秘书实务第一章绪论PPT课件.pptx

秘书实务 2020 3 18 1 课程说明 一 课程性质 秘书实务 主要培养有社会主义觉悟的 德智体美全面发展的 了解秘书基本知识 具有办公室工作能力 适于从事社会各类机关 公司 企事业单位等社会组织的人才 2020 3 18 2 第一章绪论第二章秘书的一天第三章文字工作第四章文书工作第五章信息工作第六章调研工作第七章会议工作第八章建议 提案 工作第九章信访工作第十章接待工作第十一章谈判工作第十二章随从工作第十三章通讯工作第十四章保密工作第十五章其他工作第十六章秘书礼仪 二 主要内容 2020 3 18 3 三 教学目标本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识 同时 配合一定的训练 使学生的认识有较大提高 本课程以秘书实务为主 对秘书学原理部分遵照 必须 够用 精当 扎实 的原则有所取舍 2020 3 18 4 四 考核方法平时表现与期末考试相结合1 考勤 10 2 作业 10 3 课堂讨论和实作 20 4 期末考试 60 2020 3 18 5 第一章绪论 2020 3 18 6 本章的教学目标 1 了解秘书实务的内容2 了解秘书实务的性质与特点3 掌握学习秘书实务的目的4 掌握学习秘书实务的方法 2020 3 18 7 案例 2020 3 18 8 2020 3 18 9 2020 3 18 10 2020 3 18 11 秘书的含义 讨论 在你的心目中秘书是一种怎样的职业 你如何定义这种职业 如何看待秘书工作的 2020 3 18 12 秘书 的出处 1 说文 易部 秘书说曰 日月为易 段玉裁注 秘书 谓纬书 2 后汉书 郑玄传 郑玄 遂博稽六艺 粗览传记 时睹秘书纬术之奥 秘密机要的书籍文件 指谶纬图箓等书 官名 职务名 古代称掌管图书之官 如汉以来之秘书监 秘书郎皆是 官名 职务名 掌秘要文书之官 如三国魏之秘书令 秘书丞 2020 3 18 13 含义 秘书 Secretary 可以指 1 政党之内的要职 最高者称为总书记 2 写字楼及商业机构内的文员职位 专长是速记 打字 安排日程 会议 订机票 订酒店等 3 香港决策局的最高级公务员职位 2020 3 18 14 狭义秘书定义专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员 广义秘书定义位居领导人身边或领导机构中枢 从事办公室事务 办理文书 联系各方 保证领导工作正常运转 直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手 2020 3 18 15 秘书学的产生秘书作为古老的职业门类 在我国有着悠久的发展历史 但秘书学作为一门科学 是80年代以后才在我国兴起 80年代初出现秘书学理论研究的热潮 主要标志 1 秘书教育大发展初步形成了我国多层次 多渠道 多形式的秘书人才培养的网络 2 秘书工作组织的成立从中央到地方建立学术团体 各种秘书协会 3 秘书刊物的出版发行中共中央办公厅 秘书工作 上海大学 秘书 2020 3 18 16 秘书的分类1 秘书的纵向分类中国 1 初级秘书 2 中级秘书 3 高级秘书日本 1 见习秘书 2 初级秘书 3 中级秘书 4 高级秘书2 秘书的横向分类 1 商务秘书 2 教学秘书 3 司法秘书 4 医务秘书 5 政务秘书 2020 3 18 17 2020 3 18 18 第一节秘书实务的对象和范围 一 秘书实务的含义 实 是 实际 的意思 务 是 事情 从事 的意思实务 实际从事的业务秘书实务 秘书和秘书机构的日常业务活动 2020 3 18 19 二 秘书实务的对象 秘书实务的研究领域是秘书和秘书机构的专业工作 即秘书业务活动 简而言之 秘书实务的对象就是秘书业务活动 秘书业务活动是指秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为 2020 3 18 20 秘书业务活动的构成要素 1 秘书人员 主体要素 主导要素 2 专业工作 客体要素 载体要素 3 工作规范 中介要素 保证要素 4 领导意图 潜在要素 依据要素 5 工作环境 外在要素 随机要素 2020 3 18 21 三 秘书实务的范围1 秘书实务的一般理论内容大体上包括两部分 1 秘书实务自身的理论 如秘书实务的定义 秘书实务的对象 秘书实务的范围 秘书实务的性质 秘书实务的相关学科和秘书实务的研究方法 2 各项秘书业务自身的理论 如每项秘书业务的含义 作用 特点 原则和要求等 2020 3 18 22 2 秘书实务的具体内容秘书实务的主要研究内容有 文字工作 文书工作 信息工作 调研工作 会议工作 建议 提案 工作 信访工作 接待工作 谈判工作 随从工作 通讯工作 档案工作 保密工作和其他工作 3 秘书实务的工作规范秘书业务操作规范分为两类 一类是由国家机关明文规定的法定规范 如 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 信访条例 保密法 作出的明文规定 另一类是约定俗成的规则 如至今尚按照长期形成的习惯和经验行事 2020 3 18 23 4 秘书实务的运行程序从事物发展的内部联系和逻辑关系出发 研究每项秘书业务活动的阶段划分 环节承接及其优化组合问题 以推进秘书工作的科学化和规范化 5 秘书实务的操作方法从繁杂而具体的日常工作中 探讨秘书业务的工作方法 它包括处理每项业务的方式 艺术 技巧 技术和途径等 2020 3 18 24 四 秘书实务的具体内容1 参与政务 掌管事务 分清楚主次 2 办文 办会 办事 2020 3 18 25 办文办文包括办发文 办收文以及文件管理 办发文是指由单位起草 发往外单位的文件 包括牛皋 审核 发文登记 打印 校对 装订 装封 发出 注发等一系列程序 办收文是指办理外单位发往本单位的文件 包括签收 拆封 登记 传阅 批办等一系列程序 文件管理即把办理完毕的收文 发文科学地存放起来 以备领导随时查询 并定期向档案部门移交工作 2020 3 18 26 办会会议是管理工作和领导活动的方式之一 会议是民主精神的体现 如何组织好会议 如何做好会议中的会务服务工作 如何提高开会的效率都是秘书工作者需要考虑 研究的问题 办事包括值班 电话事务 接待 为领导安排日程 调查研究 为领导决策提供参考性方案 信息服务 查办工作 信访工作 保密工作 2020 3 18 27 第二节秘书实务的性质和特点 一 秘书实务的性质秘书实务的性质 是由秘书实务的对象决定的 也就是说 秘书业务活动的性质 规定了秘书实务的性质 因此 要揭示秘书实务的性质 首先必须研究秘书业务的性质 秘书业务活动就是秘书专业工作 因此专业性是秘书业务活动的性质 即秘书实务的本质属性 2020 3 18 28 秘书实务的专业性的表现 1 秘书职业的专业化 2 秘书业务的常规化 3 秘书职能的具体化 2020 3 18 29 2020 3 18 30 案例 2020 3 18 31 二 秘书实务的特点 1 实用性2 规范性3 程序性4 可操作性 2020 3 18 32 第三节秘书实务与相关学科 一 秘书实务与秘书学概论的关系二 秘书实务与文书学的关系三 秘书实务与应用写作的关系 2020 3 18 33 第四节学习秘书实务的目的和方法 一 学习秘书实务的目的直接目的 熟悉秘书业务知识 掌握秘书工作的内容 规范 程序和操作方法 提高从事秘书工作的实际能力 根本目的 增加知识总量 培养专业素养 提高业务能力 以适应现代社会及秘书职业的需要 2020 3 18 34 具体来说 1 系统地掌握秘书实务的基本理论 基本知识和基本技能 2 了解我国秘书工作的法规 规章和制度 3 懂得各项秘书业务的工作内容 程序和操作方法 2020 3 18 35 二 学习秘书实务的意义1 有助于为社会培养应用型秘书人才2 有助于满足现代领导工作的需要3 有助于提高秘书工作的质量和效率4 有助于理解秘书专业其他课程的相关知识 2020 3 18 36 三 学习秘书实务的方法1 学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法2 学习秘书实务同实地调查相结合的方法3 学习秘书实务同实际操作相结合的方法 2020 3 18 37 秘书应具备的能力及职业道德 一 能力要求秘书的能力要求秘书工作的复杂性 多样性和秘书活动的丰富性 广泛性 需要秘书人员具有多种能力 主要是 1 写作能力2 口头表达能力3 听知能力秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言 要能从别人的冗长 反复的发言中拎出要领 或是从众口交加 激烈争论中抓住重点 并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述 听知能力还意味着秘书应努力掌握方言 外语和民族语言 我国疆土辽阔 民族众多 现在实行开放政策 横向联系和国际交流日益增多 秘书多懂一种方言 多懂一种民族语言或外语 就是多了一样交际工具 多了一条信息渠道 2020 3 18 38 4 阅读概括能力5 社交活动能力现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作 而是经常要参加各种社会活动 外出联系工作 调查情况 收集信息 进行协调 参加各种会议 会谈或宴会 甚至有参加外事活动的机会 秘书人员必须具有一定的社会活动能力 懂得各种场合的牢L仪 礼节 善于待人接物 善于处理复杂的人际关系 6 协调能力秘书要善于发现机关与机关之间 部门与部门之间 机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡 要善于发现文件与文件之间政策 提法上的抵触或不一致 要善于发现领导与领导 干部与干部之间的误解或不和 并及时加以沟通 协调 2020 3 18 39 7 观察分析能力秘书在工作中要时时 事事 处处做有心人 善于观察 善于发现 死角 及时提请领导注意 要善于做拾遗补阙工作 不仅善于发现问题 而且要善于分析问题 提出解决问题的办法供领导择用 实施 观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件 8 应变能力秘书的大部分工作都有章可循 应严格按照政策和规章制度办事 但有些工作 尤其是事务性工作 在特殊的时间 地点 条件下 也常会出现意想不到的情况 秘书人员要有遇急不慌 临危不惧 处事冷静的应变能力 处理问题既要符合原则 又要有一定的机动性和灵活性 2020 3 18 40 9 使用先进办公器械的能力诸如电话机 录音机 扩音机 照相机 录像机 复印机 打字机 电子计算机 传真机 网络通讯设备等等 凡是办公室拥有的器械 设备 秘书人员都应学会使用 尽管部门内可能有专门的操作人员 但秘书人员如具有使用能力 可以备工作上的不时之需 10 预测能力预测是在大量事实和信息的基础上 对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计 有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力 这有助于进行主动服务和预防工作差错 也有助于秘书人员获得晋升为管理者 决策者的机会 2020 3 18 41 11 记忆力准确记忆事物的能力 如果连续忘记相同的事物 那么不仅会降低工作的效率 而且还可能会令上司感到困惑 因此 为了促使上司对自己更加信任 应努力做到一次性地记牢上司说过的话 此外 还有一个重要的问题 就是必须做笔记 12 执行力以适当的方式迅速处理业务的能力 虽然在进行工作时擅自作出决定可能会产生问题 但是没有上司的指示就不行动问题更大 秘书应具备在必要的时候判断状况并迅速作出处理的能力 2020 3 18 42 二 秘书的职业道德规范 2020 3 18 43 秘书实务工作的规律和方法 一 秘书实务的规律的内容1 不同行业的秘书工作有各自的特殊规律2 不同工作范畴有各自的特殊规律3 经常性工作规范化 程序化的规律4 领导授意与秘书忠实 完整 准确表达相一致的规律 二 秘书实务的工作方法1 抓主要矛盾的方法2 妥善处理各种工作的方法3 从群众中来到群众中去的方法 2020 3 18 44 课堂讨论 女性秘书怎样才能保护自己 2020 3 18 45 2020 3 18 46 补充内容 秘书的任职资格与条件诚聘三盛集团是一家跨区域 多元化的集团公司 投资涉及塑料 化工制造 金融 房地产等多个领域 目前在福州已成功开发有 三盛 果岭生活 三盛 巴厘岛 丽景天成 等地产项目 并有50万M2的地产储备项目正在陆续开发 现因业务发展迅速 诚邀英才加盟 本公司提供富有竞争力的薪酬福利待遇 1 秘书本科学历 中文 工商管理或房地产经营管理专业 形象气质佳 综合素质较高 有二年以上大型房地产开发企业相关工作经验 熟悉办公软件 2020 3 18 47 工学院招聘启事因工作需要 北京大学工学院拟公开招聘教学秘书一名 负责工学院本科生 研究生教学管理的具体事务及相关事宜 试用期6个月 试用合格后按北京大学聘用人员有关规定办理 工学院的情况可参见 一 招聘条件 1 本科或以上学历 贯彻执行党的路线 方针和政策 2 有较强的中英文口头和书面交流能力 英语达到六级水平 3 具有较好的沟通协调能力和应变能力 4 工作态度认真 责任心强 能较好地与人相处共事 并有吃苦耐劳精神 5 具有计算机操作基础知识 熟练掌握Office系统和相关办公网络系统 6 身体健康 2020 3 18 48 二 报名办法 1 需提交申请人个人简历个人简历请发送电子邮件至 liuwen 2 初选合格者将通知面试 应聘材料恕不退还面试时请带上毕业证书 学位证书及其他相关材料 培训经历 获奖证书等 原件 3 报名截止日期 2005年10月9日 北京大学工学院2005年9月26日 2020 3 18 49 广州通程建筑设计有限公司公司简介公司可经营范围有建筑设计 园林景观设计 室内装饰设计 房地产信息咨询 设计 制作国内外各类广告 项目可行性研究 面向全国房地产市场提供优质服务 业务集房地产前期策划 建筑设计 规划设计 景观设计 装饰设计 房地产信息咨询等服务于一身 主要从事建筑设计方面的工作 其中以低层高层住宅规划 建筑设计为主 也有部份公共建设计包括医院 办公楼 酒店等 在居住区规划 办公建筑 大型商业 娱乐中心 高档酒店等综合性建筑群体规划设计方面积累起丰富的经验 2020 3 18 50 职位描述任职要求 1 具相关专业大专及以上学历或者秘秘书证 2 熟练使用word excel等常用办公软件 3 气质形象佳 普通话标准 语言表达能力好 4 工作认真负责 具有独立的处事能力 5 有建筑设计行业相关工作经验或行政秘书工作经验优先 岗位职责 1 文字处理能力强 擅长文本处理及编辑 熟练使用办公软件及办公设备 2 协助各项规章制度监督与执行 进行日常行政工作的组织与管理 3 做好材料收集 文书起草 公文制定 文件收发等工作 4 接待来访 接听来电 解答咨询及传递信息工 5 工资待遇2500以上 2020 3 18 51 秘书考证 本职业共设四个等级 分别为五级秘书 国家职业资格五级 四级秘书 国家职业资格四级 三级秘书 国家职业资格三级 和二级秘书 国家职业资格