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工作邮件内容格式规范 2012 05 11 1 目录 一 邮件主题的书写二 邮件内容的书写三 邮件地址栏的填写四 邮件范文 2 一 邮件主题的书写 与公司内部间同事沟通的邮件主题格式为 部门 发件人姓名 事件 日期例 市场部 蔡永 工作汇报 12 5 11运营部 蔡永 数据汇报 12 5 11 与其他公司工作上的沟通邮件主题格式为 5173 发送公司 事件 日期例 5173 腾仁 功夫世界合作销售结算 11 8 1 3 二 邮件内容的书写 1 称呼 Salutation 2 正文内容 BodyoftheLetter 3 结束语 ComplimentaryClose 4 附件 Enclosure 5 署名 Signature 邮件正文的组成分为以下几个部分 4 1 称呼 Salutation 称呼是写信人对收件人的称呼用语 第一行顶格书写 使用姓氏 职位为称呼 称呼后用逗号间隔敬语 例如 徐总 您好 如果为群发收件人可直接称呼为Dearall 注 在进行邮件回复时 若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼 为避免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注 也利于今后的沟通与联系 5 2 正文内容 BodyoftheLetter 位置在称呼语下面隔一行 是信的核心部分 因此要求正文层次分明 简单易懂 每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字 每段第二行从左面顶格写起 正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容 默认文字格式 每项内容后换行空两格的书写 6 首先 表明工作是否完成 已完成的简单描述完成情况 其次 未完成的描述执行进度 未执行的描述为何未执行 需要特定人配合执行的需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写 对于工作汇报类邮件 对于数据汇报类邮件 首先 简述数据的内容并辅以简要的分析 其次 针对数据异常的部分 需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写 7 3 结束语 ComplimentaryClose 结束语在正文之后 空一行另起一段书写 以表尊重 4 附件 Enclosure 信件如果有附件 可在邮件内容书写完毕后空一行注明 以注字加冒号起 附件一 附件二 依序列出附件内容 并在文字底下加横线 以引起收信人的注意 使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容 附件文件名的格式统一为 日期 姓名 附件内容 8 5 署名 Signature 邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名 换行顶格再标注发件日期 注 正文为邮件不可或缺的一部分 即使使用附件内容的 也应根据附件内容简述汇报的内容 对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式 9 三 邮件地址栏的填写 关于抄送与收件人的区别 收件人 邮件的接收人 并对该邮件做回复 指示 抄送 将邮件同时发送给收件人以外的人 用户所写的邮件抄送一份给别人 收到的人可回 邮件 可不回 邮件 正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责 10 邮件格式统一如下 1 字体 除特殊标注需着重注意的文字内容外 可加粗 字体颜色彩红色 邮件内容字体统一为 宋体9号字 不同邮箱工具对字体大小的定义不同 应用常规正文字体大小均可 颜色为黑色 2 开头语和正文之间 按段分隔 分隔距离为一行 3 回复时收件人只填发邮件的人 其他均为抄送 4 附件文件名的格式统一为 日期 姓名 附件内容 11 四 范文如下 邮件标题 市场部 蔡永 梦幻新区4月交易数据汇报 12 5 1叶总 王总 你们好 4月份梦幻新区的定单发布数量为1000单 成交495笔 环比3月份 500单 发布单数量上升100 和成交量笔数 450 上升10 发布单数与成交笔数的增长比率严重不符 请订单审核部的王总审查下是否存在重复发单的情况及重复发单的数量 注 附件一为梦幻4月份新区的交易情况明细蔡永 caiyong 2012 5 1 邮件标题 部门 发件人姓名 事件 日期 称呼在第一行顶格书写 以职位称呼 称呼后以逗号间隔敬语 以冒号收尾 后空一行书写正文内容 邮件中需