秘书实务——秘书工作概述PPT课件.ppt

秘书实务 秘书工作概述 1 秘书的定义 秘书的起源 秘书 一词最初是指具有秘密性质或色彩的图书 汉书 刘向传 诏向五经秘书 讲六艺 传记 诸子 诗赋 数术 方技 无所不究 秘书 一词后引申为掌典图书 著书立说的官署或官员 东汉 三国 秘书省 秘书监 秘书令 古代秘书 机构 清朝 军机处 军机大臣 2 清朝 军机处 军机大臣 职能 1 发折 奏事处将官员奏折下发军机处 2 接折 军机章京将奏折送军机大臣阅 3 见面 军机大臣将奏折送皇帝处请旨 4 述旨 将皇帝旨意拟成谕旨再交皇帝御览 5 过朱 皇帝朱笔改定奏折 6 交发 将谕旨下发有关衙门实施 7 开面 谕旨以年月日为序抄录备案 8 交折 将原奏折交内奏事处 9 月折 将奏折复本每月一编 10 随手 将谕旨 奏折重点二季一编 11 封柜 将月折 随手档收柜题封 3 现代秘书 机构 中华民国临时政府 总统制 下设秘书处 秘书长1人 秘书若干人 政府各部门设秘书科和秘书官 各省都督府设秘书员 中华人民共和国 国务院 下设办公厅 秘书长 副秘书长 秘书局 各省 市 县 区 政府 下设办公厅 办公室 秘书长 主任 副秘书长 副主任 秘书 4 当代意义上的秘书 秘书的职业定位 是党政机关 企事业单位 社会团体 军队 学校及一切合法组织内部行政管理部门中的职业名称 秘书的主要工作 围绕领导中枢或领导者的工作办文 办会 办事开展 1 办文 撰写 制作文书 收发 传递文件 2 办会 会议事务 会谈 会见 会晤 公务 仪典 宴请 3 办事 办公室管理 日常事务 信息工作 会计报表与银行业务 办公设备使用 秘书的主要职责 辅助管理 综合服务 5 秘书的分类 纵向分类 1 初级秘书 从事日常行政事务的人员 主要办理接待 联络 值班 文书的印制手法 会务服务等 2 中级秘书 分管文字工作 信息工作的秘书 负责起草文稿 办理公文 调查研究 整理信息等 3 高级秘书 秘书机构的领导 办公厅 室 主任 参与政务和管理事务 6 秘书的分类 横向分类 商务秘书 企业中协助投资经营者和商务管理者处理商务活动 教学秘书 学校 教育机构中从事行政管理和教学辅助管理工作 司法秘书 求职于法院 企业与律师事务所或律师身边 负责接待当事人 整理 保管法律文书等 政务秘书 在党政机关辅助领导的决策与行政管理工作 主持内部行政管理工作 7 秘书部门 行政机关的秘书部门 一般包括文书处理 档案 机要 调研 政策研究 信访 后勤总务 安全保卫等部门 行政机关的秘书部门分别设在各级机关之下 省部级以上机关的秘书部门一般称 办公厅 地厅级以下的秘书部门一般称 办公室 负责人称 办公厅 室 主任 省部级以上机关还设秘书长 副秘书长 8 公司企业的秘书部门 综合性秘书部门 对领导中枢集体负责 全面掌握单位内部行政管理事务 同时负责宣传 联络 公关等 如公司办公室 集团办公室 职能性秘书部门 负责单位内部行政事务和其他事务性 临时性工作 协调各职能部门之间的关系 如总裁办公室 总经理办公室 专业性秘书部门 一般设置在小型企业 负责单位文书信函撰写收发 文件档案管理 接待 办会等各种领导交办的工作 如文秘室 值班室等 一两名秘书承担 如公司前台 9 股份制企业机构设置和秘书部门 10 股份制企业集团中的秘书机构 董事会秘书 公司高级管理人员 负责董事之间信息传递沟通 公司业务活动初步策划 在董事会层次斡旋 对董事会负责 在上市公司 承担公司与证交所的联络沟通 按有关规则办理公司的股权与信息披露事务 总经理办公室 负责公司秘书事务 是最高常设秘书部门 直接对总经理和其他副总经理负责 主要处理公司文件信函 组织公司会议 掌管公司文书档案 接待访客 电话传真往来业务 11 秘书部门的地位和职能 秘书部门的地位 承上启下 沟通各方 1 上情下达 通过办文 办会 办事的方式 将上级和领导的指令传达给下级和各职能部门 2 下情上呈 将下级和各职能部门的情况 全面 准确 实事求是地上报给领导和上级 秘书部门的职能 1 辅助 领导 管理2 综合服务 各部门 12 秘书的工作 秘书主要工作内容 办文 办会 办事秘书工作的特点 1 机密性和重要性2 辅助性和服务性3 综合性和临时性 秘书工作的作用 1 协调作用2 信息作用3 形象作用4 参谋助手作用 13 秘书工作的悟性 原则性和灵活性统一秘书工作的原则 1 保密2 准确3 迅速 秘书工作的灵活性1 轻重缓急