产品的采购跟单.ppt

实训课题十 原材料采购跟单实务 本章目标 能力目标1 能根据申请单制作采购单2 能进行催单知识目标1 掌握物料采购中经常出现的问题 2 掌握物料采购跟单流程 3 掌握物料采购跟单的要求 思考 作为一名跟单员 你认为在实际工作过程中 需要为企业采购哪些物料 一 物料采购的含义 资源市场是指经过买家认可的 信得过的采购资源 由一些供应商组成 资源可能是一个有形的物品 如一颗螺丝 一块集成电路 资源也可能是一个无形的物品 或者是参与一个系统运行的组成部分 如一个软件 一项服务 有形物品的采购称之为 有形采购 无形物品的采购称之为 无形采购 在有形采购中仅用于生产目的的采购 称之为 物料采购 物料采购跟单的含义 物料采购跟单是指外贸跟单员根据对外合同 订单所列明的产品名称 规格 质量 数量以交货期等 需要在国内其他企业物料采购 并向生产企业提供对外合同 订单所需产品的物料 零部件或辅料的物料采购跟进工作 二 采购的目标 1 降低生产成本 2 提高产品质量 3 提供最新信息 4 推进产品开发 5 提升企业竞争力 三 物料采购的内容 企业的物料采购主要有以下内容 一 原料 二 辅助材料 三 半成品 四 成品 五 固定设备 六 MRO物品 什么是MRO采购 MRO是英文 Maintenance维护 Repair维修 Operation运行 MRO 通常是指在实际的生产过程不直接采购成品 只用于维护 维修 运行设备的物料和服务 MRO是指非生产原料性质的工业用品 一个完整的采购流程应包括以下环节 一 确认需求采购的起点是确认需求 在采购之前 应先确定需要采购哪些货品 需要多少 何时需要 何时采购 由谁决定等 采购需求来自企业的各个部门 包括企业的生产部门 使用部门 维修部门 销售部门 广告部门和实验室等 采购部门应协助生产部门预测物料需求 要求生产部门在填写采购订单时尽量采用标准订单 尽量减少特殊需求订单和紧急订单 二 描述需求描述需求是指对所需的物品 商品或服务的特点和数量进行准确的叙述 采购部门如果不了解使用部门到底需要什么 就不可能进行采购 因此 采购部门应对需求的细节如货品的品质 包装 售后服务 运输和检验方式等加以明确说明 准确描述所需的物品或服务是采购部门和使用者或是跨职能的采购团队的共同职责 这也是后期合理选择供应来源和价格谈判的基础 知识链接 在采购申请中应包含下列内容 采购日期 采购品的编号 采购申请的发出部门 采购所涉及的金额 对于所需采购品本身的型号 品名 规格 产地和数量的完整描述 采购品需要的日期 三 选择供应商选择供应商是采购作业中的重要一环 供应商的质量直接关系到采购品的质量 交付 数量 价格和售后服务等 供应商与采购相关的品质要素 包括历史记录 设备状况 技术力量 财务状况 组织管理 声誉 系统 通信 位置和供应柔性等也是采购部门要关注的 小知识 为了有效地采购 采购部门必须做到 对合同的履行情况进行监控 提供多购货品项目的分类表 做好供应商记录 提供合同样本 四 确定价格确定所需货物的价格是采购过程中的一项重要决策 选定可能的供应商后 对供应商的报价进行分析 与供应商谈判 选择好供应商 最后发出订单 为此采购人员必须了解各种定价方法及其使用时机 并能利用价格谈判技巧来取得满意的支付价格 五 订单安排价格谈妥后 应办理订货签约手续 订单和合约 均属于具有法律效力的书面文件 对买卖双方的要求及权利 义务要明确列出 在采购过程中 如果使用的订单不是供应商的销售协议或总括订单 采购人员就要拟定采购订单 小知识 采购订单包括哪些要素 采购订单应包括以下几个基本要素 采购品序列编号 采购订单发出的日期 接受订单的供应商名称和地址 所需货品的数量和描述 发货日期 运输要求 价格 付款条件 对订单有约束的各种条件 六 货物跟催采购订单签订和发出后 为使供应商按期 按质 按时 按量交货 应根据合同规定 督促供应商按规定交运 七 验收货物货物验收的基本目的是为了确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达并检查是否完好无损 数量质量是否与订单相符合 八 支付货款供应商交货验收合格后 随即开具发票 要求付清货款时 采购部门应核查发票的内容是否正确后财务部门才能付清货款 九 不符与退货处理凡供应商所交货品与合同不符的 应依照合约规定退货 并立即办理重购手续 予以结案 十 结案凡验收合格付款或验收不合格退货的采购事项 均需办理结案手续 查清各项书面资料有无缺失 审查采购成效好坏等 签报高级管理部门或权责部门校阅批示 十一 记录并维护档案经过上述所有步骤后 对于一次完整的采购活动而言就是更新采购部门的记录 凡经结案的采购事项均应列入档案 登记编号分类予以保管 以便参阅或事后发生问题时查考 知识链接 在采购实物务中要保存的档案有 1 采购订单目录2 采购订单卷宗3 商品文件4 供应商历史文件5 合同管理6 投标历史文件7 工具和寿命记录 四 物料采购单跟踪 物料采购单跟踪是外贸跟单员花费精力最多的环节 对于那些长期合作的 信誉良好的供应商 可以不进行物料采购单跟踪 但对一些重要或紧急的物料的物料采购单 外贸跟单员则应全力跟踪 采购物料申请单日期 订单编号 外贸跟单员在制作物料采购单时应注意 一 审查 采购物料申请单 外贸跟单员在审查 采购物料申请单 时应注重以下内容 适当的物料采购人 以书面方式提出物料的物料采购 明确表明物料的要求 以型号规格表明物料采购的标准 二 确认质量标准 物料质量直接影响生产产品的质量 必须认真检查物料采购物料的质量 使物料符合对外合同的要求 三 确认物料采购量 物料的物料采购数量应与对外合同 订单总量相匹配 或者稍小对外合同订单总量 小知识 采购单是物料采购跟单的重要内容 主要内容有 交货方式 验收方式 处罚条款 履约保证 品质保证 仲裁或诉讼 谢谢 四 物料采购单跟综的工作内容 五 物料检验跟单 确定检验日期 通知检验人员 进行物料检验 处理质量问题 六 物料进仓流程跟单 协调送货 协调接收 物料入库 处理物料接受问题 物料的库房接收过程有 1 检查即将送达的货物清单信息是否完整 2 接受物料 对应物料采购单进行核查 3 检查送货单据及装箱单据 4 检查包装与外观 注意物料检验合格后才能卸货 5 卸货 6 清点物料 7 搬运入库 8 填写 物料入库单据 注意物料检验合格后才能填写物料入库单 9 将物料入库信息录入存储信息系统中 由于供应商或者外贸跟单员方面的原因 物料在接收环节上可能会出现以下问题 1 物料型号与物料采购单中要求不一致 2 未按照物料采购单中指定的物料数量送货 3 交货日期不对 4 物料的包装质量不符合要求等 小知识 JIT物料采购具有以下特点 1 合理选择供应商 2 小批量物料采购 3 实现零库存或少库存 4 交货准时 包装标准 5 信息共享 6 重视教育与培训 7 严格的质量控制 产品国际认证 知识扩充 日商物料采购流程简介JIT 物料采购是准时化生产系统 JIT 的重要组成部分 JIT是近四十年来由日本企业首创的一种新的生产管理系统 最早使用这一系统的公司是全球知名的丰田汽车公司 JIT系统是指企业在生产自动化 电算化的情况下 合理规划并大大简化物料采购 生产及销售过程 使物料进厂到产成品出厂进入市场能够紧密衔接 尽可能减少库存 从而达到降低产品成本 全面提高产品质量 劳动生产率和综合济效益目的的一种先进生产系统 JIT物料采购是JIT系统得以顺利运行的重要内容 是JIT系统循环的起点 推行JIT物料采购是实施JIT生产经营的必然要求和前提条件 日本企业的供应商开拓 3个月 1年 第三节物料采购跟单的要求 一 物料采购的起因 1 生产企业因生产交货需要 在接单备货生产前 为控制和计算成本 2 需进行物料采购备料 3 生产企业因产品 成套 配套生产需要 需向外企业物料采购相应零部件 组件 辅料 4 外贸公司等因来料加工 供料加工需要 需物料采购物料提供给生产企业生产加工 有利降低出口成本 5 外贸公司等因成套出口需要 需物料采购物料 设备 零部件等 供生产企业配套 有利降低出口成本 6 外贸公司在物料价格上涨行情中 为锁定内外销合同成本 确保对外合同的签订及签订后的正常履行 需进行物料采购 向生产企业直接提供材料 二 物料采购中经常出现的问题 在物料等物料采购跟单工作中 外贸跟单员要事先预计到可能发生的问题 其关键环节主要在物料供应商 物料采购方企业等控制方面 一 供应商方面的原因 二 物料采购方企业方面的原因 1 物料采购方的生产能力或技术能力调查不深入 出现物料供应商选定失误 2 物料采购方提供材料 零部件给生产方加工的供应延迟 造成生产方下道工序加工耽误 3 物料采购方与供应商沟通存在问题 物料采购单或者指示联络事项阐述不清 指示联络不切实际 单方面指定交货期 业务手续不全造成工作耽误 4 物料采购方对供应商生产工艺等技术指导 图纸接洽 变更说明等不到位 质量要求不明确 造成产品交货不符要求 5 外贸跟单员经验不足 确保货期意识不强 未能掌握供应商产能的变动 对进度掌握与督促不够 三 物料采购跟单的基本要求 物料采购跟单的基本要求是 适当的交货时间 适当的交货质量 适当的交货地点 适当的交货数量及适当的交货价格 小知识 物料质量达不到企业使用要求的严重后果1 导致企业内部花费大量的时间与精力去处理 增加大量的管理费用 2 会导致企业的重检 挑选上花费额外的时间与精力 造成检验费用增加 3 会导致生产线返工增多 降低生产效率 4 会导致生产计划推迟 不能按时间客户交货 会降低客户对企业的信任度 5 会引起客户退货 导致企业蒙受严重损失 严重的会丢失客户 知识链接 为什么交货不能太早也不能太迟 1 延迟交货成为增加企业成本的原因1 由于物料进货的延误 出现生产待货空等或延误 导致生产效率下降 2 为追上生产进度 需要加班或增加员工 致使人工费用加 3 采用替代品或使用低品质的物料 造成产品质量不符合要求 引起纠纷 4 交货延误的频率越高 跟催工作费用就越高 2 提早交货增加经营成本1 不急于要用的货品提早交货 会增加物料采购方仓储费 短途搬运费等费用 2 供应商提前交货 物料采购方提前付款 增加物料采购方库存货物的资金占用时间 导致资金使用效率下降 允许供应商提早交货 会导致供应商发生其他交货的延迟 因为供应商为提高自身资金使用效率 会优先生产高价格的货品以提早交货 会造成其他低价格产品的延迟交货 第四节物料采购跟单的方法 一物料采购催单的方法 一 按物料采购单跟催1 联单法2 统计法3 跟催箱法4 计算机提醒法 二 定期跟催 二物料采购催单的规划 一 一般监控 二 预定进度管理时间 三 生产企业实地考察 三物料采购催单的工作要点 一 事前规划1 确定交货日期及数量 2 了解供应商生产设备利用率 3 供应商提供生产计划表或交货日程表 4 提高供应商的物料及生产管理 5 贮备地带来源 二 事中执行1 了解供应商备料情况 2 企业提供必要的材料 模具或技术支援 3 了解供应商