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第5章建立和编辑电子表格 本章主要介绍Word2003的高级编辑功能 包括中文版式 分节符 样式 窗体以及 公式编辑器 的使用等内容 本章要点5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿5 2建立 2006年年历 1月 工作表5 3制作 瑞祥公司人事档案 工作表习题5 1 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 5 1 1工作界面快速浏览有多种方法可以启动Excel2003 其方法与启动Word2003的方法相同 例如单击 开始 所有程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeExcel2003菜单命令 则启动Excel2003同时建立一个新的文档 如图5 1 2所示 Excel2003的一个文档被称为一个工作簿 如果需要关闭工作簿或者退出Excel2003 也可以使用与关闭Word文档或退出Word2003相同的方法 如果需要建立一个新的Excel文档 或者保存已经建立的文档 或者关闭文档 所使用的方法都与Word相同 这里不再赘述 但是要注意 一个Excel文档称为一个工作簿 它的图标是 在调出 保存 对话框保存时 其保存类型选择 MicrosoftOfficeExcel工作簿 而在 我的电脑 等位置显示文件的信息时 则显示为 MicrosoftExcel工作表 启动Excel2003后的工作界面如图5 1 2所示 从图中可以看出 Excel2003的工作界面是一个标准的Windows环境下的软件 其中包括标题栏 菜单栏 工具栏 滚动条和滚动条按钮 工作区 编辑栏 状态栏 控制框与控制菜单和控制按钮等 2 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 1 菜单栏菜单栏中包括 文件 编辑 视图 插入 格式 工具 数据 窗口 和 帮助 等9个菜单 单击任意一个菜单 都会弹出一组相关的操作命令 根据需要可以选择相应的命令完成操作 这些菜单与其他Windows软件的菜单具有共同特点 也具有Office系列软件的个性化菜单的特点 这9个菜单的主要功能在以后的操作中将逐步学到 图5 1 2Excel2003的工作界面 3 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 2 常用 工具栏和 格式 工具栏工具栏是在菜单栏下面的一组图标按钮 每个按钮代表一个命令 这些命令与菜单栏中的命令是等价的 利用工具栏可以使操作更为简便 在Excel2003中 系统定义了很多工具 将它们分成不同的组而成为不同的工具栏 其中对最常用的操作项定义了两组工具栏 即 常用 工具栏和 格式 工具栏 默认状态下只有这两组工具栏显示在屏幕上 1 常用 工具栏 图5 1 3所示为常用工具栏 在这个工具栏中包括的是一些最常用的基本操作 如 新建 打开 等 当将鼠标指针移至某一按钮上时 该按钮会突出显示 并且在其下方显示出其名称提示 单击该按钮 就可以完成相应的操作 从图中可以看出该工具栏中有许多按钮与Word中相同 只有几个按钮功能与Word不同 如表5 1 1所示 图5 1 3 常用 工具栏 4 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 3 编辑栏和名称框编辑栏和名称框用于指示工作簿中当前活动单元格的单元格引用和存储的数据 它是由名称框 按钮工具和编辑栏几部分组成 如图5 1 5所示 编辑栏是随着操作发生变化的 它有两种状态 当选中一个单元格时 无论这个单元格中是否有数据 其状态如图5 1 5所示 而当输入数据 双击单元格准备进行编辑时编辑栏如图5 1 6所示 的数据后的编辑栏和名称框编辑栏中各对象的功能如下 名称框下拉列表框 用以显示当前活动单元格的单元引用 取消按钮 只有在开始输入和编辑数据时才出现 用鼠标单击此按钮 将取消数据的输入或编辑工作 输入按钮 只有在开始输入和编辑数据时才出现 用鼠标单击此按钮 可结束数据的输入或编辑工作 并将数据保存在当前活动单元格中 插入函数按钮 用鼠标单击此按钮 将引导用户输入一个函数 具体使用方法将在后面的章节中介绍 编辑栏 在插入函数按钮后面的文本框就是编辑栏 在编辑栏中可以输入或编辑数据 数据同时显示在当前活动单元格中 编辑栏中最多可以输入32767个字符 平时我们说它可以输入32000个字符 5 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 4 工作区工作区就是一个工作簿窗口 如图5 1 7所示 工作区包括工作簿名 行号 列号 滚动条 工作表标签 工作表标签滚动按钮 窗口水平分隔线和窗口垂直分隔线等 下面介绍几个在Excel中与其他Office软件不同的地方 单元格 工作簿中由行和列交汇处所构成的方格称为单元格 单元格是Excel2003的基本存储单元 图5 1 7Excel2003的工作区 6 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 当前活动单元格 在当前活动单元格中可以直接输入或编辑文字或数字 将鼠标光标移到一个单元格 单击鼠标左键 此单元格就成为当前活动单元格 填充柄 拖曳填充柄可快速填充单元格 工作表标签 显示工作表的名称 单击某一工作表标签可完成工作表之间的切换 活动工作表标签 正在编辑的工作表的名称 工作表标签滚动按钮 单击此按钮 可以左右滚动工作表标签 工作表标签分隔线 移动后可以增加或减少工作表标签在屏幕上的显示数目 水平分隔线 移动此分隔线可以把工作簿窗口从水平方向划分为两个窗口 垂直分隔线 移动此分隔线可以把工作簿窗口从垂直方向划分为两个窗口 5 状态栏状态栏的功能是显示当前工作状态 或提示进行适当的操作 如图5 1 8所示 状态栏分为两个部分 前一部分显示工作状态 如 就绪 表示可以进行各种操作 即中文Excel2003程序已经准备就绪 后一部分显示设置状态 如 求和 2222 表示若对选定的单元格进行求和运算 其和为2222 7 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 5 1 2单元格及其基本操作在Excel2003中所有数据都存放在单元格中 所谓单元格是工作区中行与列的交汇处 但不是所有的单元格都能输入数据 只有活动单元格才能接收数据 其他单元格可以存储数据 要使一个单元格成为活动单元格 必须选定单元格 根据不同的需要 有时要选择独立的单元格 有时则需要选择一个区域 1 单元格的表示方法工作表由若干行和若干列组成 在Excel2003中一个工作表最多可以有256列 用大写英文字母表示为A B Z AA AB AZ IV 65536行 用阿拉伯数字1 65536表示 行和列的交叉处是工作单元格 简称单元或单元格 一个工作表中最多可以有16777216个单元格 在Excel2003中 单元格是按照单元格所在的行和列的位置来命名的 如B17列号表示B 行号是17 如果要表示一个单元格区域 可以用该区域左上角和右下角单元格来表示 中间用冒号 来分隔 如G4 G12表示G列中从行号为4的单元格到行号为12的单元格区域 A15 F15表示在行号为15的第15行中 从A列到F列的6个单元格 B6 E13表示一个从单元格B6到E13单元格区域 以上几个单元格区域如图5 1 9所示 8 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 2 选定单元格的方法选择独立的单元格有多种不同的方法 下面介绍两种选定单元格的方法 1 使用鼠标选择单元格 将鼠标指针指向某个单元格 单击鼠标左键就可选定这个单元格 同时使它成为活动单元格 这时的单元格被一个粗框包围 当选定活动单元格后 行号上的数字和列号上的字母都会突出显示 如图5 1 10所示 由于一个Excel2003工作表由65536行 256列组成 屏幕上显示的只是其中的一部分 如果要选定的单元格不在屏幕上时 则要根据当前屏幕所显示的位置使用滚动条来移动表格 在Excel2003中垂直滚动条和水平滚动条都只能向行号和列号小的方向移动 如要向行号和列号大的方向移动时 则只能使用垂直滚动条的箭头按钮和水平滚动条的箭头按钮来完成操作 如图5 1 11所示 图5 1 9不同的单元格区域图5 1 10选定单元格时行号和列号图5 1 11滚动条向一个方向移动 9 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 2 用名称框选定 在名称框中输入要选定的单元格或单元格区域的名称如图5 1 12所示 按Enter键 就可以完成单元格的选定 如图5 1 13所示 3 选定整行或整列 1 选定整行 在工作表上单击该行的行号就可以选定该行 例如要选择第4行 只需在第4行的行号上单击鼠标左键即可 选定后的结果如图5 1 14所示 2 选定整列 在工作表上单击该列的列号就可以选定整列 例如要选择第C列 在第C列的列号 C 上单击鼠标左键即可 选定后的结果如图5 1 15所示 4 选定整个工作表在每一张工作表的左上角都有一个 选定整个工作表 按钮 只需将该按钮按下即可选定整个工作表 利用该功能可以对整个工作表进行修改 例如改变整个工作表的字符格式或者字体的大小等 5 选定连续的单元格区域同时选定多个单元格 称之为选定单元格区域 下面介绍选择单元格区域的两种方法 10 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 2 输入由数字组成的字符串 对于全部由数字组成的字符串 比如邮政编码 电话号码 产品代号等这类字符串的输入 为了避免被Excel2003认为是数字型数据 要在这些输入项前添加单引号 的方法 例如 要在C3单元格中输入邮政编码100022 则应输入 100022 3 Excel2003中文本的规范 在Excel2003中 一个单元格中可以有32767个字符 在单元格中只能显示1024个字符 在编辑栏中可以显示全部32767个字符 默认情况下 文本沿单元格左对齐 在单元格中输入的数据通常是指字符或者是任何数字和字符的组合 任何输入到单元格内的字符集 只要不被系统解释成数字 公式 日期 时间和逻辑值 则Excel2003一律将其视为文字 2 输入数字在Excel2003中输入数字的方法和输入文本的方法相同 默认情况下 数字右对齐 11 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 3 输入日期在Excel2003中 当在单元格中输入可识别的日期和时间数据时 单元格的格式就会自动从 通用 格式转换为相应的 日期 格式或者 时间 格式 而不需要去设定该单元格为日期格式或者时间格式 在Excel2003中对日期的输入有一定的格式要求 图5 1 20所示即为Excel2003可以识别的日期格式 输入日期时 可以先输入数字1 12作为月份 或输入月份的英文单词 然后输入 或 进行分隔 再输入数字1 31作为日 再加入分隔号后输入作为年的数字 例如 8 3 2004 如果省略年份 则以系统当前的年份作为默认值 如果要在单元格中插入当前日期 则可以按Ctrl 分号 键 输入了以上格式的日期后 日期在单元格中右对齐 如果输入的日期是Excel2003不能识别的格式 则输入的内容将被视为文本 并在单元格中左对齐 12 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 图5 1 20日期格式图5 1 21时间格式 13 5 1建立 广江盐化有限责任公司产品报价单 工作簿 4 输入时间时间可以采用12小时制式和24小时制式进行表示 小时与分钟或秒之间用冒号进行分隔 Excel2003能识别的时间格式如图5 1 21所示 若按12小时制输入时间 Excel2003一般把插入的时间当作上午时间 例如输入 5 32 25 会被视为 5 32 25AM 如果要特别表示上午或下午 只需在时间后留一空格 并输入 AM 或 PM 或 A 或 P 如果输入时间是Excel2003不能识别的格式 Excel2003将认为输入的不是时间而是文本字符串 14 5 2建立 2006年年历 1月 工作表 5 2 1快速输入数据在快速输入数据时经常会遇到选定大范围单元格区域的情况 这时使用鼠标操作选定单元格就会变得不方便 这是因为拖曳鼠标选定单元格区域时 当鼠标的拖曳超出窗口的可视范围时 Excel会自动滚动 而且其滚动的速度与拖曳的强度有关 一般情况下 很容易就会超出目标单元格很远 往回滚动时又会因为同样的原因再次错过目标 这时使用菜单命令选取单元格就会很方便 1 在Excel2003中可以建立的序列类型进行快速填充的数据一定是有一定规律的 这样Excel可以根据规律计算出所要填充的数据 而不用人工进行输入 在Excel2003中 可以建立下列几种类型的序列 1 时间序列 时间序列可以包括指定的日 星期或月增量 或者诸如工作日 月名字或季度的重复序列 2 等差序列 当建立一个等差序列时 Excel2003将用一个常量值步长来增加或减少数值 3 等比序列 当建立一个等比序列时 Excel2003将以一个常量值因子与数值相乘 15 5 2建立 2006年年历 1月 工作表 4 中国的传统习惯 Excel2003中文版根据中国的传统习惯 预先设有星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 一月 二月 十二月 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 子 丑 寅 卯 甲 乙 丙 丁 如果要完成这些序列填充可以用鼠标和菜单命令来完成2 同时对多个单元格输入相同内容在工作表中有时一些单元格中的内容是相同的 同时在这些单元格中输入数据可以提高输入的效率 下面以在一个课程表中输入数学课为例介绍其操作步骤 1 选定要输入相同内容的单元格区域 2 在活动单元格中输入内容 如图5 2 2所示 3 输入最后一个字符后 按下Ctrl Enter组合键 则多个单元格中输入了相同的内容 如图5 2 3所示 3 用鼠标输入序列在Excel中可以输入很多序列 下面介绍其中几种序列的输入方法 1 使用鼠标填充项目序号 很多表格中都有项目序号 输入这些序号的方法如下 选定一个单元格 输入序列填充的第一个数据 将光标指向单元格填充柄 当指针变成十字光标后 沿着要填充的方向拖动填充柄 如图5 2 4所示 拖到适当位置松开鼠标时 数据便填入拖动过的区域中 同时在填充柄的右下方出现 自动填充选项 按钮 如图5 2 5所示 16 5 2建立 2006年年历 1月 工作表 图5 2 4输入序列的第一个数据图5 2 5用鼠标拖曳过需要填充数据的区域 17 5 2建立 2006年年历 1月 工作表 4 使用菜单命令输入序列用鼠标输入的序列范围比较小 如果要求输入的序列比较特殊 这时就要用到菜单命令进行填充 使用菜单命令填充序列的步骤如下 1 在第一个单元格中输入序列起始值 并选中该单元格 2 单击 编辑 填充 序列 菜单命令 调出 序列 对话框 如图5 2 15所示 3 在对话框的 序列产生在 栏中指定数据序列是按 行 还是按 列 填充 在 类型 栏中选择需要的序列类型 然后单击 确定 按钮 序列 对话框中的各个选项的作用如下 类型 产生数据序列的规定 等差序列 把 步长值 框内的数值依次加入到每一个单元格数值上来计算一个序列 如果选定 预测趋势 复选框 则忽略 步长值 框中的数值 线性趋势将在所选数值的基础上计算产生 所选初始值将被符合趋势的数值所代替 等比序列 把步长值框内的数值依次乘到每一个单元格数值上来计算一个序列 如果选定 预测趋势 复选框 则忽略 步长值 框中的数值 几何增长趋势将在所选数值的基础上计算产生 所选初始值将被符合趋势的数值所代替 18 5 2建立 2006年年历 1月 工作表 日期 根据 日期单位 栏中选定的选项计算一个日期序列 自动填充 根据选定区域的数据自动建立序列填充 日期单位 确定日期序列是否会以日 工作日 月或年来递增 步长值 一个序列递增或递减的量 正数使序列递增 负数使序列递减 终止值 序列的终止值 如果选定区域在序列达到终止值之前已填满 则该序列就终止在那点上 预测趋势 使用选定区域顶端或左侧已有的数值来计算步长值 以便根据这些数值产生一条最佳拟合直线 对于等差序列 或一条最佳拟合指数曲线 对于等比序列 若将一个或多个数字或日期的序列填充到选定的单元格区域中 在选定区域的每一行或每一列中 第一个或多个单元格的内容被用作序列的起始值 19 5 2建立 2006年年历 1月 工作表 5 2 2自定义序列除了Excel2003所提供的序列以外 有时还会用到一些特定的序列 例如一个文具店所要经常处理的有日记本 田格本 拼音本 生字本 英语本 对这种情况可以自定义成序列 这样使用 自动填充 功能时 就可以将数据自动输入到工作表中 1 将工作表中已经存在的序列导入定义成序列从工作表导入已经输入到工作表的序列 其操作步骤如下 1 选定工作表中已经输入的序列 2 单击 工具 选项 菜单命令 调出 选项 对话框 在此对话框中单击 自定义序列 选项卡 如图5 2 16所示 3 在 从单元格中导入序列 文本框中显示单元格地址为 C 15 C 19 单击 导入 按钮 可以看到自定义的序列已经出现在 自定义序列 列表中了 如图5 2 16所示 图5 2 16 选项 自定义序列 对话框 4 单击 确定 按钮 序列定义成功 以后就可以使用刚才自定义的序列进行填充操作了 2 直接在 选项 对话框中输入自定义序列 20 5 2建立 2006年年历 1月 工作表 1 单击 工具 选项 菜单命令 调出 选项 对话框 单击 自定义序列 选项卡 2 在 输入序列 文本框中输入 笔记本 按Enter键 接着输入 练习本 按Enter键 直至输入完所有的内容 3 单击 添加 按钮 刚才定义的序列格式已经出现在 自定义序列 列表中了 定义完一个序列以后 如果要定义新的序列 在 自定义序列 列表框中 单击最上面的 新序列 选项 就可以定义另一个序列 3 编辑或删除自定义序列可以对已经存在的序列进行编辑或者将不再使用的序列删除 要编辑或删除自定义的序列 其操作步骤如下 1 单击 工具 选项 菜单命令 调出 选项 对话框 选择 自定义序列 选项卡 2 在 自定义序列 列表框中选定要编辑的自定义序列 就会看到它们出现在 输入序列文本框 中 3 选择要编辑的序列项 进行编辑 4 若要删除序列中的某一项 请按Backspace键 21 5 2建立 2006年年历 1月 工作表 5 2 3向多个工作表中同时输入数据默认情况下在一个工作簿中有3个工作表 每次单击一个工作表就可以将其选中 所有的操作都是对这个工作表进行的 所以一般情况下输入的所有数据都只能进入到一个工作表 当需要在多个工作表中输入许多相同的数据时 可按以下步骤操作 1 按住Ctrl键 单击要输入相同数据的工作表标签 选中所有要输入相同数据的工作表 2 选中需要输入相同数据的单元格 输入数据 以上同时对多个工作表输入数据实际上就是将工作表组成工作组 输入完成以后 不需要再组成工作组时 可以单击任意一个工作表标签 以取消多个工作表组成的工作组 取消工作表的一种方法是用鼠标右键单击某工作表标签 在弹出的快捷菜单中选择 取消成组工作表 菜单命令即可 22 5 3制作 瑞祥公司人事档案 工作表 5 3 1修改 移动和复制数据每一个工作表在输入数据的过程中和输入数据以后都免不了对数据进行修改 删除 移动和复制等操作 下面介绍如何对数据进行修改 1 修改单元格中的数据要修改单元格中的数据有两种方法 一种方法是选中该单元格 就可以在数据编辑栏中修改其中的数据 另外一种方法是双击该单元格 然后直接在单元格中进行修改 修改完毕后 按Enter键完成修改 要取消修改 按Esc键或单击公式栏中的 取消 按钮 2 删除单元格中的数据删除某个单元格或某个区域内的数据 首先要选中它们 然后用下面的方法删除数据 1 按Delete键 2 单击 编辑 清除 内容 菜单命令 3 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中单击 清除内容 菜单命令 用上面的方法只能删除数据 原来单元格所具有的格式并不发生变化 例如 在A5单元格中输入 4 8 确认输入后 Excel2003自动将数据设置成日期格式 显示为 4月8日 在编辑栏中看到的数据是 2005 4 8 将A5单元格中的数据用Delete键删除后 再输入数字 5 则原有的日期格式没有发生变化 所以会显示为 1月5日 如果要连同单元格的格式一起删除 则要单击 编辑 清除 全部 菜单命令 23 5 3制作 瑞祥公司人事档案 工作表 3 使用鼠标拖动移动和复制数据如果数据在工作表中的位置需要调整时 就要移动单元格中的数据 在Excel2003中可以将单元格从一个位置移动到同一个工作表上的其他地方 也可以移动到另一个工作表或者另一个应用程序中 移动数据有两种方法 使用鼠标拖动和使用 剪贴板 使用鼠标拖动移动数据的操作步骤如下 1 选定要移动数据的单元格 例如 A1 单元格 移动鼠标指针到边框上 2 当鼠标指针变为箭头形状时 按下鼠标左键不放并拖动到适当的位置 例如拖动到 C3 单元格中 如图5 3 3所示 3 松开鼠标左键 此时 A1 单元格中的数据移动到 C3 单元格中 当鼠标指针变为形状时 同时按下Ctrl键和鼠标左键不放并拖动 如图5 3 4所示 到达目标位置后松开鼠标左键 再松开Ctrl键 则选定的内容被复制到目标位置 24 5 3制作 瑞祥公司人事档案 工作表 图5 3 3移动单元格中的数据图5 3 4复制单元格中的数据 25 5 3制作 瑞祥公司人事档案 工作表 4 使用剪贴板移动和复制数据由于剪贴板的存在 使信息在被复制或剪切时 放置于剪贴板上 然后可以将信息从剪贴板上粘贴到工作表的其他位置或其他文档和应用程序中 在Excel2003中 剪贴板可以保留24个复制的信息 通过单击 编辑 Office剪贴板 菜单命令 调出 剪贴板 任务窗格可选择要粘贴的信息 使用剪贴板移动和复制数据的操作步骤如下 1 选定要移动数据的单元格 例如 A1 单元格 2 单击 常用 工具栏中的 剪切 按钮 3 选定数据要移动到的目标单元格 例如 C3 单元格 4 单击 编辑 粘贴 菜单命令 对 A1 单元格执行剪切操作后 看到 A1 单元格的边框变为黑色虚框 表示边框内的数据已经放到剪贴板 按Enter键或Esc键可取消这个虚框 但剪贴板中的内容不会发生变化 在第 2 步的操作中如果按下的不是 剪切 按钮 而是 复制 按钮 则会将选中单元格中的数据复制到目标单元格中 26 5 3制作 瑞祥公司人事档案 工作表 5 有选择地复制单元格数据在Excel2003中除了能够复制选定的单元格外 还能够有选择地复制单元格数据 使用选择性粘贴的操作步骤如下 1 选定要复制单元格数据的区域 单击 复制 按钮 2 选定粘贴区域 3 单击 编辑 选择性粘贴 菜单命令 调出 选择性粘贴 对话框 如图5 3 5所示 在 粘贴 栏中选择所要的粘贴方式 在这个对话框中的 粘贴 栏中 可以设置粘贴内容是全部还是只粘贴公式 数值 格式等 用户可以选择不同的选项观察粘贴的效果 在 运算 栏中如果选择了 加 减 乘 除 几个单选钮中的一个 则复制的单元格中的公式或数值将会与粘贴单元格中的数值进行相应的运算 若选中 转置 复选框 则可完成对行 列数据的位置转换 例如 可以把一行数据转换成工作表的一列数据 当粘贴数据改变其位置时 复制区域顶端行的数据出现在粘贴区域左列处 左列数据则出现在粘贴区域的顶端行上 在本例中选中 转置 复选框 27 5 3制作 瑞祥公司人事档案 工作表 4 按图5 3 5所示设置各选项后 单击 确定 按钮 选择性粘贴的效果如图5 3 6所示 需要注意的是 选择性粘贴 命令对使用 剪切 命令定义的选定区域不起作用 而只能将使用 复制 命令定义的数值 格式 公式或附注粘贴到当前选定区域的单元格中 在选择性粘贴时 粘贴区域可以是一个单元格 单元格区域或不相邻的选定区域 若粘贴区域为一个单一单元格 则 选择性粘贴 将此单元格用作粘贴区域的左上角 并将复制区域其余部分粘贴到此单元格下方和右方 若粘贴区域是一个区域或不相邻的选定区域 则它必须能包含与复制区域有相同尺寸和形状的一个或多个长方形 5 3 2在工作表中插入单元格1 插入单元格在已经制作好的工作表中如果发现需要在某一单元格的位置增加一个数据 就需要在工作表中插入单元格 插入单元格的操作步骤如下 1 在要插入的单元格位置单击单元格 使其成为活动单元格 例如 D7 单元格 2 单击 插入 单元格 菜单命令 调出 插入 对话框 如图5 3 7所示 28 5 3制作 瑞祥公司人事档案 工作表 3 在 插入 栏中选择所需要的选项 如选中 活动单元格下移 单选钮 4 单击 确定 按钮 就会看到单元格 D7 中的内容向下移动到 D8 单元格中 如图5 3 8所示 单击新插入的单元格右下角的 插入选项 按钮 选择新插入的单元格的格式 完成插入操作 2 删除单元格删除单元格的操作和插入单元格的操作类似 在图5 3 8所示的工作表中 如果要将刚插入的一个单元格D7删除 可采用下面的方法 1 单击要删除的单元格 使其成为活动单元格 例如 选定单元格 D7 2 单击 编辑 删除 菜单命令 调出 删除 对话框 如图5 3 9所示 3 在对话框的 删除 栏中选择所需要的选项 如选中 右侧单元格左移 单选钮 4 单击 确定 按钮 就会看到 E7 单元格的内容向左移动到 D7 单元格 如图5 3 10所示 在 删除 对话框中还有3个选项 用户可分别选择不同的选项 观察删除单元格以后的效果 29 5 3制作 瑞祥公司人事档案 工作表 3 插入行和列对于一个已经输入完数据的表格 如果需要增加一列或一行数据 就需要插入行或列 在表中插入一列的操作步骤如下 1 选择插入位置 比如 F 列 单击此列中任意一个单元格或列号 2 单击 插入 列 菜单命令 图5 3 11插入一列这时会看到在 5 栏前插入了新的一列 如图5 3 11所示 单击 插入选项 按钮 在弹出的下拉菜单中选择插入列的格式 完成插入列的操作 需要注意的是 在进行插入列操作时 是在当前列的左边