LKS-EKP V60 产品使用手册_电子邮件系统10.doc

蓝凌标准产品电子邮件系统用户操作手册（编号：CORE05） 电子邮件系统用户操作手册变更记录修订版本号日期修订人图、表、段落号AMD标题或简单描述1.02007-3-22蔡俊M全文修改附注：A 增加 M 修改 D 删除文档审批记录发布版本号审核日期审批人标题或简单描述102007-4-13杨建宏手册内容审核102007-4-13邓红云手册内容审核1.02007-4-25樊若言手册格式审核目 录1电子邮件系统11.1功能描述11.2使用说明11.2.1发邮件11.2.2收邮件41.2.3转移邮件51.2.4标记邮件是否已读51.2.5拒收51.2.6置为垃圾邮件61.2.7使用状况71.2.8查找邮件71.2.9地址本81.2.10返回主页101.2.11注销101.3维护配置101.3.1邮箱设置101.3.2用户文件夹设置13-iii-Landray EKP. 蓝凌 版权所有1 电子邮件系统1.1 功能描述“邮件系统”给企业员工提供一个实时在线的沟通协作平台工具。主要功能：l 邮箱设置：可设置邮件签名、自动回复、邮件过滤处理、邮箱默认显示界面（未读邮件或收件箱）设置。l 收发邮件：发送和接收邮件。l 邮箱使用状况：查看邮箱可使用的总空间数和已用空间数，收件箱、发件箱的邮件文档数和使用空间数的。l 个人地址本：可创建个人常用联系人和联系人组。方便发邮件时选择收件人。邮件系统主页面如下图所示。（邮件系统图：主页面）1.2 使用说明1.2.1 发邮件展开左边导航树，选择“发邮件”目录，打开发邮件页面，如下图所示。（邮件系统图：发邮件界面）如果给公司外部人员发邮件时（前提是公司装的Domino主机是有公网的邮件域名），可以在“收件人”、“抄送”、“密送”栏目里填入收件人的邮件地址，比如：。也可以通过单击“收件人”打开地址本，如下图所示。（邮件系统图：地址本界面）单击“私有地址本”（如何创建私有地址本请看后面的详细配置）来添加收件人的地址如下图所示。（邮件系统图：地址本界面）也可以通过点击邮件上方的【地址本】按钮进入地址本。给在Domino服务器已注册了的公司人员发邮件，如果给某个同事发邮件时，直接在“收件人”、“抄送”、“密送”栏输入这个同事邮件地址的中文名或英文名或邮件地址，如：张三或zhangs或（输入这三个地址其中一个，张三这位同事就可以收到邮件）。邮递选项：邮递选项的设置目的是设置邮件发送的优先级，同时也可以了解收件人是否收到邮件的情况。点击【邮递选项】按钮，具体配置如下图所示。（邮件系统图：邮递选项界面）设置邮递选项：重要性、邮递报告、邮递优先级、是否有回执。发送邮件后，收件人收到的邮件会显示设置的邮递设置，如果选中了回执，发送后发件人还会收到回执。邮件中可以添加附件具体操作可参考通用操作手册“上载附件”。根据实际情况在邮件文档的窗口创建邮件的内容。如果不想把创建好的邮件立即发送出去的话，可以点击【保存为草稿】按钮，此时，此封邮件就被保存在邮件系统的“草稿箱”文件夹。点击【发送】按钮，将邮件发送，此封邮件同时保存一份到此邮件系统的“已发邮件”文件夹里。点击【发送不保存】按钮，将邮件发送，邮件不保存。1.2.2 收邮件用户进入邮箱后，单击“未读邮件”文件夹可以阅读所有未读的邮件；单击“收件箱”文件夹可以阅读所有在收件箱中的邮件；单击“用户文件夹”下个各个节点，可以看已经转移到用户自己设置的文件夹下的文件。用户打开自己收到的邮件，如下图所示。（邮件系统图：收到的邮件界面）点击【新建邮件】按钮，可以新建邮件。点击【转发】按钮，可以将此邮件转发给其他用户；在输入和从地址本中收件人的邮箱地址，即可以将原邮件内容转发给指定的接收人。点击【回信】按钮，可以回信给发件人，系统自动将发件人的邮箱地址填写到收件人栏，不带原文。点击【回信带原文】按钮，可以回信给发件人，系统自动将发件人的邮箱地址填写到收件人栏，并且带原文显示在邮件中。点击【给所有人回信】按钮，可以给此邮件的所有相关人发送邮件，包括：发件人、收件人、抄送人。点击【给所有人回信（带原文）】按钮，可以给此邮件的所有人回信，并且带原文显示在邮件中。点击【删除】按钮，可以删除此邮件。点击【关闭】按钮，可以关闭此邮件。如果想查看历史邮件，可以单击“收件箱”目录树，罗列了所有的历史邮件。如果在发邮件时，点击【发送】按钮的话，系统会保留一份邮件到“已发邮件”文件夹里。单击此文件夹就可以看到历史发送的并保留过的邮件。如果在创建邮件过程中，把此邮件“保存为草稿”的话，系统会自动把此邮件保存在此“草稿箱”文件夹里，单击此文件夹就可以查看未发送的草稿邮件。如果对在不在回收站等的邮件进行“删除”处理的话，系统会把此邮件放在“草稿箱”文件夹里。1.2.3 转移邮件用户进入邮箱，单击“收件箱”或者“用户文件夹”下的目录，在视图中选择文档，点击【移动】按钮，可以选择将当前邮件转移到哪个文件夹。（邮件系统图：转移文件夹界面）选择好文件夹后，点击【确定】按钮，即可将选择的邮件转移到选择的文件夹中。1.2.4 标记邮件是否已读用户进入邮箱，在“收件箱”视图中选择文档，点击【标记已读】按钮，在弹出的对话框中选择“确定”即可。标记为已读后，邮件的状态标志改为。用户进入邮箱，在“收件箱”视图中选择文档，点击【标记未读】按钮，在弹出的对话框中选择“确定”即可。标记为未读后，邮件的状态标志改为。1.2.5 拒收用户进入邮箱，在“收件箱”视图中选择文档，点击【拒收】按钮，提示信息如下。（邮件系统图：拒收提示信息页面）点击【确定】按钮，将邮件移入回收站，并打开过滤设置页面如下图所示。（邮件系统图：过滤设置页面）设置过滤邮件的条件和例外及指定操作，操作同“收件助理”。1.2.6 置为垃圾邮件用户进入邮箱，在“收件箱”视图中选择文档，点击【垃圾邮件】按钮，提示信息如下。（邮件系统图：置为垃圾邮件提示信息页面）点击【确定】按钮，将邮件标记为垃圾邮件，邮件移入“垃圾邮件”目录下，并打开过滤设置页面如下图所示。（邮件系统图：过滤设置页面）设置过滤邮件的条件和例外及指定操作，操作同“收件助理”。1.2.7 使用状况用户单击“使用状况”文件夹，显示使用情况界面，如下图所示。（邮件系统图：使用状况界面）显示邮箱可使用的总空间数和已用空间数；收件箱、发件箱、草稿箱、回收站的邮件文档数，新邮件数和已使用容量。1.2.8 查找邮件用户单击“查找邮件”目录树，打开查找邮件界面，如下图所示。（邮件系统图：查找邮件界面）设置查找条件，如收件人、发件人、主题或收到日期。点击【查找】按钮，即可按照设置的搜索条件查找到相关邮件。1.2.9 地址本 地址本联系人组.1 新建联系人组用户单击“地址本”文件夹，页面如下图所示。（邮件系统图：地址本界面）点击【新建联系人组】按钮，打开新建联系人组文档，如下图所示。（邮件系统图：新建联系人组页面）填写组名和描述。【提交】填写完毕，点击【提交】按钮保存文档。.2 修改已有联系人组打开已有的联系人组文档，进行修改，修改完毕，点击【提交】按钮即可。如果修改了组名，此联系人组下的联系人的分组也会自动更改为修改后的组名。.3 删除已有联系人组在“地址本”目录下，选择已有的联系人组文档后，点击【永久删除】按钮，弹出提示信息如下。（邮件系统图：删除联系人组提示信息页面）点击【确定】按钮即可删除选中的联系人组，删除此组后，此组的联系人的分组一项会自动更新为：未分类。 地址本联系人.1 新建联系人用户在“地址本”目录下，点击【新建联系人】按钮，打开新建联系人界面，如下图所示。（邮件系统图：新建联系人页面）选择类型：个人、单位；如果选择单位，则上会增加单位名称一项。填写姓名、称呼等项。选择分组，分组就是设置的联系人组；可以设置此联系人生日前多少天发送提醒，此提醒为发送邮件通知作者。填写完毕，点击【提交】按钮保存文档。.2 修改已有的联系人文档在地址本下按照联系人组分文件夹显示联系，单击“地址本”“所有联系人”，显示项目小组此联系人组下的联系人，单击打开已有的联系人文档，可以进行修改。.3 删除联系人文档在“地址本”文件夹，选择已有的联系人文档后，点击【永久删除】按钮，可以删除联系人文档，删除方法和删除联系人组一样。1.2.10 返回主页用户在邮件系统单击“返回主页”目录树，可以返回到系统主页。1.2.11 注销用户在邮件系统单击“注销”，可以注销当前登录。1.3 维护配置1.3.1 邮箱设置 邮件签名邮件签名主要是实现邮寄出去的邮件，系统会在邮件正文签名邮寄人的姓名等信息。邮箱设置如下图所示。（邮件系统图：邮箱设置）点击【邮件签名】按钮，进入签名界面，如下图所示。（邮件系统图：邮件签名界面）勾中“在我发出的邮件末自动添加签名”，配置签名内容，点击【提交】按钮，则提交设置，用户新建邮件时，会自动显示配置的签名内容。在上图点击【返回】按钮，可以返回到邮箱设置界面。 收件助理“收件助理”跟“用户文件夹”定义好的文件夹结合使用的。“收件助理”主要功能是定义好条件，一旦有邮件发送到此给您时，系统会根据这些条件，如果符合这些条件的邮件，就会发到相应的“用户文件夹”的文件夹里。点击【收件助理】按钮，打开页面如下图所示。（邮件系统图：收件助理视图界面）点击【新建】按钮，打开新建收件助理文档，如下图所示。（邮件系统图21：新建收件助理视图界面）新建收件助理，设置过滤器状态为“启用”，设置过滤器的条件和例外、设置指定操作，提交设置。用其他用户发送一封邮件给设置了收件助理的用户，邮件内容符合过滤器的设置，发送邮件成功后，收件人收到的邮件会按照过滤器设置执行指定操作。点击【提交】按钮提交设置。用户可以在“收件助理”中，修改和删除已有的收件助理设置文档。 显示选项用户在邮箱设置中点击【显示选项】按钮，进入显示选项设置界面，如下图所示。（邮件系统图22：配置显示选项界面）可以设置进入邮箱时显示的默认页面，包括：显示未读邮件、显示收件箱。点击【提交】按钮提交设置。在上图点击【返回】按钮，可以返回到邮箱设置界面。1.3.2 用户文件夹设置用户文件夹是本系统为用户提供的，用户可以在该文件夹内创建、删除个性化文件夹的地方。单击“用户文件夹”目录树，点击【配置】按钮，进入文件夹管理界面，如下图所示。（邮件系统图23：用户文件夹分类管理界面）创建文件夹：在创建栏输入要创建的文件夹名称，然后点击【创建】按