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销售核算业务知识之 市场签单规范 主讲 谷清霞 1 前言 市场行为的规范性水平代表着公司管理水平的高低 其规范与否直接关系到公司的利益 财务处理的合法性 货款的回收市场操作不规范 客户不认可欠款金额 直接影响到公司资金流失 严重损害公司利益 2 希望您能通过这门课 3 目录 一 销售核算基本内容 监控华为公司销售核算组织机构 职责销售核算基本内容华为公司销售核算数据来源 监控规范市场签单是财务内外部要求的必然结果二 市场签单规范 4 销售核算基本内容 监控 签合同 很简单嘛 5 组织结构与销售核算处职责 财经管理部国内帐务中心 应收核算处也被称为AR 英文全称AccountReceivable销售核算是采用会计方法 以每一个客户为对象 合法 准确 及时地记录 确认其与公司交易产生的销售收入和应收帐款数据的过程 AR数据直接面向客户 包括核算 应收帐款管理等 6 核算的职能 应收帐款 预收帐款 销售收入的明细核算管理的职能 应收帐款管理预收款管理超长期应收帐款的跟踪管理销售融资的管理办事处业务支持科的销售会计业务管理 培训和指导其他涉及应收帐款内容的管理 组织结构与销售核算处职责 7 销售核算的内容 8 销售核算数据来源于上游 相关环节都会直接影响公司应收帐款和销售收入数据的及时 准确 从而影响货款回收 资金预测决策 技术支援 市场部 供应链管理部 市场财经 销售核算数据来源 9 AR模块 AR数据来源于OM模块 而OM数据又源于销售合同 AR处于整个数据流的最下游 其数据的准确性 及时性受制于诸多环节 市场 合同审计 统筹 成套 货运 AR与其它模块的接口关系 10 市场部 客户对帐 签单 销售核算监控 11 会计法 会计核算应当以实际发生的交易或事项为依据 如实反映企业的财务状况 经营成果和现金流量外部审计 税务 内部控制合法 可靠 健全 金额正确性 真实性 防止捏造虚增收入 防止少记 漏记 错记现象 外部要求 输出财务数据准确 保证资产安全 及时响应市场 客户需求财务处理合法 合理 内部监控可靠 内部要求 市场签单是销售核算数据源头 规范市场签单行为是财务内 外部要求的必然结果 规范市场签单是财务内 外部要求的必然结果 12 目录 一 销售核算基本内容 监控二 市场签单规范 市场签单规范 案例简列市场签单对财务的影响求助 13 合同签订规范 会计主体 正确区分集团内会计主体 合同盖章页要和合同签定主体一致 合同文本 在设备和服务混合销售时 要求使用三方文本 设备购销与技术服务合同 不允许使用两方文本 传回公司的文本要与客户保留的那份完全一致 合同填写 对分期执行的合同 必须在 结算与支付方式 栏下的分期执行栏目中注明各期金额 执行时间和对应的报价单号 如涉及工程服务费 则在分期金额中标明工程分期金额 对三方文本 必须明确注明设备 服务金额合同签订后 必须由客户在盖章页手体签字并加盖合同专用章 不得代客户签字 14 案例简列 文本使用不规范 客户 销售合同文本 退货合同文本 描述 处理 A 三方 两方 退货金额大于原销售设备金额 财务根据文本调整 B 两方 三方 退货金额小于原销售合同金额 财务根据文本调整 C 上海华为 华为技术 上海华为帐务无法冲销 华技多一笔退款 退货合同更改 客户 销售合同金额 退货合同金额 三方差额 处理 A 三方 设备 服务100万 10万 两方 110万 10万 财务调整 B 两方 设备500万 三方 设备 服务450万 50万 50万 财务调整 15 案例简列 未明确列示分期执行金额 我司与客户签订一设备销售合同 金额1000万 分三期执行 其中一期金额300万 二期金额400万 三期300万 只在 合同价格 栏中填写总金额1000万 未在分期执行栏中注明各期金额 同时报价单中未说明归属期数 这样将导致公司下单备货时无法区分各期金额 成套随意下单 公司每期确认的应收帐款与实际不符 收款 对帐出现问题 要求 要严格按照合同文本的格式正确填写 对分期执行的合同 必须在 结算与支付方式 栏下的分期执行栏目中注明各期金额 执行时间和对应的报价单号 如涉及工程服务费 则在分期金额中标明工程分期金额 分期发货 每期执行金额之和应等于文本总金额 16 合同签订规范 大合同分拆 对于全省 全网统签或执行周期较长的大合同必须根据实际情况与用户分签成若干个小合同或签成分期执行的合同 付款条款 合同签定使用标准的付款条款 办事处应按公司标准付款条款进行商务谈判 超过标准条款的需经市场财经部审批后才能签定 客户原因导致不能按计划完成初终验的 客户应按时履行付款责任 借货转销售明确借货和销售合同一对一或一对多的关系赠送合同赠送合同不能单独签订 必须和销售合同合并签订和执行 17 案例简列 大合同未分签 合同号 合同总金额 元 付款条款 合同发货期 2001 5 8 付款情况 A 334 470 084 00 预付款 设备总价10 到货款 设备总价40 初验款 设备总价40 终验款 设备总价10 3个月 已付50 余款未付 问题 合同局点过多 初终验不能及时完成 导致初终验货款无法回收 合同号 合同总金额 元 付款条款 合同发货期 1999 12 2001 7 付款情况 B 80 908 728 00 预付款 设备总价10 到货款 设备总价40 初验款 设备总价40 终验款 设备总价10 1年8个月 99年付8090872元 2000年7月付39600000元 2000年12月付30930000元 2001年2月付4232444元 问题 齐货时间长 如严格按合同执行 货款回收过长 18 案例简列 付款条款差 合同总金额 元 付款条款 已发货 已付款 4 819 639 预付款 0 到货款 设备总价50 到货一月 初验款 设备总价20 到货一年 终验款 设备总价30 到货两年 3 859 426 2 378 746 28 差的付款条款导致货款回收时间长 回款风险大 成本高 合同签定使用标准的付款条款 办事处应按公司标准付款条款进行商务谈判 超过标准条款的需经市场财经部审批后才能签定 19 案例简列 借货转销售对应关系复杂 1000310012159A 1000320104060M 1000310108180A 1000310108180A 1000310110170A 1000220106299A 借货转销售对应关系复杂 导致销售合同的初 终验报告难以获取 影响货款回收 20 退货合同 需经公司同意与客户签订退货合同退货合同文本必须与原销售合同一致 以确保会计主体一致退货金额不能超过原销售合同金额 退货更改涉及退货实物变更时必须更改退货文本金额销售人员需保全退货实物的完整性 避免公司实物流失清晰注明退货款 发票的处理方式 禁止将退货金额从新合同的文本金额中扣除 合同履行规范 退货合同 21 合同履行规范 合同更改 必须与客户签订有效的书面协议 口头协议无效 禁止营销人员私下给客户承诺 正确选择合同更改协议 严格区别两方 新三方 运保费含于设备金额 和老三方 运保费含于工程金额 合同更改协议中不要出现 赠送 免费 贴息 工程返款 等字样 因退货 合同变更等原因导致发票开具金额大于合同总金额应 合同更改 取回原始发票向客户取得 销售退货与折让证明 说服客户将多开的发票金额调到其他合同 22 案例简列 将公司赠送客户视为欠款 某办在清理代理商遗留问题时 与代理商达成协议 将之前我司承诺给客户赠送130万设备视为我司欠代理商130万货款 与代理商欠我司货款相抵 损害了公司利益 如果公司承诺赠送设备没有执行 影响客户付款 解决方案 继续执行赠送设备 或对新合同 老合同进行价格优惠 但优惠价格不应超过赠送设备授权价的50 坚决杜绝直接冲抵我司货款 23 案例简列 其它 客户 合同 描述 解决办法 A 销售合同一 销售人员同意客户不付欠款 作合同更改 B 销售合同二 合同文本丢失 找回合同复印件 C 销售合同三 退货清单丢失 根据应退货情况重新拟制 D 销售合同四 代客户签收货物 客户不认可欠款 E 销售合同五 已发货 合同不执行 办事处同时走退货 作废流程 对未发货合同可以更改 作废对已发货合同必须明确 涉及实物变动 必须退货 不涉及实物可更改金额 24 合同无客户盖章 合同专用章或公司章 传回公司合同文本与客户保留的不一致未正确使用两方 三方文本退货合同与原销售合同文本不一致未注明退货款的处理方式合同金额报价错误合同金额大 小写不一致未填写分期执行设备金额 服务金额分期金额 设备 服务金额总计与文本总金额不一致 常见不规范市场签单行为 1 合同签订 合同签订中存在的不规范点 25 常见不规范市场签单行为 2 合同履行 合同事项变更 私下给客户承诺对已执行合同变动 错误选择处理方式自行在合同金额中抵扣退货款合同更改协议中出现 赠送 免费 贴息 工程返款 公司内部核算需要 XXX部门要求 涉及设备 服务合同更改 未分别注明设备 服务的更改金额代客户签收货物退货合同更改只更改退货实物不改金额 合同履行中存在的问题 26 市场签单对财务的影响 市场签单对销售核算的影响 27 掌握基本处理办法 求助 28 案例分析 背景介绍 我司某客户经理拟与客户签订华为技术 服务三方销售合同 实际采用华为技术的两方文本 签订后在两方文本中注明设备金额2500万元 培训 运费500万元 合同总金额为3000万元 分三期执行 第一期执行货物已发运完毕 成套下单金额为3000万元 客户付款1000万元 我司财经人员与客户对帐 客户置疑并要求 1 实际执行金额为1000万元 技术800万元 服务200万元2 因计划调整 拟与我司签新合同 其第一期货物部分货物需退回 第二 三期不再执行 我司客户经理已承诺做退货 合同更改处理 请问 以上有哪些不规范操作 29 案例分析 不规范操作行为 1 应采用三方文本而不是两方2 合同文本未明确填写分期应执行的设备 服务金额3 对客户提出的退货 合同更改要求未经申请公司同意私下承诺 30 经过申请公司同意退货200万元 合同实际执行为1000万元 客户预与我司签订价值2000万的销售合同同时公司赠送价值200万元设备 由该客户经理操作签订退货合同 合同更改协议 新销售合同 在实际执行中 退货 客户经理使用上海华为两方文本退货合同 设备退200万元 注明新签合同中扣 退货实物丢失一部分 在公司多次跟踪下客户找回 公司按合同执行 上海华为帐上出现应退该客户200万元款项 从合同中无法知悉如何处理 导致客户货退了半年未冲销新签合同 案例分析 31 案例分析 合同更改与客户签订更改协议 金额由3000万元改为1000万元 公司已盖章 客户未盖章 新签销售合同因退货注明在新签销售合同中扣 新签合同金额为1800万元 赠送设备200万元未执行 与客户协商视为欠客户款 客户只需付1600万元 请问在退货 合同更改 新签销售合同中有哪些不规范操作 32 1 退货合同文本使用错误 应为华为技术两方文本2 退货款未注明应冲合同号3 未加强对退货实物的保全及时清退4 合同更改协议客户未盖章5 新签销售合同中自行抵扣退货金额200万元6 赠送设备不执行视为我司欠客户款以上不规范行为 造成了哪些不良影响 案例分析 不规范操作行为 33 由于市场签单不规范 各环节对业务数据的理解不一致 造成处理的随意性强 货物未发完 成套一次性下单3000万元 退货合同执行为200万元 新签销售合同中又抵扣掉200万元 公司销售收入 应收帐款与实际不符 少计或多计 数据核算不准确 不及时 影响公司财务报表的真实性 影响公司