学习情境四文档处理WordPPT课件.ppt

1 体验Word2003 案例4 毕业论文排版 案例3 制作会议安排表格 案例1 制作百丽公司招聘启事 案例2 制作杂志内页 精彩BABY秀 学习情境四文档处理Word2003 案例5 制作客户回访函 Word使用技巧及知识拓展 本章导航 2 4 1体验Word2003 3 任务单 4 4 1 1Office2003组件简介 Microsoft公司2003年推出的MS Office2003当前使用最广泛的办公自动化套装软件之一 主要包括以下组件 5 4 1 1Office2003组件简介 6 4 1 2Office2003的一些通用操作 1 程序的启动2 程序的退出执行 文件 退出 X 命令 单击标题栏上的 关闭 按钮 单击标题栏左侧的控制菜单图标 如 在打开的菜单中选择 关闭 双击标题栏左侧的控制菜单图标 如 直接关闭程序 按下组合键 7 4 1 2Office2003的一些通用操作 3 建立 打开和保存Office2003文档新建文档打开文档文档的保存 另存自动保存4 使用帮助 8 4 1 2Office2003的一些通用操作 5 文本及对象的编辑 撤销和恢复操作选取文本或对象 拖动鼠标选中文本块或其他操作对象 移动文本或对象 选中文本或对象 拖动鼠标到目的位置释放鼠标 剪切文本块或对象 先选中文本或对象再单击 常用 工具栏上的 剪切 按钮或按下组合键再粘贴 使用按钮或组合键 到指定位置 复制文本块或对象 先选中文本或对象 再单击 常用 工具栏上的 复制 按钮或者按下组合键 再粘贴到指定位置 9 4 1 2Office2003的一些通用操作 5 文本及对象的编辑 撤销和恢复操作删除文本或对象 先选中文本或对象 再按下键盘上的Del键 撤销错误操作 执行 编辑 撤销 命令或使用 常用 工具栏上的 撤销 按钮或按下组合键 恢复 更正 撤销操作 执行 编辑 恢复 命令或使用 常用 工具栏上的 恢复 按钮或按下组合键 10 4 1 3Word2003的特点 概括起来 MicrosoftWord2003具有以下特点 先进的文字编辑格式编辑模板 向导及样式图文混排表格处理传真 电子邮件与Web 11 4 1 4Word2003的工作窗介 1 Word的主窗口组成 12 2 Word排版的基本知识 什么是排版 排版设计亦称版面编排 版式是指书刊正文部分的全部格式 包括正文和标题的字体 字号 版心大小 通栏 双栏 每页的行数 每行字数 行距及表格 图片的排版位置等 13 2 Word排版的基本知识 书籍版面的构成如图所示 是版面范围 是版心范围 是页面左边距 是页面右边距 是页面下边距 是页面上边距 是页眉区 是页脚区并且插入了页码 是脚注 14 3 养成好的排版习惯 避免不设置页面直接开始编排文档 避免使用空格设置段落缩进和对齐 避免使用空白段落 避免以段落设置来控制每行字数与每页行数 避免手动编号 避免手动绘制表格 避免忽视样式的使用 15 4 1 5Word的操作流程 16 4 2案例1 制作百丽公司招聘启事 17 任务单 18 案例情境 19 案例效果 20 案例分析 制作招聘简章 需要说明招聘单位 招聘职位及要求 联系方式 应聘相关说明等内容 标题要突出 招聘职位和联系方式等要与正文区分开 在制作文档前要分析版面及制作要点 然后再进行相应的操作 本例制作要点见图中的标注 所示 21 案例分析 22 案例分析 学完本案例后可以掌握以下办公要领 如何创建Word文档输入文本并进行检查 校正如何设置字符格式和段落格式如何设置特殊的中文版式效果如何设置分栏如何预览和打印文档 23 制作过程 步骤1 启动Word2003 新建并保存 招聘启事 doc 文件步骤2 页面设置 24 制作过程 步骤3 输入文本 步骤4 检查文本并更正错误 25 制作过程 步骤5 设置字符格式 26 制作过程 步骤6 设置段落格式 步骤7 设置分栏 27 制作过程 步骤8 设置标题中文版式 双行合一和简繁转换步骤9 设置首字下沉 步骤10 调整文字宽度 28 制作过程 步骤11 预览及打印文档 29 制作过程 在 页面范围 栏中可以指定文档的打印部分 如 全部 当前页 和 所选内容 等 若选择 页码范围 选项 还应键入页码或页码范围 分以下几种情况 单页 键入页码 例如 需要打印第4页 键入 4 即可 非连续页 多个页码之间以逗号相隔 连续页 起始页码和终止页码之间以连字符相连 如键入 3 10 打印第3页至第10页 要打印第1 第4 7页和第9页 则应键入 1 4 7 9 整节 键入 s节号 例如 键入 s3 打印第3节 多节 节号之间以逗号相隔 连续的节号之间以连字符相连 如键入 s3 s5 打印第3节和第5节 一节内的连续页 键入 p页码s节号 例如 要打印第3节的第5页到第7页 可键入 p5s3 p7s3 跨越多节的连续页 键入起始页码和终止页码以及节号 并以连字符分隔 如 p7s2 p3s5 表示从第2节第7页至第5节第3页 30 相关知识点 1 文档的输入 1 键盘输入文字输入符号输入 2 语音输入 3 手写输入 插入特殊符号 对话框 31 2 文档的编辑 1 定位插入点方法一 使用键盘定位 方法二 使用鼠标定位 方法三 使用菜单定位 2 选定文本方法一 用鼠标拖动选定文本 方法二 用鼠标在选择区选定文本 方法三 与控制键配合选定文本 方法四 用键盘选定文本 32 2 文档的编辑 3 文本的删除 移动和复制 4 查找和替换 33 3 字符格式设置 字符格式设置包括改变字符的字体 字号 颜色 以及设置粗体 斜体 下划线等字型修饰效果 方法一 使用 格式 工具栏 方法二 使用 字体 对话框 34 4 段落格式设置 段落格式设置包括段落的缩进方式 对齐方式 行距 以及段落之间的间距等 1 段落缩进 35 4 段落格式设置 段落格式设置包括段落的缩进方式 对齐方式 行距 以及段落之间的间距等 1 段落缩进方法一 使用 段落 对话框设置 方法二 使用水平标尺上的缩进标记设置 36 4 段落格式设置 2 对齐方式常用的对齐方式包括 两端对齐 居中 右对齐和分散对齐 3 行距行距表示行与行之间的垂直间距 在默认情况下 Word采用单倍行距 4 段落间距 5 段落的分页控制 37 5 制表符和制表位 段落排版可以设置整段文本的对齐方式 但有时可能需要在一行内使用不同的对齐方式 使用制表符可以实现这一效果 方法一 利用水平标尺设置制表位 Word提供了5种制表符 分别是左对齐制表符 居中式制表符 右对齐制表符 小数点对齐式制表符和竖线对齐式制表符 38 5 制表符和制表位 方法二 利用菜单设置制表位 方法三 利用 即点即输 插入制表符 制表位 对话框 39 6 项目符号和编号 为了清晰地表示文档中的要点 方法步骤等层次结构 可以使用项目符号和编号 项目符号和编号 对话框自定义编号列表 40 7 边框与底纹 给文章的某些重要段落或文字加上边框或底纹 可使其突出和醒目 还可以给页面加上边框或底纹以美化版面 边框 选项卡 底纹 选项卡 41 8 文档的查看方式 Word2003为用户提供了查看文档的不同方式 分别为普通视图 Web版式视图 页面视图 大纲视图和阅读版式 选择 视图 菜单 可以从中挑选所需的文档查看方式 选择水平滚动条左端有5个视图按钮 单击可切换到不同的视图方式 42 9 插入文档 在编辑文档时 有时需要插入的文本可能来自另外的文件 这时执行 插入 文件 命令 打开 插入文件 对话框 在该对话框中插入选中需要插入的文件 单击 插入 按钮即可将文件中的内容插入到当前文档中 43 案例总结 文本操作包括文本的输入 编辑 排版 打印 文本输入包括中文字符 英文字符 特殊字符的输入 文本编辑包括光标定位 文本插入 删除 修改 替换 排版包括设置字符格式 段落格式 页面设置 分栏效果等 字符设置包括字体 字号 字型 颜色 中文版式 效果等 段落设置包括对齐方式 行间距 段间距 首行缩进 首字下沉等 设置边框和底纹 通过本案例的制作 举一反三 可以制作日常学习及工作中的基本文档 如通知 公告 合同 说明书 报告 会议记录等以文本为主的文档 44 4 3案例2 制作杂志内页 精彩BABY秀 45 任务单 46 案例情境 47 案例效果 48 案例分析 制作图文并茂的杂志内容 标题要醒目 版面样式要丰富 色彩要协调这是一个以儿童 春天为主题的页面 因此色彩以绿色为主 图形及版面编排活泼 充满童趣 在制作文档前首先要分析版面特点及制作要点 然后再进行相应的操作本案例是一个以图为主的版面 制作要点见图中的标注 所示 49 案例分析 50 案例分析 学完本案例后可以掌握以下办公要领 如何创建Word文档如何制作以图为主的版面 掌握其制作流程如何插入各种对象 如自选图形 艺术字 剪贴画 文本框等如何编辑对象 设置绕排方式如何设置对象样式 如填充 线条 形状 阴影效果 三维效果等 51 制作过程 步骤1 启动Word2003 新建文件 杂志内页 doc 并保存 步骤2 页面设置 设置 纸张大小 为 A4 设置 页面方向 为 纵向 其他属性值默认即可 52 制作过程 步骤3 制作背景 1 绘制黄绿色背景 53 步骤3 制作背景 2 绘制不规则白色背景 54 制作过程 步骤4 绘制笑脸 a 缩放 b 等比例缩放 c 旋转 d 改变形状 调整自选图形 55 制作过程 步骤5 插入艺术字标题 艺术字库 对话框 编辑 艺术字 文字 标题制作效果 56 制作过程 步骤6 制作案例效果图中标注 的组合图形效果 a 复制 b 排列 c 填充并组合 d 复制 e 填充并组合制作组合图形 57 制作过程 步骤7 制作相框 导入照片 步骤8 绘制星形 a 绘制矩形 b 椭圆组合 c 锯齿效果 d 绘制矩形 e 填充图片利用图形组合制作相框效果 58 制作过程 步骤9 插入剪贴画 剪贴画 任务窗格 剪辑管理器 窗口 59 制作过程 步骤10 绘制圆角矩形并添加文本 步骤11 保存 预览及打印文档 输入标题艺术字活动说明文本设置效果图 60 相关知识点 1 绘图画布 61 相关知识点 2 插入图片3 裁剪图片 62 相关知识点 4 修饰图形5 图文混排 文字环绕 菜单文字环绕效果 63 相关知识点 6 文本框7 艺术字 工具栏 64 案例总结 本案例通过制作杂志内页 精彩BABY秀 学会了Word文档的图文操作 包括绘制自选图形 插入艺术字 剪贴画 图片 文本框等对象 学会了如何编辑对象 设置对象样式 设置环绕方式等 通过本案例的制作 举一反三 可以制作日常学习及工作中的图文混排文档 如说明书 文摘报 简报 宣传报 海报等以图文混排为主的文档 65 4 4案例3 制作会议安排表 66 任务单 67 案例情境 68 案例效果 69 案例分析 本案例制作的是部门内一周会议安排表 一般涉及到的项目有时间 地点 活动内容 主持人 申请的经费 参加人员等几项 在制作前要分析表格及制作要点 然后再进行相应的操作 本案例的制作要点见图中的标注 包括创建规则表格 合并单元格 设置表格边框 设置表格底纹 设置斜线表头 修改文字方向 计算表格数据等操作 70 案例效果 71 案例分析 学完本案例后可以掌握以下办公要领 如何创建Word文档如何创建表格如何编辑与调整表格如何输入表格文字如何修饰表格如何对表格数据进行计算 72 制作过程 步骤1 新建word文档 命名为 会议安排 doc 并保存 步骤2 页面设置 步骤3 创建表格 插入表格 对话框 73 制作过程 步骤4 编辑与调整表格结构 表格和边框 工具栏 拆分单元格 对话框 合并单元格后的表格 74 制作过程 步骤5 输入表格文字 设置字符格式 单元格对齐方式 文字方向 表格单元格 对话框 75 制作过程 步骤6 设置表格的行高列宽 步骤7 修饰表格 给表格添加内外边框 表格属性 对话框 列 选项卡 边框和底纹 对话框 76 制作过程 步骤8 修饰表格 设置表格底纹 步骤9 修饰表格 设置斜线表头 步骤10 对表格数据进行计算 插入斜线表头 对话框 公式 对话框 77 相关知识点 1 表格的建立方法一 使用工具按钮 方法二 使用菜单 方法三 使用 绘制表格 工具 方法四 将文本转换成表格 将文字转换成表格 对话框 78 相关知识点 2 表格的编辑输入表格内容选定表格对象3 拆分与合并表格 鼠标指针在表格中不同位置时的样式 79 相关知识点 4 表格的格式设置格式设置包括表格外观和内容两部分的格式化 如表格的边框和底纹 对齐方式 行高 列宽 表格中文本的字体 字号 缩进与对齐方式等 调整表格的行高和列宽设置对齐方式表格自动套用格式 80 相关知识点 5 表格内数据的排序 学生成绩表 排序 对话框 81 相关知识点 6 生成图表可以将表格中的数据或部分数据生成统计图 如柱形图 饼图 折线图等 使得表格中的数据更加直观 选取表格区域 图表效果 82 案例总结 本案例通过制作 市场部一周会议日程安排 表格 学会了Word文档中的表格操作 包括创建表格 编辑和调整表格 插入和删除表格对象 拆分和合并单元格 调整表格的行高和列宽等 修饰表格 设置表格边框线 设置表格底纹 绘制斜线表头等 表格的数据处理 排序 计算 生成图表等 通过本案例的制作 举一反三 可以制作日常学习及工作中的用到各类表格 如产品销售表 客户登记表 会议日程表 个人简历等 使用Word可以进行简单的数据处理 需要进行复杂的数据处理时 优先使用Excel 83 4 5案例4 毕业论文排版 84 任务单 85 案例情境 86 案例效果 毕业论文部分页面效果图 87 案例分析 毕业论文的相关要求如下 1 装订要求论文一律用A4 210mm279mm 标准大小的白纸打印并装订 左装订 成册 论文在打印时 要求纸的四周留足空白边缘 以便装订和批注 每页的上边距和左边距侧 订口 应分别留边25mm 下边距和右边距 切口 应分别留边20mm 2 毕业论文的结构及装订顺序毕业论文由以下部分组成 封面 毕业设计 论文 任务书 中文摘要 英文摘要 目录 正文 结论 致谢 参考文献 有关图纸 大于3 图幅时单独装订 88 案例分析 3 毕业论文的排版格式要求 封面 封面格式由模板提供 格式要求见表 89 案例分析 3 毕业论文的排版格式要求 论文格式 按照装订顺序的论文各部分格式要求见表 90 案例分析 3 毕业论文的排版格式要求 页眉页脚毕业论文从正文开始每页有页眉页脚 页眉统一为 兰州工业高等专科学校毕业论文 字样 页脚为页码 从中文摘要开始 摘要 Abstract 目录用罗马数字 正文用阿拉伯数字 1 2 3 页眉页脚均为宋体 小五号 居中 91 案例分析 学完本案例后可以掌握以下办公要领 如何创建Word文档长文档的特点以及如何编排长文档如何设置样式以提高编排效率如何设置分节 分页 分别设置不同章节的页码 页眉和页脚 如何设置脚注 尾注 添加批注如何创建并更新目录 92 制作过程 步骤1 启动启动Word2003 新建并保存文件 毕业论文 doc 步骤2 页面设置 设置页边距为 上 和 左 为2 5cm 下 和 右 为2cm 装订线 为左 步骤3 制作封面和毕业设计任务书 93 制作过程 步骤4 设置分节 分页 插入 分页符 插入 分节符 94 制作过程 步骤5 断开每节的连接 设置不同的页眉及页脚 去除该标记文字 页眉和页脚 工具栏 断开与上一节的链接 95 制作过程 步骤5 断开每节的连接 设置不同的页眉及页脚 页码格式设置 设置不同的页眉页脚 96 制作过程 步骤6 预设各节文字样式 样式和格式 任务窗格 新建样式 对话框 97 制作过程 步骤7 应用样式 保存模板文件 步骤8 自动生成目录 索引和目录 对话框 更新目录 对话框 98 制作过程 步骤9 字数统计 步骤10 保存 打印预览和打印文档 99 相关知识点 1 页眉和页脚页眉和页脚通常用来显示文档名称 章节标题 公司徽标 作者姓名 页码 日期等文字或图形 页眉出现在每页的顶端 页脚出现在每页的底边 2 批注 脚注和尾注批注就是给文档中的某些内容加的注释文字 脚注一般默认将注释内容放在文本所在页的底部 尾注一般放在文档的尾部 100 案例总结 本案例通过制作毕业论文 了解长文档的特点 学会了Word中长文档的编排方法 包括设置分节 分页 设置不同的页眉页脚 设置并应用样式 创建并更新目录 插入批注 插入为主和脚注 生成模板文件 字数统计等 通过本案例的制作 举一反三 可以制作日常学习及工作中的长文档 如设计报告 产品说明手册 项目可行性报告 商务计划书等长文档 101 4 6案例5 制作客户回访函 102 任务单 103 案例情境 104 案例效果 105 案例分析 案例中的客户相关资料如表所示 现代商务活动中 经常遇到如邀请函 会议通知 聘书 客户回访函等日常办公事务处理 往往需要用电脑完成信函的信纸 内容 信封 批量打印等工作 本案例就是通过Word的邮件合并功能 方便 快捷的完成以上事务 106 案例分析 学完本案例后可以掌握以下办公要领 如何使用邮件合并如何准备数据源如何批量制作信封 107 制作过程 步骤1 建立邮件合并主文档 客户回访函 启动Word2003 新建空白文档 命名为 客户回访函 doc 并保存 进行页面设置 设置纸张大小为A5 上下边距为2厘米 左右边距为2 5厘米 录入如图4 102所示的 客户回访函 内容 对 客户回访函 的字体和段落进行格式化处理 设置标题为 黑体 20磅 加粗 段后间距1行 正文为 宋体 小四号 2倍行距 首行缩进2字符 单击落款段落 拖动标尺上的左缩进图标 拖到右侧合适位置 使落款靠右对齐 邮件合并的主文档 客户回访函 108 制作过程 步骤2 准备数据源 步骤3 建立主文档与数据源的连接 邮件合并 工具栏 109 制作过程 步骤4 在主文档中插入域 插入合并域 对话框 插入域之后的信函 110 制作过程 步骤4 在主文档中插入域 设置插入域的字符格式 客户回访函制作效果图 111 制作过程 步骤5 邮件合并 生成个人信函 步骤6 打印个人信函 合并到打印机 对话框 112 制作过程 步骤7 制作统一格式的信封 生成的标准信封格式 修改域后的信封格式 信封制作向导 113 相关知识点 1 邮件合并制作邮件合并文档有三种方法 按照 建立邮件合并主文档 制作数据源 建立主文档与数据源的连接 在主文档中插入域 邮件合并 的步骤来实现邮件合并文档的创建 利用 邮件合并 向导 利用 邮件合并 任务窗格 114 相关知识点 2 模板 模板 对话框 专用型传真 模板 115 案例总结 本案例通过制作客户回访函 学会了Word中邮件合并功能的使用 邮件合并的操作步骤为 创建主文档 输入固定不变的内容 创建或打开数据源 存放变动的信息内容 数据源一般来自于Excel Access等数据库 在主文档所需的位置插入合并域 执行合并操作 将数据源中的变动数据和主文档的固定文本进行合并 生成一个合并文档或打印输出 通过本案例的制作 举一反三 可以制作日常办公事务处理中 经常遇到的如邀请函 会议通知 聘书 客户回访函 传真 名片等需要批量生成的文档 116 4 7Word使用技巧及拓展 117 任务