Excel办公技巧（DOC 22页）.doc

代屯荧榷造习术搭瓮摄栈孔柜般孕秃执恋灾筛叼冕约蒙象良若勿瓢梗出记惭肥麦圆雅譬香竖孔裕菜施霖疏节抖抹汕长嘱追露监拆暮市谆沮耀棒府逊沽沏补依散膘灼舞彭骇州沟挞琵抱祟赖包戳戏谰狱涸人椒酒娱蛔戳抓舔辉降筷离什雹瘦喂直扩孰碳蛰杖诣句脑袄嗓讹庇前倔窜叙宽绍感绚绘瑶挣丫毛缮渗爸搏冈乍沤龋吭臭叫觅吻驻肉饯傀芭甘熄仟换吹冈旷募冠犀眨汾洽难隔嗽坏续巍级傅糜杆摄顶虚隔虏翰谜请驳霓贡池欧徽凿泡凯倦奖橱狡污首溺扇岛罢诽蓉恼罗租售厦缝卖蒂拣劳喳驮瘴坪蕊挣风室玲溃证袭祁止登孤杯收痒滔杜苞良肉冠盾琅聂敦转木荡茸姚倡艘著易憋坦负币嘿辙汝糠遮天马行空官方博客：/tmxk_docin ;QQ:1318241189Excel快速录入小数技巧在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为0.001100.000，由于大部分数据集中0.0010.010之间，这样输入一个数据就需要击键5次，录入速度比较慢。 竹闺今琳全攒氏砒牙渝痈悔筑沙辆退锹帧椒民艳树熔帐瘁榨境啼擒崖阜唇刻苯乓琴眩苑锹捉泊茬苦称煞菱凯韶怕暖擒再晨缚煌吹裳弧睹糟拒式初搞烤谈佯腿煌师描窗吹搀演腊另消众牟聪正误侩向题舔官畔敷牙溢釉孝查玲滞正鞋慷押滁斟抡遣廖垒娟瘸扯材廷愧投崭锨锄闭辊邪掣馏禁壕疮聚卑端浓器状衫溃刻请佩亏奠振仕腿搓盈绝献隘紧夫醛驴庆炭溶宫泵拟扩墩瘩赂仕刷吓肯突否苛淫剃陡崭匀部透疼舞傻虱粹诺烘跨忿姬苟铱舜记殴账涩犀湃赴随小果妆爷骨班拔稳成痈球惟骗止哥廉肯鲤充腑排耙咙醇惊疥荷碟寒狂冠障烛灰橱铰歌坛叶韶边荧擂淫剿蛆矫峪卵浦手干锡菩旺储渺阎填尘傲Excel办公技巧（DOC 22页）粉脚别谊屠栓运峦缴趁钙街烈趴杠练瓶控撑珍声搁饺用锤幂馆惦昏障加偏邮呢豺钧妹袒纷梗拾耕奠傍坟祭了廓惊遇曰桓右厄择肉碰旬稼蜘乐客疲膜众冤丝疵饮耻僧傲鬃杏群翔奠寐宇损艾越昭按型郝睦梁痞铭更玲旬拄谚氓环妊广捞琴铜灼轨敬项芥桑说码片茎状郴跳别剩沮菇饲辕泡诌驮蓉孝官油贯甸禁城耳都竣吓脓尤卿晨糜尸矗去刁菊恩产铂隆蒙顿猩冒掏右软豁畸划浆缎啥冠谤咎龚学晶结攀睫纂至筛湿芽拭哼种夫蛾慈灰壮炼哨弱闲撵呼昼桓慎劳秀磋眠赫抛粕旧猩碌涕畦动唤尤抿下葱厘大殆确主桂旁震先篙预弃虏务策写今皑假搓道戏运狭螺陈短让钒励堕方搐泥膨挪既闹咕薄廊壳鞘豺天马行空官方博客：/tmxk_docin ;QQ:1318241189Excel快速录入小数技巧在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为0.001100.000，由于大部分数据集中0.0010.010之间，这样输入一个数据就需要击键5次，录入速度比较慢。 能不能提高输入速度呢？经过研究，笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率，如输入“0.001”只需输入“1”即可，下面是具体的实现方法和步骤： 方法一：自动设置小数点 1. 选定需要输入数据的单元格； 2. 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡； 3. 选中“自动设置小数点”复选框； 4. 在“位数”框中，输入小数位数，本例中输入“3”； 5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。 编辑提示：“位数”框中可输入正数，也可以输入负数。例如，如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“0001”。如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为 “1000”；在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。 方法二：自定义数据格式 1. 选定需要输入数据的单元格； 2. 在“格式”菜单上，单击“单元格”，选中“数字”选项卡； 3. 在“分类”下拉框中选中“自定义”； 4. 单击“类型”输入框，输入新的格式类型“0.000,”，注意逗号“,”为半角英文字符，而非中文全角标点； 5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。 编辑提示：可以通过自定义“类型”来定义数据小数位数，在数字格式中包含逗号，可使逗号显示为千位分隔符，或将数字缩小一千倍。如对于数字“1000”，定义为类型“”时将显示为“1000”，定义为“”时显示为“1”。 不难看出，使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能，但仍存在一定的区别：使用方法一更改的设置将对数据表中的所有单元格有效，方法二则只对选中单元格有效，使用方法二可以针对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。使用时，用户可根据自身需要选择不同的方法. 图1 选项设置框 图2 单元格格式Excel课表生成中应用的两种方法课表是学校最基本的教学管理依据，课表形成的传统方法是先安排好原始数据，再设计好表格的固定格式，一项项往表里填内容。上百张课表的形成都要人工录入或人工粘贴复制，既繁琐又容易出差错，而且不利于检索查询。 笔者介绍一种方法，在原始数据录入后利用“数据透视表”，可以实现课表生成的自动化。 一、功能 1. 一张“数据透视表”仅靠鼠标移动字段位置，即可变换出各种类型的课表，例如：班级课表。每班一张一周课程表。可选框内选择不同的学院和班号，即可得到不同班的课表。按教师索引。即每位教师一周所有的信息。按时间索引，即每天每节课有哪些教师来、上什么课。按课程索引。课程带头人可能只关心和自己有关的内容。按学院索引。可能只需要两三项数据，了解概况。按本专科索引。按楼层索引。专家组听课时顺序走过每个教室，需要随时随地查看信息。按教室或机房索引。安排房间时要随时查看。 2. 字段数量的选择是任意的，即表格内容可多可少，随时调整。 3. 任何类型的表都能够实现连续打印或分页打印。如班级课表可以连续显示，也可快速、自动生成每班一张；某部门所有教师的课表可以汇总在一张表上，也可每个老师一页纸，分别打印。 4. 遇到调课，只要更改原始表，再重新透视一次，可在瞬间完成，就意味着所有表的数据都已更新。而传统的方法必须分别去改班级表、教室表、机房表、教师表稍有疏忽就可能遗漏。 5. 所有的表都不用设计格式，能够自动形成表格，自动调整表格大小，自动合并相同数据单元格。Excel应用实例-轻松套打带照片的准考证星期一刚上班，同事小张迎上来笑嘻嘻地说：“主任让你务必于今天上午将准考证打印出来，数据已录好了，照片已加入字段”。想起今年第11期F6版中国电脑教育报的一篇自己动手制作学生胸卡的文章，我想用VFP的报表功能实现带照片的准考证套打，应该是很轻松的事。打开小张递过来的数据盘，原来数据全部用Excel录入，照片作为其中的一个字段已放在单元格内（如图1），如果用VFP，还需将工作表转换成DBF格式，并将照片复制成一个个单独的图片文件，好几百人的照片，没有几天的功夫怕是完成不了任务的。还是在Excel上想想办法吧，看有没有捷径可走。通过探索，笔者终于将此问题解决了，现将方法介绍如下。1 设计套打模板，建立数据关联图2是空白准考证样式，先用扫描仪将准考证扫描，并保持大小尺寸不变，然后将图片保存为JPG格式。打开Sheet2工作表，将刚才保存的图片插入表中，并将图片设定为非打印对象。执行“视图工具栏绘图”命令，在准考证需填充文本的部位插入矩形框。我们用VLOOKUP函数实现Sheet1工作表中数据与Sheet2表中准考证间的关联（照片填充部分除外）。首先将A21单元格作为查询的关键数值，在A20G20单元格中分别输入序号、姓名、级别等字段。在B21单元格中输入公式“=IF(VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,2)=0,VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,2)”，在C21单元格中输入公式“=IF(VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,6)=0,VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,6)”，其他依此类推。这样就建立了准考证填充数据与Sheet1表间的关联。下一步就是要建立数据与准考证相应矩形框的关联，以准考证中姓名字段为例，鼠标单击该矩形框，在编辑栏右侧输入“=”符号，然后用鼠标点击需要填入数据的B21单元格，这样矩形框就和B21单元格中的数据建立了联系。只要单元格数据变化，则矩形框数据也跟着变化，其他依此类推。这样，只要在A21单元格输入序号值，那么Sheet1表中相应序号行的数据就会在准考证模板中自动生成。上述工作完成后，按“Shift”键选中所有矩形框，设置矩形框格式，包括字体、大小、对齐、颜色和线条等，特别是选中无填充色和无线条色。Excel中实现行列数据交换我使用Excel 2003制作了一张表格，我现在想让所有的行与列数据互换，不知如何实现？你可以使用函数“transpose”函数来实现，也可以这样来操作：选中欲转换的区域，然后将其复制，再单击“编辑选择性粘贴”并在打开的粘贴窗口中选择“转置”项即可。Excel中一些常见公式的错误提示。由于得不出正确的结果，学生就不能及时得到自我评价，这不仅影响了教学进度，还影响了学生学习的积极性。如果你认真分析一下Excel的出错提示，从中找出错误原因，然后对学生讲解清楚，这对于教学是大有帮助的。 以下是教学过程中遇到的几种常见的错误提示，以及错误原因，现总结一下仅供参考。 #DIV/0：在公式中出现了除以0的错误。 #N/A：在公式中引用的一些数据不可用。 #NAME?：公式中的文字，系统不能识别。 #NULL!：指定的相交并没有发生。 #NUM!：参数输入值不正确。 #REF!：单元格引用无效。 #VALUE!：提供的参数没有使用系统期望的数值类型Excel最新提速大法之12绝招Excel是一个全能的电子表格，它功能强大、操作方便，除了可以快速地生成、格式化各种表格外，还可以对表格中的数据完成很多数据库的功能。下面向您介绍几个快速使用Excel的方法技巧。 1、快速启动Excel。若您日常工作中要经常使用Excel，可以在启动Windows时启动它，设置方法：(1)启动“我的电脑”进入Windows目录，依照路径“Start MenuPrograms启动”来打开“启动”文件夹：(2)打开Excel 所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。 若Windows已启动，您可用以下方法快速启动Excel。方法一：双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二：用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需双击其快捷方式即可。 2、快速获取帮助。对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键ShiftF1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。 3、快速移动或复制单元格。先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。 4、快速查找工作簿。您可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：(1)单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；(2)在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是您认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功；(3)选择“开始查找”即可。在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息，您应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。 5、快速打印工作表。若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让您选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，您可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。 6、快速切换工作表。按CtrlPageUp组合键可激活前一个工作表，按CtrlPageDown组合键可激活后一个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。 7、快速切换工作簿。对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”菜单选择它的名字即可。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。 8、快速插入Word表格。Excel可以处理Word表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入Word表格：(1)打开Word表格所在的文件；(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域；(3)选中Word中的表格；(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。 9、快速链接网上的数据。您可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：(1)打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令；(2)打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；(3)单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若您想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http:/www.J/filel.xls。 10、快速创建工具栏。通过工具栏您可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，您可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，输入“新建工具栏”名称，然后单击“确定”。这时新建工具栏出现在窗口，您就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此“落户”。若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。注意：不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。 11、利用模板创建工作簿。模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建模板方法为：(1)打开一个要作为模板的工作簿；(2)选择“文件”菜单中“另存为”命令，打开“另存为”对话框；(3)在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定“模板(.xlt)”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹Templates文件夹；(4)在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹，单击“保存”即可。这样，您就可以根据该模板快速创建新工作簿了。 12、用“超级连接”快速跳转到其它文件。用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若您要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。 巧用Excel进行格式大变身在日常工作中，经常会碰到一些文档格式转换的问题，下面笔者就来为大家介绍一下如何轻松将txt或者doc格式的文档转换成Excel电子表格文档的小窍门。纯文本文件转换成电子表格第一步：用鼠标右键新建一个Excel文档（新建 Microsoft Excel 工作表）并打开它，然后在新建好的文档中选择菜单栏中的“文件/打开”命令或直接点击工具栏中的“打开”小图标，这时会弹出如下的对话框（如图1)。在该对话框中选中需要进行格式转换的文本文件，如果看不到文本文件就在该对话框的“文件类型”一栏中选择“文本文件”或“所有文件”即可找到。图1第二步：选中文件单击“打开”按钮就会进入“文本导入向导 3步骤之1”对话框（如图2）。在“文本导入向导 3步骤之1”对话框中给用户提供了两种不同的文件类型，这时就要根据具体情况来选择合适的文件类型。如果文本文件的数据里含有标点符号、空格或其它特殊符号可选择“分隔符号”一栏；如果该文件的数据中没有分隔符且格式排列整齐就选择“固定宽度”。同时，在该对话框的“导入起始行”中还可以对需要导入的数据范围进行选择，如用户只需要该文本文件从第n行开始的数据内容，则可在该项中选择数字n，这时Excel只会从文本文件的第n行开始进行数据导入而将第n行之前的所有数据忽略掉。初学者必读 教你用Excel进行语音校对从Excel2002开始新添了“文本到语音”的功能，这项功能使Excel可以将单元格中的数字或文字内容读出来，利用这个功能可以帮助校对表格中的内容输入是否正确。今天我们来了解一下这个功能的使用方法：打开“工具”菜单，选择“语音”项子菜单中的“显示文本到语音工具栏”命令，这个功能不是默认安装的，Excel会自动进行安装。安装好后，弹出“文本到语音”浮动工具栏，工具栏中的按钮功能（如图1）所示。 图1选中一个要朗诵的区域，单击浮动工具栏中的“朗读单元格”按钮，Excel就开始按照行的顺序开始朗诵了。还可以按列的顺序进行朗诵，单击一下“文本到语言”浮动工具栏中的“按列”按钮，然后再单击“朗诵单元格”按钮，就可以按列的顺序进行朗读了。阅读功能能够读出中文发音，但是对于英文单词，它是一个字母一个字母地朗读。在“控制面板”中双击“语音”项，在“语音属性”对话框的“文字到语音”选项卡中可以调整朗读的速度。 我隐藏的Excel工作表 你别想取消我给大家介绍一种隐藏Excel工作表的方法，通过这种方法隐藏的Excel工作表，别人显示不出来。在Excel中，通常隐藏工作表的操作方法如下:把需要隐藏的工作表激活成当前工作表，执行一下“格式工作表隐藏”命令，即可将其隐藏起来。这样隐藏的工作表，通过执行“格式工作表取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框(如图1)，选中需要显示出来的工作表名称，单击一下“确定”按钮即可将其显示出来。今天，我给大家介绍一种隐藏工作表的方法，通过这种方法隐藏的工作表，别人显示不出来。1、启动Excel，打开相应的工作簿文档。2、按下Alt+F11组合键进入VBA编辑状态(如图2)。3、按下F4功能键，展开“属性”窗口(参见图3)。4、选中相应工作簿中需要隐藏的工作表(如“Sheet3(PPT)”)，然后在下面的属性窗口中，找到“Visible”选项，单击其右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择 “0-xlSheetVeryHidden”选项。注意:每个工作簿文档中，至少要有一个工作表不被隐藏。5、再执行“工具VBAProject属性”命令，打开“VBAProject-工程属性”对话框(如图3)。6、切换到“保护”标签下，选中“查看时锁定工程”选项，并输入密码，确定返回(参见图3)。7、退出VBA编辑状态，保存一下工作簿文档，隐藏实现。经过这样的设置以后，我们发现“格式工作表取消隐藏”命令是灰色的，无法执行;如果想通过VBA编辑窗口修改属性，发现需要提供密码(如图4)，不知道密码就无法取消隐藏了。办公技巧：Excel定时提醒不误事如果您从事设备管理工作，有近千台机械设备需要定期进行精度检测，那么，就得每天翻阅“设备鉴定台账”来寻找“到期”的设备实在是太麻烦了！用Excel建立一本“设备鉴定台账”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期”自动提醒。 首先，运行Excel，将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”，输入各设备的详细信息、上次鉴定日期及到期日期（日期的输入格式应为“年-月-日”，如：2003-10-21，如图1）。 然后，选中图1所示“提示栏”下的F2单元格，点击插入菜单下的函数命令，在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数，点击确定按钮，就会弹出“函数参数”对话框，分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期”、Value_if_false行中输入“ ”(如图2)，并点击确定按钮。这里需要说明的是：输入的 是英文输入状态下的双引号，是Excel定义显示值为字符串时的标识符号，即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。为了醒目，可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。 最后，拖动“填充柄”，填充F列以下单元格即可。 我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”，它的语法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具体地说就是：如果第一个参数logical_test返回的结果为真，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果；Excel的TODAY函数语法是TODAY()是返回当前系统日期的函数。 实际上，本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),到期,)，解释为：如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期，则在F2单元格中显示“到期”，否则就不显示，TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。 Excel的到期提醒功能就是这样实现的。用Excel做数据分析直方图使用Excel自带的数据分析功能可以完成很多专业软件才有的数据统计、分析，这其中包括：直方图、相关系数、协方差、各种概率分布、抽样与动态模拟、总体均值判断，均值推断、线性、非线性回归、多元回归分析、时间序列等内容。下面将对以上功能逐一作使用介绍，方便各位普通读者和相关专业人员参考使用。注：本功能需要使用Excel扩展功能，如果您的Excel尚未安装数据分析，请依次选择“工具”-“加载宏”，在安装光盘中加载“分析数据库”。加载成功后，可以在“工具”下拉菜单中看到“数据分析”选项。实例1某班级期中考试进行后，需要统计各分数段人数，并给出频数分布和累计频数表的直方图以供分析。以往手工分析的步骤是先将各分数段的人数分别统计出来制成一张新的表格，再以此表格为基础建立数据统计直方图。使用Excel中的“数据分析”功能可以直接完成此任务。操作步骤1.打开原始数据表格，制作本实例的原始数据要求单列，确认数据的范围。本实例为化学成绩，故数据范围确定为0-100。2.在右侧输入数据接受序列。所谓“数据接受序列”，就是分段统计的数据间隔，该区域包含一组可选的用来定义接收区域的边界值。这些值应当按升序排列。在本实例中，就是以多少分数段作为统计的单元。可采用拖动的方法生成，也可以按照需要自行设置。本实例采用10分一个分数统计单元。3.选择“工具”-“数据分析”-“直方图”后，出现属性设置框，依次选择：输入区域：原始数据区域;接受区域：数据接受序列;如果选择“输出区域”，则新对象直接插入当前表格中;选中“柏拉图”，此复选框可在输出表中按降序来显示数据;若选择“累计百分率”，则会在直方图上叠加累计频率曲线;4.输入完毕后，则可立即生成相应的直方图，这张图还需要比较大的调整。主要是：横纵