第六章-管理信息系统的行为说PPT课件.ppt

管理信息系统MANAGEMENTINFORMATIONSYSTEM 河海大学 第六章管理信息系统的行为说 6 1如何在组织中导入MIS6 2如何使组织运用好MIS6 3如何让人员接受MIS6 4如何使人员使用好MIS 如何在组织中运用好MIS MIS能帮管理人员做什么 如何帮助人员使用好MIS 本章要点组织与信息系统的相互影响关系在组织中导入MIS应该考虑的问题如何在组织中运用好MIS在MIS导入时做好人的工作的重要性如何帮助人员使用好MIS 第六章管理信息系统的行为说 一 组织应认识到信息系统的战略作用信息技术的发展改变了组织的战略环境 从而给组织战略的制定与管理带来了新的挑战 同时 信息资源与信息系统本身在组织中已经占据了重要的战略性地位 对信息资源与信息系统的有效开发 应用与管理已成为组织的一项战略性任务 信息系统战略的指导方向应与组织战略的总体导向相一致 信息系统战略在一定意义上具有了与组织战略同等的重要性 为了将信息系统用作竞争武器 必须了解在哪里它可能为企业找到战略机会并提供竞争优势 外部竞争威胁模型和价值链模型两个模型已被用于识别信息系统所能够提供竞争优势的经营领域 6 1如何在组织中导入MIS 一 组织应认识到信息系统的战略作用 一 外部竞争威胁模型在外部竞争威胁模型中 企业面临若干外部威胁和机会 新的市场竞争者的威胁 替代性产品和服务的压力 客户和供应商讨价还价的实力 传统行业竞争者的市场定位 企业可以用四个基本竞争策略对付这些外部竞争威胁 产品差别化策略 市场定位差别化策略 与客户和供应商建立紧密联系 成为低成本的生产者 6 1如何在组织中导入MIS 一 组织应认识到信息系统的战略作用 一 外部竞争威胁模型企业可以施行上述战略之一或同时采用几种战略来获得竞争优势 而信息系统是可以辅助和支持这些竞争策略的 信息系统通过加工数据 提供数据来提高公司的销售与日常经营技术 从而能为公司带来竞争优势 信息系统有助于内部作业 管理控制 计划和人事工作 系统能帮助公司显著地降低其内部成本 让公司以低于竞争者的价格提供产品和服务 总之 信息系统能够帮助企业开发新产品和新服务 更精确地做产品的市场营销 铸成供应厂商及客户的新的关系 降低内部运作成本 6 1如何在组织中导入MIS 一 组织应认识到信息系统的战略作用 二 价值链模型价值链模型把企业视为许多基本活动序列或 链条 根据企业从事的生产经营活动分析竞争优势所在 它从战略角度将竞争优势和企业的日常活动联系起来 通过更有效地进行这些活动以实现企业的战略目标 企业创造的价值产生于自身一系列基本活动中 企业组织的基本活动为其产品和服务增添附加值 这些活动可被分为主要活动和支持活动两类 主要活动直接同公司的产品和服务的生产及分销有关 支持活动使主要活动的进行成为可能 所有价值链活动又由两个部件组成 即价值链活动的物理部件和信息处理部件 6 1如何在组织中导入MIS 一 组织应认识到信息系统的战略作用 二 价值链模型该模型强调价值活动之间相互关系的重要性 活动之间应该是相互促进和配合的关系 共同产生的价值远远大于各价值活动自身价值之和 更为重要的是 该模型使企业清楚地知道哪里是它的竞争优势 价值链模型突出了最适合应用竞争策略的企业组织的活动 突出了信息系统有可能产生战略影响的活动 如果信息系统帮助企业以比竞争者更低的成本提供产品或服务 或帮助企业以同竞争者相同的成本提供比竞争者更好的产品和服务 这样的信息系统就具有战略作用 6 1如何在组织中导入MIS 二 组织应熟悉其和信息系统之间的关系 一 组织与信息系统的联系不同的组织对信息系统的需求是不同的 信息技术和信息系统用来实现组织目标和任务的方式和特点也是不同的 明茨伯格把组织分为五种结构 创业型结构 机器型层峰结构 事业部型层峰结构 专业型层峰结构 特别任务型结构 6 1如何在组织中导入MIS 二 组织应熟悉其和信息系统之间的关系 二 组织与信息系统的相互影响1 组织如何影响信息系统组织是为人们为实现共同目标而组成的一个稳定的正式的群体和关系 组织的要素包括组织的人 组织的业务职能 组织机构 标准作业程序 组织文化和组织政治等 人是组织的中的关键要素 一个企业的业务职能 一个组织的层次结构 组织文化 组织政治是左右组织命运和信息系统效果的隐性力量 6 1如何在组织中导入MIS 二 组织应熟悉其和信息系统之间的关系 二 组织与信息系统的相互影响2 信息系统如何影响组织微观经济理论认为 信息技术是一种能方便替代资本和劳动力的生产要素 可用于产品的创新和生产过程的创新 行为学研究发现 没有证据表明信息系统能自动地改变组织 尽管信息系统可作为实现组织管理者决定寻求的组织变革目标的手段 行为理论学者认为信息技术不是变革组织结构的独立的力量 最近有关信息技术和组织变化的研讨内容是 随着知识和信息的更加普及 决策权将更为分散 由于专业工作人员能够实行自我管理 因此组织模式将变为扁平 6 1如何在组织中导入MIS 三 在组织中导入信息系统1 组织为什么要采用信息系统组织采用信息系统是为了提高效率 改善服务 节省金钱 减少劳力 尽管这些回答一般是正确的 但它不是唯一或主要的采用信息系统的原因 对决策 速度 精度 的改变 对更高的客户期望值服务 协调组织内分散的群体 对人事和费用更严格的控制 提高组织的竞争力等都已经成为建立信息系统的主要原因 由于内部的文化因素和外部的环境因素促使组织开发 接受 利用 管理 信息系统 6 1如何在组织中导入MIS 三 在组织中导入信息系统2 组织实际上在如何使用信息系统组织使用信息信息系统需要决定由谁设计 由谁建立和由谁来操作组织中的信息系统 通常经理们 高级管理层 最终使用者 制定关于计算机套餐的决策 计算机套餐问题由三个主体构成 1 组织单位 被称之为信息系统部门 2 信息系统专家3 IT基础设施 硬件 软件 数据存储 网络通信 和信息系统战略规划 今天 组织中的信息系统部门和专业人员往往是组织变革的强大推动力量和鼓动者 6 1如何在组织中导入MIS 三 在组织中导入信息系统3 信息系统在组织中的作用发生了什么变化信息技术和系统在企业经营中的运用 从不同的可分为若干阶段 一种比较有代表性的划分是斯科特 莫顿指出的 他认为信息技术和系统的运用已经和正在延续三个阶段 即工作自动化阶段 信息管理阶段和经营转型阶段 这些阶段反映了信息技术和系统在经营领域运用所扮演的角色的演变 从工业自动化到信息管理再到经营转型 信息技术和系统对组织的战略重要性大大增加 要实现信息技术和系统的价值所需要的组织变革力度也大大增强 即组织必须从信息技术以外的方面如业务流程 组织结构甚至组织文化等方面进行相应的变革才能真正发挥技术的效能 6 1如何在组织中导入MIS 组织要运用好MIS 首先还是要解决观念 态度等问题 信息系统到底能为组织做些什么呢 有很多中介因素 它们影响着信息技术与组织之间的相互作用 这些因素包括组织周围的环境 组织文化 组织机构 组织的业务流程 组织的管理决策模式等 同一种技术对处于不同情况中不同的组织的影响是不同的 或者说不同的组织在不同的情形下能体验到同样的技术带来的不同影响 这样的结论也许是错误的 信息系统对一切组织具有确定的某种作用 信息系统的作用对每个组织是不一样的 只有对特定的组织做详细的分析 经理们才能设计和管理信息系统 信息系统不能从某个组织中完全地移植到另一个组织中 6 2如何使组织运用好MIS 其次 在组织内有不同的层次 不同的职务 不同的部门 不同的群体 信息系统对组织不同层次和群体的作用是不一样的 组织内各个层次关注不同的问题 也就需要提供适合于各层次的信息系统 6 2如何使组织运用好MIS 组织运用信息技术和信息系统要注意以下两方面 一方面信息技术必须与组织的业务计划 标准作业程序和业务流程相匹配 另一方面 这些业务计划 标准作业程序和业务流程有可能是过时的或与预想的技术不相容 在这样的情形下 管理者就需要改变组织来适应技术 或调整组织和技术来实现一种最佳的 适应 技术的变化比组织的变化快得多 当组织中的信息系统发生变化时 必然会影响到组织的结构 任务 人员 文化等等发生相应的变化 系统建立的过程就是一个组织再设计的过程 6 2如何使组织运用好MIS 技术因素只是系统成败的原因之一 管理和组织的因素往往起到更大的作用 由于引进一个新系统的困难性 有经验的系统专家用系统达到组织变革时非常谨慎 归纳几点如下 只有当环境有了显著改变时 组织才要创新 只有当组织必须采取创新时 它们才会去做 阻碍变革的强大力量来自组织机构 组织的价值观 组织中的利益群体 取得组织的创新是困难的和复杂的 让技术适合于组织 或反过来 6 2如何使组织运用好MIS 一 管理者该做什么和实际上做什么经理们应了解本行业内信息系统的性质行业中的龙头老大采用什么战略 哪些组织在应用信息系统上是行业的先驱 本行业能靠引进信息技术得到战略机会吗 什么样的系统能用于本行业 6 3如何让人员接受MIS 一 管理者该做什么和实际上做什么在自己的组织内 经理们应了解如下问题在信息系统应用方面 本组织领先于行业水平还是落后于行业水平 目前的经营战略计划是如何与信息服务战略相配合的 目前的信息技术是否为组织创造了显著效益 新的信息系统将在哪些领域为企业提供最大价值 6 3如何让人员接受MIS 一 管理者该做什么和实际上做什么为了发现信息系统的机遇和理解它们恰当的作用 我们首先来看看经理们日常活动实际都做什么 即管理者的作用 然后研究决策的不同层次 类型和阶段 由明茨伯格进行的一个著名的对实际管理行为的研究指出 经理从事的大量工作是快节奏的 并且其工作量是高强度的 管理活动是多样的 不连续的 简短的 经理们要处理眼前的 具体的 特殊的问题 经理们维持着复杂的人际关系网作为非正式信息系统 相对于书面方式 经理们偏好口头交流方式 成功的经理们能够控制既定计划 6 3如何让人员接受MIS 一 管理者该做什么和实际上做什么对经理行为的观察可以得出其内在因素 要做有效的工作和高效率的工作 经理们采用一切可用的有效手段和高效率方式 管理者们感兴趣的是当前的 最新的 然而可能是不确知的信息 他们不大注重历史的 常规性的信息 作为成功的高层者 他们通过发展自己的信息渠道及信息网络来控制自己的日常活动程序 而不成功的管理者则有可能被下属带来的问题所压倒 6 3如何让人员接受MIS 二 决策者是如何做决策的决策制定的差别可按组织层次分类 安东尼把组织中的决策制定分为三类 战略的 管理控制的和作业控制的 西蒙将决策类型又分为结构化的和非结构化的 有些决策是半结构化的 即介于结构化与非结构化之间的决策 以往 信息系统的多数成功之处是处理结构化的 作业控制和管理控制类决策 而现在大多数激动人心的应用在问题是半结构化的和完全非结构化的领域 如管理 知识和战略规划领域 西蒙描述了决策制定的四个阶段 情报搜集 方案设计 选择和实施 6 3如何让人员接受MIS 三 让人员接受MIS开发和运用阶段中关于MIS与人的一些现象和问题 在开发阶段 MIS开发中一个通病就是对客观的 物的因素研究和考虑得多 而对于人的行为因素考虑得少 甚至根本没有考虑 在运用阶段 直接使用系统的人由于工作性质的变化 劳动强度的增加或环境的变化而觉得不习惯 不舒服 另外 系统的引入使人际关系发生了变化 6 3如何让人员接受MIS 三 让人员接受MIS作好用户的工作 处理好使用者和开发者之间的关系 6 3如何让人员接受MIS 要使人员使用好MIS 必须首先了解不同人员的需求 用MIS尽量满足不同人员的需要 并让他们融入到MIS之中使用MIS时 一个非常棘手的问题是用户的阻力和抵制 阻力可能是由于对用户的教育 培训 说明不当引发的 也可能是因为用户个人的原因 研究表明 无论新系统最后方案设计成什么样 在受到一部分人支持时 也常常会引起另一些人的反对 学者们提出了三种理论解释抵制产生的原因 基于人的理论 基于系统的理论 交互理论 6 4如何使人员使用好MIS 基于人的理论认为产生抵制的原因完全来自于用户本身 他们不能克服人的缺点 例如他们的懒惰 不愿意学习新的工作方法 基于系统的理论的理论认为产生用户抵制的原因来自于系统设计不良 例如用户界面混乱 学习操作困难等 交互理论认为用户的抵制是系统因素与人的因素交互作用的结果 例如从工效学的角度充分考虑人与机器之间的交互影响和作用 6 4如何使人员使用好MIS 克服用户阻力的策略可以有如下几种 基于人的 对用户进行良好的培训 用行政手段干预 说服教育 鼓励用户参与基于系统的 对用户进行教育 改进人机界面 用户参与设计的改进 必要时对系统进行修改交互的 应用新系统前先解决好人的问题 重新设计用户的激励办法与制度 重新确定用户与设计者之间的关系 在适当的时候鼓励用户参与实施 6 4如何使人员使用好MIS 组织成员往往会由于对电子交流方式和信息处理方式的日益依赖而产生孤独 焦虑和自尊丧失 一个组织一旦引入了一套信息系统 该系统就会对这个组织的管理和行为产生重大的影响 组织内个人与团体之间的人际关系会发生变化为管理组织的各种资源所需要的信息处理方式也会发生变化 这些变化最终导致权力的再分配 并引起一些内部工作人员对系统的抵制 这些系统拥有一个共同的特点 为实现某个特定的系统功能 系统要求它的使用者必须改变他们的行为 即改变他们原有的工作方式和工作习惯 6 4如何使人员使用好MIS 不同组织的信息系统基本形态或表