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EXCEL技巧分享 永顺窗饰人力资源 目前表格常见问题 Excel使用的坏习惯 换个地方写标题令人纠结的填写顺序拆了隔断 连成一片合计等待汇总表生成去掉多余的表头不要合并单元格源数据不能漏项源数据不要分割别把Excel当Word分类汇总不是手工活 Excel是Microsoft公司推出的办公软件Office中的一个重要组成成员 也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一 它具有强大的计算 分析和图表等功能 是目前最常用的办公数据表格软件 Excel表格与WORD表格的不同 1 Excel表格具有强大的数字运算和数字分析力 2 Excel中内置公式和函数 可帮忙用户进行复杂的计算 Excel简介 启动Excel程序 单击鼠标右键 选中 新建 选中 MicrosoftExcel工作表 菜单命令 启动Excel应用程序 Excel工作界面 工作表标签 列标 活动单元格 行号 工具栏 标题栏 任务窗格 菜单栏 绘图工具栏 名称框 公式编辑框 Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏 菜单 工具栏 也有自已独特的功能界面 如名称框 工作表标签 公式编辑框 行号 列标等 单元格 每一张工作表都是由多个长方形的 存储单元 组成 即是单元格 是最小的最小的单位 输入的数据可以是字符串 数学 公式等不同类型的内容 列标和行号 使用字母标识列 从A到IV 共256列 称为列标 使用数字标识行 从1到65536 共65536行 称为行号 每个单元格通过 列标 行号 来表示 单元格的位置 如 B1 就表示第B列第1行的单元格 Excel工作界面 名称框和公式编辑框 名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示 利用名称框 用户可以快速定位到相应的名称区域 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域 工作薄 工作簿是处理和存储数据的文件 标题栏上显示的是当前工作簿的名字 Excel默认的工作簿名称为 book1 每个工作簿包含 张工作表 但是 张工作表往往不能满足用户的需要 最多时一个工作簿中可能包含255张工作表 工作表 工作表是由单元格组成 在excel中一张工作表由256 65536个单元格组成 Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表 工作表的标签名为sheet1 sheet2 sheet3 Excel工作界面 文件的操作 打开文件 双击Excel文件 保存文件 有两种方法 单击菜单 文件 保存 输入文件名单击工具栏上的 保存 按钮 文件的操作 关闭文件 文件的操作 单击菜单栏右上角 关闭 按钮 Excel数据输入 数据输入 单击输入数据的单元格 用键盘输入内容 提示 默认情况下 输入数据后 按 nter键 将确认输入并切换到下方的单元格 按 ab键 可切换到右方的单元格 按键盘上的单元格 可灵活选择下一个数据输入的位置 修改数据 直接替换数据 单击选中要修改的单元格 输入新内容 会替换原单元格中的内容 修改单元格中的部分内容 双击单元格 单元格变录入状态 光标成 形 表示文字插入的位置 然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字 然后输入新的内容 如下图 Excel数据输入 自动填充 就是通过简单的双击或拖动操作快速 准确地输入大量有规律的数据 填充句柄 选定一个单元格 仔细观察后 会发现在单元格右下方有一个小黑方块 这就是填充句柄 填充句柄 Excel数据输入 填充和自动填充 自动填充 自动填充操作步骤 当鼠标光移动到填充句柄上方时 鼠标会变成 字形状 此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作 Excel数据输入 单元格的编辑 我们除了对单元格的内容进行修改外 还可以对单元格进行移动 复制 插入 删除等操作 移动单元格 单击选择单元格或多个单元格 按住鼠标左键拖动目标位置 即可完成对单元格的移动操作 将鼠标移动到单元格边框图上 鼠标变成移动状态 然后拖动鼠标到目标位置即可 复制单元格 选中单元格 CTRL C复制CTEL V粘贴 单元格的编辑 清除与删除 清除 只要选中单元格 然后按 Delete 键 就可以清除单元格中的内容 单元格的编辑 插入行 在要插入的行的下方 单击左侧的行号 选择一行单元格 单击右键弹出快捷菜单 选择插入命令 如图 行 列的基本操作 单击要插入位置后面的列标 选择一列单元格 单击右键弹出快捷菜单 选择插入命令 如图 插入列 行 列的基本操作 删除行 列 在要删除的行或列上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令即可 行 列的基本操作 行高和列宽 调整行高 将光标移动到行号中间的分隔线上 此时鼠标变成 单击鼠标左键向上 或向下 拖动 即可调整单元格的行高 行 列的基本操作 调整列宽 将光标移动到列标中间的分隔线上 此时鼠标变成 单击鼠标左键向左 或向右 拖动 即可调整单元格的列宽 行高和列宽 行 列的基本操作 选择多列 或多行 单元格 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中单击选择 隐藏 命令 即可隐藏单元格的列 或行 行 列隐藏 行 列的基本操作 行的隐藏与列的隐藏方法相同 要恢复单元格的显示 可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格 然后单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 取消隐藏 命令 即可重新显示被隐藏的单元格 行 列取消隐藏 行 列的基本操作 格式设置 选择单元格后 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 菜单选项 如图 单元格属性的设置 Excel中为了方便对数据处理 可以通过定义单元格的 数字 选项卡 来定义不同的单元格数据格式 例 输入电话号码的区号 010 如果直接输入 010 中的第一个 0 会被忽略掉 此类数据已经不是数字 这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成 文本 类型后 再在该单元格处输入 010 格式设置 单元格属性的设置 对齐 选项卡 可以对单元格的文本进行对齐方式 文本方向等的控制 其中 文本控制 中的 自动换行 选项 在单元格内容比较多需要用多行来进行显示时 可能使用这个选项达到换行的效果 格式设置 单元格属性的设置 Excel中的字体 边框 图案的设置与word里面的基本相同 工作表的基本操作 表间切换 单击表标签 可以进行表格间的切换 Excel中 当前的表格标签为白色 默认的非当前表格为浅灰色 若要选择相邻的多张工作表 可以通过shift键 单击实现 若要选择不相邻的多张工作表 可以通过ctrl 单击实现 工作表的基本操作 多表的选择 选择相邻的多张工作表 选择不相邻的多张工作表 标签的重命名 在表标签上双击鼠标 当光标变成 I 状态后 即可进行编辑修改状态 对表标签进行重命名 工作表的基本操作 更改标签的颜色 在表格的上方 单击鼠标右键 弹出快捷菜单 选择工作表标签颜色命令 如图 在弹出的颜色面板中 选择所需要的颜色 然后单击确定按钮 单击另外一个工作表后 即可看到效果 如图 工作表的基本操作 添加工作表 在工作表标签上单击鼠标右键 弹出快捷菜单 然后选择 插入 命令 在弹出的对话框中选择 工作表 即可 工作表的基本操作 工作表的基本操作 在工作表标签上单鼠标右键 弹出快捷菜单 然后选择 删除 命令 删除工作表 移动 复制工作表 在表标签上 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令 弹出对话框 单击 工作簿 下拉列表 可以选择工作表要移动到的位置即可 如果选择 建立副本 选项 则表示复制工作的操作 工作表的基本操作 在工作簿内可以进行工作表的位置移动 即单击一个工作表的表标签 然后进行拖动 可以调整工作表的前后排列顺序 调整工作表显示顺序 工作表的基本操作 拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置 数据的处理 排序 排序可以让表格中的数据按某种规则排列 数据间的顺序只有两种 升序与降序 对于数值 Excel按数值大小排序 对于文本 Excel将根据字母顺序 首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序 空格将始终被排在最后 简单排序 选中要排序内容 单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮 可以完成简单的排序 升序排列按钮 降序排列按钮 数据的处理 复杂排序 通过单击数据菜单下的 排序 菜单命令 弹出 排序 对话框 如图 提示 排序对话框中 最多可以设置3个关键字 数据的简单运算 求和 选择要求和的数据 并多选一格用于显示结果 然后单击工具栏上的自动求和按钮 求平均值 计数等操作如此类推 打印工作表 打印工作表之前 需要对工作表的页面进行设置 单击菜单文件下的页面设置 如图 页面选项卡 可以进行方向 缩放 纸张大小的设定 页边距选项卡 可以对打印表格页边距进行设置 打印工作表 页眉 页脚选项卡 可以对打印文件设置页眉 页脚 打印工作表 我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉 页脚 2020 3 18 43 可编辑 工作表选项卡 可以设置要打印的区域 默认是全部区域 如果是多页打印 可以将表头部分设置为 打印标题 这样便可以在每页出现标题内容 打印工作表 有两种方法 文件菜单下的打印命令 工具栏上的打印按钮 打印工作表 用途 将表示数字的文字串转换成数字 语法 Value text 参数 Text为带引号的文本 或对需要进行文本转换的单元格的引用 它可以是Excel可以识别的任意常数 日期或时间格式 如果Text不属于上述格式 则Value函数返回错误值 Value 1 VALUE函数 功能 IF函数用于执行真假值判断后 根据逻辑测试的真假值返回不同的结果 它的应用很广泛 语法格式 IF 条件 A B 条件参数可使用任何比较运算符 条件返回的结果为真的话 则执行A 否则执行B IF函数仅可以嵌套七层 超过将会出错注 一般常用于薪酬个税扣税运算上 2 If 逻辑函数 性别为男者 称谓为XX先生 性别为女者 称谓为XX女士 成绩80分以上者为优秀 60分以上是合格 60分以下为不合格 用途 根据指定条件对若干单元格 区域或引用求和 语法 SUMIF 条件区域 条件 需求和的区域 参数 条件是由数字 逻辑表达式等组成的判定条件 3 Sumif 条件求和函数 请统计人资组同仁的工资总额 Sumif A A 人资组 C C 用途 计算区域中满足给定条件的单元格的个数 语法 COUNTIF 统计区域 条件 参数 统计区域 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域 条件 为确定哪些单元格将被计算在内的条件 其形式可以为数字 表达式或文本 4 Countif 条件计数函数 以上述样表为据 完成以下案例 例1 依 师员 字段 统计师员级的人数countif C C 师 countif C C 员 例2 统计全公司年资大於等於3年的人数countif I I 3 例3 检测到职编号是否有重复值countif A A A2 用途 返回参数组中非空值的数目 利用函数COUNTA可以计算数组或单元格区域中数据项的个数 语法 COUNTA 单元格区域1 单元格区域2 说明 参数的个数为1 30个 5 Counta 例1 如果A1 6 28 A2 3 74 其余单元格为空 则公式 COUNTA A1 A7 的计算结果等于 例2 统计C列的非空白单元格的表示方法为 若整张EXCEL表的每个单元格都有数据 前述函数公式的结果为 Counta的思考案例 6 Vlookup 返回表格或数组当前行中指定列处的数值 语法 VLOOKUP 索引值 数据区域 列序号 查找方式 参数 索引值为需要在数据表第一列中查找的数值 它可以是数值 引用或文字串 数据区域为需要在其中查找数据的数据表 可以使用对区域或区域名称的引用 列序号指数据区域中待返回的匹配值的列序号 它等于1时 返回数据区域第一列中的数值 它等于2时 返回数据区域第二列中的数值 以此类推 查找方式为一逻辑值 指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配 如果为1或省略 则返回近似匹配值 也就是说 如果找不到精确匹配值 则返回小于索引值的最大数值 如果为0 函数VLOOKUP将返回精确匹配值 如果找不到 则返回错误值 N A 案例一 利用vlookup抓取另一张表中的资料 Go用什么找 去哪里找 返回第几个值 精确 模糊找 7 SUM求和函数 用途 返回某一单元格区域中所有数字之和 语法 SUM number1 number2 语法格式 Number1 number2 为1到30个需要求和的数值 包括逻辑值及文本表达式 区域或引用 注意 参数表中的数字 逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算 其中逻辑值被转换为1 文本被转换为数字 如果参数为数组或引用 只有其中的数字将被计算 数组或引用中的空白单元格 逻辑值 文本或错误值将被忽略 SUM函数中的参数 即被求和的单元格或单元格区域不能超过30个 换句话说 SUM函数括号中出现的分隔符 逗号 不能多于29个 否则Excel就会提示参数太多 参数太多的突破方法 巧用括号法 案例一 求表格中邮费的总值Go对比直接 的便捷 用途 计算所有参数的算术平均值 语法 AVERAGE number1 number2 参数 Number1 number2 是要计算平均值的1 30个参数 实例 如果A1 A5区域命名为分数 其中的数值分别为100 70 92 47和82 则公式 AVERAGE 分数 返回78 2 8 AVERAGE 求算术平均值 案例一 求表格中邮费的平均值Go 用途 所有参数的逻辑值为真时返回TRUE 真 只要有一个参数的逻辑值为假 则返回FALSE 假 语法 AND 逻辑表达式1 逻辑表达式2 参数 逻辑表达式最多可达30个 它们的结论或为TRUE 1 或为FALSE 0 参数必须是逻辑值或者包含逻辑值的数组或引用 如果指定的单元格区域内包括非逻辑值 AND将返回错误值 VALUE 实例 公式 AND 3 2 0 返回FALSE 公式 AND 3 2 8 6 返回True 9 AND 用途 所有参数中的任意一个逻辑值为真时即返回TRUE 真 语法 OR 逻辑表达式1 逻辑表达式2 参数 同and的参数 实例 如果A1 6 A2 8 则公式 OR A1 A2 A2 A1 A2 返回TRUE 而公式 OR A1 A2 A1 A2 返回FALSE 9 1 OR 9 2 IF 0R及IF AND函数 范例 判断真假及归类 10 分列及合并 用途 分列 把一列数据 包括文本 数值等 分成若干列 合并是把若干列合成一列 操作顺序 数据 分列 分隔符号 下一步 逗号 下一步 文本 确定 数