供应链订单及订单处理流程PPT课件.ppt

第4章订单作业 订单作业的概念订单处理流程 1 订单作业的概念 P71 2 订单处理流程 P71 3 订单处理的相关流程 4 安排接待 准备好相关资料 做好会议记录 会议期间的注意事项 选样品 1 客户到访 5 注明条款 付款 出货 推荐常规产品各分厂报价标准各异装箱资料要估大一些标准问题要尽早解决现报无毒材料产品 成本报价要加多2 散货要加收 50 cbm额外费用 2 报价 6 查看公司客户资料 查看公司报价 BOM 查看工厂交期 通知客户 3 客户下单 7 4 开PI 产品规格描述要清楚 DL 2W 45M 230VLBL GlamLight13mm230VLightblue 数量价格不能错不同公司用不同抬头付款条款 出货方式若包装资料有特别要求 则应要求客户尽早提供 8 5 客户确认PI 要求客户安排付款或者开L C收到付款凭证后 以及根据客户的信誉 可安排生产 9 6 开生产单 开生产单时要注意事项 A 产品规格明细要清楚 查看客户有无特殊要求B 出货方式 出贷日期要求客户提供FORWARDER和目的港资料追工厂进度 追客户包装资料 10 7 验货 11 8 安排出货 催紧收款 跟工厂确认交期 查客户船期 发出货通知 安排订柜拖柜 办理商检 12 9 出货后的跟进 船务文件的评审 LC交单 出Shippingadvice收余款寄提单 13 10 客诉 客诉要当天发给工厂客户客诉原文作附页 但要删去客户联系资料通知客户客诉结果及改进方法 14 利用ERP流程操作的整个订单流程 15 SD2 1 客户订单处理流程 总览 客户服务部 Customer 产品 VAW 生产计划 库存可用性检查 交货 安排运输发货 生产瓶颈情况 供销合同草案 需求数量需求日期 销售办事处 客户 PROPACK 合同评审 产品 材料编号申请表 BOM维护 16 系统订单流程图 建立库存件销售件客户件 建立客户订单 采购申请 客户订单下达 系统信贷检查 MRP CRP运行 车间订单申请 合同评审 车间订单各工序报告 仓库接收产品进仓 系统可用性检查 采购订单 车间订单 客户订单发货 开发票 收款 17 一 基础数据的系统设置 库存 采购 销售订单所需的基础数据1 订单 产品 原辅材料等分类方案 已有 2 成品库存件 销售件 客户件 采购件3 BOM Routing4 版辊库存件 采购件5 各项原材料的库存件及采购件 供应商6 人员的设置7 域 财会科目 本位币等设置 18 二 客户订单的准备 业务人员详细提供新产品新客户的资料法务组确定新客户的放帐期及放帐额客户服务部填写 新产品编码申请表 及建立客户件如是新制版先建立版辊的客户订单 并下达 BOM小组审核新产品的技术 及建立新产品库存件 BOM Routing财务对已建的产品库存件计算放入标准成本客户服务部建立销售件 销售件参照 客户协议 针对外币产品 19 二 客户订单的建立 对已设好如上数据的产品 建立客户订单针对订单行建立合同评审跟进评审结果 确定订单的最终交货期 20 三 客户订单的下达 客户服务部主管审核并下达系统中的客户订单对于禁止信贷的客户订单 由信贷员审核并确定是否下达客户服务部文员跟进被禁止的客户订单情况各跟单人员打印已下达的客户订单列表 交PPC 21 四 版辊采购订单 案例 当制版组接收到来自客户服务部下达的制版客户订单生成的采购申请后 审核并生成版辊的采购订单下发采购订单给制版厂 制版厂以此采购订单号为整个制版的跟进及发货 制版采购订单接收后 制版的客户订单的状态即是已发货 就会过帐到财务生成为客户的开票需求 22 五 物料的采购订单下达及接收 在还没有运行MRP的时候 手工建立物料的采购订单运行MRP后 由系统进行可用性检查 对短缺的物料生成采购建议下达采购订单 接收采购订单 物料入库 23 六 车间订单的建立及下达 PPC接到客户服务部的列印已下达的客户订单列表后 在系统中手工建立车间订单前提是该产品的BOM和Routing已设置为可用状态车间订单号与客户订单号不一致 是以后产品进仓时的批号安排生产计划时间表 打印各工序文件 连同BOM小组转来的工艺文件 工作指南 稿件等一系列生产指令性文件 打包交生产 24 七 下发物料 物料部根据PPC提供的生产计划安排时间表 在系统中根据BOM计算得出的材料需求量 来发放物料到指定工序和机台 25 八 车间订单的执行及报告 车间按生产计划执行生产 并及时向PPC反馈不能按计划执行的订单原因和特殊情况 每个工序完成后 各工序利用条码系统来扫描工序文件进行完工产量报数同时需填写报表并按原车间订单号退回剩余物料统计审核并根据车间报表完善系统中的数据 废品数 工时汇报等车间订单完工后 及时进仓及在进仓单和进仓日报表中勾出完工标志 26 九 成品的进仓 仓库对生产已报数的进仓产品进行系统内的接收并在生产提供的进仓日报表中 注明已接收到系统中 27 十 车间订单的关闭 PPC要对已完成生产 并已在系统中完成报数的车间订单进行关闭关闭的三个条件 1 PPC要从成品进仓的报表中知道已全部完成的信息2 统计报数的及时完成 已有时间要求 3 退料的及时完成 且不能串单 注意 1 关闭的车间订单不能再进仓及退料 2 车间订单如果不及时关闭 会影响财务成本的归集 28 十一 发货准备 客户服务部每天填写是日发货计划 要求尽可能准确及减少临时变动此计划交三个部门 物料 安排车量及准备货物品管 尽早准备客户要求随货送的检测报告 及对是日要发货的产品优先及时检测生产 保证正在线上生产的要发货产品的及时进仓 注意 各相关部门有问题要尽早反馈客服部 29 十二 发货 客户服务部收到进仓单后 在系统中进行预留 提货 打印出仓单 送货单仓库按出仓单装车发货实际货物发出后 在系统中补充装货清单及在系统中执行发送记录 30 十三 开发票 发货后 系统会自动过到建立汇总发票界面 财务审核后 建立发票 打印后生成正式凭证 开票后 如果订单是全部发货的 客户订单就自动关闭 31 十四 退货 工厂在确定接受客户的退货后 客户服务部在系统中建立 客户订单退货物料拉回退货并在此客户订单退货上接收入厂 并打印此份退货单交品管验证品管将验证结果及处理建议填写在此退货单上 交相应部门 1 仓库 按品管意见办理系统报废及退仓2 PPC 按品管返工建议手工建立车间返工订单 并去仓库领出退货 进行处理 处理中的废品 做为返工的车间订单废品 成品入仓 3 财务记帐4 客户服务部对返工后的数量建立客户订单 发货 32 十五 其它流程 内部客户订单流程集团内各个工厂互为客户和供应商集团内采购订单的下达 在系统内直接实现工序外协加工流程由PPC下发需外协的工序物料 采购部下达外协采购订单 加工后成品做工序接收 33 十六 未来流程方向 一 VMI VendorManagedInventory VMI是指由供方替买方管理库存 买方向供方开放产品需求及库存情况 由供方根据掌握的情况向买方提出供货建议 并由买方确认后供货 在未来操作中 会向此方向发展 实现的前提 建议客户向我们开放对我方产品的需求及实际库存情况 系统内的跟踪 利用客户计划跟踪其需求 34 十六 未来流程方向 二 客户计划处理流程销售与客户签订 客户计划协议 注改成 客户批量订单 协议内容包括客户大致周期用量 及实际用量与计划用量之间可接受的容差范围 注 在协议中客户必需已确认最近周期的用量 后面的周期用量为客户的大致预估 工厂执行客户计划 下达已确认的周期用量 生成客户订单 生产完成后 根据客户实际的要货时间及数量发货 需在双方确认的容差范围内 这是一个循环的过程 但有时间的界定 35 十六 未来流程方向 三 可退回包装物管理的流程每一种可回收的包装物 需设成销售 库存件在客户托管库存中 将每一种可回收的包装物设为托管行发出 在客户订单中增加可退回包装物的订单行 在确定交货日期时 下达订单行生成提货单 按实际数量修正提货单 回收 退回的包装物 按客户订单退货登记退回的数量 系统中库存数会增加 客户托管库存自动冲减 需客户化 损耗开票 对于客户的损耗 以月结的方式与客户确认数量 并按照双方谈定的价格手工开票 向客户收取包装物损耗金额 36 每日区域仓库订单处理与发货流程 5 3 2 4 3 2 销售部 客户服务中心网点库 物资管理部 销售点仓库 发货单 发货单 库管员核对发货单 是否属实 库管员说明情况 拒绝发货 库管员根据出库单登记日发货报表和日库存报表 送分公司会计 日库存报表 日发货报表 分公司会计将日库存报表与订单清单和销售报表核对 是否有应提未提货物 分公司会计追查原因 督促销售代表按期执行 分公司会计将每日汇总后的情况送总部财务 抄送总部销售行政 物资管理部 DC 存档 否 是 否 是 流程结束 库管扫描发货 双方根据发货单清点货物 库管员在发货单双方签字 货物凭出库单出库 库管员将一联交销售部 一联送财务开发票 一联交客户 一联返回总部 一联存档 出库单 存档 日库存报表 日发货报表 日库存报表 销售代表 分销商携发货单到销售点库提货 是否有应到未到的货物 否 是 销售代表 分销商向库管员查核情况 并根据结果作出相应处理 销售代表 分销商根据发货单与销售点库库管员对货物到货情况进行核查 发货单 财务部 库管员每日还需更新库存报表送物资管理部汇总后 抄送总部销售行政 上报DC的配运账务进行核对销售报表与各库存报表 配运经理调查处理有关差异 日发货报表 是否有差异 C 10 006 001 接终端营销管理订单处理流程C 12 003 003 是否为自提 仓库管理人员协同销售人员将货物配送至客户处 否 是 客户及配送商在发送货单上签字认可 否 是 第二日12 00前将汇总的报表抄送销售部行政人员 日销售报表 接销售统计分析流程C 12 011 001 37 销售配运计划制定与审核流程 销售部 物资管理部 物流副总裁 销售计划 销售经理拟制配货建议书 并随同上述计划一起递交配运部 配运经理综合日销售报表 供应商通知出货计划 区域库配货申请及库存报表制定配货计划 配运经理审核配货计划与配货建议书是否一致 是否一致 反馈销售部要求变更配货建议书并阐明原因 是 否 销售经理分析并制定新的配货建议书 授予配运经理对销售配货建议书的调整权限 外部订单 促销活动计划书 重大销售政策 主要为涉及销售数量变动和区域分布限制的 配货需求建议表 配货计划 配货需求建议表 配运经理组织制定配运计划 配运计划 递交物资管理综合业务 区域库控制计划 运输计划 转库计划 区域直发计划 递交区域商务会计与仓库主管 执行运输作业 执行转库作业 递交采购部 递交销售部销售行政人员 配运计划 C 10 006 002 财务部 根据各分公司的财务状况和应收帐款情况确定警示 是否停止发货 否 是 在配货计划中