产品资料库建立与管理制度.docx

弘和集团产品资料库管理制度根据公司正处于快速发展和产品大量开发的阶段，公司对产品的市场调研、产品分析、撰写产品报告的同时，必然产生大量的不同类型产品信息，及其它统计资料。以往，公司对这些统计资料的收集保管是比较分散的形式，这些产品资料不仅存在于个人电脑里，在整理中杂乱无章，而且信息没有足够的安全保障，这样的产品资料管理存在着很多漏洞。所以，建立产品资料库不仅保证了公司资料的安全性，更为公司项目储备资源，让公司团队更加专业化，服务更加高效化。建立资料库的意义主要有：1、集中保管，可防止资料的散失与损坏。2、集中利用，便利发掘资料的整体效用。3、集中处理，适应运用现代化管理手段。4、集中分类，方便再次利用已有信息。一、产品资料库的建立：1、根据公司的经营业务和经营范围，公司产品资料库为“四四一五”模式，所谓“四四一五”模式就是指四个分类、四个阶段、一个产品、五种形式资料。四个分类，是互增类产品、系统集成类产品、软件类产品、文化传播类产品；四个阶段，是拟定产品、在建产品、已商用产品、暂停产品；一个产品，是指目前公司包含的产品；五种类别资料，是指产品的文档、同行业产品对比、产品客户、产品模板、产品运营推广策略。（产品资料库结构图如下，详细分类情况请看产品资料库目录）。2、制作资料库目录，以Excel表形式存储在资料库首页，并随着资料库的定期管理保持更新。3、信息收集，系统集成开发部、系统集成销售部、互增技术服、互增产品设计部、互增运营部的部门经理或者经理助理及时向品牌管理中心的产品资料管理员提供产品相关资料，其中包括产品的策划书、产品开发计划、开发进度以及产品商用的运营模式和运营成果。4、在本地电脑产品资料库建立完善的基础上开发OA资料库，OA资料库资料为可公开的产品资料，目的在于使公司内部人员快速学习和熟悉公司产品。二、资料库管理制度1、在公司产品资料存储到专用电脑资料库中的同时公司配备移动硬盘拷贝出所有产品备份的资料，确保产品资料的安全性。2、资料管理员应认真完成产品资料管理的工作任务，以严肃的态度对待这份工作。资料库专员要作为信息收集的第一负责人，保证自己每日、每周、每月的工作任务，并且负责联系其相关部门人员进行整理收集，鼓励其配合资料库的完善。管理员每周五更新资料库，进行资料整理，目的，更新资料库，让信息保持最新内容；对文件进行进一步细化分类，富有条理性；删除重复、无用、错误文件；更新目录，保持目录与资料库的一致性，在周五下班之前完成资料整理并存入资料库，同步资料目录更新上传至公司OA。3、资料管理员每月末组织产品知识学习与培训，并以邮件的形式进行知识普及，将资料下发至每个子公司、子部门，每个人有义务对资料内容进行审阅学习，并对有问题的部分提出意见。4、所有产品资料统一交由资料管理员进行录入并进行信息登记，以保证信息统一性，条理分明。信息登记表作为翻看目录之一，放到资料库电脑桌面，以方便查阅。5、产品资料名称以信息主题+收集整理日期+采集人姓名。以保证寻找信息时的方便和准确性。6、对资料库或者资料库电脑设置密码保护，并交给公司制定的管理员作为平时管理。7、产品资料信息收集阶段，如果相关部门人员没有及时提供相关资料，导致资料库资料欠缺，则根据公司的工作管理制度扣除相关部门相关人员单月相应的绩效工资。三、产品资料使用申请说明1、资料库的目录和资料库资料的录入与整理时间定期（每周五）更新在公司OA上，以便需要用资料的内部人员能够了解到产品资料信息。2、公司内部人员调用资料，可通过OA、飞信、邮件、电话的方式联系管理员，提出申请。3、管理员将申请人的申请登记，并在不违背公司利益的条件下，将资料以邮件或者OA的方式发出。4、使用人在使用过程中，欢迎对公司资料库提出一定的意见与建议。5、使用者严禁将公司内部资料外泄，