计算机应用基础教程-第4章.ppt

第四章中文字表处理软件Word2003 第一节Word2003的基础知识第二节文档的创建和编辑第三节英文文档的修改与修饰第四节版面设计与修饰第五节图文混排第六节表格的使用 更多内容 第七节邮件合并第八节Word的高级功能第九节应用实例本章小结习题四 第一节Word2003的基础知识 本节主要介绍Word2003的启动与退出以及窗口的基本组成等知识 一 Word2003的启动与退出当用户安装好MicrosoftOfficeWord2003应用程序后 就可以启动Word2003了 1 Word2003的启动启动Word2003常用以下3种方法 1 通过 开始 菜单 单击 开始 按钮 在弹出的 开始 菜单中选择 所有程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeWord2003 命令 如图4 1 1所示 启动Word2003 2 通过桌面快捷图标 双击桌面的 MicrosoftOfficeWord2003 快捷图标 即可启动Word2003 图4 1 1通过 开始 菜单启动Word2003 如果桌面上没有 MicrosoftOfficeWord2003 快捷图标 则首先需要创建它 其方法是选择 开始 所有程序 MicrosoftOffice 命令 在弹出的子菜单中的 MicrosoftOfficeWord2003 命令上单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 发送到 桌面快捷方式 命令 即可在桌面上创建 MicrosoftOfficeWord2003 快捷图标 3 通过 运行 对话框 具体操作步骤如下 1 选择 开始 运行 命令 弹出如图4 1 2所示的 运行 对话框 图4 1 2 运行 对话框 2 在 打开 下拉列表框中输入 winword exe 选项 3 单击 确定 按钮 即可启动Word2003并打开一个空白文档 2 Word2003的退出退出Word2003常用以下3种方法 1 单击窗口右上角的 关闭 按钮 2 单击窗口左上角的 控制 图标 弹出如图4 1 3所示的下拉菜单 在下拉菜单中选择 关闭 命令即可 图4 1 3下拉菜单 3 选择 文件 退出 命令 二 Word2003的界面介绍启动Word2003后 即可打开如图4 1 4所示的窗口 该窗口主要由标题栏 菜单栏 工具栏 标尺 文本编辑区 滚动条 任务窗格及状态栏组成 图4 1 4Word2003窗口 1 标题栏 标题栏位于窗口的最顶端 其最左边是控制图标 单击该图标 在弹出的下拉菜单中选择相应的命令 即可改变窗口的位置 大小以及关闭窗口等 双击该图标 即可关闭Word2003应用程序 2 菜单栏 菜单栏位于标题栏的下方 其中包括文件 编辑 视图 插入 格式 工具 表格 窗口和帮助9个菜单项 利用这些菜单命令 几乎可以完成Word中的所有操作 3 工具栏 工具栏位于菜单栏的下方 它是将一些常用的命令以按钮或列表框的形式组织在一起形成的 单击其中的某个按钮 即可执行相应的操作 一般情况下 默认打开的是 常用 工具栏和 格式 工具栏 4 标尺 Word提供了两种标尺 分别为水平标尺和垂直标尺 在页面视图中 水平标尺位于文本编辑区的上面 垂直标尺位于文本编辑区的左侧 利用它们可以进行设置制表位 段落缩进 调整版式以及设置栏宽等操作 将鼠标指针移至标尺的制表符 缩进以及分栏等标记处 在指针 的下面会显示该标记的功能以及相应的提示 5 文本编辑区 文本编辑区主要用于显示或编辑文档 它位于水平标尺和水平滚动条之间 占据了窗口的大部分区域 6 滚动条 滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条 它们分别位于文本编辑区的右侧和底端 其主要作用是方便查看文档 7 任务窗格 任务窗格位于窗口的右侧 选择 视图 任务空格 命令 即可打开如图4 1 5所示的 开始工作 任务窗格 Word2003提供了多种任务窗格 单击 开始工作 任务窗格右侧的下三角 可以弹出如图4 1 6所示的下拉菜单 其中包含了Word2003提供的各种任务窗格 如果用户想要关闭打开的任务窗格 直接单击任务窗格右上角的 关闭 按钮即可 图4 1 5 开始工作 任务窗格图4 1 6 开始工作 任务窗格下拉菜单 8 状态栏 状态栏位于窗口的最下面 它显示了当前的工作状态 三 文档的视图Word2003中提供了普通视图 Web版式视图 页面视图 大纲视图 阅读版式视图 文档结构图和缩略图7种视图方式 使用这些视图方式就可以方便地对文档进行浏览和相应的操作 并且不同的视图方式之间可以进行切换 1 普通视图普通视图是Word中最常用的工作视图 与其他视图相比 普通视图的页面布局最简单 不显示页边距 页眉 页脚等信息 当文本输入超过一页时 编辑窗口中将出现一条虚线 这就是分页符 分页符表示页与页之间的分隔 即文本的内容从前一页进入下一页 使文档阅读起来比较连贯 而并不是一条真正的直线 选择 视图 普通 命令 或者直接单击 普通视图 按钮 即可切换到普通视图方式中 如图4 1 7所示 图4 1 7普通视图 2 Web版式视图在Word2003中使用Web版式视图可显示文档在IE浏览器中的外观 该视图的最大优点是优化了屏幕布局 文档具有最佳的屏幕外观 使得联机阅读变得更容易 在Web版式视图方式中 正文显示得更大 并且自动换行以适应窗口大小 而不是以实际的打印效果显示 另外 还可以对文档的背景 浏览 制作网页等进行设置 选择 视图 Web版式 命令 或直接单击 Web版式视图 按钮 可切换到Web版式视图方式中 如图4 1 8所示 图4 1 8Web版式视图 提示 在Web版式视图中可以显示文档背景 还能够模仿Web浏览器来显示文档 但并不是完全一致 3 页面视图页面视图也是Word中最常用的视图之一 在该视图方式下 屏幕上显示的效果和文档的打印效果是完全相同 用户可以查看打印页面中的文本 图片和其他元素的位置 在页面视图方式中 不再以一条虚线表示分页 而是直接显示页边距 选择 视图 页面 命令 或者直接单击 页面视图 按钮 即可切换到页面视图方式中 如图4 1 9所示 图4 1 9页面视图 4 大纲视图大纲视图用于显示 修改或创建文档的大纲 切换到大纲视图方式中 系统将自动打开 大纲 工具栏 该工具栏中包含了大纲视图中最常用的操作 选择 视图 大纲 命令 或者直接单击 大纲视图 按钮 即可切换到大纲视图方式中 如图4 1 10所示 图4 1 10大纲视图 5 阅读版式视图阅读版式视图是Word2003新增的一种视图方式 为阅读文章提供了一个很好的视图界面 在缩小页面的同时不改变文字的大小 选择 视图 阅读版式 命令 或者直接单击 阅读版式 按钮 即可切换到阅读版式视图方式中 如图4 1 11所示 图4 1 11阅读版式视图 6 文档结构图文档结构图在一个单独的窗格中显示文档标题 用户可以通过文档结构图在整个文档中快速浏览并定位特定的文档内容 选择 视图 文档结构图 命令 或者直接在 常用 工具栏中单击 文档结构图 按钮 即可切换到文档结构图中 如图4 1 12所示 图4 1 12文档结构图 7 缩略图在Word2003中还可以查看文档缩略图 在文档缩略图左边直接选择需要查看的缩略图 可迅速地查看相应的页面 加快工作效率 选择 视图 缩略图 命令 即可查看文档的缩略图 如图4 1 13所示 图4 1 13缩略图 8 视图显示比例在Word2003中 系统默认文档显示比例为100 这也是视图的实际大小比例 还可以根据需要设置文档视图的显示比例 将文档放大或缩小 以便更好地阅读文档 选择 视图 显示比例 命令 弹出 显示比例 对话框 如图4 1 14所示 在 显示比例 选区中选择需要的选项 或者在 百分比 微调框中输入具体的数值 在 预览 区中将显示预览效果 单击 确定 按钮即可完成设置 图4 1 14 显示比例 对话框 注意 显示比例 对话框中的 整页 多页 文字宽度 等单选按钮只能在页面视图中使用 其他视图方式下不能使用 而且改变文档的显示比例并不影响打印输出效果 四 使用帮助Word2003提供了丰富的联机帮助功能 可以随时解决用户在使用Word时遇到的各种问题 用户可以使用Office助手获得与当前操作相关的帮助信息 也可以使用帮助主题获得详细的帮助信息 1 使用Office助手MicrosoftOffice2003提供了一项很有趣的Office助手功能 用户可选择 帮助 显示Office助手 命令来显示Office助手 也可选择 帮助 隐藏Office助手 命令来隐藏Office助手 1 Office助手的使用方法 单击Office助手图标 在弹出的 帮助 对话框中的文本框中输入需要帮助的问题并单击 搜索 按钮 对话框中将列出所有查找到的相关问题的主题 单击某个主题 将得到详细的帮助信息 2 定制Office助手选项 如果要定制Office助手选项 可单击Office助手 在弹出的 帮助 对话框中单击 选项 按钮 或者在Office助手上单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 选项 命令 弹出 Office助手 对话框 打开 选项 选项卡 如图4 1 15所示 在该选项卡中可以对Office助手的有关选项进行设置 3 选择Office助手 Word2003为用户提供了多个有趣的 Office助手 用户可以根据自己的喜好进行选择 选择Office助手的方法是在 Office助手 对话框中打开 助手之 助手之家 选项卡 见图4 1 16 在该选项卡中单击 上一位 或 下一位 按钮 直到显示所需的Office助手 然后单击 确定 按钮即可 图4 1 15 选项 选项卡图4 1 16 助手之家 选项卡 2 使用帮助主题选择 帮助 MicrosoftOfficeWord帮助 命令 将打开 Word帮助 任务窗格 如图4 1 17所示 在该任务窗格中的 搜索 文本框中 输入要查找主题的关键字 然后再单击 开始搜索 按钮 打开 搜索结果 任务窗格 如图4 1 18所示 在该任务窗格中的列表框中单击具体的帮助主题 即可打开 MicrosoftOfficeWord帮助 窗口 在该窗口中获得帮助信息的具体内容 如图4 1 19所示 图4 1 17 Word帮助 任务窗格图4 1 18 搜索结果 任务窗格 图4 1 19 MicrosoftOfficeWord帮助 窗口 第二节文档的创建和编辑 字处理软件经过多年的发展和完善 已经成为目前应用最广泛的软件产品之一 Word是字处理软件中的佼佼者 也是Office系列中最有特色的软件 在了解了Word的基本知识之后 本节将介绍文档的创建和编辑 这些内容将对用户的文字处理工作有很大的帮助 一 创建文档在Word2003中创建文档可分为创建空白文档 根据现 有文档创建一个文档 根据模板创建文档和创建一些其他类型的文档 如XML文档 网页和电子邮件等 1 创建空白文档创建空白文档的方法很多 下面分别对其进行介绍 1 系统自动新建文档 当启动Word2003后 系统自动新建一个名为 文档1 的空白文档 2 利用工具栏中的按钮新建文档 单击 常用 工具栏中的 新建 按钮 即可新建一个空白文档 3 通过菜单命令新建文档 其具体操作步骤如下 1 选择 文件 新建 命令 打开 新建文档 任务窗格 如图4 2 1所示 2 单击 新建 选项组中的空白文档超链接 即可新建一个空白文档 2 根据现有文档创建一个文档如果用户要对现有文档进行修改 并且要保留原有文档的格式 可以在现有文档的基础上新建一个文档 其具体操作步骤是 1 选择 文件 新建 命令 打开任务窗格 2 单击 新建 选区中的根据现有文档超链接 弹出如图4 2 2所示的 根据现有文档新建 对话框 图4 2 1 新建文档 任务窗格图4 2 2 根据现有文档新建 对话框 3 在 查找范围 下拉列表中确定现有文档的范围 在列表框中选择一个现有文档 4 单击 创建 按钮 即在现有文档的基础上新建一个文档 用户可以对此文档进行修改 3 根据模板创建文档Word2003提供了许多模板 用户根据这些模板可以创建不同的文档 其具体操作步骤如下 1 选择 文件 新建 命令 打开 新建文档 窗格 2 在 模板 选项组中单击本机上的模板超链接 弹出 模板 对话框 打开 报告 选项卡 如图4 2 3所示 3 在列表框中选择 典雅型报告 选项 在 预览 框中可以预览其效果 4 在 新建 选项组中选中 文档 单选按钮 单击 确定 按钮 即可新建一个套用模板的文档 图4 2 3 报告 选项卡 3 在列表框中选择 典雅型报告 选项 在 预览 框中可以预览其效果 4 在 新建 选项组中选中 文档 单选按钮 单击 确定 按钮 即可新建一个套用模板的文档 4 创建其他类型的文档在 新建文档 任务窗格中单击相应的超链接 还可以创建一些如XML文档 网页及电子邮件等其他类型的文档 以创建电子邮件文档为例 其具体操作步骤如下 1 选择 文件 新建 命令 打开 新建文档 窗格 2 在 新建 选区中单击电子邮件超链接 即创建一个电子邮件文档 如图4 2 4所示 图4 2 4创建的电子邮件文档 二 打开文档在Word2003中打开文档有多种方法 这里介绍3种较常用的方法 1 使用工具栏中的按钮打开使用工具栏的按钮打开已有文档的具体操作步骤如下 1 单击 常用 工具栏中的 打开 按钮 弹出如图4 2 5所示的 打开 对话框 2 在 查找范围 下拉列表中选择所需文档的位置 图4 2 5 打开 对话框 3 在列表框中选择所需文档 单击 打开 按钮即可 2 通过 开始 菜单打开单击 开始 按钮 在弹出的下拉菜单中选择 我最近的文档 命令 在其子菜单中可以选择最近编辑过的文档 如图4 2 6所示 3 通过菜单命令打开通过菜单命令打开已有文档的具体操作步骤如下 图4 2 6通过 开始 菜单打开文档 2 在 查找范围 下拉列表中选择所需文档的位置 3 在列表框中选择所需的文档 单击 打开 按钮 三 设置文档的保护对于重要的Word文档 不仅需要将其保存和备份 同时还要保护该文档 以防止他人恶意更改和删除 在Word中可以保护整篇文档 也可以保护该文档中的一个或者多个具体的项目 1 密码保护给文档设置密码是保护文档最简单的方法 密码有多种用途 例如 可以设置密码 以杜绝未经授权的用户打开文档 修改文件时要求输入密码以允许其他人打开文档 但是只有经授权的用户可以对其进行更改 如果有人更改了文档却具有修改文档的密码 则只能以其他名称另存文档 为文档添加密码的具体操作步骤如下 1 选择 工具 选项 命令 弹出 选项 对话框 打开 安全性 选项卡 如图4 2 7所示 图4 2 7 安全性 选项卡 2 在 打开文件时的密码 文本框中输入打开文档的权限密码 在 修改权限密码 文本框中输入修改文档的权限密码 单击 确定 按钮 弹出 确认密码 对话框 一 如图4 2 8所示 图4 2 8 确认密码 对话框 一 3 在 确认密码 对话框 一 中 再次输入打开文件时的密码 单击 确定 按钮 弹出 确认密码 对话框 二 如图4 2 9所示 图4 2 9 确认密码 对话框 二 4 在 确认密码 对话框 二 中 再次输入修改文件时的密码 单击 确定 按钮 返回到文档中 5 单击 保存 按钮 保存设置后的文档 当用户再次打开加密文档时 系统将弹出 密码 对话框 提示用户输入打开权限密码 当用户修改文档后保存时 系统将提示用户输入修改权限密码 提示 1 密码是区分大小写的 如果指定密码时混合使用了大小写字母 则用户输入密码时 输入的大小写形式必须与之完全一致 2 密码可包含字母 数字 空格和符号的任意组合 并且最长可以为15个字符 如果需要使用更长的密码 可以在如图4 2 7所示的对话框中单击 高级 按钮 在弹出的对话框中进行设置 2 保护文档如果用户不希望别人对已编辑好的文档格式进行修改 则可以使用Word2003提供的保护文档功能 对此进行限制 进行文档保护的具体操作步骤如下 1 选择 工具 保护文档 命令 弹出 保护文档 任务窗格 如图4 2 10所示 2 在 格式设置限制 选区中选中 限制对选定的样式设置格式 复选框 启动格式设置限制功能 单击设置超链接 弹出 格式设置限制 对话框 如图4 2 11所示 3 在 格式设置限制 对话框中 可以进行格式限制的设置 不过 需要首先对该样式在文中的对应内容有足够的了解 图4 2 10 保护文档 任务窗格图4 2 11 格式设置限制 对话框 4 在 编辑限制 选区中选中 仅允许在文档中进行此类编辑 复选框 可打开编辑限制的下拉列表 在该下拉列表中 可以选择只允许别人修改的项目 包括修订 批注和填写窗体等 5 所有的项目设置完成后 单击 启动强制保护 选区中的 是 启动强制保护 按钮 弹出 启动强制保护 对话框 如图4 2 12所示 图4 2 12 启动强制保护 对话框 6 在该对话框中输入新密码并确认新密码 单击 确定 按钮即可 这时如果要修改文档格式 就需输入密码 四 输入文本启动Word2003后 就可以直接在空白文档中输入文本了 输入文本时 光标所在位置即为当前输入文本将要出现的位置 若要在文档的任意空白位置输入文本 只需双击鼠标即可将光标定位至该位置 在输入到行尾时 不用按回车键 系统会自动换行 若要另起一个段落输入文本 则需要按回车键 在新的段落中输入文本 输入文本分 插入 和 改写 两种编辑方式 插入是指将输入的文本添加到光标所在位置 光标以后的文本依次向后移动 改写是指输入的文本将替换光标所在位置的文本 若要在 插入 和 改写 方式之间进行切换 可直接按 Insert 键 此时 状态栏 中的 改写 按钮在打开与关闭之间进行切换 五 保存和关闭文档保存文档是将正在编辑或已经编辑好的文档保存起来 以方便下次阅读 同时也防止在工作中由于一些意外情况 如断电 死机等而导致文档丢失 1 保存新建的文档保存新建文档的具体操作步骤如下 1 选择 文件 保存 命令 弹出如图4 2 13所示的 另存为 对话框 2 在 保存位置 选项组中选择 我的文档 选项 并在其下拉列表中选择文档的保存位置 3 在 文件名 下拉列表中选择或输入要保存的文件名 在 保存类型 下拉列表中选择文件所要保存的类型 单击 保存 按钮即可 图4 2 13 另存为 对话框 当要保存正在编辑的文档时 只要单击 常用 工具栏中的 保存 按钮即可 2 保存已存在的文档如果对已存在的文档进行编辑修改后再进行保存 一般有两种情况 一种是覆盖原有文档 另一种是采取 另存为 的方法 下面对这两种情况分别进行介绍 1 覆盖原有文档 打开已存在的文档 对其进行编辑修改后 单击 常用 工具栏中的 保存 按钮 修改后的内容即被保存下来 覆盖了原有文档 2 将文件另存为 如果不希望覆盖原有文档 可以选择 文件 另存为 命令 弹出 另存为 对话框 在 保存位置 下拉列表中选择要保存的位置 在 文件名 下拉列表中选择或输入另一个文件名 单击 保存 按钮 修改后的文档即被另外保存起来 3 将文档保存为其他形式Word2003除了可以保存新建文档和已存在的文档外 还可以将文档以网页的形式或XML文档的形式进行保存 其具体操作步骤如下 1 选择 文件 另存为网页 命令 弹出 另存为 对话框 2 在对话框中的 保存类型 下拉列表中选择以网页形式或以XML文档形式进行保存 3 单击 保存 按钮即可 Word2003还提供了自动保存文档的功能 设置自动保存后 可防止由于意外情况而导致文档丢失 其具体操作步骤如下 1 选择 工具 选项 命令 弹出 选项 对话框 打开 保存 选项卡 如图4 2 14所示 图4 2 14 保存 选项卡 2 在 保存选项 选项组中选中 自动保存时间间隔 复选框 在其后的微调框中设置自动保存时间隔的时间 3 单击 确定 按钮即可 设置自动保存后 当由于某些意外情况导致文档没有保存 再次打开文档时 在窗口的左侧会出现一个 文档恢复 窗格 选择要恢复的文档 临时文档即可恢复到当前所编辑的文档中 提示 在 选项 对话框中的 保存选项 选项组中选中相应的复选框 单击 确定 按钮 即可实现相应的功能 如选中 保留备份 复选框 则每次保存文档时 Word自动将保存结果复制下来 作为备份文件 选中 允许快速保存 复选框 Word仅保存文档中修改的部分 选中 允许后台保存 复选框 Word以后台保存的形式保存文档 选中 嵌入语言数据 复选框 将保留文档中的语言数据 选中 嵌入智能标记 复选框 Word将会保存文档中的智能标记 4 关闭文档编辑完文档 对其进行保存后 就可以关闭文档了 关闭文档有以下3种方法 1 单击位于窗口右上角的 关闭 按钮 2 单击窗口左上角的 控制 按钮 在弹出的下拉菜单中选择 关闭 命令 3 选择 文件 关闭 命令 六 文字的选定操作在编辑文档时 如果要对文档进行编辑修改操作 则需要首先选定文字 选定文字可以使用鼠标和键盘两种方法 下面分别进行介绍 1 使用鼠标选定文字使用鼠标选定文字 可以选定一个单词 一句话 一行 多行 一个段落 多个段落 一个矩形区域或整个文本内容 1 选定一个单词 将光标移至该单词的任意位置 双击鼠标即可选定该单词 2 选定一句话 按住 Ctrl 键 然后在该句话的任意位置单击鼠标即可选中 3 选定一行 将鼠标移至该行的最左侧空白位置 当鼠标指针变为形状时 单击鼠标即可 如图4 2 15所示 图4 2 15选定文字中的一行 提示 当鼠标指针在文档内容左侧的空白位置变为形状时 可选定文字 此空白位置就称为文档的选定栏 4 选定多行 在选定一行后 按住 Ctrl 键 将鼠标移至选定栏中 在要选定的行前单击鼠标即可 或在选定第一行的同时 按住鼠标左键并拖动 可选定多个连续的行 5 选定一段 将鼠标移至文档某段的选定栏中 双击鼠标即可选中该段 或者将鼠标移至该段落的任意位置后 单击鼠标3次即可选中该段 6 选定多个段落 在选定第一个段落后 在选定栏中按住鼠标左键并拖动即可选定多个段落 7 选定矩形区域 将鼠标移至要选定的矩形区域的始端 然后在按住 Alt 键的同时拖动鼠标至矩形区域的末端 释放鼠标即可 如图4 2 16所示 图4 2 16选定矩形区域 8 选定整个文字 将鼠标移至选定栏中 按住 Ctrl 键的同时 单击鼠标即可选定整个文字 2 使用键盘选定文字使用键盘进行选定文字 主要用到一些快捷键 如表4 1所示 表4 1使用键盘选定文字 七 段落文字的复制 移动和删除在编辑文档的过程中 当出现大段重复的内容时 复制是最节省时间的方法 而当文字的安排不合适时 使用移动操作可以帮助用户调整文字的顺序 1 复制文本和粘贴文本复制文本与粘贴文本经常是一起使用的 其具体操作步骤如下 1 选定要进行复制的文本 2 选择 编辑 复制 命令 或按 Ctrl C 快捷键复制文本 3 将光标移至文档中要插入文本的位置 4 选择 编辑 粘贴 命令 或按 Ctrl V 快捷键即可粘贴文本 提示 剪切文本与复制文本的区别在于剪切文本是将选定的文本从原来位置上删除 重新在另一个指定的位置粘贴该文本 而复制文本是选定的文本还留在原来位置上 在另 外一个指定的位置粘贴该文本 在实际操作中 如果需要将另外一文档复制到当前文档中 最高效的做法是选择 插入 文件 命令 2 移动文本移动文本可用鼠标直接拖动 也可用剪切方法来实现 1 用鼠标拖动方法移动文本 具体操作步骤如下 1 选定要移动的文本 2 在选定的文本上单击鼠标并拖动到新的位置 释放鼠标即可 2 用剪切的方法移动文本 用剪切的方法实现文本移动的具体操作步骤如下 1 首先选定要移动的文本 2 选择 编辑 剪切 命令 或按 Ctrl X 快捷键 3 将光标移至文档中要插入文本的位置 4 选择 编辑 粘贴 命令 或是按 Ctrl V 快捷键 3 删除文本删除文本有很多种方法 这里介绍两种最常用的方法 1 使用键盘删除文本 在编辑文本的过程中 如果要删除某个字符 其方法是 先将光标移至该字符的右边 然后按 BackSpace 键即可删除该字符 也可将光标移至该字符的右边 按 Delete 键删除该字符 如果要删除的文本是一个或多个段落 将其选定 然后按 BackSpace 或 Delete 键即可 2 使用菜单命令删除文本 其具体操作步骤如下 1 选定要删除的文本内容 2 选择 编辑 清除 内容 命令即可 八 查找和替换文本在编辑文档的过程中 有时需要查找文档中的某个文字 格式 段落标记 分页符或其他项目 使用Word2003提供的查找与替换功能可以轻松地来完成这个任务 1 查找使用Word提供的查找功能 不仅可以查找文档中的某个词或短语 还可以搜索字符格式 段落标记 分页符等其他项目 在文档中查找需要修改的项目的具体操作步骤如下 1 选择 编辑 查找 命令 弹出 查找和替换 对话框 如图4 2 17所示 默认打开 查找 选项卡 图4 2 17 查找和替换 对话框 2 在 查找内容 文本框中输入要查找的文字 单击 高级 按钮打开 高级 选项板 如图4 2 18所示 图4 2 18显示 高级 选项板 3 在 搜索选项 选区 设置搜索的格式选项 如区分大小写 全字匹配 使用通配符 同音等 4 若要搜索带有特定格式的文字 则单击 格式 按钮 在弹出的下拉列表中选择所需格式 若只搜索特定的格式 则删除 查找内容 文本框中的所有文字 再单击 格式 按钮 然后选择所需格式 5 所有设置完成之后 单击 查找下一处 按钮 在文档中查找下一处所需内容 6 查找完毕 弹出如图4 2 19所示的提示框 提示查找工作已经完成 单击 确定 按钮结束查找 2 替换替换工作与查找相似 不仅可以替换文字 也可以替换格式 段落标记 分页符等其他项目 在文档中替换查找内容的具体操作步骤如下 1 选择 编辑 替换 命令 弹出 查找和替换 对话框 打开 替换 选项卡 如图4 2 20所示 图4 2 19提示框图4 2 20 替换 选项卡 2 在 查找内容 文本框中输入要查找的内容 并设置其格式 在 替换为 文本框中输入要替换的文本内容 并按照查找的方法 设置其文本格式 3 如果要全部替换文档中所有出现的查找内容 单击 全部替换 按钮即可 如果要选择性地替换查找内容 可以连续单击 查找下一处 按钮 直到替换结束为止 九 页面设置中文Word2003的页面设置包括页面的边距 纸型 纸 张来源 版式和文档结构等 系统默认的纸张是A4 纸张来源是纸匣 文字方向是水平 左右页边距为3 17cm 上下页边距为2 54cm 无装订线 纵向排列 用户可以进行重新设置 这里以设置页边距 页眉和页脚为例介绍页面设置的方法 1 设置页边距页边距是指打印纸张上 下 左 右与页边空白的宽度 设置页边距的具体操作步骤如下 1 选择 文件 页面设置 命令 弹出如图4 2 21所示的 页面设置 对话框 2 在 页面设置 对话框的 页边距 选区中设置合适的页边距 3 打开 版式 选项卡 如图4 2 22所示 4 在 页眉 和 页脚 微调框中设置页眉和页脚距页边的距离 在 预览 选区中的 应用于 下拉列表中选择适用的范围 图4 2 21 页面设置 对话框图4 2 22 版式 选项卡 5 单击 确定 按钮即可完成设置 2 设置页眉和页脚在Word2003中 页眉用来显示每一页顶部的文本 页脚用来显示底部的文本 在页眉和页脚中可以插入文本或图形 设置页眉和页脚的具体操作步骤如下 1 选择 视图 页眉和页脚 命令或者在页眉或页脚编辑区双击鼠标 打开 页眉和页脚 工具栏 同时在文档页面的顶部将显示一个虚线框 即页眉区 如图4 2 23所示 2 单击 页眉和页脚 工具栏中的 插入 图文集 按钮 向页眉中插入所需内容 如插入作者 页码 日期等 3 单击 在页眉和页脚间切换 按钮 切换到页脚编辑区 在其中输入页脚内容 图4 2 23 页眉和页脚 工具栏 4 设置完成后 单击 页眉和页脚 工具栏中的 关闭 按钮 关闭该工具栏并退出页眉和页脚的编辑状态 页眉和页脚设置完后 若需要再次编辑或修改 应先打开 页眉和页脚 编辑区 然后对其中的内容进行修改即可 十 自定义设置在Word中用户可以对一些选项进行自定义设置 这里主要介绍 常规 保存 文件位置 和 修订 设置 选择 工具 选项 命令 弹出 选项 对话框 如图4 2 24所示 默认情况下打开的是 常规 选项卡 图4 2 24 常规 选项卡 1 常规 在 常规选项 选区中 选中相应的选项 即可实现相应的效果 例如 选中 蓝底白字 复选框 单击 确定 按钮 将得到如图4 2 25所示的显示效果 图4 2 25蓝底白字效果 2 保存 在 选项 对话框中打开 保存 选项卡 如图4 2 26所示 在 保存 选区中 可以设置保留备份 允许快速保存 提醒保存文档属性 自动保存时间间隔 默认格式等选项 设置完毕后 单击 确定 按钮 3 文件位置 打开 文件位置 选项卡 如图4 2 27所示 在 文件位置 选区中可以查看文件的类型和位置 单击 修改 按钮 可以修改文件的位置 4 修订 在Word中为了便于区分不同人的修订意见 每个修订人都可以进行不同的颜色设置 具体操作步骤如下 1 打开 修订 选项卡 如图4 2 28所示 2 在 标记 选区中设置插入内容 删除内容以及设置格式时的标记和颜色 3 在 批注框 中指定批注的宽度 度量单位和边距 4 设置完毕后 单击 确定 按钮即可 图4 2 28 修订 选项卡 十一 文档预览对文档进行编辑操作之后 就可以将其打印出来 Word强大的 所见即所得 功能给文档的打印工作提供了极大的便利 为确保文档的打印质量 可以使用打印预览功能预览文档的打印效果 打印预览文档的具体操作步骤如下 1 选择 文件 打印预览 命令 或者单击 常用 工具栏中的 打印预览 按钮 将会打开如图4 2 29所示的预览窗口 图4 2 29预览窗口 2 在 预览 窗口的工具栏中 单击相应的工具按钮可以以各种方式预览打印效果 如单击 单页 按钮 屏幕上将显示一页的缩略图 如果文件较长 可同时预览多个页面 单击 多页显示 按钮 在弹出的选项板中拖动鼠标 选择同时预览的页数 如图4 2 30所示为选择预览两页的效果 3 如果对预览效果满意 可单击工具栏中的 打印 按钮 将文档打印出来 如果不满意 则单击 关闭 按钮关闭打印预览窗口 返回到文本编辑状态 图4 2 30同时预览两页 十二 打印输出在确定需打印的文档正确无误后 即可打印文档 打印文档的具体操作步骤如下 1 选择 文件 打印 命令 弹出如图4 2 31所示的 打印 对话框 2 在该对话框的 打印机 选区中的 名称 下拉列表中选择需要使用的打印机 并查看所选打印机的当前状态 图4 2 31 打印 对话框 3 在该对话框的 页面范围 选区中 选择需要打印文档的页码范围 若选中 页码范围 单选按钮 则可以在其右侧的文本框中输入具体的页码范围 如1 3 5 10 4 在该对话框的 副本 选区中 选择需要打印文档的份数及打印方式 选中 逐份打印 复选框将逐份打印多份文档 若取消选中该复选框 则逐页打印多份文档 5 在该对话框的 打印内容 下拉列表中 选择需要打印的内容 6 设置完成之后 单击 确定 按钮即可按设置要求打印出文档 提示 单击 常用 工具栏中的 打印 按钮 将以默认的打印机打印输出当前文档的全部内容 而且不会弹出 打印 对话框 第三节英文文档的修改与修饰 在英文文档中 可使用拼写和语法检查功能检查文中的错误 统计字数 查找并替换相应的内容 并对文档进行修饰 例如添加项目符号或编号 使文档条理清楚 层次分明 使阅读者有一目了然的感觉 一 修改英文文档英文文档的修改主要包括拼写和语法检查 查找文档中一个词 一串字符或带有指定格式的文字 还可以把文章中多次出现的词或字符替换成另一个词或更贴切的文字 1 拼写和语法检查拼写和语法检查的具体操作步骤如下 1 打开如图4 3 1所示的英文文档 将插入点定位在文档的开头 可以从头开始检查整篇文档 也可以检查文档中的指定内容 图4 3 1打开英文文档 2 选择 工具 拼写和语法 命令 或单击常用工具栏中的 拼写和语法 按钮 启动拼写和语法检查器 提示 Word在进行检查时 如果发现有英文单词拼写错误或不认识的单词时 便在文档中反色显示单词或句子 并弹出如图4 3 2所示的 拼写和语法 对话框 图4 3 2 拼写和语法 英语 美国 对话框 3 在 拼写和语法 对话框中 含有出错单词的句子出现在 不在词典中 列表框中 出错的单词用红色显示 在 建议 列表框中列出一系列推荐和供参考的单词 用鼠标单击其中的正确单词 再单击对话框中的 更改 按钮 也可以直接在 不在词典中 列表框中修改出错的单词 或者直接在文档中修改 此时 Word会继续查找下一个有错误的单词或语法 如图4 3 3所示 图4 3 3出错单词的显示和修改 当搜索到含有语法错误的句子时 Word将在文档中反色显示该句 并在 拼写和语法 对话框中列出有语法错误的句子 错误的关键词用绿色显示 见图4 3 2 在 建议 列表框中列出了对关键词进行修改的建议 选择正确的单词后 单击 更改 按钮修改错误 单击 忽略一次 按钮 则不对此单词进行修改 继续查找下一个有错误的单词或语法 注意 有时使用的缩写词不是Word自带词典中的正确单词 拼写检查就可能认为它是一个错误的单词 这时可单击 拼写和语法 对话框中的 忽略一次 按钮 不需对该单词进 行修改 继续查找下一个有错误的单词或语法 单击 拼写和语法 对话框中的 撤消 按钮 可以取消刚刚进行的更改操作 使文档恢复原样 4 当拼写和语法检查结束时 弹出如图4 3 4所示的提示框 表示检查已经完成 单击 确定 按钮返回到文档编辑窗口 提示 如果在进行拼写和语法检查时 选定的是文档中的部分内容 则拼写和语法检查结束时 弹出如图4 3 5所示的提示框 单击 否 按钮 返回到文档编辑窗口 单击 是 按钮 继续对文档其余部分进行检查 2 查找和替换在英文文档中查找和替换 与中文文档中的查找和替换操作方法相同 这里不再赘述 如果需要查找特殊字符和不可打印的字符 可以在 查找和替换 对话框中单击 高级 按 图4 3 4提示框图4 3 5提示框 钮 在展开的 查找和替换 对话框中单击 特殊字符 按钮 弹出特殊字符选项菜单 在该菜单中单击所要查找的特殊字符类型 该字符类型会自动填入 查找内容 框中 3 更改大小写Word为英文 日文提供了自动更改大小写的功能 利用该功能可以方便地将英文或日文在大小写之间转化 并且能自动将所有单词的首字母大写 其具体操作步骤如下 1 选择要更改大小写的文本 2 选择 格式 更改大小写 命令 弹出 更改大小写 对话框 如图4 3 6所示 3 在对话框中选择想要操作的选项 如 小写 4 单击 确定 按钮 所选文本自动变成小写 图4 3 6 更改大小写 对话框 二 修饰英文文档在文档中使用条目性的文本时 适当地添加项目符号或编号 可使文档看起来条理清晰 明了 选定英文文档的全文 单击格式工具栏中的 项目符号 按钮 选定的段落之前便加上了项目符号 效果如图4 3 7所示 默认情况下的项目符号是一个圆点 用户可以改变项目符号的样式 其具体操作步骤如下 1 选定要修改项目符号的段落 例如选定如图4 3 7所示的英文短文 图4 3 7添加项目符号效果 2 选择 格式 项目符号和编号 命令 弹出 项目符号和编号 对话框 如图4 3 8所示 项目符号 选项卡中提供了7种预设的项目符号 用户还可以自定义项目符号 图4 3 8 项目符号和编号 对话框 3 在选项卡中选择一种项目符号 自定义 按钮变为可编辑状态 单击该按钮 弹出 自定义项目符号列表 对话框 如图4 3 9所示 图4 3 9 自定义项目符号列表 对话框 4 单击 字符 按钮或者 图片 按钮 在弹出的对话框中选择一个字符或者图片作为项目符号 然后单击 字体 按钮 在弹出的对话框中设置所选字符或者图片的格式 5 连续单击 确定 按钮 返回到文档中即可 如图4 3 10所示 图4 3 10改变项目符号效果 有时需要为每一段文字添加数字编号 其操作方法与添加项目符号的方法相同 如果文档较短 可以用输入的方法进行编号 如果文档篇幅较长 可以利用 项目符号和编号 对话框中的 编号 选项卡给段落添加编号 并且在已经编号的文档中添加 删除或者重排项目时 编号能够自动更新 编号 选项卡如图4 3 11所示 添加编号后的文档效果如图4 3 12所示 图4 3 11 编号 选项卡图4 3 12添加编号效果 第四节版面设计与修饰 版面设计与修饰主要包括设置段落格式 设置字符格式 分栏 为汉字加拼音 设置边框和底纹 首字下沉 添加脚注和尾注 插入特殊符号等内容 下面将分别介绍Word版面设计与修饰的相关知识 一 设置段落格式段落是构成文档的基本单位 段落格式的设置是文档排版最关键的一步 段落格式的设置主要包括设置段落对齐方式 段落缩进 行间距 段间距 制表符等 1 设置段落对齐方式在Word2003中 段落的对齐方式包括左对齐 居中对齐 右对齐 分散对齐和两端对齐 设置对齐方式的具体操作步骤如下 1 选中需要设置对齐方式的段落 选择 格式 段落 命令 弹出如图4 4 1所示的 段落 对话框 2 在 常规 选区的 对齐方式 下拉列表中选择所需的对齐方式 3 设置完成后 单击 确定 按钮即可 图4 4 1 段落 对话框 2 设置段落缩进段落的缩进是指文本中的内容与页边距之间的距离 段落的缩进一般包括左缩进 右缩进 首行缩进和悬挂缩进 设置段落缩进的方法有很多 这里介绍两种段落缩进的方法 一种是利用水平标尺 另一种是通过 段落 对话框 水平标尺如图4 4 2所示 图4 4 2水平标尺 提示 利用水平标尺上的滑块设置段落的缩进虽然很方便 但是不精确 如果要精确设置段落的缩进量 可以通过 段落 对话框来设置 通过对话框设置段落缩进的具体操作步骤如下 1 将光标置于要进行段落缩进的段落中 2 选择 格式 段落 命令 弹出 段落 对话框 默认为打开 缩进和间距 选项卡 如图4 4 3所示 图4 4 3 缩进和间距 选项卡 3 在 缩进 选项组中的 左 微调框中设置段落的左缩进量 在 右 微调框中设置段落的右缩进量 在 特殊格式 下拉列表中选择 首行缩进 或 悬挂缩进 然后在 度量值 微调框中根据需要选择缩进量 4 在 预览 框中可以预览其效果 最后单击 确定 按钮完成设置 除了上面介绍的两种方法外 还可以通过 格式 工具栏中的按钮来设置缩进量 其具体操作步骤如下 1 将光标置于要改变缩进量的段落中 2 单击 格式 工具栏中的 减少缩进量 按钮 可使段落左移一定的距离 单击 格式 工具栏中的 增加缩进量 按钮 可使段落右移一定的距离 用户可以根据需要增加单击按钮的次数 3 设置段落间距和行距段落间距是指文章中段与段之间的距离 段落行距是指文章中行与行之间的距离 在Word2003中默认行距是单倍行距 设置段落间距和行距的具体操作步骤如下 1 选中要设置间距和行距的段落 或者将光标置于要设置段落间距和行距的段落中 2 选择 格式 段落 命令 弹出 段落 对话框 其默认打开 缩进和间距 选项卡 3 在 间距 选项组中的 段前 微调框中设置段前间距为 1 5行 在 段后 微调框中设置段后的间距为 1 5行 4 在 间距 选项组中的 行距 下拉列表中列出了6种行距 分别是单倍行距 1 5倍行距 2倍行距 最小值 固 定值和多倍行距 用户根据需要选择一种行距 例如选择 多倍行距 在 设置值 微调框中设置所需的倍数 如设置为 3 5 在 预览 框中可以预览其效果 单击 确定 按钮 效果如图4 4 4所示 设置行距还有另外一种方法 即利用 格式 工具栏中的按钮来设置 具体操作步骤如下 1 将光标置于要设置行距的段落中 2 单击 格式 工具栏中的 行距 按钮旁边的倒三角按钮 弹出如图4 4 5所示的 行距 列表框 图4 4 4设置段落间距和行距效果图4 4 5 行距 列表框 3 在列表框中根据需要选择一种行距即可 技巧 如果要设置的几段文字的格式相同 则可以使用 格式刷 按钮快速设置格式 其方法是选定已设置的文字或段落 单击常用工具栏中的 格式刷 按钮 鼠标指针变成形状 再拖动鼠标刷过要更改格式的文字或段落 即可将选定文字的格式应用到鼠标经过的文字或段落上 二 设置字符格式字符格式包括字符的字体 大小 字形等属性 Word 2003为用户提供了多种格式的设计方案 设置字符格式可以在对话框中进行 也可以通过 格式 工具栏完成 使用对话框设置字符格式的具体操作步骤如下 1 选中要设置格式的字符 2 选择 格式 字体 命令 或者单击鼠标右键 从弹出的快捷菜单中选择 字体 命令 均可弹出如图4 4 6所示的 字体 对话框 3 在该对话框中有 字体 字符间距 和 文字效果 3个选项卡 图4 4 6 字体 对话框 1 在 字体 选项卡中可设置所选字符的中文字体 或西文字体 字形 字号 字体颜色 下画线 着重号及其他各种效果 2 单击 字符间距 标签 打开 字符间距 选项卡 在该选项卡中可以为所选字符设置字符间距及位置等 3 单击 文字效果 标签 打开 文字效果 选项卡 在该选项卡中可为所选文字设置动态效果 4 所有设置完成之后 单击 确定 按钮即可 使用 格式 工具栏中的按钮可以快速地设置字符格式 其操作方法是选中需要设置格式的字符 单击 格式 工具栏中相应的按钮即可 三 设置制表位Word2003提供了灵活的制表位功能 用户通过设置制表位 可以向左 向右或居中对齐文本 也可以使文本与小数点或竖线对齐 还可以在制表符的前面插入特殊的字符 如虚线等 设置制表位有两种方法 一是通过水平标尺 二是通过 制表位 对话框 下面分别对这两种方法进行介绍 1 通过水平标尺设置制表位通过水平标尺设置段落制表位的具体操作步骤如下 1 选中要设置制表位的段落 2 单击水平标尺最左端的 制表符 按钮 根据需要切换至所需的制表符类型 Word2003提供了多种制表符 分别为 左对齐式制表符 右对齐式制表符 居中对齐式制表符 小数点对齐式制表符 和 竖线对齐式制表符 3 在水平标尺上选中要插入制表位的位置即可 如果要取消某个制表位 将鼠标移至水平标尺上的制表符 按住鼠标将其拖出水平标尺即可 2 通过 制表位 对话框设置制表位如果要设置精确的制表位度量值 则可通过 制表位 对话框来进行 其具体操作步骤如下 1 选中要设置制表位的段落 2 选择 格式 制表位 命令 弹出如图4 4 7所示的 制表位 对话框 3 在 制表位位置 文本框中输入所需的度量值 然后单击 设置 按钮 在其列表框中将显示制表位的位置 4 在 对齐方式 选项组中选中相应的单选按钮 设置制表位的对齐方式 5 在 前导符 选项组中选中相应的单选按钮后 单击 设置 按钮 给制表位的左侧添加前导符 图4 4 7 制表位 对话框 四 首字下沉首字下沉经常出现在一些报刊 杂志上 一般应用于段落的首行 设置首字下沉的具体操作步骤如下 1 将光标置于要设置首字下沉的段落中 2 选择 格式 首字下沉 命令 弹出如图4 4 8所示的 首字下沉 对话框