核 复核 重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 从我们各单位上报文件发现的问题看 审核这个环节在发文过程中好像被省略了 或者是有 但是没有严格按照规范 要求审核 2 发文办理 二 精细操作 在发文办理过程中文书工作人员还要特别注意 公文一经签发 一般不得进行任何修改 如需修改 须由拟稿部门请示签发负责人同意后方可进行 核稿人员做出记录 2 发文办理 公文印制过程中因故需要撤稿或暂缓下发的 须经单位原签发负责人或者拟稿部门负责人在原件上签字后方可办理 核稿人员要做出记录 二 精细操作 校对 这是拟稿人用文件原稿与已经按规范格式排好版的文件清稿进行复核 确认的过程 一般要求 谁拟稿 谁校对 以帮助拟稿人准确把握最终文稿的内容 如遇拟稿人对原稿进行修改 一般性的标点符号 漏字 多字等修改 由拟稿人与核稿人联系协商即可 如遇对原稿内容进行改动 按照第一条要求执行 用印 公文的用印是以领导签发为依据 文件一经签发就可以按照文件类型用印 公司印章 公司党委印章等 在电子办公系统运行的今天 需要用印的公文只有存档和对外 中国石油系统以外 报送的文件 数量已经大幅度下降 文书工作人员在用印时一定要按照规范使用 该中套的中套 该下套的下套 维护公文的权威性和规范性 存在问题举误 2 发文办理 二 精细操作 3 公文归档 公文办理完毕后 应当根据 中华人民共和国档案法 以及集团公司 股份公司和公司档案管理的有关规定 及时将公文定稿 正本和有关材料整理 立卷 归档 任何单位 部门和个人不得保存应当归档的公文 不得将应当归档的公文据为己有或者拒绝归档 二 精细操作 3 公文归档 公文归档包括两个方面 1 收文的归档 就是对收到外部来文的归档 并不是所有的收文都需要归档 应当根据文件内容和是否具有保存利用价值等鉴定 对需要归档的进行整理 如是电子文件 还需要打印一份纸质 与电子文件一并移交档案部门 要保证归档公文的齐全 完整 能正确反映本单位的主要工作情况 便于保管和利用 二 精细操作 2 发文的归档 根据档案管理规定 由单位组织制发的各类公文需要全部归档 由于发文现在全部是在电子文件系统中运行 整理归档时要注意打印一份纸质的文件 与原稿 包括发文稿纸 以及电子文件一并移交档案部门 有的单位可能从拟稿到领导签发到印发 全部是在电子文件系统中运行 就要特别注意 在整理归档时 不仅要打印文件一份 还要将发文稿纸一并打印 打印的纸质文件一定要加盖印章 否则将失去公文的效用 整理 立卷 归档公文 应当确定保管期限 3 公文归档 二 精细操作 文书工作在公文归档环节存在的问题 有的单位对文书档案的职责不清 从 国家行政机关公文处理办法 可以看出 文书档案由文书负责整理 归档 但实际工作中个别单位文书只管 收收发发 对办理完毕的公文不及时进行整理 鉴定等 一般到次年一季度将所有文件交档案人员 由档案人员进行整理 有的单位文书归档时对归档材料整理 鉴定不规范 文件已经移交档案部门 才发现纸质文件上没有盖章的问题也偶有发生 3 公文归档 二 精细操作 4 公文管理 广义的公文管理与公文处理工作一样 狭义的公文管理就是指公文的收发 审核 用印 归档和销毁等工作 公文复制件作为正式公文使用时 应当加盖复制单位证明章 视同正式公文妥善保管 上级部门的秘密公文 除绝密和注明不准翻印的外 经单位负责人或者文秘部门负责人批准 可以翻印 翻印时 应注明翻印部门 时间 份数和印发范围 公文被撤消 视作自始不产生效力 公文被废止 视作自废止之日起不产生效力 没有存档和存查价值的公文 经过鉴别和文秘部门负责人批准后 可以定期销毁 文书人员能够按照上述环节 流程和要求精细运作 那么我们的文书工作肯定会上一个新的台阶 三 精心服务 什么是服务 简单地讲 服务就是为集体或为别人工作 为某项事工作 现代汉语词典释义 三 精心服务 我们文书人员就是通过处理公文为企业和单位工作 从事的就是一项服务性工作 从文书工作的内容看 其实是件简单的工作 我们如何把这项简单的工作做得不简单 最简单的办法就是用心去做 国