办公自动化讲座之一.ppt

1 办公自动化软件讲座 狄长艳dichangyan1982 2009 10 2 什么是办公自动化 把计算机技术 通讯技术 信息技术和软件科学等技术及现代办公设备运用于各类办公人员的各种办公活动中 以提高工作质量 工作效率和改善工作环境而构成的服务于某一目的的人机信息处理系统 3 办公自动化系统构成 收发文管理会议管理个人管理电子邮件档案管理远程办公 4 学习目标 掌握常用办公软件的基本使用方法和办公实用技巧WordExcelPowerPointOutlook了解使用计算机实现办公过程的自动化 5 讲座安排 Word基本使用方法介绍 Word长文档排版方式和办公实用技巧 Excel基本使用方法介绍Excel办公常用操作介绍 如何用PowerPoint制作内容丰富的幻灯片outlook使用技巧 6 7 第一讲Word2003概述Word是目前最流行的基于Windows窗口环境下的字表处理与编辑排版软件 它秉承了Windows友好的图形用户界面 具有操作方便 图文并茂 所见即所得等一系列优点 本节以Word2003为蓝本 讲述Word的各种功能及操作方法 1 Word2003的特点 1 文档管理 2 编辑功能 3 模板 向导及样式 4 图文混排 5 表格处理 6 传真 电子邮件与Web 8 Word的强大功能 强大的文字录入排版的功能 图片图行处理功能 强大的表格制作 9 一 Word简介1 Word2003的启动与退出1 1Word2003的启动 通过 开始 菜单 利用桌面上的快捷图标 直接利用已经创建的文档 1 2Word2003的退出 1 单击Word2003窗口右上角的 关闭 2 双击Word2003窗口标题栏上的控制菜单图标 3 单击 文件 退出 命令 4 使用键盘组合键Alt F4 10 2 Word窗口的基本结构 11 12 3 Word菜单栏提供的菜单命令有 文件 执行与文件有关的操作 包括文件的新建 打开 保存 打印等 编辑 实现对已有文本的编辑 查找 替换和连接 视图 定义Word文档的各种显示方式 插入 在Word文档中插入各种类型的元素 格式 对文本或其他文档元素的编辑格式进行定义 工具 提供制作文档过程中的实用工具 如拼写检查 字数统计等 表格 在文档中引入表格 并对表格进行各种编辑 窗口 可实现文档的多窗口操作 帮助 查阅有关Word的联机帮助信息 13 图1Word2003的常用工具栏和格式工具栏 14 4 Word文档显示方式 阅读版式 大纲视图 Web版式 全屏显示 缩略图 文档结构图 页面视图 普通视图 15 5 Word2003文档的制作步骤制作Word文档一般按以下五个步骤进行 实际的顺序应根据具体情况来确定 1 录入 输入文本 表格 图形等 2 编辑 插入 修改 删除 复制 移动文本 3 排版 设置字符 段落和页面的格式 4 保存 编辑排版后的文档存放在磁盘上 5 打印 将文档从打印机上输出 16 二 文档的基本操作 创建文档 新文档窗 保存文档 内存 外存 打开文档 外存 内存 关闭文档 结束文档操作 多文档之间的操作 菜单栏 工具栏 快捷键 17 1 创建新文档 方法一 创建空白文档 1 Word启动创建 文档1 doc 2 使用快捷键来建立 Ctrl N 3 文件 菜单中的 新建 新建一个空白文档 4 使用右键菜单来建立 快捷菜单中 新建 MicrosoftWord文档 方法二 利用模板和向导创建文档文件 新建 本机模板 18 wiz dot 19 2 保存文档打开文档后 要保存已修改的文档 可采用以下方法 1 在 文件 菜单中打开 另存为 对话框 在 保存位置 中选择要将文件保存的具体位置 在 文件名 中输入要保存的文件名称 单击保存即可 2 如果不更改文件原有保存位置和名称 则可直接点击 文件 菜单中 保存 命令或工具栏中 保存 图标 ctrl s 20 3 多文档切换打开 文件 菜单 最下面列出了我们打开的所有文档 其中标号1所对应的文件是当前编辑的文档 单击 文档2 doc 就切换到了 文档2 doc 当然也可以按下Alt Tab键来切换 4 关闭文档和退出Word当文档编辑完毕 需要关闭文档 以备下次再进行编辑或使用 关闭文档的方法有 1 退出Word 2 关闭单个文档 21 首先是键入文字 进行编辑和错误修改 其次是设置文本格式 进行字体 大小 下划线 粗体 斜体的文本格式的设置 然后是设计版面格式 如段落的缩进 分栏 插入图片 美术字 加页眉页角 插入各种外部对象 用于美化版面 三 Word文档的创建步骤 22 选择合适的输入法鼠标单击任务栏右边的输入法指示器选择 利用 CTRL SHIFT 组合键在安装的各种输入法之间切换 用 CTRL space 在中英文间切换 全角 半角字符的切换及输入鼠标单击输入法指示栏上的半角按钮和全角按钮进行切换 使用 SHIFT SPACE 组合键在全角 半角之间切换 中 英文标点符号的切换方法 使用 CTRL 句号 组合键切换 单击输入法指示栏上的按钮进行切换 半角 全角切换 中英文标点切换 1 文字录入 23 特殊符号和难检字的输入 插入 菜单中的 符号 命令 在弹出的 符号 对话框中选择需要的字体及符号 使用软键盘 用鼠标右键单击 标点符号 软键盘 24 2 文档的编辑 选定文本 快捷键 词的选择 词前双击连续文本 shift行的选取 句前单击段的选取 双击鼠标矩形选取 alt全文选取 ctrl a 文前三击删除文本 del backspace复制 剪切和粘贴 ctrl c ctrl x ctrl v 查找替换编辑 查找编辑 替换撤销恢复ctrl z ctrl y 25 3 文本基础排版 字符格式 段落格式 项目符号和编号 边框和底纹分栏 26 1 使用 字体 命令设置字符格式 2 使用 格式 工具栏设置字符格式 3 使用 格式刷 按钮复制字符格式 3 1设置字符格式 27 1 设置字符格式 字体 字号 字形 颜色 特殊效果 字符间距 2 高效修饰工具 高级查找 替换命令 宋体三号字 楷体四号字 黑体16点字 隶书24点字 字符间距 字符缩放 添加边框和底纹 字符修饰 28 3 2段落的格式 1 对齐方式有五种 左对齐 两端对齐 居中 右对齐和分散对齐 2 段落的缩进 左缩进 右缩进 首行缩进 3 段落间距 4 自动套用格式 29 段的对齐方式设置段落缩进设置行间距和段落间距 30 使用 格式 首字下沉 菜单命令打开 首字下沉 对话框 使用 首字下沉 31 3 3项目符号和编号 图4 11设置项目符号和编号图4 12添加项目编号效果图 取消自动编号 工具 自动更正选项 32 3 4边框和底纹 在Word2000中文版中 可以为选定的字符 段落设置边框 美化文档 设置边框的方法是 1 先选定要添加边框的文字或段落 2 单击 格式 菜单中的 边框和底纹 命令 弹出 边框和底纹 对话框 3 在 边框 选项卡中 分别设置边框的样式 线型 颜色 宽度 应用范围等 应用范围可以是 文字 或 段落 文字和段落边框 33 页面边框 设置页面边框效果的方法是 1 单击 格式 菜单中的 边框和底纹 命令 弹出 边框和底纹 对话框 2 单击 页面边框 选项卡 分别设置边框的样式 线型 颜色 宽度 应用范围等 要使用 艺术型 页面边框 可以单击艺术型右边的箭头 从下拉列表中进行选择后单击 确定 按钮 应用范围是 整篇文档 34 底纹 设定文字或段落底纹的方法是 单击 格式 菜单中的 边框和底纹 命令 弹出 边框和底纹 对话框 单击 底纹 选项卡 分别设定填充底纹的颜色 式样和设定应用范围等 35 设置栏数 栏宽 栏与栏的间距 以及是否在两栏之间加线排版多种分栏形式共存 3 5分栏 36 图4 13 分栏 对话框 分栏排版 37 缺省值 每隔0 5英寸就设置一个制表位 自定义制表位 对齐方式终止位置前导字符 自定义方法 利用标尺设置格式菜单制表符命令 删除自定义制表符 拖离标尺 标尺 制表位类型切换按钮 示例 3 6制表位 38 39 3 7样式 1 内部样式及其类型Word预定义了几十种样式 这些成为内部样式 Word允许修改内部样式的定义 但不允许重命名或删除内部样式 样式分为两种类型 1 字符类型的样式字符类型的样式只针对字符设置格式 只控制所选字符的外观 包括字符的字体 字形 大小和字符间距等方面 2 段落类型的样式段落类型的样式是针对段落设置格式的 它控制插入点所在段落或选择内容涉及的段落的外观 包括字符的字体 字形 大小等字符格式以及段落的间距 行间距 对齐方式 制表位 边框等 40 1 套用样式 快速格式化文档中的某个段落 1 使用 格式 工具栏上的 样式 列表框 2 使用 格式 菜单中的 样式 命令 2 修改样式 41 3 创建新样式 1 格式化文档中的某个段落 2 单击该段落 使插入点落在该段落中的任一位置 3 通过用 样式和格式 命令创建新样式 选择 格式 样式和格式 单击 新样式 显示如图所示对话框 利用对话框对新样式进行设置 包括属性 格式等的设置 再输入新创建的样式名 42 四 表格的使用 创建和绘制表格编辑表格格式化表格表格计算文字与表格的转换 43 1 创建和绘制表格 单击 表格 菜单中的 绘制表格 命令 表格 插入 插入表格 对话框 分别输入列数 行数 单击 确定 按钮即可 工具栏上插入表格工具按钮 使用 表格和边框 工具绘制表格 44 2 编辑表格 单元格的选定表行的选定表列的选定表中矩形块的选定整表选定表格高度 宽度的调整用鼠标调整行高或列宽利用菜单 表格属性 调整 合并 拆分单元格平均分布各行 各列 表格 自动调整行 列的插入 tab行 列的删除 45 3 编辑表格 表格内容的编辑单元格的对齐方式 46 4 格式化表格 表格自动套用格式 表格 菜单中的 表格自动套用格式 使用 表格属性 对话框对表格进行边框和底纹的设置 47 5 表格计算 一个表格是由若干行和若干列组成的一个矩形的单元格阵列 单元格是组成表格的基本单位 单元格地址是由行号和列标来标识的 列标在前 行号在后 列标用A B C Z AA AB AZ BA BB 表示 最多达63列 行号用1 2 3 表示 最多可达32767行 所以一张Word表格最多可有32767 63个单元格 单元格区域的表示方法是用该区域左上角的单元格地址和右下角单元格地址中间加一个冒号 组成 例如A1 B6 B3 D8 C3 C7等 48 5 表格计算 公式计算 单击要计算结果的单元格 如F2单元格 单击 表格 菜单中的 公式 命令 在 公式 文本框中输入计算公式 SUM LEFT 或 SUM B2 E2 单击 确定 按钮 关闭 公式 对话框 即可计算出F2单元格的值 用同样的方法可以计算出其余员工的总工资 49 公式中可以使用函数 只要将需要的函数粘贴到公式中并填上相应的参数即可 Word2000的表格计算中常用的四个函数参数 分别是 ABOVE LEFT RIGHT和BELOW 用来指示运算的方向 ABOVE表示对当前单元格以上的数据进行计算 LEFT表示对当前单元格左边的数据进行计算 RIGHT表示对当前单元格右边的数据进行计算 BELOW表示对当前单元格下边的数据进行计算 50 6 文字与表格的转换 表格转换成文字 表格转换成文字的方法是 将光标定位在需要转换为文本的表格中 单击 表格 菜单下的 转换 命令 在其级联菜单中选择 表格转换成文字 命令 在对话框中选择合适的文字分隔符 用来分隔单元格的内容 单击 确定 按钮即可 51 7 文字与表格的转换 文字转换为表格 文字转换为表格的方法是 选定需要转换成表格的文本 单击 表格 菜单下的 转换 命令 在其级联菜单中选择 文字转换成表格 命令 在对话框中 先在 文字分隔位置 单选框中选择文本中使用的分隔符 对话框中就会自动出现合适的列数 行数 还可以调整列的宽度和使用 自动套用格式 52 五 在文档中插入对象 Word最精彩之处就是能够在文档实现图文混排 Word中使用的图形有 剪辑库中包含的图片 Windows提供的大量图形文件 通过 绘图 工具栏绘制的自选图形 艺术字 数学公式等 53 图片的插入 剪贴画和文件中的图片 绘图工具栏 插入到文档中的图片对象有两种存在形式 一种是嵌入式对象 一种是浮动式对象 Word2000默认的插入剪贴画和图片的形式是嵌入式 两种图片的尺寸柄 54 对象的选定 对象的调整 对象的移动 ctrl 方向键 对象的复制 ctrl 拖拽 对象的删除 对象的编辑 55 设置对象格式 选定对象后单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置对象格式 命令 或者在选定对象后 单击 格式 菜单中的 对象 命令 均可以弹出 设置对象格式 对话框 在 设置对象格式 对话框中 因选定的对象不同 弹出的对话框名称不同 其名称就是针对所选对象的 可使用的选项卡也不同 最多有6个选项卡可供使用 56 设置图片的环绕方式 改变对象环绕方式的方法是 右键单击要设置环绕方式的图片 从弹出的快捷菜单中选择 设置图片格式 命令 打开 设置图片格式 对话框 单击 版式 标签 在环绕方式中列出了多种环绕方式 选择其中一种 单击 确定 按钮即可实现环