服务性行业公司办公管理制度.doc

办公管理制度为了规范办公秩序，提高本公司工作质量与效率，结合公司制定的工作手册，特制定如下办公管理制度。希全体职工认真执行。一、办公室接待工作1、外来人员洽谈业务或其他事务时，由办公室人员专门接待，做好对客人的接待服务，并要明确的了解客人的来意。若办公室人员未在场的，则由其他在场人员负责接待。2、首问责任制。即外来人员洽谈事务时，由第一接待人对客人提出的问题作出解释；需要领导或其他人员解释的，第一接待人应及时向客人介绍，并将客人带到相关人员的办公室；相关人员未在场时，接待人员应将客人的情况作详细记录，留下联系方式，并及时转告有关人员。3、上班时间内，公司员工原则上不得长时间会见与工作无关的亲朋好友。4、接待工作完毕，接待人员应立即整理好接待区的卫生清洁。二、考勤管理1、办公室指派专人负责公司考勤管理，员工到班时应先签到。2、如因事不能按时到班的，需向考勤人员说明，并在公示牌上公示。3、公司实行轮流值班制，由办公室安排值班次序，每日做好交接班。值班主要任务：A、工作时间内及中午留守办公室；B、监督检查各区域卫生状况；C、下班时最后下班，并与物管交接清楚后，方能离开公司。三、文件、书籍管理公司所有办公文件、书籍由办公室派专人管理。1、项目已完成的文件、书、表、图等，由项目负责人汇集完整，交办公室专人保管。2、项目未完成的文件、书、表、图等，由项目经办人员负责保存。待项目完成后，交办公室专人保管。3、办公室负责档案管理的人员，应将文件、书、表、图等做好分类，并逐一登记、建档，妥善保管。4、公司员工需借用已建档的档案，须先写借条注明归还日期（限期1个月），并在使用后及时归还。借用期限已到，但还需要继续借用的，先办理归还手续后，再办理借用手续。5、文件、书籍和档案管理人员必须每月整理一次，当月已收集完整的所有文件， 并编制相关文档保管目录。四、电脑管理1、员工对公司配备自己使用的电脑应妥善保管和维护，并保持系统资料的完整性。不得故意造成损害。2、电脑系统如出现故障，使用人员应及时报告负责人，以便及时维修，保障业务工作顺利进行。3、不得利用电脑进行与工作无关的活动。五、办公用品采购及管理1、公司日常办公用品由办公室统一负责采购。各部门应提前将所需办公用品清单报办公室，采购人员在采购前需征询各部门意见，做好采购项目统计，并列出采购清单，经公司负责人审查后，进行采购。日常用品发放需做好登记，使用人员签字。人为损坏的照价赔偿。2、重要办公用品（如电脑等）和经久耐用的办公用品（如办公桌等），办公室应逐一进行统计，并建立该类办公用品档案。3、所有员工对自己使用的办公用品都应加以爱护，并妥善保管。六、清洁卫生管理1、公司办公室内要经常保持良好的秩序。每个办公区和公共区域要随时保持清洁、美观，以树立公司的良好形象。2、办公区卫生实行分区负责制：1)、各办公桌区域及独立办公室的卫生，由各办公室人员自行负责整理。2)、办公室负责下列区域的卫生整理：A、大厅接待区； B、会议室； C、大厅内花卉； D、经理办公室。3)、环评部负责下列区域的卫生整理：A、办公大厅除接待区以外的其余区域（含厅内卫生间）； B、平台。4)、男厕所卫生，由 等同志负责整理；女厕所卫生，由 等同志负责整理。5)、窗户卫生，主要由 等同志负责，其他同志协作。6)、公司原则上至少每半年请清洁公司彻底整理一次卫生。3、每天早上上班时，先做好各自负责区域的卫生，再进行例行办公。4、各卫生区原则上每周至少进行一次地毯吸尘。5、公司不定期检查各个区域的卫生状况。对卫生不合格区域的有关人员，在工资中扣发1020元现金。七、办公区安全管理1、办公室人员负责办公大门的开关，并妥善保管好钥匙。2、每天下班前，各办公人员应先将