如何做好一个主管.ppt

如何做好一个主管 一 督导的定义 工作通过分派工作来完成任务的过程督导人员的工作是通过众人的智慧和众人的力量 以达成某一组织的任务和目标 他们的管理有领导和监察的功能 二 督导忌讳的十九种类型 1 偏袒下属类 没有一位员工喜欢自己的上级对某些员工有偏袒 因为这是不公平的 2 不注意聆听类 如果一名督导丝毫不听从员工对工作的见解 员工将会非常失望 慢慢就会没有兴趣与督导谈论任何工作情况 使员工的积极性受挫 3 报喜不报忧类 报喜不报忧并非一件好事 坏消息可避免使事情进一步恶化 当员工将坏消息报告督导时 领班大发雷霆或指责员工 这样会使员工不再把坏消息及时报告 4 爱讽刺挖苦类 员工不喜欢领班用嘲笑的方法与他们讲话 在其他员工面前嘲笑讽刺一名员工 会使员工没有面子 使员工自尊受损 5 过分敏感类 对员工的一举一动都十分敏感的督导 会使员工觉得自己正确的工作受到怀疑 会对工作产生杯弓蛇影的心理状态 6 犹豫不决类 很多员工说他们最讨厌的是每次向督导一旦请示 督导都拿不定主义 得到的答复都是 待我们考虑一下吧 很多时候 这样的督导通常得不到员工的尊敬 7 教条类 员工对教条式的督导十分反感 因为这类督导不善听取别人的意见 认为最好的意见是他个人的意见 其实员工提出的实际操作上的意见都是十分宝贵的 有建设性的 只要是好的意见 就应该接受 8 武断类 许多员工发现督导很快下决定 而当他决定后 便不容易再改变了 所以员工都避免让这样的督导太快下决定 想法使他拖延下决定的时间 结果影响了工作 9 时间管理不当类 当一位督导对时间管理不当时 员工经常发现自己的督导处理事情没有条理 而会直接影响到员工对自己的时间管理 对工作产生消极影响 10 不懂运用职权类 许多督导得不到员工的尊敬 信任是因为他们不懂运用自己的权力 使员工觉得自己的小组不如别人 许多员工不喜欢自己的督导是弱者 在应发言时却不发言 而给其他部门强词夺理的机会 11 难觅踪影类 每当员工遇到困难时 总是找不到督导 会感到十分迷惘 有些督导为了避免作出决定 往往逃避本身的工作 有一个常常无踪迹的督导比没有督导还糟 12 缺乏信任类 信任是相互的 员工希望得到督导的信任 而当督导对员工的能力提出疑问时 员工便会大失所望 员工与督导之间应保持信任感 并天天保持这份信心 13 缺乏组织类 缺乏组织的督导会使员工有混乱的感觉 许多员工认为与一位无组织能力的督导在一起工作是令人烦躁的 14 缺少领导艺术类 有些督导往往忽视他所属员工的情感而不喜欢用客气的语调指挥员工 员工希望督导能以礼相待 保持自尊 15 独裁类 许多督导认为一个成功的管理者需要运用强硬的手段才行 督导发布命令 而员工是不能在有疑问中执行命令的 这会使督导变得孤独无援 使员工不能对工作产生归属感 员工认为与一位独裁的督导一起工作是十分吃力和困难的 16 粗言秽语类 调查表明 员工都指出他们不会对一个谈吐粗俗的督导有好印象 这不单是道德问题 用这种语言不能协助解决问题的 17 善变类 假如员工的督导时喜时悲 喜怒无常 有不可预测的个性 员工会感到紧张 在最要紧的关头 督导从一种个性变为另一种个性 这是最可悲的工作环境 我们应当维持一个清醒的个性和有一点幽默感 当一个人经常受到挫折的磨练 会改变个性 变得平易近人 18 不善策划类 员工不喜欢一个不会策划的督导 预先未作出妥善安排 会事倍功半的 每天花几分钟计划 会省出很多的时间 不会为突然而来的事感到不安 19 不善沟通类 沟通是成功地完成任务的第一步 试想 当督导没有把任务清楚地交给员工 员工会对所应完成的工作一无所知 工作能否顺利完成便可想而知 以上19类不受欢迎的督导是造成实际工作中影响员工工作情绪 服务质量的主要因素 唯有克服了这些可能产生的情况 才能使员工的主观能动性得以充分发挥 有一个良好的工作环境与氛围 会使员工保持良好的工作情绪 才能达到使客人满意而归的目的 三 各阶层对督导的要求 1 经理对督导的要求 1 能维持员工纪律 自己应该是模范 熟知酒店各项规定 督促员工执行 但非立法者 应使员工了解酒店的要求 标准 若员工不了解规定和工作准则 而犯错误时 不应该受罚 2 按时完成任务 管理是运用资源来获得成果 是要通过计划 组织 领导 监察等功能来实现 3 在权力范围内应该尽量解决好问题 酒店授权于督导 及应该对自己的部门负责 应尽量解决好问题 4 对于解决不了的难题才找上司帮忙 即超出权力范围 仅是一个传话筒式的督导是一个无能的督导 5 对于容易或较困难的工作都乐意接受 不要看不起容易的工作 对于困难的工作应勇于面对 服从上级的指示 不可推诿或简单化处理 6 对公司忠诚 督导层对公司忠诚与否可影响员工队伍 7 革新精神 督导工作第一线出现的问题 对于上司更为敏感 应善于发现问题 对于管理中出现的问题应善于思考 而后提出有建议性解决问题的方法 提交上司 8 必要时要表现出强硬的态度 在适当的场合 必要的时候 维护公司的形象和利益或维持工作纪律 以合适的姿态 坚持原则 树立威信 莫当老好人 对其他的督导们应该表示支持 体现酒店中应有的合作 相互尊重 同事之间勿勾心斗角 会影响酒店的形象 应具有宽阔的胸怀 应排出一切个人恩怨的影响 对他们应以诚相待 为人处事应诚挚 不应相互欺骗 2 督导对督导的要求 要相互交流意见 相互沟通 保持良好的沟通 防止造成隔阂 保持形象 建立保持督导的共同形象 互相尊重 勿背后搬弄是非 贬低别人的同时也贬低了自己 对他们提供培训 使他们建立信心 造就下属 员工表现出色 说明督导出色 为下属创造机会的同时也为自己创造了机会 尤其是提供在职培训 给于支持及意见 对员工的支持包括工作信心甚至私人事务提供意见 3 基层员工对督导的要求 要有沟通渠道 上下级沟通不仅限于下达指令或听取汇报 单独公事公办会拉大与员工之间的距离 每位下属都愿意与上级沟通 注意应有结论 要员工讲心里话 让员工知道他们的工作进度 知道工作成绩 错误 进步 也不应避讳谈及 从不谈及员工表现的工作主管会让员工停步不前 4 督导员在管理方面的委派工作 1 什么工作可以委派 A 只需要操作技能或机械化的工作 B 包括于员工工作描述之内的工作 C 对员工的发展及成长有助的工作 D 员工有能力处理的问题 2 什么工作不可以委派 A 部门管理发展的计划 B 士气问题 C 解决纠纷 D 培训员工 E 上司指明不能委派的工作 F 督导员规定要做的事务 如排班等 3 为何督导员会失责于委派 即授权 A 对下属缺乏信任 B 解释工作需时比亲自完成需时更多 C 缺乏组织和计划能力 不清楚哪些工作需要委派 委派给谁 D 期望得到个人名誉 E 对上司恐惧 倘若出错则其影响太大 F 员工未有足够心理去接受新的责任 G 督导员喜欢做细致的工作 H 督导员本身表达能力欠佳 I 不善于教下属 四 给新主管的建议 1 不要期望立即知道所有的答案 向其他主管和自己的员工学习 征求他们的意见和建议 谦虚 2 不要让自己的不安全感妨碍工作 接受任何一项新工作都会令人紧张 但是请记住 有人认为您完全能够胜任主管工作 自信 3 不要犯与前任主管同样的错误 记住他 她的弱点 借鉴 4 一开始不要过分炫耀 最好保持低姿态 在作出重大决定和变革之前 先摸清底细 准备 5 不要过于呆板 适当的幽默感 对别人和自己 会使人感到自在 调节气氛 6 绝不要羞于提出问题 虚心请教 五 管理阶层的功能 作为管理阶层要从事四种主要的活动 即执行四项功能 这些功能的基本职责从最高管理层开始 沿着管理阶梯逐级往下传递 由于你们也是企业管理队伍中的一员 您们将与高层管理者们一起实现这些功能 管理阶层的四项功能是 计划 您计划目标 并确定如何达到这些目标 组织 您贯彻管理阶层关于本部门工作和职责划分的决定 领导 您鼓励并指导属下员工 使其实现部门和企业的目标 监察 您要设法确保计划得到彻底落实 管理人员所具有的功能具有两个方面 管理功能 透过他人去完成工作 运用资源获得工作成果 资源包括人 财 物 实务操作功能 亲力亲为去完成工作 管理实务 1 管理阶层的功能 计划 计划即确定如何实现目标 在计划阶段 您要做的事情包括 制定 协助 目标 选择达到目标的途径 方法 方式 并确定如何利用现有的资源 员工 设备或时间 作为主管 您需要计划自己的日常活动 例如 您必须排出下属工作日程表 您还必须为特殊的活动 新的训练计划以及其他活动制定计划 当您计划一项工作时 您是否有以下考虑 1 您是否在开始计划过程之前已经明白自己要做些什么事 2 您是否因为这项活动是您工作中的重要部分而腾出专门的时间来计划 3 您是否在制定计划之前已经具备了所有必要的资料 4 如果这项活动与属下的工作有关 您是否让他们帮助制定计划 5 您的计划是否有灵活性 由于我们不可能总是预计到工作场所会发生的事情 您的计划是否有变更的余地 6 您否在计划中妥善地利用了员工 设备和时间等资源 7 您是否时常评估您的计划以使其更趋完美 8 您是否按时完成了计划 当您参与计划功能 做好下列各点有助于您完成您的计划活动 1 腾出专门时间制定计划 2 收集所有必要的资料 3 让下属协助计划制定 4 制定一个灵活的计划 5 妥善地利用员工 设备和时间等资源 6 时刻评估自己的计划 7 按时完成自己的计划 2 管理阶层的功能 组织 组织系贯彻管理阶层关于本部门工作和职责划分的决定 这意味着全面调动和充分利用属下员工和其他资源 在所有的酒店 组织包括划分工作责任 然后分派给员工 此外 组织工作包括向员工提供培训 组织工作还包括使员工了解其工作对其他部门的工作和成功的影响 当你组织完成一项工作时你是否有以下考虑 1 我在分配员工工作时 是否考虑技能 行为和经验等个人资历 2 我是否为需要改进技能的员工提供训练 3 我是否让员工知道他们的工作对其他部门有何影响或者他们可以如何与其他部门合作以完成工作 4 我是否有效地协调各类资源以保证按时完成工作 当您参与组织功能 做好下列各点有助于我执行组织活动 1 分派工作责任时 考虑员工的个人资历 2 为需要改进技能的员工提供训练 3 让员工知道他们的工作对其他部门有影响 4 向员工说明他们可以如何与其他部门合作以完成工作 5 有效地协调各类资源 3 管理阶层的功能 领导 领导即指导和鼓励属下的员工 使之实现个人 部门和企业的目标 领导包括对属下员工监督 鼓励 评估和惩戒 这是一项最 以人为中心 的管理功能 当你领导你的班组时是否有做到以下方面 1 我属下的员工是否知道他们应尽的职责 2 由于我的态度会对员工产生影响 我是否在工作场所显示出积极的态度 3 我是否认识到 表扬员工的长处会促使他们以积极的态度对待工作 4 我是否征求员工的意见并尽可能地采纳这些意见 5 我是否设法感谢和奖励工作出色的员工 6 我是否知道 自己必须以身作则为员工树立榜样 7 我是否关注员工的问题和忧虑 8 当员工需要我的支持时 我是否挺身而出 当我参与领导功能时做到下列各点有助于我提高领导能力 1 让员工知道他们应尽的职责 2 显示积极的态度 3 表扬员工的长处 4 征求员工的意见 5 感谢和奖励工作出色的员工 6 以身作则树立榜样 7 关注员工的问题和忧虑 8 当员工需要支持时挺身而出 4 管理阶层的功能 监察 监察即确保计划得到贯彻 监察的功能可分为下列几个步骤 1 检查由部门管理阶层制定的标准 2 收集本部门目前动作情况的资料 3 把目前的动作情况与标准加以对比 4 当未达到标准时 采取纠正措施以确保今后达到 5 检查纠正措施是否奏效 当你实施你的监察功能时 你是否做到了以下几方面 1 发现员工的工作表现有问题 我是否帮助他改进 2 我是否认识到有时必须改变工作方式才能达到目标 3 我是否知道预防问题和错误的出现比纠正它们更容易 4 我是否谨慎地在预算范围内营运 5 我是否认识到应该道德处理妨碍部门目标实现的最严重的问题和障碍 当我参与监察功能时做好下列各点有助于我提高执行监察活动的能 1 当员工的表现不好时 帮助他们予以改进 2 认识到有时我们需要改变工作方式才能实现目标 3 认识到预防问题和错误的出现比纠正它们更容易 4 认识到在部门预算范围内营运是一项重要的控制手段 5 首先处理最严重的问题和障碍有助于实现我的目标 六 主管的工作方向 1 承上 与上司共事 无论您如何出色地完成了上司交代的任务 总是还会有别的问题冒出来 下列情形中 哪些符合您与上司的关系 1 我的上司太忙了 没空与我交谈 2 上司给我的指示不清楚 3 我不清楚自己的职权范围 4 我认为上司对我的问题不关心 当出现诸如此类的问题时 最好能摆到桌面上来 然而 您与上司的谈话是否能奏效 将取决于您所采取的方式这里有一些建议 1 切勿责备 如果您说 您似乎不了解我的工作有多艰难 上司会产生反感 甚至很生气 最好是说 我时常感到压力很大 您能给我出一些点子 帮助我解脱困境吗 2 要具体 不要说 您从来没有清楚地告诉我应该做些什么 最好是说 我对这项任务不太清楚 我记得您在上星期一告诉我要做这些事 今天您又叫我做另一些事 是不是我弄混了 3 不要扩大问题 不要说 我需要向您汇报时 您总是不在 我觉得您是在有意回避我 最好是想一想最直接的问题 关于这项任务 我需要更多的指示 我知道您很忙 您什么时间有空我去找您最合适 让上司倾听的秘诀 用能引起上司注意的词语陈述自己的想法 1 您的资料一定要准确和完整 事先要仔细考虑自己的想法 2 把您的想法写下来 以便留给上司作进一步考虑 3 尽量简洁 使上司易于对您的想法作出回应 4 注意您的说话语调和举止 有时 语调和举止比言语本身还重要 要谨慎 要表现得职业化 2 启下 与属下员工共事 主管们时常成为自己老同事的上司 从而面临困境 让我们听一听这些酒店业主管对领导老同事的感受 你不可能成为每个人的好朋友 过去 我们经常在下班之后一起出去 现在 我成了敌人 由于不再与老同事交往 你只有去寻找其他的乐趣了 当您被提升为主管时 就意味着别人没有被提升 他们至今仍然感到失望 他们也许会迁怒于您 您应该注意如何对待他们的不满情绪 这会在今后很长一段时间内影响到您的成功 好好先生 方法有些主管在开始阶段对员工特别客气 他们甚至不认真执行某些规章度 或者听任员工在工作时偷懒 这些主管后来往往很难得到员工的合作 赶牛棒 方法还有一些主管试图用强硬政策来对付反感 但是 这只能使员工神经紧张 甚至更加反感 这些主管后来往往也很难得到员工的合作 友好 公平和严格 的方法成功的酒店业主管们都知道 友好 公平和严格的态度是消除最初反感情绪的最佳方法 正如一位主管所说 你还是应该表现出 虽然自己得到了提升 但仍然是工作集体的一份子 您的下属是您不可缺少的合作伙伴 大家的目标仍然是使客人满意 与属下员工共事的秘诀 酒店业主管提供下列与员工共事的常识 告诉他们 我们要做这件事 不要说 你要做这件事 让您的员工参与决策过程 使他