管理报表的与优化工作效率的精进PPT课件.ppt

可编辑 2012年度方便面事业天津顶益管理报表的优化与工作效率的精进 总厂办高专 黄哲锋Dec31 2012 可编辑 1 管理报表的优化 可编辑 前言 所有做报表的人要了解一件事 你是领导的眼睛 你代替领导收集资料 集结成册 然后让领导可以花很少的时间 很快的了解单位内的大小事所以必须掌握以下几个原则帮领导挑出错误 而不是让领导来挑出你的错误帮领导调好格式 所有信息尽可能浓缩在一页中 不要让领导边看边调格式 浪费领导的时间做表格的人自己要了解所做出来的数据是什么 别把狗屁不通的东西都一股脑儿的往上丢做表格不是枯燥无味的事情 当你有能力从数据里挑出管理的重点 那你离领导也不远了 可编辑 1 1报表目录细化 1 将原本的目录加上A 数据来源B 来源表格名称C 制表人D 表格产出时间E制表耗时2 如此领导可以知道各报表的产出过程及耗时 针对耗时高重要性低的报表可以进行优化 可编辑 1 2规范报表格式 便于领导审阅 1 简化板面 删除并简化无用的信息 可编辑 1 2规范报表格式 便于领导审阅 2 简化板面 简化数字位数3 明确信息 加上单位 可编辑 1 2规范报表格式 便于领导审阅 4 加大字体 方便阅读 可编辑 1 2规范报表格式 便于领导审阅 5 优化板面 使用较短的日期格式以节省栏宽6 优化板面 将抬头改为二行以节省栏宽7 优化板面 适当调整栏宽 将所有信息在一个页面里显示 不要让阅读者自己动手调格式 5 6 7 可编辑 1 2规范报表格式 便于领导审阅 8 优化板面 由R3系统导出的报表 隐藏无用的垃圾字符串 可编辑 1 2规范报表格式 便于领导审阅 8 优化板面 对于长篇幅记录式表格 将表头冻结窗格 并将最底下累计值置于上方冻结内 冻结窗格 可编辑 1 3优化报表管理功能 1 统计数据 列出最大值 平均值 最小值 供阅读者参考2 颜色管理 将重点管理字段标出颜色 字体加大加粗 并以三色管理来标示出异常之数值 分为轻微 中等 严重三级 并算出百分占比 可编辑 1 3优化报表管理功能 3 合并报表 将各报表间 利用相同字段进行合并与连结例 利用车号来连结 将过磅信息 装卸速度及配零记录 串连在一起 以前后对照 可编辑 1 3优化报表管理功能 4 加上图表 画出折线图并加上趋势线 以利快速判读数据 可编辑 2 工作效率的精进 可编辑 2 1Outlook邮件分类 方便查找 1 收件箱下新建活页夹 新建的活页夹以文字笔划排序 可以加上数字 依自己的意愿排序 可编辑 2 2Outlook邮件规则 自动分类 1 在任一邮件上右键单击创建规则 可以自动把邮件分类到各自的活页夹里2 规则可以是特定的寄件人或是特定的关键字 可编辑 2 3Excel函数运用 节省时间 1 时间函数 HOUR MINUTE C2 A2 B2D2 HOUR C2 MINUTE C2 60E2 HOUR C2 60 MINUTE C2 可编辑 2 3Excel函数运用 节省时间 注意 设置单元格格式 使用错的格式 会让函数公式计算结果错误 可编辑 2 3Excel函数运用 节省时间 2 绝对值函数 ABS D2 ABS C2 B2 D3 ABS C3 B3 可编辑 2 3Excel函数运用 节省时间 3 逻辑函数 IF 判断式 判断式成立回传的值 判断式否定回传的值 在原物料的过磅报表里载废料是先皮重后毛重 B3 C3 7分钟送货是先毛重后皮重 B3 C3 会产生错误是因为时间只能 后 前 不能 前 后 可编辑 2 3Excel函数运用 节省时间 3 逻辑函数 IF 判断式 判断式成立回传的值 判断式否定回传的值 D2 IF C2 B2 C2 B2 B2 C2 D3 IF C3 B3 C3 B3 B3 C3 如果C B成立 则执行C B如果C B不成立 则执行B C 可编辑 2 3Excel函数运用 节省时间 4 统计函数 STDEV I2 STDEV B2 H2 标准偏差越低 代表车次越均衡标准偏差越高 代表车次不均衡 可编辑 2 3Excel函数运用 节省时间 4 统计函数 COUNTIFS H103 COUNTIFS I3 I101 2 计算差异率介于2 3 的次数 可编辑 2 3Excel函数运用 节省时间 5 统计函数 COUNT COUNTA COUNTBLANK 可编辑 2 3Excel函数运用 节省时间 6 逻辑函数 IF A1 B1 IF A2 B2 IF A3 B3 B4 多层次判断 J2 IF I2 3 80 IF I2 4 70 60 J3 IF I3 3 80 IF I3 4 70 60 使用二层IF 可以判别三个区间使用三层IF 可以判别四个区间 以此类推 可编辑 2 4OFFICE文件 自动保存 1 工作上总会遇到计算机死机或忽然断电 如何救回未保存的文件 2 在EXCEL WORD PPT里 点击 1文件 2选项 3保存 1 修改时间间隔由10分钟变为3分钟 断电时 只会遗失近2分钟编辑的内容 2 勾选 如果我没保存就关闭 请保留上次自动保留的版本 Ps 一利必有一弊 如果档案大小超过1M以上每隔3分钟就自动保存一次 将会增加计算机的负载会降低运行的效率 速度慢的计算机会增加死机的机会应视各人计算机速度及档案大小 适当设置自动保存的时间频率 1 2 3 可编辑 2 4OFFICE文件 压缩文件 1 工作上总会遇到文件贴满图片造成档案过大 超过1M以上时 储存及邮件寄送会变很慢 超过5M时 无法用邮件寄送2 压缩图片 1 点选图片 格式 压缩图片 电