办公室的SPPT课件.ppt

6S管理之办公室6S 1 办公室是企业管理人员的工作活动场所 也是客户 员工留下的第一印象的地方 办公室的6S水平如何 直接影响到企业的形象 2 目录 一 办公室6S的八大原则二 文件夹管理标识方法三 其他管理对象 3 1 共独明确共 公共使用 独 个人使用 公共使用的放在所有人都方便去拿地方 个人专用的放在他的附近 一 办公室6S的八大原则 4 2 公私分明在区域规划 业务功能区域识别分明 办公区和会客区 休息区最好能够区分 物品方面 区分是公司用品还是私人用品 公司的放在明显处 私人物品放在不明显处 有抽屉的话 公司用品放在上层 私人物品放在下层 在座位上 还要设置姓名标牌等用于识别 一 办公室6S的八大原则 5 3 柜架标识文件柜 放置物品的柜架要标识清楚所放物品的类别 名称以及管理责任人等 必要时设定最大最小库存 安全库存等内容 文件柜左上角贴柜子编号 名称 部门及责任人 柜门内贴上柜内文件 物品位置对应图 文件柜内分层分类 用分隔线和标贴进行分区 一 办公室6S的八大原则 6 7 4 资料分类文件资料要分类整理放置 通过行迹管理等方法 使文件拿走了能够马上发现 行迹管理是指 一 办公室6S的八大原则 8 9 5 桌面整理桌面允许放置的物品 较长时间离开时 文件夹 盒 电话机 传真机 文具盒 笔筒 电脑 水杯 台历 桌面文件夹需明确文件夹处理状态 待处理 处理中 已处理 一 办公室6S的八大原则 10 6 抽屉物品抽屉的整理 整顿 不要的或不应该放在抽屉内的物品清除 抽屉内物品要分类 做分类标示 办公用品放置有序 个人用品放置在底层 有措施防止物品来回滑动 一 办公室6S的八大原则 11 7 墙面张贴在墙上随意张贴的做法必须纠正公告尽量使用看板方式 一 办公室6S的八大原则 12 8 公告管理公告栏规划要美观大方 明确管理责任人 发布的信息要明确张贴期限 对人员的出缺勤 人员动向 工作计划 实绩等内容尽量要揭示出来 提高工作效率和管理透明度 一 办公室6S的八大原则 13 1 外部标识侧面标识要素 文件夹序号 文件夹名称 文件夹管理部门 文件夹管理责任人 正面标识 正面标识一般可省略 在侧面无法标识可将上面内容标识在正面 1文件名称部门管理人 二 文件夹标识方法 14 2 扉页索引在文件夹的扉页 或文件盒的表面 标明该文件夹中收集的文件种类 便于分类查找 二 文件夹标识方法 15 3 内部分页纸在同一文件夹中用分页纸将不同的文件 资料 分开便于文件管理及寻找 二 文件夹标识方法 16 4 文件夹标识注意事项统一规格及字体 用电脑打印 对厚薄不一的文件夹 标识长度要一致 若将文件夹放入文件盒 文件盒也应有对应标识 侧面标签加上斜线或三角是一个很好的管理方法 目视化管理 二 文件夹标识方法 17 18 四 其他管理对象 1 茶具 水杯的定点放置设立饮水区 将茶具 水杯定点放置 让员工在饮水区内饮水是一个好的办法 如果将水杯放在台面 也不要用画框线的办法来定位 那样很不美观 可以采用其他方法 如用杯垫的形式 19 20 2 废纸篓 垃圾桶 清洁用具的定位 标识办公区废纸篓 垃圾桶 清洁用具的定位不一定要求画定位线 但放置的位置一定要合理 四 其他管理对象 21 3 办公用品的标识 四 其他管理对象 不利于6S的问题 个人办公桌内办公用品太多 使用过程中浪费大 没有用完就过期或作废 办公用品重复库存多 公司 部门 班组 个人层层库存 办公用品品种繁多 购买的随意性大 办公用品控制途径 尽可能控制个人持有量 尽可能让办公用品发挥最大的功效 最大限度的减少办公用品的品种 最大限度的减少办公用品库存 22 6S管理之文件6S 23 文件6S的目的1 文件的共享和有效利用2 减少寻找文件的时间 提高工作效率3 办公室空间的有效利用4 办公环境的改善5 提高办公效率 24 办公室文件资料6S的基本原则 1 文件不重复保管 一种文件只在一个位置保管2 对原件实施管理 不随意复印或使用复印件3 分类归档管理 不要是文件私有化4 文件统一规格 原则上统一为A4纸5 简化报告文件 原则上报告限定在1 2张A4纸6 文件去放方便 能够快速的取出保管文件 25 一 整理 留下有必要保管的文件 明确哪一类文件需要 哪一类文件不需要 无效和不需要的文件及时清理 明确废弃基准是必要的 1 使用之后废弃 2 保管后废弃 3 保管 保存后废弃 26 二 整顿 将文件分门别类 归入文件夹 文件架 并做好标识 1 使用合适的文件夹2 在文件夹的封面 侧面上注明类别名称 保管担当 保管期限3 在首页建立目录表 必要时每一类设一张分页纸 便于迅速寻找4 设置专门的文件柜存放文件 27 28 三 清扫 维护文件的状态 对归档的文件 特别是中长期保管的文件和文件柜 要定期进行清洗维护 对经常使用的文件也要进行必要的维护 损坏或遗失的文件要进行及时的修补 发行新的版本 要及时回收销毁旧版本 定期清扫清洁 特别注明做好防潮 防虫等工作 仅具有参考价值的资料 要特别注明 文件增加变更时 要及时更改目录索引 29 四 清洁 专人管理 责任分明 决定文件管理责任人 并将责任人名字明确标识在文件柜或文件夹上 一般的 以安排经常使用此文档的员工承担清洁维护的责任较好 防尘 防潮防蛀 定期修补维护 30 五 素养 养成好的习惯 时时要求员工能很好的维护文件的6S状态 做到爱护性的使用文件 使用完之后及时归位 按规定要求复印和发放文件 节约纸张 培养员工良好的习惯 31 六 安全 确保文件适当使用 1 安全的使用 在恰当的地方及时间使用正确的文