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企业PPT报告写作技巧 茅真运 本报告集合世联企业管理咨询部各位同事对于项目报告写作的经验和建议而成 本报告前两部分 项目组的文档管理方法 和 项目组的报告协作方法 仅用于内部参考及分享 第三部分 项目组的报告排版规范 与附录建议作为现阶段管理咨询报告写作的规范 以及日后修改完善的基础 说明 与传统项目的报告写作相比 企业管理咨询的报告要求更高 报告风格要求简洁 沉稳 严肃 意在给客户以专业感 McKinsey与BCG的主页简洁而沉稳 目前由于种种原因 项目组在报告写作过程中遇到了种种问题 完成报告的内容写作后需要耗费大量精力用于美化版面和统一风格 写作过程中没有完整的报告版本以备随时发生的团队讨论 报告的配色 文本及符号使用等相对随意 报告之间缺乏风格延续性 单页PPT的表达方式及排版细节仍有较多不尽人意之处 TA花了不少时间搜集的数据不好用 还不如我自己再重新从网上搜索 其实 提高团队报告写作效率可以从三个 统一 做起 统一文档管理办法 统一报告写作方法以及统一报告排版规范 项目组的文档管理方法 麦肯锡最引以为傲的是麦肯锡方法 全球范围的麦肯锡顾问可以随时组成项目工作团队是因为他们拥有相似的工作方法 麦肯锡是一家没有总公司的跨国企业 目前由分布全球的80多家分支机构构成 我们奉行 一个公司 的原则 即无论我们来自怎样的文化和国籍 在保持独特地域特征的同时 我们拥有同样的价值观和原则 这让我们紧密联系在一起 麦肯锡官方网站 在报告写作过程中 麦肯锡项目团队最注重的工作方法之一就是对各种文档的规范管理 以下三点就可以有效提高报告写作的整体效率 规范整理信息既有利于提高修改报告的速度 又有利于信息共享及必要时的工作交接 避免无谓的重复劳动 Tips 文档资料 访谈及会议纪要 规范整理并存储从客户或其他途径获取的文档资料 电子版或印刷版 包括各联系人名片 网络信息数据 使用统一模板和要点记录规范 注意访谈对象的职位 职权及联系方式速记时记录的草稿 电子版或手写版 应及时整理 按规范存档统一文档命名规范 如 20110323 访谈纪要 济高控股 集团副总 李昊 8位数字日期 访谈纪要 客户名简称 访谈对象头衔 访谈对象姓名 20110323 会议纪要 济高控股 项目启动会 8位数字日期 会议纪要 客户名简称 会议名称 通过网络获取的信息数据 应以 随时可与他人共享 为标准进行整理 注意 注明数据来源及相关链接 如 数据来源 国家统计局网站 报告整体归口统一其实是对报告最新版本的控制 versioncontrol 以保证项目组的各位成员在同样的基础上开展工作 避免遗漏或重复 在项目团队中指定一位成员当holdmaster 通常由项目经理或主笔担任 负责对报告各个部分的最新版本进行汇总 合成整体报告的最新版本 latestversion 并及时发给每一名项目成员 汇总的频率视具体工作进展情况及时间节点而定 通常每天都应生成一个整体报告的最新版本 在此过程中 这名HoldMaster应留意项目成员各自撰写的报告是否有内容冲突或重复的地方 并及时提醒排版规范偏差较大的成员 Tips 如果说统一归口仅仅是将报告各个部分作物理整合 那 每天汇总 及时纠正 就是要将各部分整合为逻辑完善 风格统一的整体 Tips 在报告写作过程中 项目团队成员会不断接触到各种相关信息 这些信息可能会对问题的分析提供新的视角或者观点 及时与团队共享这些信息至关重要 因此 建议项目团队每天在对整体报告的最新版本进行汇总之后 再就项目整体的方向及分析思路进行头脑风暴 及时共享信息或观点 纠正项目团队在问题理解上的偏差 达成共识 新信息 新观点 头脑风暴 思路调整 报告调整 不要只看到自己的那一块蛋糕 所有项目成员都应该对项目整体分析思路有清楚地认识 培养大局观 而不是仅盯着自己负责的那一块蛋糕 此外 善于使用亮色标记以提醒自己或团队成员某一页的写作进展状况 也可提高效率 避免错漏 其实 项目组的工作开展首先讲究的是团队合作 随时以顾问的工作方法对自己严格要求 专业自己 快乐他人 项目组的报告写作方法 在构思一页PPT时 第一步也是最重要的一步就是明确该页想表达什么观点 有哪些信息可以支撑论证该观点 让看的人第一时间知道你要说什么 一页只讲一个观点 对论据的内容 降噪 1 2 不要试图用一页PPT讲清楚一件很复杂的事物 越简单的反而越能接近于 讲故事 一页讲一个观点足以 尽量不要把相关但对论点不构成直接支撑关系的信息 堆积 在页面上 这样可能反而 淹没 了你的核心论据 第二步就要考虑如何将这些 材料 合理地布局 可从引导观众 视觉流 eyetracking 的角度进行设计 以追求视觉顺畅合理为目的 让看的人第一时间知道该看哪里 视觉流的魔力 右侧是使用视觉流所做的热点图 heatmap 显示看这张图的人的视线关注哪里 色晕区域是关注区域 越红表示关注越多 久 两个广告图中模特的眼睛看向不同的地方 直接影响了观看者的视线位置 长期以来 人们已经习惯 从左至右 从上至下 的阅读习惯 左上角通常是视觉的焦点 对论据材料进行合理的布局设计 将最重要的信息排布在视觉 第一眼 的位置上 以方便浏览 整体布局 几种常见布局 1 视觉引导 2 常用工具 小标题 避免大段文字没有小标题提示的情况箭头 最直接的视觉指引工具 注意从简使用序号 常搭配关键词小标题使用 提示效果一般 通过视觉引导 使观众不用仔细阅读也能够对论据与论点之间以及论据间的逻辑关系一目了然 通常通过排版布局就要清楚地表明并列 递进 因果 辅助说明等关系 一页好的PPT不需要观众花费精力去 阅读 而应该是讲解人向观众解说的辅助资料 首先请看这样一页问题PPT 拓展 一份规范的报纸 每一版的文字通常分为固定的5 6栏 每栏的宽度通常为11 15个字体 这样既可以使字块左右都对齐 又有效缩短上行尾到下行首的视线流距离 方便阅读 应该先看哪儿呢 只能从头开始一字一句阅读吗 这一页到底想说什么 应该怎么讲这一页呢 难道从头到尾念一遍吗 调整之后的效果如下 这里采用的是PPT达人秋叶总结的 排版六原则 对齐 聚拢 留白 降噪 重复 对比 调整动作 根据 聚拢原则 将六条信息分成六个字块区域根据 降噪原则 将每条分为 小标题 和 说明文字 两部分根据 对比原则 加大 小标题 和 说明文字 在字体和颜色上的差异根据 对齐原则 将每一个部分 每一种元素对齐根据 留白原则 留出一定的空白 排版六原则对齐对齐无处不在 同一页面上相关元素必须对齐 相似页面上的同类元素也应尽可能对齐 聚拢将内容分成几个区域 使相关内容都聚在一个区域中 段间距应大于段内的行距 留白页面边界固定留白 使页面间既保持一致性 又形成自然分隔 记住 页面不是越满越好 降噪颜色过多 字数过多 图形过繁 都是分散观众注意力的 噪音 应对其进行降噪处理 重复多页面排版时 注意各个页面设计上的一致性和连贯性 此外 重要内容值得重复出现 对比加大不同元素的视觉差异 这样既使页面更生动 又方便观众集中注意力阅读某一子区域 1 2 3 4 5 6 这里特别强调 对齐原则 对于报告整体美感和专业感的重要性 一体结构 的页面可根据 视觉美观 均衡分布 的原则灵活处理 注意核心点居中 参见本报告第4页 同一页面上的同类元素要对齐 1 同类页面上的同类元素尽量对齐 减少翻页时产生的视觉 跳跃感 2 尽量对齐 当同类元素因内容长短不一而无法完全对齐时 则首先保证页面四周的边界对齐 如左图 备注 备注 常用的对齐工具 重点推荐 网格和参考线 及 对齐 工具栏 1 网格和参考线 工具 4 标尺 工具 2 对齐 工具栏 3 大小与位置 工具 其次 聚拢原则 要求特别注意段落间距大于行间距 以达到视觉清晰 方便阅读的目的 间距调节工具 不建议采用 回车 而应使用 段落 的间距调节工具对段落间距和行间距进行调节 在集团层面将企业运管部的企业考核职能纳入人力资源管理部 实现专业分工保留企业运管部的资产管理职能 为管理2 3年后不断增加的资产留出一定职能空间 在集团层面将企业运管部的企业考核职能纳入人力资源管理部 实现专业分工保留企业运管部的资产管理职能 为管理2 3年后不断增加的资产留出一定职能空间 在集团层面将企业运管部的企业考核职能纳入人力资源管理部 实现专业分工保留企业运管部的资产管理职能 为管理2 3年后不断增加的资产留出一定职能空间 调整行间距 调整段落间距 示例 此外 常常被忽略的 留白 对页面美观有一定的影响 巧妙合理的留白令人赏心悦目 报告写作的一些好习惯 可以看出 一页PPT上的任何元素都不可随意 元素本身遵循一定的排版规范 元素的组合分布也需要精心编排 面对这么多 细节 可能有人会抓狂 其实当习惯养成的时候 一切也很简单 项目组的报告排版规范 配色方案 colorscheme 由于显示器色差和个人感知偏差 使用色彩时请通过 自定义色彩 设置准确的RGB参数 切勿随意取色 1世联红R198G19B24 5浅蓝R178G210B222 2黄色R251G179B19 3底纹灰R233G233B233 4黑色R0G0B0 6蓝色R108G170B192 7深蓝R54G107B126 8世联灰R182G182B182 备注 字体颜色以黑色为主 使用 1 4 7作为底纹颜色时采用白色字体 其他颜色的底纹仍采用黑色字体 1用于突出关键文字或图表中某数据 尽量不用作底纹配色 2用于序号 箭头及勾叉等小色块符号的配色 以及图表数据系列配色 3仅用于特殊情况下的底纹配色 4用于无填充色的形状轮廓 边框 和线条配色 5 8各种图表图形的主要配色 遵循颜色越深所占页面面积越小的原则 文字 text 文字排版示例 底纹边框 shading border 底纹边框示例 边框的形状大小固定时 不要顶端对齐 文本在边框中应中部对齐 特别是只有一行文字的时候 选择 中部对齐 或者边框的形状大小要 自动调整 图表 chart 常用图表的格式示例 柱形图 条形图 簇状柱形图 簇状条形图 坐标轴数字 ArialUnicodeMS 坐标轴文字 华文细黑 数据系列 单系列数据均采用 8配色填充 需突出强调的数据点填充 1配色所有 边框颜色 均为 无线条 分类间距 以视觉美观为准 相对 柱形 宽度 间距不可过大或过小 图表标题 华文细黑加粗 后跟括号标注单位 图例 华文细黑 后跟括号标注单位 图表标题 华文细黑加粗 数据系列 多系列数据依次采用 8 6 7 2配色填充 需突出强调的数据点填充 1配色所有 边框颜色 均为 无线条 分类间距 以视觉美观为准 相对 柱形 宽度 间距不可过大或过小 坐标轴数字 ArialUnicodeMS 单系列数据 多系列数据 1 2 柱形图 条形图 百分比 堆积柱形图 百分比 堆积条形图 数据系列 纯色填充 从下到上 依次采用 8 6 2 7配色填充 需突出强调的数据点填充 1配色所有 边框颜色 均为 无线条 分类间距 以视觉美观为准 相对 柱形 宽度 间距不可过大或过小标题 图例 坐标轴格式 同前 折线图 通常使用带数据标记的折线图 数据标记选项 依次采用数据标记填充 线条颜色 统一数据系列的数据标记填充与线条颜色相同 依次采用 4 7 6 2配色 需突出强调的数据点填充 1配色线型宽度 1磅标记线颜色 无线条标题 图例 坐标轴格式 同前 饼图 数据点 纯色填充 依次采用 8 6 2 7配色填充 需突出强调的数据点填充 1配色所有 边框颜色 均为 无线条 点爆炸型 以视觉美观为准标题 图例 坐标轴格式 同前 通常使用带数据标签的饼图 其他注意事项 建议统一不使用三维立体图所有图表绘图区均无背景填充色 建议统一使用Office07版绘制图标为避免图表因关联文件或软件版本发生错乱 建议在excel里生成图表 截图至PPT图表中字体字体大小参见前文关于 文字 的排版规范 图表布局 根据具体情况灵活处理 通常除饼图的图例 靠右 外 其他图表的图例均 靠上 如使用 数据标签 至多保留两位小数 如非必要 不显示 引导线 自动生成的坐标轴 主要刻度单位 如过密或过疏时 应手动设置为合适的 固定 值 不用心的 段落文字居中 表格 table 尽量避免过长 信息量过多的表格 表格的表达效果远不如图表和观点句直接明了 使用表格注意以下两点 尽量使用本报告附件里的表格样式 如需直接插入表格 则统一使用 中度样式2 强调1 并将首行字体颜色调整为 黑色 如下图所示 1 表格内的文字规则 2 不专业的 自动换行 调整 列宽 不好看的 顶部对齐 OR在合适的地方 回车 将 对齐文本 调整为 中部对齐 调整为 文本左对齐 插入 项目符号 去掉末尾标点 各行缩进对齐 组织结构图 OrganizationalChart 统一使用无填充黑色矩形边框及黑色连接线构成的组织结构图 粗细0 75磅 注意以下要点 图片 image 插入图片时一般不使用图片边框 也不采用图片效果 同时注意以下两点 避免出现第三方的LOGO标识 避免非必要地使用截图 1 2 报告所用图片应避免出现世联地产及客户单位以外的第三方LOGO标识 特殊情况除外 必要时可用PHOTOSHOP等软件将其抹去 以提高专业形象 有时候其他报告或资料里的内容可供本报告写作直接使用时 应避免直接插入截图 而应该按照排版规范重新编排其内容 其他元素 一 其他元素 二 不使用 开放型箭头 或 燕尾箭头 不使用阴影效果 不使用不符合要求的虚线 使用 箭头 使用 短划线 虚线 可根据需要适当调节线条粗细及箭头大小 欢迎补充 以上这些方法与规范都是理想状态下对于团队报告写作的建议及要求 如要求团队成员立刻严格执行 从个人习惯养成来看不现实 且会在短期内对报告写作速度产生较大影响 同时也不利于客观地评价及完善这些方法和规范 因此 从养成顾问工作思维和意识开始 循序渐进 逐步优化不失为一种好的方法 附录 PPT常用素材 使用指引 本附件文档包含了最常用的一些素材元素以帮助我们更为方便快捷地完成PPT写作在应用这些图表之前 请首先确定你使用的母版与本报告所提供的母版格式一致 否则字体和配色可能在复制粘贴时发生变化 如果你需要在你的演示中应用某图表 只需复制该图表在你的文档中 然后根据需要进行相应修改 目录 Contents 华文细黑 华文细黑 华文细黑 目录 Contents 华文楷体 华文楷体华文楷体华文楷体 组织结构图 OrganizationalChart 可变数目水平列表 Lists HorizontalVariations 可变数目水平列表 Lists HorizontalVariations 可变数目垂直列表 Lists VerticalVariations 可变数目垂直列表 Lists VerticalVariations 进度计划表 Schedule 要点指引 Guidelines 2 3 4 5 指引一 指引二 指引三 指引四 指引五 观点一 观点二 观点三 观点四 观点五 1 要点指引 Guidelines 要点指引 Guidelines 要点指引 Guidelines 金字塔 Pyramids 金字塔 Pyramids 共同点 CommonGround 要素 Factors 4 要素 Factors 矩阵 表格 Matrix Table 机会 威胁 Opportunities Threats 冲突 矛盾 Conflict Controversy 冲突 矛盾 Conflict Controversy 上升 下降 BottomUp TopDown 平衡 失衡 Balance Imbalance 平衡 失衡 Balance Imbalance 平衡 失衡 Balance Imbalance 过程 Process 过程 Process 过程 Process 过程 上升 下降 Process Increase Decrease 循环 Cycles 2020 3 17 73 可编辑 循环 Cycles 循环 Cycles 循环 Cycles 进入 引发 Incoming 直角螺旋 Spirals orthogonal 跨栏 Hurdles 阻力 障碍 Resistance Obstacle 过滤 Filters 思想 方向转变 ChangeofMinds Direction 结点 Nodes Interfaces 压力 Pressure 影响 Consequences 影响因素 Impact 3Factors 影响因素 Impact 4Factors 影响因素 Impact 4Factors 影响因素 Impact 5Factors 影响因素 Impact 6Factors 影响因素 Impact 7Factors 影响因素 Impact 8Factors 要素 4Factors 要素 6Factors 要素 8Factors 影响因素与结果 ImpactandResult 愿景 Vision 价值链 ValueChain 供应商 消费者 坐标 Coordinate 行动 反应 Action Reaction 行动 反应 Action Reaction 行动 反应 Action Reaction 行动 反应 Action Reaction 行动 反应 Action Reaction 相互作用 Interaction 拼图 JigsawPuzzles 螺旋 Spiral 加 减 Plus Minus 加 减 Plus Minus 加 减 Plus Minu