Pur_采购管理程序_2010.doc

来实建筑系统（廊坊）有限公司文件编号Q/QL_B_0012010采 购 管 理 控 制 程 序状态代号V5_S0页 码 共 9 页，第 12 页 来实建筑系统（廊坊）有限公司程 序 文 件采 购 管 理 控制程 序Purchase Management Procedure文件编号Document No.：Q/QL_B_0012010版本号Edition/Revision：V5分发号Distribution No.： 编制：审核：批准：Prepare byCheck byApprove by 2010年11月22日修订 2010年12月1日实施1. 目的对采购过程及供应商进行管理，确保所采购的物资符合规定的要求，特制定本管理程序。对供应商进行评定和管理，以保证供应商能长期、稳定、可靠的提供满足本公司的需要和规定要求的产品或服务。2. 适用范围及分类本程序适用于公司如下采购：l 运营过程所需的原材料（主要指生产用钢卷、铝卷和化工原料）、半成品、生产辅料、外协加工的采购及供应商所提供服务的采购控制；l 工厂各部门办公用品、后勤用品、安全用品、IT耗材、维修备件及供应商所提供服务的采购控制；l 客服部门项目执行过程中所需外购件，如：檩托、玻璃棉、钢丝网、镀锌件等的采购及供应商所提供服务的采购控制；l 客服部门项目执行过程中Public Building系统采购的控制；3. 引用标准/法规/文件质量管理体系 要求ISO9001：2008中华人民共和国合同法1999年10月1日实施博斯格职业健康与安全标准OHS 14 Standard4. 定义4.1. PR 即采购申请表，为英文Purchase Requisition 的缩写。当各部门有采购需求时，由各部门填写的申请表格。 采购申请表的编号： 项目采购申请表的编号是按照合同进行的编号，即：项目合同号_PRn_C/A/I，“C”代表钢卷，“A”代表配件，“I”代表向内部客户采购，“n”代表PR的流水号，例如L160001_PR1_C。（此代号由CS部门填写并管理） 非项目采购申请表的编号按照部门分别编号，例如：PR_HR_09001,PR代表采购申请，HR代表人事部门，09代表2009年度，001代表PR流水号。非项目采购申请表的部门缩写：人事-HR财务-FI 安全-HSE IT部-IT 客服-CS技术-TEC 生产-PD 维修-PDM 运输-PDS 采购-PUR4.2. PO 即采购订单，为英文Purchase Order 的缩写。采购部接收各部门提交的采购申请表后，及时与供应商联系，将采购订单下达给供应商并由双方进行确认(杂项采购订单除外)。 采购订单的编号： 在MOVEX系统中自动排序生成，有统一的编号16XXXXX。16 代表来实XXXXX 代表序列号4.3 采购评标小组 由公司总经理、财务经理、销售经理、运营经理、客服经理及技术经理组成，其职能为参与公开招标流程、对采购过程中异议项进行最终评定、对公司所有采购行为进行监督。组长：客服部经理成员：总经理、财务经理、销售经理、客服部经理、技术部经理、运营经理5. 部门职责5.1. 总经理 负责批准合格供应商资格； 负责批准生产/项目临时采购、项目当地采购的供应商资格； 负责批准年度采购合同/协议； 负责批准所有固定资产申请表； 根据DOA负责批准确保项目正常运作所需所有原材料的内部/外部公司采购订单； 根据DOA负责批准确保项目正常运作所需所有配件的内部/外部公司采购订单； 根据DOA负责批准非资产类的维护公司正常运营所需物资的采购订单； 根据DOA负责批准预算内本财年的固定资产支出。5.2. 财务经理 负责审批所有付款申请、与非年度供应商的采购订单及年度采购协议中未明确采购价格的订单； 负责采购资金的安排和相应会计账目的管理； 根据DOA负责批准非资产类的维护财务部门正常运作所需物资的采购； 参与、监督采购部门的供应商评估工作； 参与其他部门的供应商评估工作。5.3. 采购主管 负责签订采购部合格供应商的年度采购协议/合同； 负责生产及项目所需原材料、生产辅料和服务的采购管理； 负责审批提交至采购部门的各项采购申请表； 负责审批采购工程师提交的采购订单； 负责开发潜在供应商； 负责管理采购部门的供应商评估工作； 负责建立采购部门的合格供应商名录；5.4. 采购工程师 负责生产及项目所需原材料、配件、生产辅料、维修用品和服务的采购及杂项采购； 负责提交待批准的采购订单； 负责向供应商下达已批准的采购订单及付款结算； 负责对供应商的“订单确认”进行确认。 负责交货周期管理； 负责运输商管理及付款结算； 负责开发潜在供应商和在手供应商的评估工作； 负责投诉供应商、跟踪供应商的整改措施； 负责对MOVEX系统中原材料、配件ITEM的维护和申请； 负责对MOVEX系统中新供应商ITEM的申请； 负责采购部门文件的归档、管理；5.5. 运营经理/生产经理 负责采购流程的监控； 负责审批生产运营部门的采购申请表； 负责审批原材料、半成品、生产辅料及外协加工采购订单； 负责审批公司杂项采购订单； 参与、监督采购部门的供应商评估工作； 参与运营部供应商评估工作； 根据DOA负责批准非资产类的维护运营部门正常运作所需物资的采购；5.6. 生产计划员/主管 负责根据生产的实际需要，依据年度采购合同，配合采购人员完成生产所需的外协加工及外发件的采购； 负责本部门所需材料、工具或服务的采购申请表的提交； 负责对本部门申请购买的工具及服务进行到货验收；5.7. 车间班长/车间物料管理人员 根据生产的实际需要，负责生产所需的工具以及其它后勤用品的采购申请表的提交； 负责项目所需化学料、生产辅料及包装材料的采购申请表的提交； 负责对本部门申请购买的工具及服务进行到货验收；5.8. 运输主管l 根据项目的需要，依据年度运输合同的规定，及时发放运输指令，安排货物运输；l 负责本部所需的材料及工具的采购申请表的提交；l 负责每月发生的运输费用的采购申请表的提交；l 负责对本部门申请购买的工具及服务进行到货验收；5.9. 库房班长/库管员 负责库房所需的材料及工具的采购申请表的提交； 负责对本部门申请购买的材料、工具及服务进行到货验收； 负责按照原辅材料和外协加工件的收货和收货检验/见证对运至工厂的货物型号及外观质量进行验证，验证合格后进行收货，验证不合格立即通知质量控制工程师； 负责在到货的同时在MOVEX系统中对所有采购订单进行收货操作，打印系统收货单；5.10. 维修主管/维修人员 负责工厂生产设备及公用设施日常维护所需的工具及服务等的采购申请表的提交； 负责对本部门申请购买的工具及服务进行到货验收；5.11. 客服经理/项目经理 客服经理 负责采购流程的监控； 负责签订配件合格供应商的年度采购协议/合同； 负责项目所需外购件、配件及PB系统的采购管理； 负责审批本部门的各项采购申请表； 负责审批采购工程师提交的采购订单； 负责开发与项目有关的签字供应商； 负责管理外购件及配件供应商评估工作； 负责建立外购件及配件的合格供应商名录； 根据DOA负责批准非资产类的维护客服部门正常运作所需物资的采购；项目经理 负责项目所需原材料、配件、外购产品及其它外发件的采购申请表的提交； 负责审批并提供准确的清单、图纸给采购工程师；5.12. 人事行政经理 负责审批人事部门所有的采购申请表； 根据DOA负责批准非资产类的维护人事部门正常运作所需物资的采购； 负责安排本部门具体人员对申请购买的物品进行到货验收； 负责开发人事部门的潜在供应商； 参与人事部门的供应商评估工作；5.13. IT人员 负责工厂IT非标耗材、IT配件及IT服务等的采购申请表的提交； 负责对本部门申请购买的IT非标耗材、IT配件及IT服务等进行到货验收；5.14. HSEQ主管 负责审批HSEQ部门所有的采购申请表； 根据DOA负责批准非资产类的维护HSEQ部门正常运作所需物资的采购； 负责提供日常安全、环境保护用品等的安全库存量给库房； 负责对本部门申请购买的日常安全、环境保护用品、服务及其它用品等进行到货验收； 负责开发HSEQ部门的潜在供应商； 参与HSEQ部门的供应商评估工作；5.15. 技术经理 负责审批技术部门所有的采购申请表； 根据DOA负责批准非资产类的维护技术部门正常运作所需物资的采购； 安排本部门具体人员对申请购买的物品进行到货验收；5.16. 质量控制主管/质量控制工程师 负责按照原辅材料和外协加工件的收货和收货检验/见证的管理标准对采购的物资进行进货检验和验证； 若对采购的物资检验验证不合格，负责向采购部门提交不合格品报告，执行不合格品控制程序，并负责组织相关人员对不合格材料进行评审并确定相应的处理措施； 参与采购部门的供应商评估工作；6. 常规工作要求6.1潜在供应商的选择 采购工程师根据公司的实际需求多方面收集资料，初步甄选潜在的供应商，要求对有合作意向的供应商填写供应商调查表；6.2 采购工程师根据实际条件初步选定适合我公司的供应商，并附加相应的文件，提交相关部门评审。文件内容应包括： 年检后的营业执照、组织机构代码证、税务登记证 产品技术标准 国际或国家检测机构的检验报告 技术参数（附样品）和产品目录 出厂检验报告，质保书样本 报价单 其他与所采购项相关证书，如：ISO9000体系证书/OHSAS18000体系证书（可选）6.3 生产/项目物资采购及供应商的选择和评估6.3.1 定期采购物资 采购人员收集相应的供应商文件，提供相关样品，并填写供应商调查表； 由采购人员组织使用部门、技术部门、质检部门、HSEQ部门、财务部门、生产部门等相关部门进行初评确认备选供应商，并确认是否需要到供应商生产现场进行考察和评估，或由供应商提供样品交第三方检验并封存； 初评合格后，由采购人员再次组织以上相关部门进行讨论，并填写供应商评估审批表交与会人员签字，由总经理批准后，确认合格供应商； 每年定期由采购人员组织相关部门对已有的合格供应商进行年度评审；6.3.2 临时采购物资 不属于生产、项目经常使用、且合格供应商不能提供的物资，如果是生产、项目临时急需，采购人员应根据生产、项目的需求，通过对质量、价格、交货期等进行比较，初步选定资质可靠的供应商（至少三家），然后组织相关部门进行讨论，确认供应商并填写临时采购供应商评估表，由总经理批准后，向其进行临时采购。 如果向一家供应商在一年内采购超过5次且年采购额超过人民币三万元时，必须按照6.3.1的步骤对此供应商进行评估，并确认是否为合格供应商。如评定不合格，将停止使用。6.3.3 项目当地采购物资 如果为了满足生产、项目的需要，要求在项目当地采购的物资，由销售人员或现场项目经理根据生产、项目的需求，通过对质量、价格、交货期等进行比较，在当地选定资质可靠的供应商（至少三家），并填写项目当地采购供应商评估表，由总经理批准后，在当地向其进行采购。 向当地一家供应商采购的总金额超过人民币三万元时，客服经理确认是否需要到供应商生产现场进行考察和评估，或由供应商提供样品交第三方检验并封存。6.4 非生产/项目物资采购及供应商的选择和评估6.4.1 采购物资 采购人员或使用部门收集相应的供应商文件，提供相关样品。并由采购人员填写供应商调查表； 由采购部门组织使用部门、质检部门、HSEQ部门、财务部门、生产部门等相关部门进行初评确认备选供应商，并确认是否需要到供应商现场进行考察和评估； 初评合格后，由采购部门组织填写供应商评估审批表交与会人员签字，由总经理批准后，确认合格供应商。 每年定期由采购部门组织相关部门对已有的合格供应商进行年度评审。6.4.2 零星物资采购申请人可提供一家或以上供应商信息给采购人员参考，并填写采购申请表注明材料说明或技术规格、数量、估计价格、用途及原因，经总经理批准后交采购部门。采购部门根据采购申请表的内容，对供应商的质量、价格及供货期等方面进行评估，并通知采购申请人后，确认最终供应商。6.5 指定品牌/供应商某些物资如果是业主指定品牌，采购人员可直接与该品牌的供应商或代理商联系，购买该品牌的产品。如果是公司指定的供应商，采购人员可直接与该供应商联系，其样品经质检部门检验合格后，采购人员可以直接将其列入合格供应商名录6.6 对运输商及废料回收商的选择和评估 采购部门收集相应的运输商及废料回收商文件，并填写供应商调查表进行资格预审； 由采购部门组织使用部门、HSEQ部门、财务部门等相关部门进行初评确认备选供应商，并确认是否需要运输商及废料回收商生产现场进行考察和评估。并填写供应商评估审批表交与会人员签字，由总经理批准后，确认合格供应商； 每年定期由采购部门组织相关部门对已有的合格供应商进行年度评审。6.7 供应商年度评审6.7.1 采购人员负责组织相关部门每年对合格供应商进行一次年度跟踪评审；6.7.2 采购人员组织相关部门填写供应商年度评审表，对供应商的表现进行客观的分析和评价，并打出分数。因各部门的侧重点不同，评审时，请结合本部门关注点进行评价。如财务部，侧重于对其付款方式、付款期限及企业资金能力评审；安全部侧重于产品的环保属性、安全状况、企业是否具备安全资质及其对安全法规遵守情况进行评审。6.7.3 评估时，质量（外观质量、性能质量等）占35%，及时交货占20，价格占35%，其他占10%（包括服务等）。6.7.4 经评审总分低于60分的，取消其合格供应商资格；总分高于60分的，提交总经理批准后，确定新年度的合格供应商名录6.7.5 与合格供应商签订年度采购协议；6.7.6 评价内容及选择合格供应商的原则：（1）产品质量情况（外观质量、性能质量等）（2）供货能力（3）资质、信誉和服务（4）对供应商实行控制的方式和程度（5）符合国家有关法规要求，如对实行“生产许可证”或强制标准、强制安全认证的产品，如电工产品必须通过相应的认证。（6）每种产品应选的两个以上的供应商，以利竞争和适应市场变化的需要；（7）价格在本公司现阶段可接受的范围内，从优中择廉；（8）货比三家，择优选用；（9）实行动态评定，每年应根据供应商的供货业绩，评价是否可以继续成为合格供应商。6.8 供应商的监督和管理6.8.1 由采购部门建立本部门的供应商档案；6.8.2 质检工程师应根据供应商交付的每批货物的质量状况，对供应商提供产品的质量情况进行抽样检测或验证，并将检验/验证结果及时反馈给采购人员；采购人员应根据QC检验/验证报告及时向供应商反馈产品质量、供货的信息，要求其保证质量和正常供货（行政、IT、生产杂项、维修备件的检验由本部门人员自行检验）；6.8.3 合格供应商在正常供货时严重违反合同中的条款，而未采取纠正措施，采购人员应及时与供应商联系，调查原因，暂停供货限期整改；达到我公司要求后，恢复供货，保留合格供应商资格；否则取消合格供应商资格。6.8.4 投诉供应商供应商提供的产品，如果出现不合格品，质检工程师应填写不合格品报告及时通知采购人员。采购人员应向供方发出客户投诉表或补救/纠正和预防措施处理单，要求其分析原因，补偿给我方造成的损失，采取措施改善质量。如果供方接下来提供的货品质量仍不合格，则可考虑取消其合格供应商的资格。如果是指定的供应商，则应帮助其积极整改，以达到公司对于供应商的要求。6.8.6 供应商发生重大转变或变更时，采购人员应及时跟踪并向相关部门通报。7. 总则所有采购必须依据采购申请表或CO，并经部门经理批准后，按照采购类别不同实施采购。具体流程如下：l 钢卷、铝卷等主要原材料的采购，要根据合同及项目的实际进展情况进行，需根据销售人员填写的项目状况表和项目经理填写的采购申请表确定采购的时间和采购量。l 用于生产、维修、生产辅助、生产外协、项目物资、维护部门运作的非固定资产类物资的采购：各部门按照工作实际需要填写采购申请表，根据DOA权限由部门经理批准后，将采购申请表原件交具体负责采购的人员；l 非生产/项目物资、礼品类、固定资产类的采购：各部门按照工作实际需要填写采购申请表，采购申请表需经部门经理审批和总经理批准后，将采购申请表原件交具体负责采购的人员；l 所需物资不包含在合格供应商名录时，采购订单价格与采购申请表估计价格差异超过10%，申请人员需重新进行采购申请表的审批；l 签字说明：“采购订单”需采购人员、具有批准权限的部门经理/总经理、财务经理的签字；“采购品验收控制单”需采购人员、验收人员的签字；“采购订单（财务联）”需采购人员、财务人员的签字；-待议8. 工作程序 各部门按照工作实际需要填写采购申请表，由部门经理/主管批准后（非生产/项目物资、礼品类、固定资产类还需总经理批准），将采购申请表拿到财务部填写会计科目号，然后将原件交具体负责采购的人员；与采购人员沟通后如所需物资不包含在合格供应商名录时，各部门必须在采购申请表上标明所需物资的详细规格和型号、图纸、使用环境、数量、估计价格等信息，项目使用需列明项目号和项目名称，所有采购申请表必须注明具体需求日期； 采购人员依据采购申请表制作采购订单，根据DOA经采购主管、部门经理/主管、财务经理、如超出部门经理批准权限的还需总经理批准后下发采购订单； 外协加工件的采购根据项目的需求量（CO）制作采购订单，根据DOA经采购主管、运营经理、财务经理批准后下发采购订单； 采购订单下发后，采购人员需根据订单交货要求跟踪供应商，采购货物到达或服务完成后负责与库房人员确认到货情况。库房人员在采购订单签字后，采购人员将确认到货后的采购订单收回