鸿威医药软件操作流程.doc

操作员手册计算机系统操作流程2015-01德民药店计算机系统操作流程目录序号制度名称页码1引言32产品介绍43系统安装84基本档案105采购管理246零售管理317批发管理418库存管理459财务结算5210会员管理5611配送中心6612系统参数7013GSP管理74引言承蒙购买鸿威产品，谨此致谢。请在使用之前仔细阅读本手册，并保存此书以备日后参考。鸿威V7.0版本介绍1.1 软件简介深圳鸿威软件开发有限公司是一家专门从事医药零售行业计算机信息管理软件的研究和开发的高新技术企业。公司长期致力于医药POS-MIS软件的开发，能为客户提供从设备采购、系统集成、软件开发、管理咨询、到售后服务培训全方位解决方案。经过多年的发展，公司在医药零售领域积累了丰富的行业经验，聚集了一批既精通计算机技术又具有丰富的零售管理经验的专业信息技术人才。公司以多年的医药理论研究和丰富的行业经验为基础，引进国外先进的管理经验，结合国内医药零售企业的实际需要，依托在医药领域应用软件开发的强大的实力，利用最先进的计算机软硬件技术，开发出了拥有自主知识产权的软件产品鸿威医药管理软件。鸿威医药V7.0管理系统是鸿威公司依据现代医药企业以计算机信息系统为核心，向集团化、连锁化发展的特点，为大型综合百货、药店、连锁集团量身打造的新一代企业级的医药管理软件，该软件综合了大型药店和连锁药店等各种业态的管理模式，采用多层次、分布式网络体系结构进行设计开发，而且能够满足连锁经营的需要和融合多业态混合经营模式的管理。鸿威医药V7.0管理系统以信息准确、核算处理快速、操作简单为根本出发点，以达到为药店快速提供准确的原始数据的目的，在此基础上，软件对销售数据进行综合、汇总，利用不同的数据分析模型对原始数据进行分析，从而得出对管理者有用的信息。根据这些处理过的药品销售信息，管理者可以了解畅销药品与滞销药品、GSP管理、不同时段的销售情况、哪些药品为公司带来了利润、哪些药品增加了人气，并分别采取相应的措施，及时调整经营项目和经营策略，使药店的进、销、存、财协调运作，提高管理水平，使药店在激烈的市场竞争中处于有利的地位。1.2 业务简介在医药管理软件的后台MIS管理中，包括了基本档案、采购管理、零售管理、客户销售、库存管理、财务管理、会员管理、决策中心、连锁配送、GSP管理、系统维护等十二个模块。后台MIS管理充分利用SQL大型数据库的大容量、高效率等特点，为用户提供强大的功能支持，对企业进货业务、库房业务进行管理，并处理前台销售数据和后台批发业务，利于医药流通企业的药品管理、客商管理和客户管理，为经营管理者提供分析与决策必需的数据和信息。 后台提供给前台所需的药品信息、客户资料等数据，并处理前台上传的销售数据。在以下章节中将分别介绍。前台销售包括销售药品时必须且仅需的功能，尽可能地做到简化操作程序，利于收银员快捷、准确地进行收款。功能包括前台交易的收款、退货及会员卡、折扣和优惠，药品查询和销售查询，完成前台交易中的扫描条码或输入药品编码、收款、打印收据、弹出银箱等一系列操作。安装完软件后，就可登录系统了，第一次登录系统所使用的操作员代码是8888，密码为空。2 产品介绍2.1 产品简介鸿威医药管理系统是由深圳鸿威软件有限公司结合多年的行业经验研究开发出来的现代医药管理系统。整个系统分为前台POS系统及后台管理系统。前台POS系统主要是实现前台的销售及收银管理；后台管理系统实现基本档案管理、采购管理、零售管理、批发销售、库存管理、财务结算、会员管理、专柜租赁、系统维护等。本产品支持医药零售企业运作的各个环节，能够帮助企业完善物流、信息流及资金流的管理、全面降低经营成本，实行科学合理订货、快捷配送、提高药品的周转率、降低库存，提高资金利用率及工作效率。本产品的适用范围主要包括：l 连锁药店、连锁专卖店、各大、中、小型药店2.2 系统结构商业管理系统后台操作系统WIN前台系统系统结构图2.2.1 前台POS系统前台POS系统实现了门店的销售收银及前台的销售管理。前台POS系统功能主要包括盘点、赠送、退货、改口令、刷会员、查会员、营业员、屏保、重打小票、打印开关、查药品、处方单、挂单取单、改数量、改金额、开钱箱、删除、开新单、折扣、抹零、储值卡付款、信用卡付款、人民币付款、美元付款、港币付款、支票付款等。2.2.2 后台管理系统后台管理系统实现了药品进、销、调、存、盘、验收、维护、管制药品销售等综合管理：基本档案系统启用前，必须先建立基本档案。基本档案包括供应商、药品分类、药品档案、操作员档案、部门档案、员工档案、专柜档案、综合档案、品牌档案、仓库机构、仓库库位、药品陈列、药品检测、药品组合、药品价格调整等。采购管理采购管理主要是处理与采购相关的业务，包括供应商、采购询价单、采购订货单、采购入库单、购销结算单、采购退货单、采购永续订单、赠送入库单、采购合同、库存，仓库。卖场零售零售管理主要是管理前台零售相关业务。包括全场折扣促销、零售特价促销、会员特价促销、限量购买特价、量大从优、买100加1促销、赠品促销、类别品牌促销、正在促销药品、实时监控、销售明细、前台参数设置、电子秤、收银员交款单、前台操作日志、毛利分析、实时库存等。客户销售客户销售主要是处理与后台批发相关的业务，包括客户、客户报价单、客户订货单、批发销售单、客户退货单、客户结算单。会员管理会员管理是对卖场会员的管理。包括设置会员类别、批量制卡、会员卡发行、会员卡档案、金卡维护、密码修改、会员特价单、储值卡充值、会员礼品档案、会员卡积分冲减、礼卷面值、礼卷限用药品、礼卷档案、礼卷销售明细、礼卷发放等，并对会员的消费情况进行查询及统计。库存管理仓库存管理理主要包括店内调拨单、机构仓库、供应商、库存调整单、仓库库位、药品组装单、药品拆分单、库存管理、盘点初始化、盘点录入单、盘点进度报表、盘点审核单等业务，并可对出入库业务进行查询及统计。连锁配送连锁配送主要适用于连锁版，处理总部配送中心与门店间的药品补货、调拨、数据传输等业务，并与配送业务进行查询与统计。财务管理财务管理主要用于对供应商和客户往来款项的管理，业务单据包括供应商结算单、客户结算单、代销帐款单、联营帐款单，以及与帐款相关的业务的查询与统计，并提供与其他财务软件的财务接口（定制功能）。 GSP管理丰富多样的GSP业务管理单据，使质量管理更加得心应手；通过生产批号、到期日等关键业务数据管理，帮助医药经营企业在生产、经营和销售全过程实现质量控制与管理。系统参数系统管理主要包括操作员档案、功能权限、数据权限、系统密码、操作日志、系统参数、条码打印、标签打印、开业清库等设置。2.3 产品特点支持多业态连锁经营l 系统伸缩性好，支持业态多，既支持进价核算，也支持售价核算，从大型连锁药店到小型私人药店均可使用。灵活简便，快速使用l 六十多万的标准药品库，囊括市场上大部分常见药品，使您实现“不用建立药品档案，药店即可开业”的梦想。您还可以在前台销售或后台入库时，扫描条码自动建档。l 系统提供直观的导航界面，工作流向清晰，操作简便、明了，用户通过简单培训，即可熟练使用系统。l 全面支持拼音助记码，重码提示筛选，无需记忆冗长的编码，轻松制单与查询。l 数据查询方便快捷，提供多种数据模糊查询方式，可在同一界面查询汇总明细甚至前台POS销售小票数据。先进先出，批次管理l 系统提供完全先进先出、批次库存管理。l 供应商按批次、先进先出结算，并可按单、按药品批次进行混合销售。l 支持完善的先进先出和移动加权平均的成本核算方式。 价格灵活，促销多样l 支持多种定价方案，帮助企业制定灵活的价格策略。l 统一定价和门店自主定价有机结合。l 进价、批发价、零售价、会员价均可提前调价，到期生效。l 自动生成售价，系统可以针对类别设定加价率，并可按规则取舍余数。l 支持批量改价特性，方便开业定价。l 提供最低售价保护，提示低于成本价的售价。l 支持促销特价、时段特价、全场限量特价、每单限量特价、按星期设定周几特价、赠品促销、超额奖励、捆绑促销、指定类别（品牌）特价、AB药品自然组合特价、会员特价等多种促销方式。 会员管理，强效易用l 支持多种会员积分管理，包括消费次数限制、按消费金额积分、按消费次数积分，同时支持不同药品类别不同积分点，灵活多样。l 支持多种会员积分优惠和奖励计划，包括积分奖励、礼品兑换、积分折扣，同时支持不同积分级别自动享受不同折扣优惠。l 提供针对会员的限量消费功能，可以限定促销期内只对会员提供一次优惠。l 会员连锁管理超强，独家提供。在非实时通讯情况下，连锁分店能够录入会员资料、查询会员积分，允许在分店兑换积分。l 系统提供完善的充值卡管理模块，以及连锁模式下会员和充值卡共享管理。l 提供会员卡积分转储值功能。l 支持会员卡和充值卡的换卡、补卡。 经营运作，一目了然l 实时查询和监控药店客流量、销售量、营业报表、毛利报表，一查即有。l 实时监控、屏幕锁定、前台POS 操作屏幕截取等，实时了解和监控卖场的一举一动。l 班次管理支持将跨天操作的业务统计到一个营业日。l 前后台可同时设定操作日志和敏感操作日志，跟踪收银台的每一笔业务动向。l 全面的权限管理，能够按不同级别控制系统用户可以操作的功能，限制用户可以看到哪一类数据。 POS 系统、稳如泰山l POS程序支持目前所有Windows版本（95/98/Me/2000/XP/2003）和DOS版本，支持目前市面所有主流外设，简单设置即可使用。 l POS 系统实时监控网络是否连接状态，并平滑进行切换，无须重启，高效安全。 l POS 前台预设部类和药品快捷按键，提高效率。 完善分析、决策经营l 系统提供完善的分析功能，客流量、销售量分析， 图文并茂，清晰明了。l 提供消费群体分析、毛利、业绩分析。l 提供畅销药品排行、滞销药品排行。 连锁管理、专业规范 l 连锁版提供完善、规范、科学的连锁药店经营管理模式。 l 同时支持统一定价、统一采购、统一配送、资料统一管理和分店自定价、分店自购、资料分店录入的紧凑和松散相结合的连锁管理模式。 l 支持总部、多配送中心、多连锁门店的连锁经营模式。 l 数据通讯安全、可靠、稳定，传输方式同时支持远程拨号、VPN、数字专线光纤、Internet 宽带（ADSL、ISDN）FTP文件传输、文件拷贝等传输方式。3 系统安装3.1 系统准备1. 在安装鸿威医药管理软件产品之前，你必须准备好所有的硬件。2. 如果是网络版或连锁版，同时要求必须准备好网络连接设备，如交换机、网卡、网线、总部和分部的通讯设备（如：Modem（256K或以上）或其他的连网设备，如VPN、DDN等）。3.2 系统软件准备1. 在安装鸿威医药管理软件产品之前，你必须按照第一章的“运行环境要求”准备好并安装好所有的操作系统和数据库系统。2. 如果是网络版或连锁版，同时要求必须局域网和多个连锁分店的网络连通（TCP/IP协议）。3. SQL Server建议安装 SQL Server 2000 企业版或以上版本。3.3 软件产品准备在准备好系统硬件和系统软件后，确认你所购买的鸿威医药管理软件产品是否完整（包括产品光盘、使用手册等），如你对购买的鸿威医药管理软件产品有任何怀疑和疑问，请联系我公司或代理商。3.4 安装步骤1. 安装操作系统；2. 安装数据库服务器（SQL Server）；3. 安装鸿威医药管理软件数据库；4. 安装POS前台和后台管理程序；5. 安装完成。3.5 安装操作系统根据系统的配置要求安装相应的操作系统（如：Microsoft Windows XP专业版）和相应的网络配置（如TCP/IP协议）。确保网络连接没有问题，可以使用Ping命令测试，另外最好为每一工作站和POS机分配一固定IP地址。3.6 安装医药管理系统数据库在安装了SQL Server的服务器上，将软件产品光盘放入光驱中，安装其产品，再点开始-程序-鸿威医药管理系统V70-鸿威医药数据库管理V7。运行后出现如下界面：SA数据库密码是安装SQL Server时设置的密码，管理员密码默认为空，直接点击确定进入输入帐套名称，选择/更改新建数据库路径，点击确定，提示帐套新建成功，即可登录后台使用。第一次登录后台会提示，请输入公司名称、地址等信息，确定后登录，默认登录名为8888，密码为空。4 基本档案 基本档案作为医药管理系统中最基础的数据，系统档案在管理系统中是否是科学、规范、合理的管理，将直接影响到以后的业务以及数据的统计。在医药管理软件中，专门设立了基本档案模块，使系统的各类档案能清晰、有效、统一的分类及录入。4.1 如何初始建档基本档案是系统运行的基础，在医药管理软件中，基本档案包括“供应商档案”，“药品档案”，“机构仓库”，“操作员档案”，“综合档案”等。建立基本档案是系统运行前最重要的，同时也是最为繁杂的工作，因此初始建档的准备工作一定要充分，供应商资料要准确、药品资料要全面详细，部门划分及各自的职权要明晰、人员权限要明确，做到各行其职、各负其责，只有这样，药店（药店）开业前的筹备工作才能有条不紊，顺利进行。4.2 建立操作员档案功能描述：建立操作员档案是其他用户登录系统的先决条件，建立后用户则可以登录系统。收银员管理主要包括收银员信息的建立、收银员密码设置、收银员权限设定以及收银员信息有效性设置等操作流程：基本档案-操作员档案操作界面：前台收银员的权限设置信息：操作说明： 编码：在编码栏中输入，编码可由任意的数字或字符组成，最长不超过4位，为了便于收银员录入，建议使用数字。名称：在名称栏中输入收银员的名称。密码：收银员的操作密码并且不能为空，最多为10位数字或字符。4.3 建立综合档案功能描述：建立综合档案包含有很多内容u 操作流程：基本档案-综合档案操作界面：打开综合档案窗口，点击左边相应得设置内容，点击新增 按钮（或者按【F2 】键）增加一条空记录，输入相应的区域编码和区域名称，鼠标点击保存 按钮（或者按【F4 】键）保存输入的信息。功能描述：药品属性：是指对某些特定的药品性质要加以区分，如易脆等。供应商客户类型：是指供应商，客户经营/销售的药品类型。供应商客户区域：是指供应商，客户经营/销售的区域。出入库方式：是指库存调整时所采用出库或入库的方式，可自己设定。票据类型：是指在帐务发生过程中所使用的票据。银行账户：是指提供那些银行发生业务往来。收支账户：是指账户收入或支出的一些方式。单位：是指药品录入时使用的单位。销售模式：此项一般建议不用修改，默认有5种销售模式。操作员岗位：可以建立操作员岗位，对其权限进行区分，不同的岗位权限不同。对手店档案：提供对手店的一些价格信息，以便管理层能做出英明的决策。币种档案：是指系统中可以有那几种货币来进行支付。后台付款方式：是指后台付款的项目中有哪些付款方式前台付款方式：是指前台付款项目中可以采用哪些付款方式。往来费用：针对药品中的一些其它费用，如应酬。非交易收入：是指非销售药品来获取的收入，如纸箱。4.4 建立供应商档案供应商编码方案：要规范对供应商的管理，每个供应商必须赋予其一个唯一的编码。供应商编码可以由用户自行设定输入：对于中小型药店、药店，我们建议采用4位的流水号做为供应商编码，默认系统自动生成。供应商档案功能描述：与供应商的商务谈判成功后，供应商提供详细的公司信息，药店的招商采购业务人员提供此供应商的结算方式、经营方式等合同信息，由录入员录入到系统中，统一管理供应商资料。操作步骤：基本档案供应商档案操作界面：证件登记：操作流程：在供应商档案窗口，鼠标点击新增 按钮（或者按【F2 】键）增加一条空记录，输入基本信息和结算信息，鼠标点击保存 按钮（或者按【F4 】键）保存输入的信息，完成一条供应商资料档案的录入。“基本信息”包括了供应商编码、供应商类型、供应商名称、区域、地址、电话等基本资料。“销售方式”包括购销，代销，联营，扣率代销，租赁等方式。“区域”中可选择已有的区域，还可在下拉栏中选择新增项目，新增一个区域（使用方法参照建立区域档案）。“营业执照号”，“税务登记号”是指供货商具备国家规定的有效证件。“联营保底额”是指联营，扣率代销，租赁可以设置保底额，确定商铺的最底销售金额。“结算方式”包括不指定结算方式，结帐周期，结帐日期，货到付款，压批结帐。“票据类型”是与商户进行业务往来时所使用的票据。“冻结帐款”是指该供应商的帐款项目已被冻结，无法进行支付。“冻结业务”是指该供应商的业务已被冻结，无法与其产生业务。“信誉额度”对商家信誉设定额度。4.5 建立类别档案类别编码方案：给药品分类主要是为了方便管理和统计，在“医药管理系统”中，药品的类别编码方案如表2-1所示，类别编码共分三层，即大类-中类-小类，大类、中类、小类编码都是2位数字，并且下一级的类别编码会自动继承其父类的编码。操作步骤：基本档案药品分类操作界面操作流程：新增输入类别编码输入类别名称保存操作说明：增加大类时，直接点击新增按钮，按流程操作即可；如增加中类或小类时，则必须在左侧选择大类或中类后再点新增按钮（在当前类别下建立新的中类或小类）；小类下不可再建立下级类别。4.6 建立品牌档案功能描述：品牌档案的建立，是为了在统计销售时能够分析同类药品中，哪些品牌的药品销量好、哪些品牌的药品利润率高、哪些品牌的药品销量差、哪些品牌的药品利润率低，等等。通过统计分析这些数据，有助于药品结构的调整，为药店创造最大的利润。操作流程与说明：操作界面：与建立类别档案相似，可参照操作。与类别不同的是，品牌没有层次的划分，所有的品牌都是在一个等级上。4.7 建立药品档案药品档案描述：一般来讲，药店（药店）开业前首先要进行招商工作，在招商过程中与供应商进行谈判，决定采购进货的药品品项及进货价格。与供应商达成初步意向后，供应商要提供其详细的公司信息和其所供药品的品名、规格、价格等信息及药品的质检报告等，采购员整理这些资料并报请采购部主管或经理审核，审核通过后由录入员录入供应商信息和药品信息。药品编码方案：货号为自动生成，货号编码生成的格式可以在系统参数种进行设置，一般为5位货号，条码生成可以按空格键加回车键来自动生成，生成8位或13位格式也可以在系统参数中设置。药品货号是为了规范药品的管理，实现单品管理的目的。在“医药管理软件”中，药品货号有四种方案可供选择，第一种是根据供应商编码生成，把供应商编码做为药品编码的前缀，即供应商编码+流水号（流水号的位数可以灵活设定）组成；第二种是根据类别编码生成，把类别编码做为药品编码的前缀，即类别编码大类（2位）、中类（4位）或小类（6位）+流水号（流水号的位数可以灵活设定）组成。第三种是自动递增，第四种类别自编码生成，把药品类别的自编码为前缀，再加流水号生成，自动编码格式的设置在系统参数可以进行设置。药品档案建档顺序流程图及说明：药品的采购要向供应商下订单，完成采购要和供应商结算，因此，在药品的流转过程中，供应商的信息是非常重要的，供应商档案一定要建立。从药店管理角度来讲，药品要进行分类管理，类别档案是不可或缺的，在建立类别档案的同时还可以建立品牌档案，可以按品牌统计分析药品的销售。在“医药管理软件”中，药品档案的建立要与供应商对应，同时要归属到其所属类别，由此决定供应商药品档案的建档顺序是：操作步骤：档案药品档案操作界面：建立药品档案流程：把“区域档案”，“供应商档案”，“类别品牌档案”和“包装单位档案”（参考建立基本字典信息中）录入完毕后，就可以录入“药品基本档案”了。建立一新的药品档案流程可分为输入药品基本资料、输入药品价格信息、输入药品供应商信息和输入药品其它资料。4.7.1 输入主国际条码功能描述：目前市场上大多数药品都会有“国际条码” （标准PLU码），按国际条码标准规定，该药品的国际条码应为世界唯一条码，通常为13位。输入方法：在“主国际条码”栏中，输入新建药品的国际条码。4.7.2 输入货号（店内码）功能描述：商家对药品所自定义的编码，为药品唯一编码（不可重复），必须录入。有助于您对药品根据自己的业务特点进行分类编码，使管理工作更加轻松、方便。输入方法：在“货号”处输入，或者通过在菜单系统参数系统参数处设置药品编码自动生成规则，只需在药品档案中选择类别或供应商(按规则设定而定)，则药品编码会按系统设定的规则自动生成。注意事项：1“货号”系统默认为5位，最多支持20位，可用数字、字符或其他特殊符号。2对于POS销售，可使用自定义码进行前台销售。因此，对于”医药管理软件”POS版用户，请务必输入“药品编码”。4.7.3 输入药品全称功能描述：药品的全称，用于较详细的描述药品的特性、类别及规格等。输入方法：在药品全称处输入。注意事项：药品全称最多支持40个字符。4.7.4 输入药品简称功能描述：药品的简称，可用于在前台打印小票时使用（对于药品全称比较长的药品在打印小票时，可节省收银纸）。输入方法：输入完药品全称后，系统会自动取药品全称的前20个字符当作简称，也可在药品简称栏处修改。注意事项：药品简称最多支持20个字符。4.7.5 输入药品性质功能描述：根据药品的类型，选择药品标志，可控制药品的经营类型（如：普通药品、组装拆分、礼篮、捆绑药品，自动转货，自动加工等）和是否控制库存或售价。输入方法：通过右侧下拉键弹出下拉列表，从下拉列表中选择药品标志。普通药品：普通药品，企业自己对该药品的进销存进行管制，与供应商的结算只与收货和退货有关，一般是提供该药品的供应商的结算方式为月结或返单结等方式，系统默认类型；组装拆分：该药品具有组装和拆分的特性，可以对药品进行拆分和组装，并且要对库存进行处理；礼篮：一般是对前台促销来处理一种药品模式，是几个药品包装在一起来销售，要对库存进行处理；捆绑药品：可以用于包装药品，如大包装改小包装或小包装改大包装来销售，库存计算时只计算主销售单位的库存，入库时也只入库主销售单位的库存；4.7.6 输入药品单位功能描述：药品在销售时所采用的最小包装单位。输入方法：通过右侧下拉键弹出下拉列表，从下拉列表中选择所需的包装单位。注意事项：如果是一个新的包装单位（在下拉列表中没有此单位），可在“包装单位档案”窗口中增加录入，为了不影响目前药品的录入可在下拉列表中选择“新增”，直接切换到“包装单位档案”窗口录入（参见建立包装单位档案）。4.7.7 输入药品规格功能描述：药品的规格特性，如以瓶为单位的药品，包含的容量及可在此录入。输入方法：在“规格”栏处录入规格信息。注意事项：“规格”是药品的辅助信息，可以不输入。4.7.8 输入药品产地功能描述：药品的生产地址。输入方法：在“产地”栏处录入药品的生产地址。注意事项：“产地”是药品的辅助信息，可以不输入。4.7.9 输入药品类别功能描述：为药品确定一个药品类别，可更有效的管理药品和统计该类别药品的进货、销售和库存。输入方法：在“类别”栏处直接录入类别编码，也可通过右侧下拉键弹出下拉列表，选择类别。注意事项：如果该药品应分在一个新类别下（在下拉列表中没有此类别），可在“类别品牌档案”窗口中增加录入，为了不影响目前药品的录入可在下拉列表中选择“新增”，直接切换到“类别品牌档案”窗口录入（参见建立类别品牌档案）。4.7.10 输入药品品牌功能描述：为药品确定一个品牌，可提供一些药店的药品按药品品牌分类。输入方法：在“品牌”栏处直接录入药品品牌编码，也可通过右侧下拉键弹出下拉列表，选择药品品牌。注意事项：如果该药品应分在一个新品牌下（在下拉列表中没有此类别），可在“类别品牌档案”窗口中增加此品牌录入，为了不影响目前药品的录入可在下拉列表中选择“新增”，直接切换到“类别品牌档案”窗口录入（参见建立类别品牌档案）。4.7.11 输入药品价格信息图示：说明：药品价格信息包括药品的进货价、零售价、批发价、会员价、税率和特殊标志等。 输入进货价格功能描述：药品的基本进货价格（即基准价）。输入方法：在“进货价”栏处录入药品的进货价格。注意事项：“基准价”是参考价格，并非成本价。本系统的成本计算以进货入库的价格为计算基础。 输入零售价格功能描述：药品的前台零售价格。输入方法：在“零售价”栏处录入药品的零售价格。注意事项：正常药品的前台销售价就以此零售价为准，对于有多价格（各门店价格不相同）的药品以各门店的价格为准。 输入批发价格功能描述：药品的批发价格（后台销售价格）。输入方法：在“零售价”栏处录入药品的零售价格。注意事项：正常药品的前台销售价就以此零售价为准，对于有多价格（各门店价格不相同）的药品以各门店的价格为准。 输入会员价格功能描述：药品的零售会员价格，针对于有会员卡的用户。输入方法：在“会员价”栏处录入药品的会员价。4.7.12 输入药品供应商信息药品档案中可以有主供应商与其他供应商，其中购销与代销药品允许一品多供应商，联营药品只允许有一个供应商。当选择了主供应商时，系统自动带出该供应商的经营方式。购销：按采购金额结算货款。一个药品可以有多个供应商。可以管理库存，也可以不管理库存，对于不管理库存的药品，一个药品编码可代表多个单品，进货只记帐款不影响库存，销售不减库存，无成本毛利；对于管理库存的药品，其库存成本用移动加权平均法计算。代销：按销量与进价结算货款。供应商按批次管理，一个药品可以有多个供应商。必须准确管理库存,进货不产生账款。联营：按销售金额分成。一个药品只能有一个供应商。药品不管理库存，同一扣率的一个药品编码可代表多个单品，不在电脑系统作进货，销售不减库存，成本由销售金额和扣率计算。扣率代销：按销售金额分成。一个药品只能有一个供应商。药品管理库存，进货不产生帐款。此种经营方式相当于管理库存的联营。4.7.13 输入药品其它资料计价方式：分普通、计重、计数三种。联营扣率：联营药品的扣率，用于计算成本。采购范围：分为总部购配、门店采购、不限、总订店收、自产等。提成比例：用于计算售货员的销售提成。4.8 药品有效性检查功能描述：所有药店、药店，开业前的准备工作都是紧张忙碌的，在相对较短的时间内录入上万条甚至几万条药品基本档案，难免出现错误，如零售价未录入、或售价低于进价等。在海量数据中寻找录入错误的档案信息，工作量是非常大的。通过“药品档案检查”的功能，可以很迅速的检查出药品基本信息的错误，并详细描述错误的原因和所产生的影响，以及改正的建议。菜单位置：档案药品基本档案操作界面：操作说明：如果要检查所有药品，则在“全部药品”项中打上“”；选择需要检测的项目，根据需检查的具体内容，可选择检查条码、药品类别、供应商、编码、品牌、价格、名称、单位、规格等资料。错误说明：标志、分别表示错误的严重性，在影响栏中会提示该错误对系统的影响，在备注栏中会提示用户需要做的更正操作。4.9 建立专柜档案功能描述：药店所经营的药品中，有一些价值较高体积较小的药品如保健品、进口药品等，或者是一些需要专业人员为顾客讲解、示范、推销的药品等，另一种采用柜台销售的原因是出租的柜台，这些药品一般采用柜台开单的销售方式，需要通过柜台来管理。操作步骤：基本档案专柜档案操作界面：操作说明： 柜台号：在柜台号栏中输入，编码可由任意字符组成，最长不可超过4位，为了便于记忆，建议使用数字。柜台名称：柜台的标示。4.10 建立员工/营业员档案功能描述：在一些大型的购物中心、大型药店里面，有些商家会派一些促销人员当场进行促销活动，为了更好地管理场内的这些营业员，可在系统中设置营业员的档案。操作步骤：基本档案员工档案操作界面：操作说明：员工/营业员编码：在遍号栏中输入，与收银员编码同样可由任意字符组成，最长不可超过4位。员工/营业员姓名：营业员的名称。4.11 建立仓库机构档案功能描述：对于有多个连锁店或在一些大型药店里面有多个仓库应用。为了便于管理做好各店之间的管理、总店与分店、总店与分店的关系、总店管理各分店，就一定要设置好仓库机构档案。操作步骤：基本档案仓库机构操作界面：操作说明：仓库编码：此编码对于连锁店来说，是指机构代码。最多可输入2位的字符。属性：属性项中按实际情况可选择仓库或机构的类型。4.12 仓库库位档案功能描述：为了方便药店管理工作，对药店场地进行分区管理，可以加强管理上的灵活性和可操作性。操作步骤：基本档案仓库库位操作界面：4.13 药品陈列功能描述：为了方便药品管理、查询、陈列美观、盘点等工作。系统提供了药品机构库位管理功能。这个功能使管理人员知道那类药品摆在场内那个地方、药品摆在那个货架上，查找方便。操作步骤：基本档案药品陈列操作界面：操作说明：先选择仓库库位，再选择这个库位下陈列的药品4.14 部门档案功能描述：为系统前台提供多种付款方式。操作步骤：基本档案部门档案操作界面：操作说明：部门编码：一般自动生成，编码位数为4位。部门名称：输入字符不药店20位。4.15 价格调整单功能描述：对药品档案中药品的进价，零售价，批发价，会员价进行调整。操作步骤：基本档案价格调整单操作界面：操作流程：调价一般是通过调价单来实现（如图所示）。可以调整药品的进价、批发价、售价和会员价。以单据的方式处理调价，规范了操作，可以跟踪以往的调价记录，可以实现提前调价和延期生效。同时考虑到业务操作上的灵活性，也允许直接在药品档案中调整价格。操作说明：如果只需调进价，录入新进价就可以了，其它价格不用处理，审核时系统只会对新进价进行调整。4.16 报表药品错价报表：可以快速查找价格错误的药品。药品同码报表：可以快速查找编码相同的药品。药品停用报表：可以快速查找停用的药品。组合药品报表：可以快速查找那些药品是组合药品。药品性质报表：可以快速查找不同性质的药品信息。辅助条码报表：可以快速查找有辅助条码的药品。价格调整报表：可以查看药品价格调整的信息。第 74 页 共 74 页5 采购管理5.1 采购验收流程图及文字说明采购入库存管理理通常可分为几个阶段：一、采购前，这个过程主要是营运人员通过查看药品库存和日销量的情况，或是根据药品库存指标设置提供的库存报警提出采购申请，经过主管审核，提交给采购部。二、采购，先通过采购人员在各供应商中询价，确定供应商后，经主管的审批，向供应商提出采购申请（即下订单）。三、入库，供应商在指定时间内送货，通过仓管部门和质检部门的检查，确定可入库的药品及其数量，及不合格药品做退货处理。5.2 如何与供应商签订合同业务描述：完成与供应商的采购合同(合同适用于代销、联营、租赁供货商)。操作步骤：采购管理采购合同。操作界面：甲方：是指本店信息。乙方：是指供应商。合同编码：是为了便于管理，每份合约设置一个编码。合同时间： 签署这个合同的有效期。返点规则：可以按自己需求来设定。5.3 如何询价业务描述：完成药品的采购询价的业务。操作步骤：采购管理采购询价。操作界面：机构仓库：在仓库栏输入仓库代码或选择仓库（参照选择仓库使用说明）。供应商：可参照输入供应商信息使用说明。经手人： 业务员备注栏：可输入该单据的备注信息（不能超过20个字符）；有效期限栏：是指该采购订单的最后有效日期，超过此日期，此单据自动做废； 录入药品资料：有两种输入方式（如生成订单流程图示）：直接在药品栏中输入药品编码或国际条码；使用药品按钮（见药品按钮使用说明）。注意在录入药品资料前必须先输入供应商，否则系统会提示该药品不能输入。5.4 如何下（订）单业务描述：完成药品的采购订货业务。操作步骤：采购管理采购订单。操作界面：采购订单生成流程图：机构仓库：在仓库栏输入仓库代码或选择仓库（参照选择仓库使用说明）。供应商：可参照输入供应商信息使用说明。询价单号：预付订金：包括业务员栏、备注栏、有效期限栏、经销方式栏。业务员栏：可根据公司具体制度来选择是否输入业务员；备注栏：可输入该单据的备注信息（不能超过20个字符）；有效期限栏：是指该采购订单的最后有效日期，超过此日期，此单据自动做废； 录入药品资料：有两种输入方式（如生成订单流程图示）：直接在药品栏中输入药品编码或国际条码；使用药品按钮（见药品按钮使用说明）。注意在录入药品资料前必须先输入供应商，否则系统会提示该药品不能输入。在录入或选择药品后，药品的单价根据几种不同情况来自动生成：正常药品（无多供应商和多价格），取药品基本档案中的进货价；一品多商（见药品基本档案说明）的药品，取药品在该供应商上的进货价；一品多价（见药品基本档案说明）的药品，取药品在该机构的进货价；既有一品多商又有一品多价的药品，取药品在该机构的进货价； 输入药品采购数量后，系统会根据单价自动计算出订货金额。注：在订货金额后的“发生数量”是指该采购订单的验收入库数量，有验收入库的订单才有该数量。5.5 药品验收入库流程业务描述：完成药品的验收入库业务。操作步骤：采购管理采购入库单。操作界面：验收入库单生成流程图：选择订单：点击订单按钮进入采购订单的“选择单据窗口”，选择采购订单（参见【选择单据窗口使用说明】）更改验收数量：选择订单后，系统会自动把订单中的采购数量更新到验收入库单中，做验收入库单时，应把采购订单中的数量更正为实际验收数量。录入进货仓：在仓库栏输入仓库代码或选择仓库（参照【选择仓库使用说明】）。录入供应商：可参照【输入供应商信息使用说明】。在备注栏中可输入该单据的备注信息；经销方式栏可显示的经销方式有购销、代销和其它方式。录入药品资料：与采购订单的录入方式相同，参见采购订单的录入药品资料。其它：在采购订单的表头中还有单据编号、单据日期和操作员三项，单据编号是在保存单据后由系统自动产生（格式为：PI+机构代码+六位日期+四位流水号），单据日期是当天日期，操作员是指登陆系统的操作员。5.6 如何处理搭赠品业务描述：完成有赠送的药品的验收入库业务。操作步骤：采购管理赠送入库单。操作界面：生成赠送入库单操作流程：输入供应商（参见【输入供应商信息使用说明】）输入入库仓（参见【选择仓库使用说明】）输入药品编码/国际条码输入药品赠送数量。其它：单据编号格式：GI+机构代码+六位日期+四位流水号5.7 药品退货流程业务描述：退货药品是指根据仓管部门对药品的检测结果，确定需要退回给供应商的药品。 通常退货主要是要经过仓管部门的负责人审核药品的检测结果后，提交给负责该药品采购的工作人员，再经过采购主管核实后，由采购部门向供应商提出退货请求，通过供应商核实之后，正式处理退货业务。操作步骤：采购管理采购退货单。操作界面：生成采购退货单操作流程：与验收入库单流程相同，可参照验收入库单。其它：单据编号格式：RO+机构代码+六位日期+四位流水号。5.8 采购结算单业务描述：对购销药品产生的帐款业务可以在这里结算，其它经营方式可以在财务管理模块进行结算。操作步骤：采购管理采购结算单。操作界面：操作流程：此结算单只对经营方式为购销供应商进行结算。5.9 哪些业务影响采购成本会影响采购成本的操作有调整进价、在验收入库单中更改进价。5.10 如何查看采购类报表采购询价明细:可以查看询价的药品明细数据采购订货报表:包括订货明细，订货日报，订货汇总报表，订货过期报表采购入库报表:包括入库明细，入库日报，入库汇总报表采购退货报表:包括退货明细，退货日报，退货汇总报表赠送入库报表:包括赠送明细，赠送日报，赠送汇总报表，可查看药品赠送的一些信息采购永续订单明细: 对某个供应商有长期供应药品订单明细信息。供应商合同药品:和供应商签署合同的药品信息，包括约定价格，特殊时间特定价格等购销结算明细报表:对供应商的经销方式为购销的进行帐款结算。供应商历史价格报表:查看供应商以前入库的药品价格信息药品库存往来帐:药品出入库信息6 零售管理零售管理主要功能有对药品前台销售的调价，对前台销售和收银的监控，做促销活动，查看零售相关报表等。主要功能在于获取收银机监控系统的数据和发送前台销售的数据，以及本地销售数据查询。将前台管理和前台销售分开利于前台销售能以尽可能快的速度运行，不受网络数据传输速度的影响，且便于药店管理人员随时进行查询和管理，而不影响前台销售人员的操作。将前台销售从进销存中独立出来的好处是平时销售时无须依赖网络，在网络或服务器出现故障时仍然能保证销售。6.1 如何做前台促销在医药管理软件中做前台促销包括了：零售特价促销、会员特价促销、量大从优、限量购买、买100加1促销、赠品促销、类别品牌促销等业务。6.1.1 全场折扣促销业务描述：根据业务需要，对全场药品进行促销活动。操作步骤：促销管理全场折扣促销。操作界面：6.1.2 零售特价单业务描述：在某一特定期间，更改药品的零售价格，超过这一期间，药品特价自动取消，恢复到正常价格。流程图： 操作步骤：零售零售特价单。操作界面：录入机构：在机构栏输入机构代码或选择机构（参照【选择仓库使用说明】）。特殊之处是有一个“全部”的机构，选中它可以调整所有机构的零售特价。录入其它信息项：包括备注栏。录入药品资料：输入药品编码或通过药品按钮选择药品（参见【药品按钮使用说明】）。普通零售价：选择药品后，系统会根据选择的机构自动取药品的机构中的零售价. 起止日期：促销起止日期。其它：单据完成后，可在药品基本档案的药品特价或零售药品促销管理促销特价信息处查询。单据格式为：PS+机构代码+六位日期+四位流水号。 6.1.3 会员特价单业务描述：根据业务需要，调整药品的会员价格，只对有会员卡的用户有效。操作步骤：会员管理会员特价单。操作流程与界面：会员类型：可以针对会员类别来设置促销信息。6.1.4 量大从优促销业务描述：在某一特定期间，销售药品超过一定数量，便对价格进行优惠，超过这一期间，特价自动取消，恢复到正常价格。操作步骤：促销管理量大从优促销。操作界面：6.1.5 买100加一促销业务描述：在某一特定期间的一段时间内，销售额达到多少元时加多少元便赠送一些药品，超过这一期间或这段时间后，赠送药品设置自动取消，恢复到正常价格。操作步骤：促销管理买100加一促销。操作界面：生成固定时间特价单操作流程：与调零售特价单操作流程相同，可参照操作。不同之处：无特价类型选择，同时增加了开始和结束时间点，用于设定固定时间段。其它：单据格式为：HA+机构代码+六位日期+四位流水号。6.1.6 限量购买特价单业务描述：在某一特定期间的一段时间内，特价药品限制只能购买一定的数量，超过这一期间或这段时间后，设置自动取消，恢复到正常价格。操作界面：单据格式为：LN+机构代码+六位日期+四位流水号6.1.7 赠品促销业务描述：在某一特定时间内，买什么药品可以送药品，超过这一期间或这段时间后，设置自动取消，恢复到正常。操作步骤：促销管理赠品促销。操作界面：6.1.8 类别品牌促销u 业务描述：类别品牌促销单定义了指定日期范围内对某个类别