会议接待培训材料PPT课件.ppt

立白集团省区销售平台 接待礼仪培训 陈高新营销模式推广部 1 目录 2 2013年X月X日 X月X日 3 接送地点 广州白云国际机场 广州火车南站下榻酒店 XX大酒店 白云国际会议中心 卡丽皇家酒店等 会议地点 XX大酒店会议厅 白云国际会议中心3号楼等 4 与会嘉宾等一行人及其陪同人员 5 包括 交通接待 酒店接待 用餐接待及会议接待总负责 负责人 负责小组协助人员 宣传组 秘书组 司机等 6 1 制发邀请函 邀请嘉宾 并确认到会时间2 食宿安排 提前预定3 迎接车辆安排4 迎宾 嘉宾到达前20分钟 相关人员需做好迎宾工作 7 注意 餐宿安排 酒店 用餐安排应按照会议规格作相应准备 酒店应选择交通便利之处 房间应尽量选择比较安静舒适者为佳 就餐地点选择应靠近入住酒店 如距离较远则应安排车辆接送 在制作邀请函或发送邀请信息时 如未安排接机 接车 则应将机场 车站至酒店的路程及乘车信息一同发送给参会嘉宾 邀请函或者邀请信息发送之后工作人员应向嘉宾进行确认 以免漏发 8 注意 车辆安排 按照会议规格及参会人数安排相应车辆 接待车辆应该粘贴统一标示 方面工作人员和参会人员辨认 接待车辆应该在制定地点停靠 方面工作人员与参会人员寻找 应该预留部分车辆处理应急情况 如飞机 火车晚点 上下班高峰期堵车无法正常循环接送等情况 安排专门工作人员进行车辆调度 9 机场 火车站 汽车站出站口进行接待 准备欢迎标语并放置于明显位置 方便出站人群寻找 准备水和简易食物 方便长途嘉宾充饥 若有必要 可在站内设置签到处 也可直接与车队联系送至入住酒店再行签到 如若有参会人员均入住同一家酒店 则直接送上接送车辆 如参会人员住不同酒店 则需要向参会人员和司机进行确认 每将一批到站人员送上接待车辆之后应该向酒店接待人员及交通接待组领导发送知会信息 对于晚点抵达的参会人员需要确认其大致到站时间 并提前半个小时到场等候 接待完成需要及时向小组领导汇报 10 1 确定嘉宾入住时间 通知酒店接待人员提前做好相关准备 确定房间住宿安排 2 嘉宾到达酒店 大厅接待组全员在酒店大厅恭候 带领进行入住登记 3 进入酒店后 由接待人员的引领下入住提前安排好的房间 4 如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间 餐后安排客房服务人员带入房间休息 并问询是否需要叫醒服务 11 1 由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐 由客房服务人员进行相关服务 2 餐后安排客房服务人员带入房间休息 并问询是否需要叫醒服务 12 选择会议厅 根据会议参加人员的人数确定会议厅规模 会场布置 根据会议内容 在场内悬挂横幅 门口张贴欢迎和庆祝标语 可在会场内摆放适当的轻松盆景 盆花 为使会场更加庄严 主席台上可悬挂背景 横幅等 桌面上需摆放纸笔 水果 饮料 擦洗干净 摆放美观 统一 会议前的接待礼仪 提前准备礼仪人员做好相关接待工作 若会议需要收集ppt演讲稿 视频资料等 则需提前收集并在会议电脑上试播 会前检查 提前检查投影 音像 文件 锦旗等是否准备齐全 13 会场整理及布置1 提前1小时清洁并布置会场 保持会场整齐有序 空气清新2 摆放会场物品 桌面上如需摆放名牌 水果 饮料 擦洗干净 摆放美观 统一 调试投影仪 音响等设备 放映相关资料 签到处设置 会场外面应该设置签到处 会议开始前1小时 再次提醒相关人员领导嘉宾到达会议厅 由礼仪引入会场就座 14 会议结束 如需要合影 则由接待人员组织安排所有参会嘉宾及领导在空旷切由明显标示处合影留念 留影完毕