采购申请的流程及相关管理制度.doc

3。采购申请流程及管理制度一、申购制度为了统一管理及节约经费开支，所有办公用品、低值易耗品等的购买和工程类项目的发包，须由各部门提出采购计划，填写采购申请表，并经各所属部门总监（总裁）审批后，移交行政中心统计汇总，编制申购总清单，交由行政总监审核后交由总裁和董事长审批，最终交由行政中心采购专员进行采购。办公物品由财务负责管理，物品入库时需严格检查进货品种、数量、规格、单价、总额等是否与申购总清单相符，按手续验收入库，登记上账。没有经审核的采购申请表或未办入库手续，财务一律不予报销。1、所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：2、文具用品分为个人领用和部门领用两种：a、个人领用：系个人使用保管用品， b、部门领用：系公司或部门共同使用用品，3、消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。4、管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品如（复印纸、传真纸）不在此限。5、管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续，将剩余及列管办公物品一并缴回财务部。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。6、办公用品的申购应于每月25号前由各部门提交采购申请表由文员或内勤汇总。办公物品原则上由公司统一采购入库，然后由各个部门领取。如属必需品、采购不易或耗用量大者，由财务部酌量申购存库，如公司无法统一采购的急需品或特殊品，可经董事长同意后授权所需部门自行购买。7、各部门可到总裁办领取采购申请表或表格电子档，于申购时填写或编辑打印并保存备案，由各部门自己管理，各部门人员领取时做好登记，严格控制办公物品的申购。8、财务部另设办公用品登记表、办公用品领用登记表对库存办公物品的领用进行管理，并及时做好领用登记，以便统计消耗情况。办公物品严禁领取回家私用。9、新进人员如需领用办公用品的，在符合领用条件的情况下，可先向文员领取办公必备物品，如另有需要可申请自行购买或于本月底统一申购。10、行政中心采购专员工作要保证绝对的透明廉洁，不徇私舞弊。一经发现有不良行为，立即开除，且公司依法追究其个人民事经济责任。2、 申购流程 使用人员提出采购需求，并填写采购申请表，经所属部门总监（主管）审核签字确认交行政办采购专员汇总，由行政中心做好采购预算后填写申购总清单经有关领导审批后交由行政中心采购专员进行采购。 注：物品购置必须按流程办理，如无特殊情况不得擅自购买；否则，无审批的采购申请单的购回物品费用自理，公司概不报销！使用人必须办理领取手续，方能领取并妥善保管。办公用品采购领用管理流程采购专员定供应商年终库存清查领用登记清单签字领用财务部验收入库采 购编制申购总清单市场调查询价汇总需求计划提出采购需求行政总监复核总裁审核董事长审核附表单：胜鑫集团公司采购申请单申请部门：申请单号：申请原因：序号物品名称型号规格数量单位单价预算金额123总计：申请人（签名日期） 部门总监（签名日期）总裁（签名日期）董事长（